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Brief Nouveaux outils collaboratifs

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Ce document vous propose d'identifier des outils dont l'utilisation demeure confidentielle

mais qui peuvent devenir essentiels pour améliorer votre productivité. Si la quête d'un outil de

gestion de tâches s'était toujours révélée infructueuse jusqu'à présent, des outils efficaces

commencent enfin à émerger. Ils sont encore simples mais extrêmement prometteurs.

Trois outils que TheCodingMachine vous recommande :

TheCodingMachine vous explique même pourquoi !

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Les tâches quotidienne sont ventilées, selon leur nature, dans deux univers :

1. La gestion de sa ToDo list : toutes les tâches que l'on doit effectuer. La plupart de ces

tâches sont indépendantes (elles n'ont pas de rapport les unes par rapport aux

autres).

2. La gestion d'un projet ou d'un plan d'action : les tâches sont alors dépendantes les

unes des autres. Ces tâches sont souvent regroupées souvent par phase ou par

étape. Une même tâche peut aussi concerner plusieurs personnes.

Lorsque l'on envisage le problème de cette manière, on pense immédiatement qu'il sera

facile de trouver un outil aussi génial qu'indispensable permettant de gérer à la fois tout plein

de projets mais aussi de voir les tâches dont on est responsable (toutes celles qui vous sont

affectées sur chacun des projets). En fait, non, on a beau chercher, on ne trouve pas. Pire, la

plupart des outils que l'on trouve sont peu ergonomiques. Au final, on revient toujours au bon

vieux cahier pour gérer sa to-do list et à l'indétrônable fichier Excel pour gérer ses plans

d'actions.

Les outils que nous avons choisi de vous présenter ne sont pas "universels". Leur fonctionnalité

se restreint à certains usages mais pas tous. Par exemple, aucun d'eux ne gère de planning

ou de processus même simples (exécution/validation d'une tâche).

Note : Nous n'avons pas évoqué la gestion des projets avec de multiples intervenants et de

très nombreuses tâches. Les projets complexes. Dans ce cas, les outils de gestion de tickets

sont indispensables, type Redmine ou Mantis. Mais ces outils n'ont rien de révolutionnaire ... et

sont inexploitables pour gérer une simple to-do ou un plan d'actions.

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Cet outil permet de créer une liste d'actions très facilement : l'interface est simple, la touche

entrée permet d'aller à la ligne et la touche tab permet d'indenter la liste (ordonner les

bullets-points). L'utilisation de hashtag (#), comme par exemple #urgent, permet de classer

les items de la liste et l'utilisation de arobase (@) permet de renvoyer une tâche vers un

collaborateur.

Le truc magique : le menu contextuel attaché à chaque tâche (un clic sur le point devant la

tâche). Il permet d'ajouter un commentaire, de partager la tâche ou bien encore de noter

qu'elle est réalisée.

Contrairement à ce que son nom indique (un workflow est normalement un ensemble de

tâches qui s'enchaînent avec différents intervenants), cet outil est réservé à la gestion de sa

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to-do list. Impossible d'oublier une tâche, l'application vous renvoie tous les matins un e-mail

qui vous indique les changements de la veille (je ne vais pas vous cacher que parfois c'est

agaçant).

Ne nous mentons pas non plus, c'est un outil de geek. C'est très sobre et le mécanisme

d'indentation ou d'arborescence des tâches est directement inspiré de la programmation.

Ce n'est pas un hasard si David Négrier (notre directeur technique) utilise intensivement cet

outil !

Je suis pas encore totalement adepte de Workflowy. J'aimerais pouvoir utiliser cet outil en

permanence mais je ne peux pas. J'ai toujours besoin de mon cahier en réunion pour

prendre des notes car la version iPad de Workflowy n'est pas encore utilisable.

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Cette application permet de gérer des sortes de tableaux (nommés boards). Dans chaque

board, on gère des listes qui supportent différentes tâches (cards). On peut laisser les tâches

telles quelles ou bien les enrichir avec des commentaires, des "due dates", des documents ou

bien encore affecter les tâches à des membres de l'équipe (les invitations sont très simples à

gérer).

Le truc bien fichu : la réelle interactivité entre les participants. Les informations sont très vite

mises à jour. On voit les éléments bouger rapidement. Le fil d'activités permet aussi de suivre

en temps réel ce qui est mis à jour. Les notifications sont efficaces. Il présente aussi de très

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gros avantages par rapport aux outils classiques de type Excel ou Google Spreadsheet : on

voit tous les éléments d'un coup d'œil, les tâches sont classées, on attache facilement des

documents, on n'a pas besoin de formater le document... De vrais progrès !

Si l'on voit les boards comme un plan d'actions et les listes comme des étapes (par exemple :

à faire, en cours, fait), l'outil est très efficace : on déplace les tâches d'un card à un autre en

drag-and-drop, on ajoute des commentaires, des documents etc. En revanche, cet outil ne

peut pas être utilisé sur des projets de taille importante. Il n'est pas adapté lorsqu'il y a de trop

nombreux intervenants ou lorsque les éléments bougent trop vite.

Trello remplace les plans d'actions que je gérais sur Excel. Je l'utilise pour tous les projets qui

nécessitent d'être suivis régulièrement mais pas de manière intense. Par exemple, pour le suivi

du plan marketing opérationnel de TheCodingMachine.

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Wunderkit gère à la fois des tâches et des notes. Il présente trois interfaces : un dashboard qui

présente les différents statuts des participants et les événements liés au projet, la liste des

tâches et les notes associées au projet.

Wunderkit aide à manipuler des projets peu structurés. Des projets où il est nécessaire d'agiter

des idées, de définir des axes de travail, se tromper et recommencer.

Le truc pas mal : l'organisation des tâches sous forme "sociale". L'application se développe

sous la forme d'un "wall" : les intervenants peuvent publier un statut, réagir à une tâche ou à

une note (aimer en particulier) et commenter.

Si vous avez besoin de brainstormer, de partager des projets, pourquoi ne pas utiliser cet outil

? Il peut aussi servir comme outil de veille sur un sujet...

Il est moins contraignant qu'un wiki, plus convivial et ergonomique qu'un blog.

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Les trois outils sont assez peu concurrents puisqu'ils ont des usages bien marqués. Le plus

convaincant est Trello que nous mettons en œuvre sur nos projets les plus simples.

Le plus gros manque : aucun de ces outils ne gère de processus à proprement parler puisque

une tâche est seulement à faire ou faite. Les utilisateurs ne peuvent pas paramétrer différents

statuts sur ces tâches (comme on pourrait le faire sur un bug : demande d'information

complémentaire, en cours de correction, corrigé ...). Impossible non plus de gérer les

dépendances entre les tâches.

N'hésitez pas à nous dire si vous avez utilisé ces outils (ou d'autres) et ce que vous en pensez !