Cas clients b-pack : Vivadour

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Mise en place d’un Procure to Pay

Bertrand DrouetDirecteur Trésorerie & Achats

Un projet d’Entreprise…


Présentation Vivadour Chiffre d'affaires : 426 millions d'euros, Autonomie financière : 80 %. 8 000 agriculteurs 850 salariés 30 sociétés filiales 6 ‘métiers’ en liaison avec la couverture de notre territoire

Collecte Produits du Sol 575 KT- Approvisionnement Semences : Grandes Cultures Maïs, Potagères Légumineuses Viticulture : 2 caves – 1 Laboratoire d’analyse - ~ 200 000 hl commercialisés Productions Animales : Volailles (7 M têtes) - Gras (6 M têtes) - Bovins (10 000 têtes) Distribution Grand Public : réseau GAMM VERT Gers – 20 000 m2 de surfaces commerciales Services aux Agriculteurs



Le contexte…

• Entreprise jeune, tout juste 20 ans,• Fruit de fusions de coopératives• Une croissance externe soutenue• CA passant de 100 M€ à 425 M€ en 20 ans• Centres de décisions éclatés géographiquement

– 10 sièges administratifs– 150 sites répartis sur notre territoire d’influence

• Un système d’information achats archaïque• Pas de fonction ‘métier’ Achat identifiée• En 2006 : Sous l’impulsion de la Direction Générale :

– Création d’une Direction des Achats – Objectifs de mettre en place une démarche « Achat » en complément de la mise en place d’une

comptabilité d’engagements,– Dématérialiser et automatiser les processus (Da, Cde, Réception, factures…)– Contrôle budgétaire– Workflow– …..


Matrice de choix : valeur perçue chez b-pack

5

MOTEUR

DE

PRODUCTIVITE

Système de Gestion communiquant / économique / ouvert …

Optimisation des processusAutomatisation de la saisie

Outil de négociation fournisseurs

Déploiement impliciteFluidité de l’informationCollaboration fournisseur

Traçabilité des fluxPilotage organisationnel (gestion des droits)Pilotage budgétaire

Simplicité d’utilisationIntégration aux systèmes d’informations existants

Productivité

Compétitivité

Transversalité

Réactivité

Simplicité


Un long chemin parcouru ensemble

• Mi 2007 : Initialisation du projet• Décembre 2007 : Passage en production, périmètre restreint

– Nombre de users > ~ 10– Familles : Fournitures de Bureau Assurance– Processus : DA-Commande puis Réception puis facturation

• Montée en charge de la version 2.7• Juillet 2011 : Migration version 3.4• Aujourd’hui : Réflexion sur de nouveaux modules et

l’externalisation de la solution en mode SaaS

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Un outil Pierre Angulaire d’une stratégie globale

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La mise en œuvre de la solution b-pack s’intègre dans la stratégie d’ensemble de gestion des achats et trouve sa cohérence dans la recherche des objectifs suivants:

– Favoriser la transparence et la traçabilité des opérations d’engagement– Pilotage et Maîtrise des dépenses par le contrôle budgétaire– Tendre vers une dématérialisation et une automatisation des opérations

la plus poussée possible du processus achat– Générer des économies directes (prix d’achat, …) et indirectes

(dématérialisation, …).


Flexibilité et adaptabilité de la solution

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Les spécificités du Groupe Vivadour impliquent un schéma multidimensionnelNous devons à la fois :

– Gérer la dimension métier– Satisfaire l’axe société de facturation– Intégrer la segmentation analytique complexe– Gérer des lieux de livraison et des lieux de consommation potentiellement différents– Mettre l’utilisateur terrain dans son contexte de travail– …

Toutes ces dimensions sont portées par l’application b-pack…-> Autant dire que nous avons réussi à faire rentrer un rond dans un carré !

Tout en restant… Autant que faire ce peu en restant dans les standards du produit….


Quelques Chiffres

• 7 000 Connexions pour près de 2 000 heures• 150 Utilisateurs paramétrés 107 actifs• 3 300 Demandes d’Achats pour 77 émetteurs• 3 600 Commandes auprès de 79 fournisseurs• 64 650 Lignes Achat pour 1 267 articles mouvementés

Type données Dégrés Démat. Nb Lignes % ligne CA Achats % Mt

Interface GMAO 2 5 358 12,18% 1 868 331 4,76%

Interface NUTH 2 36 0,08% 288 127 0,73%

Interface BAP 2 559 1,27% 84 401 0,22%

Interface EURO 2 626 1,42% 345 931 0,88%

Interface IMMO 2 1 0,00% 37 854 0,10%

Interface Iris 3 15495 35,22% 4 863 793 12,39%

Saisie 1 21 917 49,82% 31 752 755 80,92%

Total 43 992 100,00% 39 241 190 100,00%


Cartographie Achats – Origine des flux

0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.50

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

2,624,643

4,863,793

31,752,755

Interfaces Autres Iris Saisie

Degrés de Dématérialisation

Nom

bre

de Li

gnes

12


Segmentation Achats – Catégorie

-20.0% 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0%0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

Series3Frais Administratifs

Series3Achats Métiers hors MB

Series3Parc Immobilier et Matériel Fixe

Series3Emballages

Series3Parc Matériel Roulant

Series3Energie

Series3Logistique

Series3Honoraires

Frais Administratifs Achats Métiers hors MB Parc Immobilier et Matériel Fixe EmballagesParc Matériel Roulant Energie Logistique Honoraires

% Ligne Iris

Nom

bre

de li

gne

80%


Cadre de Mission - Responsabilité

•Workflow Achats : le construire, le maintenir

•Cartographie et Segmentation Achats

•Animation de la Revue de Direction Achats

•Reporting Achats, Gestion des Indicateurs

•Tendre vers la dématérialisation des relations fournisseurs

•Relation Administrative <> Fournisseurs

•Relation Iris <> Service Informatique

•Liens avec les autres fonctions supports

Direction Achats

•Insuffler la Démarche Groupe

•Contractualissation : mise en place, gestion des contrats et conventions en cours et à venir

•Assurer le respect de la Charte Fournisseurs spécifiant les attentes réciproques des parties et engageant les fournisseurs sur la stratégie (qualité notamment) du groupe Vivadour

•Référencement Fournisseurs : critères et décision

Missions partagées

•Tenue des dossiers fournisseurs : renseignements commerciaux, état des négociations

•Relations Opérationnelles <> Fournisseurs

•Analyse des besoins

•Gestion des catalogues et articles

Correspondants Achats


Kit de Déploiement – Phase 1

Choix catégories HaFournisseurs

Réunion de lancementDG / DA / Correspondant HA

SI / Compta

DA de régularisation

Facturation


Kit de Déploiement – Phase 1 bis

Acquisition de données

Analyse des Besoins

Identification des acteurs : émetteurs DA,

réceptionnaire, ...

constitution des catalogues, bases articles

Paramétrage des utilisateurs, règles d'approbation, ...



Déploiement

Formation assistance Iris

DA Normales

RéceptionFacturation

Validation des circuits et des paramétrages

Acquisition de données



Budget (grâce aux données acquises)

Evaluation fournisseur

Négociation tarif

Ajouter des utilisateurs

Catalogue

Dématérialisation du proceuus : B2B / Punch out / factures / …


Indicateurs

Iris est aussi un outil de pilotage et nous suivons une batterie d’indicateurs. Ce processus achat a une dimension QUALITE et le suivi de ces derniers est primordial.

2 sources qui se complètent :• Source S.I. Achat : Nombre de Demandes d’Achats ** Nombre d’Emetteurs

D.A. – Utilisateurs Inactifs ** Activité Emetteur D.A. : nombre D.A. – montant demandé ** Taux D.A. normales / Total nombre D.A. (une fois neutralisées les D.A. de régularisation sur consommation subie : téléphonie, carburant non stocké, …) ** Nombre de Commandes ** Activité Fournisseurs : nombre Cde – CA Achat

• Source S.I. Compta : Nombre d’Enregistrement ** Montant Comptabilisé ** Nombre d’Enregistrement issus de REPIRIS / ratio ** Montant des Opérations issues de REPIRIS / ratio ** Nombre d’écritures « Non REPIRIS » / Nombre d’écritures pour les fournisseurs « Iris »

Mesure du taux de couverture par fournisseur / société de facturation / segmentation achat …

En plus, nous suivons sur Iris, l’évolution des enveloppes budgétaires


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