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Retrouvez les supports de nos derniers Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"
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Eryem TalksGED, Dématérialisation, Sécurité, Records Management
Qui je suis ?
Nos offres & activités
Eryem Talks ?
Agenda
Les nouveautés GED avec SharePoint 2013
Dématérialisation et gestion de courrier avec Kisiwa 360°
Gouvernance de la sécurité et classification avec Titus
ECM et Records Management avec SharePoint 2013
Dématérialisation & GED
Quelles nouveautés dans SharePoint 2013 ?
Dématérialisation & GED
LAD
OCR
• Globale
• Plein-texte
• Humains
• Intégration
• Bibliothèques
• Collaboration
• Métadonnées
• Classement
Indexation
Stockage
&
archivage
RechercheWorkflows
Spools
FaxPapier
En standard dans SharePoint 2013?
Versionning
Document sets
Améliorations des documents sets
Prévisualisation des documents
Office Web Apps
Recherche
Workflows
Document ID
SkyDrive Pro
SkyDrive Pro en mode déconnecté
Problématiques
Dématérialisation et Gestion de dossiers
Aller plus loin avec les solutions 360° de Kisiwa
Problématiques
Classification & Sécurité
Aller plus loin avec les solutions Titus
Records Center & eDiscovery
SharePoint 2013, la plateforme ECM & RM
2 grands modes : In-place & Records Centre
Archivage “In-place”
Archivage “Records center”
Information Management Policies
Retention Policy
Audit Policy
L’opération “Send-to”
Conformité des sites
Une politique définit notamment :
• La stratégie de retention du site et des
mailboxes associées
• La cause de fermeture d’un projet
• Les conditions d’expiration d’un projet
Accessible aussi pour les sites en “self-service”
Les politiques peuvent être répliquées à l’échelle
de l’entreprise au travers du content type hub
Conformité des sites - Configuration
Deux grandes avancées RM
eDiscovery
• Préservation “in-place”
dans SharePoint &
Exchange (et Lync)
• Integré, gestion globale
à l’échelle de l’Entreprise
Site Mailboxes
• Mail & Documents
rassemblés
• Rétention et conformité
au travers des différents
espaces
Le « Discovery Center »
Discovery Set
Contenu d’un “Discovery set”
Site Mailboxes – Le meilleur d’Exchange & SharePoint
Site Mailboxes – Le meilleur des deux mondes
Focus Office 365 & SharePoint Online
Les pratiques… en 20 minutes intensives
Records Management
Que manque t’il à SharePoint ?
DoD 5012.2
(168)
Fortune 1000
(105)
SharePoint
(72)
7 concepts clefs du Records Management
La disposition est un processus
Qualification
• Quels contenus
Revue
• Avant destruction
ou transfert
Destruction
• Suppression et
Audit
Enregistrement ou pas ?
Qualification
EchantillonnageDonner 5 secondes au
métier
Le temps qu’il faut au
Records ManagerComparer
Surveiller & améliorer
Les étapes de déclaration
3. Enrichir
Méta-données, Dates effectives, tags…
2. Catégoriser
Définir le type de contenu et plan de classement associé
1. Qualifier
En-cours, Référence, Enregistrement
Qualification des états d’archivage
En cours :
• C’est un
enregistrement…
mais je le traiterai
plus tard
Enregistrement
• Les critères sont
atteints
Référence
• Le remplis pas les
critères, mais doit
être conservé car il
est un supports à
mon travail
Catégorisation & plan de classement
Plan de classement
niveau 1
Plan de classement
niveau 2
Planning de
retention
Finance
Budgets 2 ans après dépôt
Fiscal 5 ans fin FY
Qualité
Audits 3 ans après
création
Classification
Type de
contenu
3
Type de
contenu
2
Type de
contenu
1
Gestion des affaires (Case)
Gestion des dossiers permanents
Gestion des dossiers physiques
Canaux et flux documentaires (1000 personnes)
• 100 mails / j
• 5% d’enregistrements
• 220j / an
• 1 100 000 enregistrements /an
Documents (Direct)
• 2 documents / semaine
• 95% d’enregistrements
• 220j / an
• 83 600 enregistrements /an
Documents
(Workflows)
• 2 nouveaux workflows / an
• 100 utilisateurs
• 1 transaction / j / utilisateur
• 220j / an
• 44 000 enregistrements
3 Métriques essentielles à surveiller
Quelles solutions ?
En synthèse
