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Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES Par Sylvestre KOUAKOU (Volontaire International de la Francophonie)

Etat avancement systeme_archivage_confejes

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Etat des lieux de la gestion des archives à la CONFEJES et proposition pour une gestion électronique.

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Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES

Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES

Par Sylvestre KOUAKOU

(Volontaire International de la Francophonie)

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SOMMAIRE

1.

Etat des lieux à l’arrivée

Propositions

Evaluation des besoins

Chronogramme d’exécution

Activés déjà réalisées

Difficultés rencontrées

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1. Etat des lieux (1)

Effort considérable de pré-archivage

Masse de documents de 50 linéaire incinérée

Rangement de documents dans les boîtes d’archives (138 cartons)

Plan de classement inachevé

Omission de la série C3: actions jeunesse

Erreur dans l’attribution des séries : les « ressources humaines », qui devraient constituer une série, se retrouve sous série se retrouve de la série « actions stratégiques du SG ».

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1. Etat des lieux (2)

Prestation de Net Stock en 2006

Archivage manuel des documents CONFEJES (12.000) datant

de 1980 à 2006

Base de données électronique de 6097 documents créée avec

Access 2003

Base de données jamais exploitée par le personnel

CONFEJES. Raison évoquée : impossible de l’ouvrir

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2. Propositions

1. Révision du Plan de classement

Souplesse et élasticité en changeant la codification désormais 2D2 au

lieu de D2-2

2. Proposition de Gestion électronique des documents

Reprise en main de la BD laissé par Net Stock

recourir aux services de prestataires spécialisés en

administration de base de données (pour le paramétrage et la

sécurité) et en système réseaux (pour le partage en réseau local ou

internet)

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Nouveau système d’archivage électronique avec l’application ICA_Atom

Application web de description archivistique

Paramétrage assurée par l’archiviste mais besoin de

prestataire pour le partage en réseau surtout internet

Vu la situation financière actuelle de la CONFEJES, nous avons recommandé cette dernière option

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2. Propositions (2)

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(02) Formations du personnel

Création, gestion d’un dossier

Prise en main du système d’archivage electronique mis en

place

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2. Propositions (3)

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3. Evaluation des besoins

Besoins en matériels de bureau pour le conditionnement des

dossiers et le rangement des boîtes d’archives

Besoins en équipement informatique pour la réalisation d’un système d’archivage numérique

Besoins humains (02 stagiaires) pour la mise en œuvre conjointe de l’archivage manuel et électronique au bout 8 mois de mandat.

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4. Chronogramme d’exécution

Le plan d’actions et d’achats

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5. Activités déjà réalisées

Plan de classement revu

Fiche de description archivistique réalisée

Environ 70 / 138 cartons d’archives soit environ 1750 dossiers

traités manuellement sans attribution de cote

Installation et paramétrage de ICA Atom

Conception d’un guide pratique de gestion des dossiers

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5. Difficulté rencontrée

Retard engendré par les déplacements réguliers et l’indisponibilité

Secrétaire Général et/ou de mon référent.

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5. Activités et Actions à réaliser

Le plan d’actions et d’achats

Achat de meubles de rangement

Achat de l’équipement informatique pour la numérisation

Poursuivre l’archivage manuel

Mise en œuvre du système de gestion électronique des archives

Formation sur l’utilisation du système électronique

Évaluation du système électronique mis en place

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