ÉVALUER SON LOGICIELDE GESTION FINANCIÈRE… Est-il temps de changer ?

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AVANT-PROPOS

Ce livre blanc identifie les défis clé auxquels sontconfrontés les cadres techniques et commerciauxlorsqu’ils administrent leur logiciel de gestionfinancière. Vos systèmes actuels fournissent desdonnées imprécises ? Ils retardent la collecte desinformations financières ? Vous n’avez toutsimplement ni le temps, ni les ressources nécessairespour veiller à la parfaite exécutionde vos systèmes financiers ? Tout n’est pourtant pasperdu. Le présent livre blanc examine un à un lesdifférents aspects clés des solutions de gestionfinancière. Il vous prépare ainsi à éviter les défis et àmaximiser votre investissement lorsque vous évaluezces logiciels, qu’ils soient présents ou à venir.

INTRODUCTION

Épine dorsale et fondement de chaque entreprise, lelogiciel de gestion financière aide celle-ci à gérer et àappréhender les composants les plus importants deson activité. En rationalisant les processus, cetteapplication contribue à la gestion des fonctionsstratégiques de l’entreprise, telles que la comptabilité,la gestion de projet, la gestion de la paye et lesressources humaines. Lorsque le logiciel de gestionfinancière d’une entreprise présente des interruptions,voire des dysfonctionnements, leur incidence sur laréussite et la rentabilité de l’entreprise est certaine.

Du fait du nombre considérable de facteurs à prendreen compte, évaluer un logiciel de gestion financièrepeut constituer une tâche colossale. Les questionstypiques que vous devez vous poser quant à votresystème sont notamment les suivantes : Votre systèmefinancier offre-t-il la fonctionnalité la plus optimale etla plus récente ? Vos utilisateurs sont-ils en mesure degérer les rapports appropriés au moyen des outils misà disposition par votre logiciel ? Votre solutions est-elle complètement intégrée ou devez-vous saisir lesmêmes données à plusieurs endroits et sur différentssystèmes ? Consacrez-vous plus de temps à rechercherdes données qu’à les analyser ou à y réagir ? Vosemployés consacrent-ils beaucoup de temps à la saisiedes mêmes données sur plusieurs systèmes afin depouvoir les extraire puis les analyser ?

Selon les réponses faites aux questions du paragrapheprécédent, vous déterminez s'il est temps ou nond’apporter des modifications à votre solution degestion financière. Le présent livre blanc a pour objectifde passer en revue ces interrogations, ainsi qued'autres, tout aussi pertinentes. Il vous aide ainsi àévaluer vos systèmes de gestion financière, actuels et àvenir. Il s’organise selon cinq aspects clés qui doiventêtre intégrés à l’évaluation d’un logiciel financier.Chaque rubrique correspondante comprend unexamen des défis auxquels l’entreprise est confrontée,et présente les solutions qu’un logiciel de gestionfinancière fournit aujourd’hui pour les surmonter. Lescinq rubriques sont les suivantes :

• Génération de rapports• Processus métier• Modules et fonctionnalité• Intégration système• Coût total de possession

Examinez chacune des rubriques de ce livre blanc,puis évaluez les forces et les faiblesses de votresystème actuel. Si vous concluez qu’il est temps de luiapporter des modifications, revenez en arrière afin dele confronter aux options disponibles dans le cadred'une nouvelle solution. Un tableau de comparaisonest à votre disposition à la fin du présent livre blancpour vous aider dans votre examen. L’annexe de celivre blanc passe en revue les modules et lesfonctionnalités associées, intégrés aux logicielsfinanciers, ainsi que les huit critères de décisionessentiels à l'évaluation de ces systèmes. La listefournie ne saurait être exhaustive ; elle condenseplutôt les fonctionnalités essentielles à de nombreusesorganisations. Elle s’utilise pour évaluer les forces etles faiblesses d’un système de gestion financière.

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GÉNÉRATION DE RAPPORTS

L’un des reproches les plus répandus exprimés àl’encontre des logiciels de gestion financière concernel’impossibilité pour l'utilisateur de générer desrapports. Les types de rapports nécessaires serépartissent selon les groupes suivants : gestionopérationnelle, gestion financière, exigencesréglementaires gouvernementales et industrielles, etdirection générale. De nombreuses entreprisesconsidèrent la génération de rapports qu’autorisentles anciens systèmes comme fastidieuse et lente.Aussi se trouvent-elles confrontées à des défisparticuliers en la matière, notamment les suivants :

1. Défi : Il est difficile de générer des rapportsreposant sur des données enregistrées dans dessystèmes différents. Lorsqu’un rapport demandés'appuie sur des données issues de plusieurssystèmes, le processus d'extraction desinformations et de génération dans un formatconsolidé est fastidieux, lent, voire impossible.Nombre de systèmes sont incapables de gérer lestypes d’informations nécessaires à la génération derapports destinés d’une part au service financier etd’autre part aux dirigeants.

Solution : Les solutions financières actuellesproposent une gamme étendue de modulesentièrement intégrés. Cette intégration contribue àminimiser, voire à éliminer, la nécessité dedisposer de données sur différents systèmes. Lelogiciel repose également sur une technologie plusouverte qui offre la fonctionnalité nécessaire pourimporter et exporter des données de manièreaccélérée. Il permet à l’utilisateur de compiler desdonnées issues de différents systèmes, puis degénérer des rapports plus complets et pluspertinents à partir de celles-ci. Les éditeurs delogiciels font preuve d’une flexibilité suffisantepour permettre d’utiliser les outils de générationde rapports tiers. Les outils de génération derapports permettent d’importer des données àpartir de plusieurs systèmes selon un processussimplifié et accéléré. Ces données peuvent alorsêtre consolidées et présentées dans un formatpersonnalisé, adapté au public visé.

AdditionalData

AdditionalData

ERPApplication

One clickon demand

Text orGraphical

Report

Targeted Efficient Reporting Process

ERP is enhanced to holdadditional data in samedatabase

Processus de génération de rapports typique de la plupart des entreprises

Donnéessupplé-

mentaires

Donnéessupplé-

mentaires

Procéduremanuelle degestion des

données

ApplicationERP

Rapportgraphique

Entrée au clavier

ExporterCouper et coller

ExporterSaisir

Rapportau format

texte

Donnéessupplé-

mentaires

Donnéessupplé-

mentaires

ApplicationERP

D’un seulclic,à la

demande

Rapportgraphique

ou auformat texte

Processus de génération de rapports efficace envisagé

La solution ERP est amélioréepour consigner des informationssupplémentaires dans unemême base de données

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2. Défi : Extraire des données saisies sur différentssystèmes est difficile. Si les utilisateurs peuventsaisir un grand volume de données dans leurlogiciel financier, il n’en reste pas moinscomplexe de les extraire dans un rapport unique,formaté en fonction d’exigences de présentationrequises.

Solution : La plupart des logiciels financiersactuels intègrent différentes options qui autorisentla génération de rapports. Ces options sont lessuivantes :

a) une bibliothèque de rapports préalablementdéfinis généralement nécessaires auxutilisateurs ;

b) la possibilité de personnaliser et de formaterles rapports prédéfinis pour les adapter auxbesoins d'utilisateurs spécifiques ;

c) un générateur de rapport interne permettantde concevoir ou de formater d’autres rapportssusceptibles d’être utiles aux utilisateurs ;

d) un outil de génération de rapports tierspermettant de créer les rapports souhaités etdoté d'options supplémentaires pour gérer desexigences de formatage et de présentation ;

e) la possibilité d’utiliser Microsoft Excel oud’autres outils de productivité du type tableur.

3. Défi : Le logiciel n’autorise pas l’utilisateur àgénérer des graphiques ou des tableaux pourafficher des informations financières. Ce dernierdoit saisir à nouveau les données dans un outil deproductivité bureautique, tel qu’un tableur, quioffre, lui, les fonctions de représentationgraphique requises.

Solution : Les logiciels financiers actuels prennenten charge la représentation graphique desdonnées financières par le biais d'un outil degénération de rapports interne, ou parl’intégration directe d’outils de génération derapports tiers. Cette fonctionnalité estextrêmement avantageuse lorsque des donnéesdoivent être présentées à la direction del’entreprise, ou à des agences gouvernementalesou chargées de la réglementation, ainsi que dansle cadre de la gestion opérationnelle del’entreprise au quotidien.

4. Défi : L’outil de génération de rapports disponibleest difficile à utiliser et implique un support de lapart du service informatique. Le départementinformatique est submergé par les demandes degénération de rapports. Les utilisateurs sontcontraints d’attendre leur tour pour que leursdemandes soient traitées. Dans certains cas, letemps que le rapport soit généré par le serviceinformatique, sa nécessité n’a plus lieu d’être,voire tombe dans l'oubli.

Solution : Les outils de génération de rapports sontdésormais plus conviviaux. Ils permettent à unutilisateur ou à un service de générer facilementses propres rapports en temps et en heure. Danscertains cas, la fonctionnalité d’interrogation dulogiciel financier suffit et fournit à l'utilisateur lesinformations qu’il recherche sans exiger unrapport complet ou imprimé. En quelquessecondes l’utilisateur obtient la réponse à saquestion, sans solliciter le service informatique.

5. Défi : Le logiciel limite la capacité de l'utilisateur àappliquer aux données des analyses fondées surdes hypothèses. Aujourd'hui, le personnel desservices financiers et comptables est souventsollicité pour analyser l’incidence financière d’unchangement projeté au sein de l'entreprise.Jusqu’alors, les systèmes financiers n’étaient pastoujours suffisamment flexibles pour offrir ce typede génération de rapports ou d’analyse sansimpliquer l’extraction ou la ressaisie des donnéesdans un outil de productivité bureautique. Parconséquent, si le changement est officiellementaccepté, l'utilisateur doit procéder sur le logicielfinancier aux modifications de configurationnécessaires à sa mise en uvre. Ces étapespeuvent prendre du temps et induire des erreurshumaines.

Solution : Certains logiciels de gestion financièrepermettent d’analyser des hypothèses appliquées àdes données financières tant historiquesqu'actuelles. Si le changement projeté est adoptépar la direction de l’entreprise, la mise en uvrequi s'ensuit ne nécessite qu'une simpleconfiguration du logiciel ou l’acceptation duscénario en cours d’analyse. De plus, nombre desystèmes permettent d’appliquer une date effectiveau changement, afin de préserver la possibilité degénérer des rapports en utilisant des donnéeshistoriques selon le scénario antérieur.

6. Défi : Une modification de la structure métier ouorganisationnelle implique des modificationsimportantes en matière de rapports. Les systèmessont souvent rigides, empêchant toutemodification nécessaire à l'entreprise. L’incidencede cette restriction est considérable. En effet, laquasi-totalité des entreprises se trouve confrontéeà un environnement dynamique et à une culturequi les contraint à être réactive à tout changementen matière de politique, procédures ou structureorganisationnelle.

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Solution : Les solutions de gestion financièreactuelles offrent davantage de flexibilité enautorisant l'adoption de changements dansl'exploitation métier. La modification du plan decomptes en est un exemple probant.Le système autorise cette modification pour uneffort minimal. Dans nombre de cas, il suffit defaire glisser les informations de compte vers unnouvel emplacement pour afficher une vuedifférente de la structure organisationnelle. Si unegestion des dates efficace est disponible, lamodification intervient sans incidence aucunesur les données historiques et la générationde rapports.

7. Problème : Pour répondre à une question ousatisfaire une demande d’informations, l’utilisateurdoit exécuter l’intégralité d’un rapport qui fournitplus d’informations qu’il n’en faut pour répondreà la demande initiale. Un utilisateur doit générerun rapport entier pour une seule réponse.

Solution : La flexibilité des logiciels financiersactuels permet à l’utilisateur d’exécuter desrequêtes en ligne et de générer des rapportssimplifiés en fonction de critères spécifiques.L’utilisateur peut générer les requêtes et lesrapports efficacement, en fonction des besoins.

8. Défi : Les utilisateurs ne sont pas en mesure demettre en place une génération de rapportsconforme aux exigences légales. En matière degénération de rapports, chaque entreprise doit seconformer à diverses exigences au niveaugouvernemental (national, régional, communal,etc.) et/ou industriel. La rigidité des outils degénération de rapports actuellement en placecontraint les utilisateurs à extraire les donnéesd’applications tierces, ou à les y ressaisir, afin degénérer les rapports dont ils ont besoin.

Solution : La flexibilité et la facilité d’utilisationaccrues des outils de génération de rapports tierset internes examinés dans les sections ci-dessuspermettent aux utilisateurs de créer les rapportsréglementaires qu’ils sont tenus de produire. Ilssont alors également en mesure d’enregistrer lesformats employés pour une utilisation ultérieure.Nombre de rapports standards destinés à desinstances gouvernementales sont disponibles dansdes bibliothèques dédiées mises à disposition parles éditeurs de logiciels.

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PROCESSUS MÉTIER

Les processus métier internes imposent auxutilisateurs un autre défi dans la gestion financière.Au sein de l’entreprise, différents processus sontdéveloppés pour gérer les politiques internes, tandisque d’autres évoluent au fil du temps du fait deslimitations du logiciel employé.

1. Défi : Des processus ont été adoptés pours’adapter au logiciel. En général, les entreprisesmettent des processus en place pour adapter leurssolutions courantes à des contraintes système. Iln’est pas rare de voir encore en place despolitiques et des procédures développées, misesen uvre et utilisées pendant plusieurs années,sans que personne ne soit en mesure d’expliquer àquoi elles servent.

Solution : La mise en uvre de nouvellessolutions de gestion financière permet àl’entreprise d’améliorer ses processus métier. Pourcette mise en uvre, l’approche recommandéeconsiste à installer le logiciel par le biais d’uneimplémentation standard. En d’autres termes, ils’agit d’adopter les meilleurs processus etpratiques déjà intégrés au logiciel. Ce procédéconstitue une opportunité pour les utilisateursd’examiner tous les processus en place, puis dedéterminer ceux qui se révèlent nécessaires, oususceptibles d’être modifiés, voire totalementéliminés. Au cours de ce processus, les utilisateursdoivent passer en revue individuellement chaquestratégie, en déterminer la pertinence et décider siune modification inspirée des meilleures pratiquesproposées par le logiciel peut intervenir.

2. Défi : Les processus sont inefficaces. Sachant quecertains processus ont été développés il y alongtemps, l'entreprise ne dispose peut-être pas dutemps ou des ressources nécessaires pour remettreen cause ses pratiques actuelles. Souvent, lesprocessus existants requièrent de nombreusesétapes ou des procédures manuelles, induisantainsi une redondance ou une documentationpapier excessive.

Solution : La mise en uvre d'un nouveau logicielde gestion financière constitue une occasion pourl'entreprise de se pencher sur ses processusactuels, d'en évaluer la valeur ajoutée, et demodifier, voire d'éliminer, les processus inefficacesou qui induisent des tâches redondantes à l'échellede l'entreprise. Adopter les meilleures pratiquesproposées par le logiciel améliore de manièreinhérente l’efficacité des processus restants. Cetteaffirmation se vérifie tout particulièrement lors dela mise en uvre de systèmes qui présentent unematurité certaine, une base installée importante etune réputation de stabilité.

Nos processusmétier

Processusmétier du

logiciel

Modification du logiciel pourutiliser nos processus métier

Adoption des meilleures pratiquesmétier de l’éditeur du logiciel

Peud’améliorations

D’avantaged’améliorations

Améliorations de l’application

Exam

en d

es p

roce

ssus

Révision des processus

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3. Défi : Un volume de papier considérable circule àl'échelle de l'entreprise. Les politiques comptableset les exigences légales ou réglementairescontraignent souvent l’entreprise à consigner desdocuments au format papier. La majorité desentreprises affiche un volume de documentspapier important, généré, véhiculé d’un niveaud’approbation à un autre, puis consigné dansplusieurs systèmes de classement, le toutmanuellement.

Solution : Le logiciel de gestion financière permetà l’entreprise de diminuer le volume de papiergénéré, véhiculé et consigné à l’échelle de tous lesservices. L’intégration proposée pour les différentsmodules gère la création, le routage et le stockageélectroniques des documents, conformément auxpolitiques internes et aux réglementationsgouvernementales. L’évolution de l’ère numériquecontribue à une acceptation grandissante desdocuments générés, approuvés et consignésélectroniquement.

4. Défi : L’entreprise a besoin de différentesapprobations manuelles. Les politiques etprocédures métier internes dictent souvent lenombre d’approbations requises pour denombreux types de transactions. Certainsprocessus nécessitent trois ou quatre niveauxd’approbation ; une exigence susceptible d'enliserle flux des informations et des documents àl'échelle de l'entreprise, puis à terme, de nuire àson efficacité. Son incidence sur l’entreprisecomprend notamment des opportunitéscommerciales manquées et/ou des remisesaccordées sur les achats et les paiements.

Solution : Les solutions de gestion financièreactuelles permettent aux utilisateurs d’intégrerleurs processus d’approbation au logiciel.Lorsqu’un document ou une transaction est créé,le logiciel peut définir la manière dont cet élémentdoit être acheminé à l’échelle du système, le typed’approbation requis, ainsi que les règlesd'acheminement fondées sur les réponsesobtenues en retour (approbation ou rejet). Lesrègles de définition de ces processus sontdésignées sous le nom de « workflow » ou gestionde flux. Les utilisateurs peuvent définir lesévénements ou les déclencheurs, puis les alertesou les notifications qui interviennent en fonctionde ces événements. À l’occasion de la mise en

uvre de solutions de gestion financière plusintégrées et plus automatisées, les entreprisesconstatent parfois que leur direction est favorableà une révision et à une diminution desapprobations requises.

5. Défi : Les processus métier ne sont pas standards àl’échelle de l’entreprise. Les processus métierévoluent avec le temps ; à mesure que l’entreprisecroît, qu'elle modifie son modèle ou son objectifcommercial, et qu'elle embauche du personnel. Ilpeut s’ensuivre la mise en place de différentesrègles et politiques, nécessaires aux différentsservices. Le processus d’achat, par exemple,renferme des processus disparates. Chaque servicecrée son propre processus pour gérer lesdemandes, les commandes et les reçus associés àses achats.

Solution : La mise en uvre d’un nouveau logicielde gestion financière constitue l’occasion denormaliser les processus métier à l’échelle desdifférents services, lorsque cette décision estraisonnée en termes d’activité. Dans l’exemple cité,un module de gestion des achats permettra deprendre en charge la génération électronique d’unedemande d’achat. Celle-ci pourra alors êtretransférée pour approbation ou devis, ou êtreconvertie en bon de commande. Les informationssont consignées électroniquement et ainsiaccessibles aux différents utilisateurs selon desdirectives de sécurité spécifiques.

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MODULES ET FONCTIONNALITÉChaque éditeur propose divers modules apportantdes fonctionnalités spécifiques. Lorsque la gammedes modules d’un système et/ou la richessefonctionnelle de ces derniers sont insuffisantes, letraitement et l’analyse des données financières parl’utilisateur deviennent inefficaces. Aujourd’hui, leslogiciels de gestion financière proposés sur le marchéintègrent des familles étendues de modules quiproposent des fonctionnalités plus riches. Ceslogiciels sont également plus faciles à configurer enréponse aux besoins de chaque utilisateur, sansrequérir ni personnalisation outrancière, ni abandondes mises à jour proposées par les éditeurs. Dans cedomaine, les problèmes spécifiques auxquels sontconfrontées les entreprises sont identifiés de lamanière suivante :

1. Défi : Les fonctionnalités dont vous avez besoin nesont pas toutes proposées par votre fournisseuractuel. Jusqu’alors, les éditeurs proposaient un jeulimité de modules ciblant des processusfonctionnels particuliers.

Solution : Aujourd’hui, les éditeurs de logicielsfinanciers se qualifient eux-mêmes de prestatairesen solutions de Progiciel de Gestion Intégré (PGIou ERP, Enterprise Resource Planning). Ilss’efforcent, à cet égard, de proposer une famille demodules exhaustive à leurs utilisateurs.Jusqu’alors, les éditeurs proposaient des modulesfinanciers du type « Grand livre », « Comptabilitéfournisseurs », « Comptabilité clients » ou « Bonsde commande ». Aujourd’hui, ils ajoutent à leurssolutions financières des modules tels que« Comptabilité des coûts ou des projets »,« Inventaire », « Immobilisations », « Ressourceshumaines » et « Gestion de la paye ».

2. Défi : La fonctionnalité des différents modules estlimitée. Jusqu’alors, les éditeurs de logicielsfinanciers intégraient à chaque module unefonctionnalité comptable très rudimentaire. Cetterestriction diminuait le volume d’informationsdétaillées qui pouvait être conservé, ou encore lesprocessus que certains utilisateurs pouvaientexécuter. Pour compenser, les entreprises ontdéveloppé des méthodes de stockage desinformations, ainsi que des processus et desprocédures métier en périphérie de leurs systèmesfinanciers.

Solution : Les éditeurs intègrent désormaisdavantage de fonctionnalités à chacun de leursmodules. De plus, ils étudient mieux ledéveloppement de leurs applications afin degarantir que chaque nouvelle fonctionnalitéréponde réellement aux besoins des utilisateurs.L’annexe du présent livre blanc identifie certainsmodules ainsi que les fonctionnalités offertes parles différents éditeurs de logiciels financiers dans

leurs gammes ERP. Si cette liste n’a pas pourvocation d’être exhaustive, elle n’en constitue pasmoins pour votre entreprise un document de basesur les fonctionnalités les plus avancéesdisponibles dans les familles de logiciels de gestionfinancière actuelles.

3. Défi : Les systèmes ne peuvent pas prendre encharge les modifications apportées à un modèlemétier. Pour rester concurrentielles, les entreprisesdoivent modifier leurs structuresorganisationnelles, leurs objectifs et/ou leursmodèles métier. Jusqu’à présent, des systèmes degestion financière rigides ne permettaient pas àl’entreprise de s’adapter systématiquement à ceschangements, ou ne proposaient ni les modules, niles fonctionnalités nécessaires pour faciliter leschangements.

Solution : La technologie des solutions de gestionfinancière actuelles accroît la flexibilité nécessairepour adopter un changement apporté à un modèlemétier, avec une incidence minimale surl'entreprise et son personnel. Par exemple, ildevient possible de modifier la hiérarchie dedéploiement et la structure d'un plan de comptes.Une réorganisation impliquant la réaffectationd'un service à une nouvelle division se résumealors à un simple glisser-déplacer, et n’oblige plusà modifier le plan de comptes et les rapports, et àreclasser les données historiques.

4. Défi : Nombre d’utilisateurs doivent recourir à desmodules tiers pour satisfaire les exigencesauxquelles ils doivent faire face. Le défi auquel denombreux utilisateurs sont confrontés tient dansl’intégration insuffisante de ces applications auxmodules financiers fondamentaux.

Solution : Les éditeurs ont étendus l’amplitude deleurs offres en matière de modules, contribuantainsi à réduire, voire éliminer, la nécessité derecourir à des applications tierces. Dans le cas oùdes utilisateurs concluent à la nécessité d’étendreleurs systèmes au moyen d'applications tierces (dufait d'une fonctionnalité restreinte ou pourrentabiliser l'investissement dans des logicielsantérieurs), la technologie actuelle autorise uneintégration plus poussée à leur solution financièreprincipale. Cette intégration améliore l’efficacité,ainsi que la capacité de consolider les donnéesissues des différents systèmes et de générer desrapports fondés sur ces dernières.

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5. Défi : Formation incomplète sur le logiciel actuel.Nombre d’entreprises ont mis en uvre leurssystèmes actuels il y a plusieurs années. Tout oupartie du personnel qui a participé à la mise en

uvre et à la formation initiales occupe désormaisd’autres postes ou a quitté l’entreprise. Lesemployés restants disposent d’une formationlimitée ou informelle sur le logiciel. Ceux qui ontété embauchés après la mise en uvre initiale ontsouvent hérité d’une formation réduite ouinformelle sur les systèmes financiers.

Solution : Chaque entreprise doit adopter uneapproche anticipative de la formation desutilisateurs. La formation sur l’utilisation etl’administration d’un logiciel de gestion financièredoit compter parmi les principales priorités detoute entreprise. La formation est essentielle audébut de la mise en uvre, peu de temps après ladate de mise en ligne, ainsi qu'une foisl'implémentation terminée. Les utilisateurs sontainsi à même d’appréhender les fonctionnalitésavancées du logiciel, de rester informer desaméliorations fonctionnelles apportées parl’éditeur, et d'actualiser des connaissances issuesde formations antérieures. Définissez un plan deformation clair et veillez à ce que votre entreprises'y conforme. Les éditeurs mettent souvent àdisposition des forums et des groupesd’utilisateurs qui permettent de partager lesexpériences. Ces ressources peuvent constituerune autre facette de votre programme deformation des utilisateurs.

Amplitude fonctionnellerequise

Finances : Grand livre,Comptabilité fournisseurs,Comptabilité clientsAchatSaisie des commandesInventaireRessources humainesGestion de la payeImmobilisationsAutomatisation des forces deventeTrésorerie des commissionsspéciales

Application ERP

FinancesSaisie des

commandesInventaire

Ressources humainesGestion de la payeImmobilisations

Gestionde la

relation clients

Intégration étroite Intégration primaire :Module développépar le fournisseur ERPen tant qu’applicationséparée. Confère uneintégration étroite

Trésorerie

Commissionsspéciales

Interface

Intégration tierce :Module fourni parun autre éditeur.Permet d’échangerdes données avec uneapplication ERP

Composant ERPAméliorationapportée à

l’application ERP

Résolution du problème de l’amplitude fonctionnelle

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INTÉGRATION SYSTÈMESi une application unique ne fournit pas tous lesmodules et l’intégralité des fonctionnalitésnécessaires, les utilisateurs recourent à plusieurslogiciels non intégrés, à des techniques decontournement des problèmes ou à des ressourcescoûteuses en temps et en argent, afin d’obtenirl’intégration désirée. L’intégration de plusieurssystèmes induit des problèmes pour l'entreprise.Cette section examine les défis d’intégration les plusrépandus qui obligent l’entreprise à réévaluer etremplacer son système de gestion financière.

1. Défi : Les applications fonctionnelles, telles que lacomptabilité et les ressources humaines, sontinstallées sur des plates-formes distinctes quiimpliquent achat, maintenance et dépannage. Lesentreprises achètent un logiciel auprès d’unéditeur externe, ou le personnel informatiqueinterne le développe. Ces systèmes ne sontgénéralement ni ouverts, ni en mesure des’intégrer les uns aux autres. Le traitement et lestockage des données induisent par conséquenceinefficacité et redondances.

Solution : Un logiciel de gestion financièredéveloppé avec les technologies actuelles permet àdifférentes applications de s’exécuter sur unemême plate-forme. Ces systèmes récents sontégalement plus ouverts et peuvent, parconséquent, s’intégrer facilement les uns auxautres ; une intégration qui contribue à ladiminution voire à l’élimination des redondancesau niveau processus et système. L’industrie dulogiciel voit la standardisation s’accroître entermes de technologie et de plate-formed'exécution. Parallèlement, les éditeurs prévoientl’exécution de leurs applications sur plusieursplateformes, afin que les utilisateurs puissentrentabiliser, autant que faire se peut, leursinvestissements technologiques.

2. Défi : Les utilisateurs sont contraints de saisirmanuellement les données sur plusieurs systèmes.La redondance peut s’avérer coûteuse, longue etinefficace à l'échelle de tous les services del'entreprise.

Solution : Les solutions de gestion financièreactuelles proposent une gamme étendue demodules étroitement intégrés. Les éditeurs delogiciels comprennent l’importance et la valeurperçue par l’utilisateur de modules oud’applications bien intégrés.

Parallèlement, ils proposent des jeux d’outils quilui permettent d'améliorer l'intégration de sesmodules financiers fondamentaux et d’applicationsplus spécialisées nécessaires à l’entreprise.

3. Défi : Les utilisateurs gèrent des systèmes distinctsqui deviennent des îlots de données redondantes.Du fait d'une offre de modules ou d'uneintégration d’applications limitée, l’utilisateurs'habitue à créer ses propres bases de donnéeshors du cadre du système de gestion financièrefondamental. Il peut ainsi analyser les données etgénérer les rapports dont il a besoin à partir desinformations qu'il a collectées. Les outils les plusrépandus dans l'entreprise à cette fin sont lestableurs et les bases de données non relationnelles.En termes de gestion de l’entreprise, il en résulteune redondance des données, des entrées endoublon, la nécessité de rapprocher lesinformations, ainsi qu’un accroissement duvolume de données potentiellement incorrectes oudisparates.

Solution : Les éditeurs proposent des solutionsplus exhaustives qui minimisent, voire éliminent,la nécessiter de consigner des données hors dessystèmes fondamentaux. Ces éditeurs proposentégalement une intégration plus étroite avec lesoutils de productivité bureautique. L'utilisateurpeut ainsi poursuivre une exploitation pertinentede ces derniers. Les données issues d'une famillede logiciels de gestion financière s’exportentfacilement vers ces outils, selon des formats visantà répondre à des exigences spécifiques, puisréimportées dans la solution financière.

4. Défi : Se conformer à une stratégie optimale enmatière d’acquisition de logiciels accroît lacomplexité de l'intégration nécessaire àl'interfaçage des applications. Jusqu’à présent, lesentreprises adoptaient traditionnellement lameilleure approche possible en matière d'achat delogiciels. Elles sélectionnaient une application ouun éditeur distinct pour chaque secteurfonctionnel. Cloisonnée, cette approche optimaledébouchait sur des applications dont l'intégrationne pouvait s'effectuer sans un investissementconsidérable en termes de ressources, de création,de maintenance et de prise en charge.

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Solution : Les opinions divergent sur les tenantsd'une solution optimale : approche optimale ousystème intégré (ERP). Les éditeurs de solutionsoptimales proposent parfois à l'utilisateur unefonctionnalité plus spécifique, nécessaire à leursecteur industriel. L’utilisateur doit alors acheterdes modules ou un sous-ensemble de modulesauprès de plusieurs éditeurs, puis réaliserl’intégration des différentes applications.

L’intégration des modules est une qualitéinhérente des systèmes ERP. Toutefois, l’argumentopposé à ces derniers tient dans ce que leursfonctionnalités ne répondent pas suffisammentaux exigences de l'entreprise utilisatrice. Les deuxstratégies affichent leurs forces et leurs limites.Chaque entreprise doit les examiner selon son caspropre.

Niveaux d’intégration

Le moinssouhaitable

Le plussouhaitable

Amélioration

Intégration en annexe(même éditeur)

Interface secondaire

Intégration tierce

Interface tierce

Pour optimiser l’application, un revendeur à valeur ajoutée, ou VAR(Value Added Reseller), en développe le code au moyen du jeu d’outils etde la base de données du progiciel ERP. L’amélioration fonctionnelle esttransparente pour l'utilisateur : de son point de vue, il ne quitte jamais leprogiciel ERP.

L’application appartient à l'éditeur ERP. Elle a été créée au moyen du jeud’outils et de la base de données utilisés par l’application ERP.La plupart des applications développées en annexe, c’est-à-dire par lemême éditeur, ont été initialement conçues pour s’intégrer étroitementà l’application ERP. En général, les utilisateurs ne sont pas en mesurede déterminer s'ils se trouvent dans l'application annexe ou dans lesystème ERP.

Si l’application appartient généralement à l’éditeur ERP, elle n’est pasnécessairement développée avec les mêmes outils, ni exécutée sur lamême base de données que le progiciel ERP. L’éditeur fournit uneintégration standard à son application ERP. Cette intégration bénéficied'un développement de haute qualité, optimisé au fil des années. Si lesutilisateurs voient ici encore deux applications fonctionner, ils n'éprouventgénéralement plus aucune inquiétude quant à l’intégrité des données.

L’application est développée par un autre éditeur, puis connecté àl’application ERP par voie d'intégration. Dans le contexte d’uneintégration étroite, une des applications est prépondérante et régit lefichier maître. Les données appropriées sont alors plus clairementidentifiables. Si les utilisateurs voient ici encore deux applicationsfonctionner, ils n'éprouvent généralement plus aucune inquiétude quantà l’intégrité des données.

L’application est développée par un autre éditeur, puis interfacée àl’application ERP. Les données sont échangées de manièrebidirectionnelle afin que les deux applications disposent des mêmesinformations. La confusion règne souvent lorsqu'il s’agit de déterminerquelle application contient le fichier maître. Aux yeux des utilisateurs, ilest évident que deux applications fonctionnent. Aussi doivent-ilsidentifier celle sur laquelle les données doivent être saisies.

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COÛT TOTAL DE POSSESSIONLe coût total de possession, généralement désigné parl’acronyme TCO (Total Cost of Ownership),constitue un outil très répandu d’analyse et dejustification dans le cadre de projets d’évaluation, deremplacement et d’acquisition de logiciels. Unavertissement toutefois : L’analyse TCO est unprocessus assez long qui repose sur des hypothèses.Ses conclusions se révèlent parfois difficiles àquantifier. Les composants suivants doivent être prisen compte lors de l’évaluation du TCO de vosapplications actuelles.

1. Défi : Les entreprises éprouvent des difficultés àidentifier le coût réel du logiciel acheté. Ce coûtcomprend celui des modules logiciels et deslicences utilisateur. Les éditeurs de logicielsutilisent différents modèles de tarification. Lesentreprises oublient souvent d’inclure le coût deslogiciels tiers éventuellement nécessaires pourrépondre aux exigences fonctionnelles desutilisateurs.

Solution : Les éditeurs proposent différentsmodèles de tarification des logiciels. La tarificationpeut reposer sur différents attributs, notammentles modules achetés, les utilisateurs nommés,simultanés ou auteurs de rapports, les volumestransactionnels, le chiffre d’affaires ou la plate-forme. Une autre tendance de tarification et dedéploiement qui gagne du terrain consiste àcommercialiser le logiciel en tant que service ; unmodèle appelé SaaS (Software as a Service). Ilconsiste essentiellement à vous donner accès àl’application et aux données sur le serveur del’éditeur du logiciel par le biais d’une connexionInternet. En d’autres termes, vous n’êtes pasréellement « propriétaire » du logiciel, mais vousl'utilisez en échange d'un abonnement mensuel,diminuant ainsi la nécessité de disposer d'unpersonnel informatique en interne. Examinez lagrille tarifaire correspondant aux solutions dechaque éditeur. Examinez également l’aspectincrémentiel éventuel de la tarification, afin demieux appréhender l'incidence d'une croissanceou d'une extension. Votre analyse doit égalementtenir compte du coût des logiciels tiers nécessairesà votre mise en uvre.

2. Défi : Le coût de la mise en uvre est difficile àestimer et peut s'élever à plusieurs fois le coût dulogiciel en soi. La mise en uvre comprendgénéralement des coûts extrinsèques (des sommesversées à des entreprises extérieures) et dessommes intrinsèques (induites par l'utilisation deressources internes). Les entreprises doiventidentifier tous les composants de la mise en uvreet déterminer les ressources nécessaires à la priseen charge de chacun d’eux.

Solution : L’examen qui suit met en évidence lescomposants le plus souvent rencontrés dans lecoût de mise en uvre. Pour garantir uneévaluation minutieuse du coût total de mise en

uvre, parcourez cette liste et estimez le coût(sommes intrinsèques et extrinsèques) de chaquecomposant.

a) Installation du logiciel. Il s’agit de l’installationphysique du logiciel sur le matériel. Lepersonnel qui effectue l'installation ; le nombrede sites sur lesquels le logiciel est installé etdéployé ; le nombre d'utilisateurs quidisposeront d’une licence ; le nombred’utilisateurs distants, ainsi que le nombre demodules mis en uvre comptent pour autantde facteurs.

b) Configuration du logiciel. Ce composantcomprend la configuration du logiciel en vuede répondre aux besoins de l’entreprise. Cetteconfiguration comprend notamment les tâchesspécifiques suivantes : définition du plan decomptes, définition des workflows, attributsdu fichier maître pour les clients, fournisseurset employés.

c) Formation. La formation doit inclure tous lesniveaux d’utilisation présents au sein del’entreprise : du technicien à l’exploitant, enpassant par le dirigeant. Les facteurs quiinfluencent le coût de la formation sontnotamment : le personnel à former, lesformateurs, ainsi que le lieu, la date et l’objetde la formation. Il est parfois difficiled’identifier le coût interne de cette tâchelorsqu’une entreprise opte pour l’approche du« formateur formé », cas dans lequel la sociétéqui procède à la mise en uvre forme unepersonne de l'entreprise, qui à son tour, formele reste de l'entreprise. Tenez compte desexigences de formation initiales, maiségalement de la formation avancée quipourrait s’avérer nécessaire dans les années àvenir.

d) Conversion des données. Quelles donnéesissues des systèmes en place seront convertiessur le nouveau système ? Les données sontconverties au niveau du résumé ou au niveaudes détails. Dans les deux cas, elles doiventêtre « épurées » pour s'adapter au nouveausystème. Plus le volume de données àconvertir est important, plus le processus estlong et coûteux. Nombre d’entreprises optentpour la conversion détaillée des transactionspour les deux dernières années, puis pour lesseuls résumés pour la période antérieure.Évaluez les avantages et les inconvénients de lamise en correspondance des données détailléessur le nouveau système, par rapport à uneanalyse ou une génération de rapports

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historique susceptible d’être exigée de cesinformations.

e) Documentation. Ce composant comprend letravail nécessaire à la documentation internedu système, et les politiques et procédures quil’entourent. En général, en matière de prioritédocumentaire, les entreprises retiennent lesprocessus les plus essentiels ou ceux quiaffectent plusieurs services. Les prestataireschargés de la mise en uvre proposentsouvent des services de documentation enoption.

3. Défi : Le coût total du matériel nécessaire à la priseen charge du système de gestion financière estdifficile à déterminer. Les entreprises doiventprocéder à une évaluation du coût de l'ensembledu matériel nécessaire à l'utilisation du systèmeactuel. Des coûts matériels peuvent être« dissimulés » dans le budget d’un autre service,ou partagés par d’autres applications.

Solution : En termes d’évaluation des coûts dumatériel, les questions les plus répandues sontnotamment les suivantes : Le matériel est-ilobsolète ou fiable en termes d’exploitation ? Lenouveau système sera-t-il efficace s'il est exécutésur l'ancien matériel ? L’infrastructure réseau oude communication est-elle accessible à tous lesservices, et comment ceux-ci doivent-ils êtreconnectés ? Tenez compte de l’achat d'un nouveaumatériel ou du coût de la mise à niveau dumatériel existant, nécessaire tant côté serveur quecôté postes de travail.

4. Défi : Identifier les sommes à verser aux éditeursde logiciels pour la maintenance et le support deleurs produits. Le montant et la valeur dessommes exprimées en pourcentage varient. Lesentreprises se trouvent souvent confrontées à deshausses considérables de la maintenance au fil ducycle de vie du logiciel installé.

Solution : La majorité des éditeurs facturent desfrais de maintenance annuels, exprimés enpourcentage de la « liste de prix actuelle ». Pources frais, vous pouvez parfois négocier le non-dépassement d’un pourcentage de hausse annuel.

Cet accord protège l’acheteur contre les haussestant du coût du logiciel que du pourcentage demaintenance si l’éditeur décide d’augmenter sestarifs de manière importante.

5. Défi : Le coût de l’exploitation du logiciel estdifficile à quantifier et peut être sous-estimé. Cecoût comprend toutes les tâches nécessaires pourgarantir le fonctionnement attendu du système etsa pleine exploitation par l’ensemble desutilisateurs, ainsi que l’intégralité des fournitures.Chiffrer l’incidence de cet aspect du logiciel estparfois difficile car une grande partie de la tâchecorrespondante est effectuée par des membres dupersonnel interne de l'entreprise.

Solution : Les coûts d’exploitation sont lessuivants :

a) Fournitures. Il s’agit des consommablesinformatiques nécessaires au matériel et auxlogiciels (par exemple, papier, toner, piècesdétachées et bandes de sauvegarde).

b) Sauvegarde. Il s’agit des salaires et de larémunération versés au personnel chargé deveiller à l’exécution et à la consignation dessauvegardes quotidiennes, hebdomadaires,mensuelles et trimestrielles.

c) Maintenance système. Ce composantcomprend une maintenance préventive, ainsique les interventions d’optimisation et lesréparations majeures.

d) Mises à jour et mise à disposition desversions. Les mises à jour et les mises àdisposition des versions induisent desinstallations, des documentations, des tests,des formations et des communicationsadressées à l’entreprise. Tous ces processusprennent du temps et affectent souventplusieurs services.

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CONCLUSIONNombre de défis techniques et métier contraignentles entreprises à réévaluer leurs systèmes de gestionfinancière. Le présent livre blanc a examiné cinqaspects clés générateurs de défis pour des entreprisescomme la vôtre, conduisant ces dernières à envisagerd’autres solutions.

Bonne nouvelle cependant : les solutions disponiblessur le marché actuel permettent d'atténuer lesproblèmes posés. Les logiciels de gestion financièrerécents améliorent la flexibilité et l’efficacité de lagénération de rapports, rationalisent les processusmétier, proposent des familles de modules plusexhaustives offrant une fonctionnalité étendue,fournissent une technologie ouverte favorisantdavantage l’intégration d’autres systèmes, etaméliorent les profits de l’entreprise par le biais d’unediminution du TCO.

Les informations présentées dans ce livre blanc vousaident à procéder à une évaluation minutieuse etefficace de vos systèmes actuels, afin de déterminer sivous devez envisager leur évolution. Vous trouverezen page suivante, un tableau comparatif à utiliserpour évaluer votre système actuel, ainsi qued'éventuelles solutions de substitution. Si l'évaluationconclut à la nécessité de changer les systèmesexistants, le présent livre blanc vous assiste égalementdans une évaluation exhaustive des possibilitésoffertes par les nouveaux logiciels de gestionfinancière.

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LISTE DE CONTRÔLE POUR L’ÉVALUATIONCette liste de contrôle vous permet d’évaluer le logiciel de gestion financière actuel ou différentes optionsdisponibles. Attribuez à chaque catégorie une des trois notes suivantes :

1. Ne répond pas aux attentes.2. Répond aux attentes de manière adéquate.3. Dépasse les attentes.

Génération de rapports Actuelle Option A Option B Option C1. Les données sont présentes sur plusieurs systèmes2. Les données sont difficiles à extraire3. Outils de gestion des tableaux et des graphiques4. L’outil de génération de rapports est difficile à utiliser5. Analyse par hypothèses limitée6. Prise en charge des modifications du modèle métier7. Génération de rapports détaillée8. Absence de prise en charge de la génération des

rapports conformes à la réglementation

Processus métier1. Processus adoptés pour adaptation au logiciel2. Les processus sont inefficaces3. Important volume de papiers acheminé manuellement4. Plusieurs approbations manuelles5. Processus non standardisés

Modules et fonctionnalité1. Fonctionnalité indisponible2. Fonctionnalité limitée au sein de chaque module3. Applications tierces nécessaires4. Absence de prise en charge des modifications apportées

à un modèle métier5. Formation incomplète sur les modules et la

fonctionnalité

Intégration système1. Applications installées sur des plates-formes disparates2. Saisie de données par l’utilisateur sur plusieurs

systèmes3. Génération et persistance d'îlots de données4. Stratégie de sélection des meilleures applications

Coût total de possession1. Logiciels2. Mise en uvre3. Matériel4. Maintenance5. Exploitation

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ANNEXE : MODULES CLÉS ET FONCTIONNALITÉ ASSOCIÉELes logiciels de gestion financière proposés sur le marché actuel fournissent aux entreprises des modules intégrés.Chaque module fournit une fonctionnalité améliorée par rapport aux systèmes anciens utilisés dans nombred’entreprises. La liste suivante répertorie les modules les plus souvent proposés par les éditeurs de logiciels dansleurs familles de solutions de gestion financière. Pour chacun des modules, nous avons développé les types defonctionnalités spécifiques qu’ils intègrent.

1. Caractéristiques générales 3. Comptabilité fournisseursa. Sécurité a. Attributs du fichier maître fournisseursb. Mises à jour en temps réel/par lot b. Paramètres par défaut du fichier fournisseursc. Requêtes en ligne c. Comptes bancaires multiplesd. Gestion budgétaire d. Adresses de fournisseurs multiplese. Workflow e. Relations parent/enfant des fournisseursf. Alertes f. Champs définis par l’utilisateurg. Notification par courrier électronique g. Gestion et génération de rapports 1099h. Processus de clôture d’exercices h. Rapprochements bancairesi. Formulaires personnalisés i. Rapprochement sur trois et quatre critèresj. Outils de rédaction de rapports de niveau

utilisateur j. Libre-service fournisseurs

k. Génération de rapports de tableau de borddirectorial

k. Gestion des cartes de paiement

l. Générateur de rapports de niveau utilisateur l. Gestion des frais de déplacement et dereprésentation

m. Personnalisation des jeux d’outils m. Gestion des entrées en doublonn. Suivi d’audit et contrôles internes n. Informations d’en-tête/de posteo. Purge et conservation des données o. Options de paiement de substitution : chèque,

virement, transfert électronique de fonds (TEF),p. Importation/Exportation p. Paiement anticipé et versementsq. Méthode comptable q. Méthodes de sélection du paiementr. Champs définis par l’utilisateur r. Chèques invalidéss. Conformité SOX s. Prévision des mouvements de trésorerie

t. Rapports d’obsolescence2. Grand livre u. Paiements électroniquesa. Entreprises multiplesb. Entrées automatiques sur plusieurs entreprises 4. Bon de commandec. Multilingue a. Gestion des demandes d’achatd. Devises multiples b. Gestion des offres et des devise. Génération de rapports de consolidation c. Attributs d’en-tête/de postef. Génération de rapports de tableau de bord

directorial d. Types de bons de commande

g. Analyse par hypothèses e. Bons de commande forfaitaires ou maîtreh. Graphique configurable d’une chaîne de comptes f. Routage de workflow pour approbationi. Flexibilité de la définition des années fiscales g. Intégration de catalogues fournisseursj. Années fiscales multiples h. Gestion des contratsk. Flexibilité du nombre de périodes comptables i. Devises multiples au niveau transactionnell. Entrées de journal financièresm. Entrées de journal statistiquesn. Entrées de journal récurrenteso. Inversion d’entrées de journalp. Affectationsq. Validation des enregistrementsr. Génération de rapports de consolidations. Informations d'en-tête/de poste

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5. Comptabilité clients 8. Commandes clienta. Fichier maître clients a. Fichier maître clientsb. Gestion de la clientèle b. Listes de prix multiplesc. Listes de prix c. Gestion des devis et des offresd. Traitement des devis d. Configuration produite. Traitement des commandes client e. Kitf. Expédition f. Détails d’en-tête/de posteg. Facturation g. Adresses de livraison multiplesh. Déclarations h. Instructions particulièresi. Gestion des tickets de caisse i. Calculs des taxes sur les ventes et rapports associésj. Gestion de crédit j. Enlèvement et conditionnementk. Gestion des contacts k. Expéditionl. Gestion des collections l. Commissions sur les ventesm. Génération de rapports d’analyse des ventes m. Autorisation de retour d'articlesn. Application de trésorerie n. Devises multiples au niveau transactionnelo. Compte collecteur o. Commandes maître ou forfaitairesp. Commissions sur les ventes p. Gestion des retours

6. Coût de projets ou de tâches 9. Immobilisationsa. Code ou numéro d’identification a. Fichier maître articlesb. Chef de projet b. Lieuc. Phases, tâches et activités c. Numéro de séried. Affectations et charge d. Types d’amortissemente. Retenue e. Transferts, ajouts, retraitesf. Facturation des tâches f. Gestion des actifs en crédit-bailg. Génération de rapports d’écart g. Génération de rapports fiscaux

h. Suivi des assurances7. Inventaire y i. Maintenance des actifsa. Fichier maître inventaires j. GASB 34b. Numéro d’inventairec. Numéro de lot 10. Gestion de la payed. Quantités de commande minimales/maximales a. Saisie des heurese. Gestion du réapprovisionnement b. Gestion des syndicatsf. Méthodes d’évaluation des coûts c. Calculs et types de payesg. Gestion des inventaires physiques d. Types de retenues sur salaireh. Codes marchandise e. Retenues sur salaires interdépendantesi. Gestion des lieux f. Génération de chèques de payej. Traitement de l’enlèvement et du

conditionnement g. Rapports réglementaires

k. Kit h. Dépôt automatiquel. Configuration produit i. Rapprochements bancairesm. Gestion d'entrepôtsn. Gestion de la ventilation 11. Ressources humaineso. Réception a. Analyse de reprisep. Expédition b. Suivi des candidatsq. Articles sans stockage c. Gestion du contrôle des postesr. Inventaire individualisé d. Fichier maître employéss. Traçabilité des lots e. Gestion des bénéficest. Transferts sur sites multiples f. Administration des bénéfices

g. Gestion de l’examen des performances h. Libre-service employés i. Libre-service cadres dirigeants j. Gestion COBRA k. Historique d’embauche

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ANNEXE : LES HUIT PIÈCES DU PUZZLEDE VOTRE DÉCISION FINALEAlors que nombre d'entreprises résument le choixd'un logiciel financier à un simple processus desélection en termes de fonctionnalité, de technologieet de coût, nous constatons qu’il faut en réalité tenircompte de huit critères clé lors de l’évaluation d’unnouveau logiciel de gestion financière. Ce sont les« huit pièces du puzzle de la sélection des logiciels ».

Chacun de ces aspects doit être pris en compte dansvotre décision finale. La faiblesse importante d’un éditeursur un seul d’entre eux pourrait conduire à sonélimination et à celle de ses produits. Par exemple, lacompatibilité organisationnelle est si importante quenous avons vu des entreprises éliminer un éditeur delogiciels parce qu'elles éprouvaient des difficultés àcollaborer avec l'équipe de mise en uvre affectée par cedernier.

La mise en uvre d’un progiciel financier peutconstituer un investissement considérable et essentielà la réussite opérationnelle de votre entreprise. Au fildu processus de décision, vous devrez collecter desdonnées sur chacun de ces aspects. Elles vouspermettront de disposer d'une image plus globale dela solution que vous envisagez. Lorsque vous avezidentifié l'éditeur de logiciels et le produit adaptés àvotre entreprise, selon les différents aspects, leschances de réussite de la mise en uvre de votresolution de gestion financière sont élevées.

• Fonctionnalité logicielle. Le logiciel propose-t-illa gamme de modules étendue et la richesse

fonctionnelle requises ? Quelles solutions decontournement ou quelle personnalisation duproduit sont nécessaires ? Quels aspectsfonctionnels semblent parfaitement adaptés ?Quelle fonctionnalité n’est pas disponible ?L’utilisation du logiciel est-elle intuitive etfacile ?

• Technologie logicielle. La technologie dulogiciel correspond-elle aux exigences ou auxorientations de votre entreprise ? Quelpourcentage d’utilisateurs existants exploite laplate-forme que vous envisagez ? L’applicationpoursuit-elle sont développement vers unetechnologie généralisée ? Quels jeux d’outilssont à la disposition de l'entreprise pourétendre le logiciel ?

• Éditeur de logiciels. L’éditeur du logiciel est-ilfinancièrement solvable ? Quelle est la visionstratégique de l’éditeur et quelles sont sesintentions en termes d’avenir ? L’éditeurpropose-t-il une fonctionnalité industrielle quirépond à vos exigences ?

• Fournisseur de la mise en uvre. Lefournisseur de la mise en uvre, ou VAR(Value Added Reseller), dispose-t-il desressources nécessaires à cette opération ?Dispose-t-il des compétences nécessaires pourgérer vos problèmes métier propres ? L’équipede mise en uvre proposée est-elle adaptée àvotre entreprise ? Comprend-elle les tenantset les aboutissants de votre secteur industriel ?

Fonctionnalité logicielle- Correspondance des exigences- Facilité d’utilisation- Amplitude fonctionnelle- Richesse fonctionnelle- Niches industrielles- Développement interne ou externe

Technologie logicielle- Plate-forme- Bases de données prises en charge- Langage du code source- Intégration- Outils- Outils d’optimisation des performances- Architecture

Éditeur de logiciels- Viabilité- Vision- Ressources- Culture- Orientation stratégique- Compétence industrielle

Fournisseur de la mise en uvre- Viabilité, culture, ressources- Expérience quant à l'implémentation des logiciels et modules proposés- Expérience industrielle- Expérience technique- Expérience en matière d'intégration

Formation, prise en charge,maintenance et intégration desmises à jour- Outils d’intégration- Complexité- API publiées- Couverture du support

Synchronisation du projet- Disponibilité des ressources- Fusions- Date de diffusion de la fonctionnalité- Nombre d’installations client

Compatibilité organisationnelle- Adaptation culturelle- Compatibilité en termes de négociations- Compatibilité en termes de processus- Compatibilité en termes de méthodologies- Vision partagée- Gestion des changements efficace

Coût total de possession- Logiciels- Base de données- Maintenance annuelle- Réseau matériel- Formation- Gestion du personnel- Mises à jour- Productivité et autres incidences

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• Formation et support. Quels programmes deformation et de support sont proposés parl’éditeur du logiciel ou le partenaire de miseen uvre (VAR) ? Ces programmesrépondent-ils aux besoins de votreentreprise ? Ferez-vous appel à l’éditeur pourl’ensemble de la formation ou à l’approche du« formateur formé » ? L’éditeur fournit-il desheures de support adaptées à la nature devotre entreprise ?

• Synchronisation du projet. L'éditeur s’adapte-t-il au déroulement de votre projet ? Quand laprochaine version du logiciel est-elleprogrammée ? Quelle version allez-vousmettre en uvre ? Les ressources de l’éditeursont-elles disponibles au moment voulu ?Disposez-vous des ressources nécessaires pourprendre en charge la mise en uvre ?L’éditeur prévoit-il une mise en uvre pluscourte ou plus longue que la vôtre ?

• Compatibilité organisationnelle. La culturede l’éditeur est-elle compatible avec celle devotre entreprise ? L’éditeur comprend-il votreindustrie, ainsi que les questions essentielles àla réussite de votre entreprise ? Ou, aucontraire, pense-t-il que vous devez changervotre mode de fonctionnement ? Votreentreprise est-elle prête pour les changementsrequis ?

• Coût total de possession. Quel est le coûttotal de possession pour les cinq prochainesannées ? Ces coûts dépassent-ils le budget duprojet ? Comment les éditeurs se départagent-ils sur chaque poste de coût (logiciels,matériel, personnalisation, formation etmaintenance) ?

Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics™ est une gamme de solutions financières, de gestion de chaîne d'approvisionnement et degestion de relations clientèle. Elle aide l’entreprise à gagner en efficacité. Proposées par le biais d’un réseau deprestataires de services spécialisés partenaires, ces solutions de gestion d’entreprise adaptables et intégréesfonctionnent avec les logiciels Microsoft® habituels, en vue de rationaliser les processus à l’échelle de toute uneentreprise.

www.microsoft.com/dynamics

L’auteur

SoftResources LLC est un consultant spécialisé dans les services de sélection de logiciels auprès d’entreprises àcapital public ou privé, gouvernementales et à but non lucratif, à l’échelle internationale. Ses clients vont despetites entreprises aux multinationales du classement Fortune 500. La société propose quatre principauxdomaines de service : 1) Évaluation de systèmes d’entreprise, 2) Sélection de logiciels, 3) Sélection de mises en

uvre par des éditeurs/VAR et 4) Examen de contrats sur les logiciels. Pour conserver son objectivité quant àl’évaluation des logiciels, SoftResources LLC s’interdit volontairement toute activité de développement,conception, vente ou implémentation de logiciels.

2517 Eastlake Avenue East • Suite 100 • Seattle, WA 98102-3278Téléphone : (206) 860-2400 • Télécopie : (206) 860-2828 • Courrier électronique : mail@softresources.com

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