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Alma @ ULg - Fulfillment Circulation approfondie Circulation Desk Operator Alma @ ULg - Circulation Desk Operator [email protected]

Fulfillment - Circulation desk operator - circulation approfondie

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Alma @ ULg - Fulfillment

Circulation approfondie

Circulation Desk Operator

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[email protected]

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Au terme de la formation, vous serez capable de :

• Maîtriser les règles de circulation du Réseau des bibliothèques

• Maîtriser les blocages et les outrepassements

• Maîtriser les instructions sur les rappels

• Modifier la fiche d’un lecteur (notes, blocages, date d’expiration d’un

compte)

• Visualiser l’historique de circulation d’un item (View Loan History)

• Modifier un prêt (date de retour de prêt, date de prêt, supprimer un prêt,

déclarer un prêt comme perdu, supprimer une amende)

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TOUTES les règles de circulation

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La circulation des documents est fonction :

1) du type de lecteur réparti en 6 User group

• Personnel Ulg/CHU • Master + Doctorant S Ulg• Bachelier Ulg• Etudiant et personnel non Ulg• Visiteur (1 an)• Visiteur (1 mois)

ET

2) de la localisation des documents (Location Type ou Fulfillment Unit)

• Emprunt long terme (Extended)• Emprunt normal (Regular)• Consultable sur demande (Storage)• Emprunt court terme (Short Loan)• Emprunt 1 jour (Limited)

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Règles de circulationnombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements

Location Type= Fulfillment Unit dans Alma

Personnel ULg + CHU

Master + Doctorant S

ULg Bachelier

ULgEtudiant & personnel NON ULg

Visiteur ( 1 an)

Visiteur(1 mois)

Empruntable long terme Extended 3 mois

R 9 mois3 mois

R 3 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 moisconsultableuniquement

Empruntable normal Regular 1 mois

R 3 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 moisconsultableuniquement

Consultable sur demande Storage 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours

Empruntable court terme Short Loan 7 jours

R 3 semaines7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaineconsultableuniquement

Emprunt 1 jour Limited 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour consultableuniquement

Total des emprunts/consultations 60 D 60 D 30 D 30 D 30 D 5 D

Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)

2 exceptions : Graulich : pas de prêt aux Bacheliers et MAL section B : durée de consultation plus longue

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Limites des services offerts, par type d’usager

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Paramétrage Alma

Ulg Personnel RB et ZZ_Eu2dora sont des User group de test

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Exemple : nombre maximum d’emprunts d’un étudiant de Master

Master

Empruntable long terme Extended 33 D, 3 mois, R 3

mois

Empruntable normal Regular 9 D, 1 mois, R 1

mois

Consultable sur demande Storage 7 D, 7 jours,

Empruntable court terme Short Loan 9 D, 7 jours, R 1

semaine

Emprunt 1 jour Limited 2D, 1 jour

Total des emprunts/consultations 60 D

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Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)

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Personnel ULg + CHU

Master + Doctorant S

ULg

Bachelier ULg + Etudiant & personnel NON ULg

+ Visiteurs (1 an)Visiteurs(1 mois)

Staff High priority Regular priority Low priority

personnel ULg et CHU (soit les U et les C) +

Doctorants UMaster de l’ULg (S)

+ Doctorants S

Bacheliers ULg (S) + autres écoles (universités, HE de la Fédération Wallonie-Bx*,

… (B)+ Visiteur pour 1 an (B)

+ Alumni**

Visiteur pour 1 mois (B)

* anciennement Pôle Mosan -> + d’informations sur : http://libnet.ulg.ac.be/fr/services/s-inscrire-aux-bibliotheques

** alumni : tout diplômé de l'ULg a droit à une inscription gratuite dans les bibliothèques durant les 3 années qui suivent l'obtention de son diplôme. La carte et l'identifiant Alumni ne sont pas reconnus dans les bases de données des lecteurs -> à inscrire donc comme extérieur (identifiant B), niveau Regular Priority.

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En plus des 5 grands types de localisation (Fulfillment Unit), il y a 2 autres cas de figure

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1. pas Fulfillment Unit -> ces documents n’appartiennent à aucune « Fulfillment unit »-> ne peuvent pas faire l’objet d’une Request-> ne peuvent pas être mis en prêt (sauf outrep. Manager) = consultables uniquement

NB : Location Type = Fulfillment Unit

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2. trois autres Fulfillment Unit: pour certaines localisations très particulières qui conservent un mode spécifique de circulation : le libre accès de Graulich & les consultables du MAL, ainsi que pour les ouvrages qui ne circulent pas mais qui peuvent faire l’objet d’une demande de digitalisation

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Cas de Graulich SL et MalCons

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• Graulich : les ouvrages du libre accès de Graulich ne sont pas empruntables par les Regular Priority (dont les bacheliers ULg)

• Magasin à livres : les ouvrages « section B storage » du MAL ont une durée de consultation plus longue que les consultations normalement autorisées en « storage »

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A côté des 5 règles de circulation de documents dans le Réseau (Extended, Regular, Short Loan, Storage et Limited) existent 3 exceptions possibles (à trouver dans Item Policy = statut d’exception) :

▪non consultable / No Loan No Request : utilisé p.e. pour des mémoires de fin d’études contenant des informations confidentielles

▪s’adresser au service / Loan No request,: Empruntable 1 mois (ou une semaine en fonction de la FFU de la localisation) et renouvelable une fois

▪non empruntable / No Loan : utilisé p.e. pour des ouvrages trop abîmés (et que l’on ne souhaite pas voir partir en prêt) contenus dans une localisation qui autorise normalement le prêt. Ces ouvrages seront consultés dans une reading room

Au niveau des items, il existe 3 statuts d’exception dans Alma

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Blocages et outrepassements

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Les Blocages ne concernent que les opérations de prêt (prêt, renouvellement, éventuellement retour dans un bureau de prêt inadéquat). Mais pas les request. Conséquence: un lecteur dont le titre d’accès est périmé ou qui a plus de 3 ouvrages en retard pourra effectuer des requests. Mais les ouvrages ne pourront pas lui être prêtés. Il devra donc les consulter sans les emprunter

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Blocages outrepassables par tous Action si outrepassementLa date de prêt est en conflit avec la date de Request

Raccourcit la date d’échéance du prêt (durée incompressible d’un mois)

Prêt d’un document réservé par le même lecteur (p.e. il l’a pris lui-même en rayon, avant que le document n’ait été traité et placé sur le Hold Shelf)

Efface la Request et met le livre en prêt sur le compte du lecteur

Emprunt d’un document pour un lecteur X déjà en prêt sur le compte d’un lecteur Y

Le document est rentré chez lecteur X et mis en prêt sur lecteur Y

Blocages outrepassables par un managerPrêt pour un document non empruntable Autorise l’emprunt

Prêt d’un document pour un lecteur qui a déjà en prêt le nombre maximum autorisé

Autorise l’emprunt

Prêt d’un document déjà réservé par un autre lecteur

Autorise l’emprunt

Renouvellement si Request Autorise le renouvellement

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Blocages insérés par le système

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Blocages insérés par le système

Blocages non outrepassablesPrêt d’un document qui n’appartient pas à l’institution

Prêt d’un document en commande

Prêt d’un document réservé (à moins d’annuler la Request précédente)

Dépassement des renouvellements autorisés

Limite de 3 documents en retard

Frais dus aux bibliothèques (Fines & Fees) > à 25,00€

La date d’expiration de la carte de l’utilisateur est dépassée

La limite des rappels de prêts en retard est dépassée

Le rôle de patron n’est pas actif ou est expiré Alm

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Blocages insérés par le staff : 5 types

5 types de blocages ont été définis dans Alma : ALERT, NORENEW, NOLOAN, NOILL, NOTHING.

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-> ALERT (sous forme de pop-up) ne bloque rien-> les autres bloquent de 1 à 4 fonctions : prêt, renouvellement de prêt, réservation, prêt inter-bibliothèques

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14 blocages ont été migrés d’Aleph. Chaque blocage est associé à un message.

Code Aleph Nom du blocage*01 Rapporte tjs les documents en retard*02 Comportement inapproprié en biblioth.*04 Trop de documents en retard*10 Non restitution d'ouvrages empruntés*03 A oublié qqch en bibliothèque*07 Doit régler petite dette envers 1 bib.*05 A une grosse dette envers une biblioth.

Code Aleph Nom du blocage*08 Vol ou détérioration de documents*09 Carte de lecteur perdue ou volée*06 Adresse/tél./mail erronés --> corriger*20 Voir note adhérent !*51 Doit contacter responsable scientifique*52 Doit contacter directeur de la biblioth.*53 Doit contacter secrétariat du département

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Ces blocages sont outrepassables par :- soit le CIRCDESC (CD manager)- soit par tout le monde (ALL)- soit par l'OPERATOR (CD operator)

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Alma @ ULg - Fulfillment

Les rappels, et les états de comptes usagers

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Le lecteur recevra 2 emails d’information :• Pour l’informer de ses prêts en cours, envoyé chaque début de mois• Pour l’informer de ses retours de prêts, envoyé le jour même

Il y a trois rappels. Le premier et le deuxième seront envoyés par email. Le troisième sera envoyé par email ET par courrier papier (aux usagers S et B uniquement!!)

• le premier (Overdue Notice Letter) est envoyé le dernier jour du prêt• le deuxième (Full Lost Loan Notification Letter) après 30 jours (calendrier) de retard• le troisième (Full Lost Loan Letter) après 75 jours (calendrier) de retard, accompagné de

la facture de l’ouvrage en retard. (procédure différente pour les usagers U et C)

Il faut noter que l’Email de courtoisie (Courtesy Letter) les informant de la fin imminente de leur(s) prêt(s) sera toujours envoyé deux jours ouvrables avant la date de retour.

* Resteront les quelques envois papier adressés aux utilisateurs n’ayant pas d’email personnel Alm

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Tous les mails envoyés par Alma sont visibles dans l’onglet « Attachment » de la fiche du lecteur

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Procédure de rappel pour les lecteurs U et C (Personnel ULg/CHU)

• le premier rappel (dernier jour de prêt) et le deuxième rappel (J30) sont envoyés par mail (comme pour les lecteurs S et B)

• le troisième rappel(Full Lost Loan Letter) après 75 jours (calendrier) de retard n’est pas envoyé automatiquement par Alma

• pas de blocage du compte lecteur pour un livre lost ou une amende > 25€, MAIS envoi d’un courrier au responsable hiérarchique donnant un délai supplémentaire au lecteur pour se mettre en ordre

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email d’information mensuel (le 2 du mois) reprenant un relevé de tous les prêts en cours, les échéances de prêts, les amendes de retard éventuelles.

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email d’information des retours de prêts, reçu le jour même par le lecteur

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1er rappelenvoyé le dernier jour du prêt (Overdue Notice Letter)

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2e rappelenvoyé après 30 jours (calendrier) de retard (Full Lost Loan Notification Letter)

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Le montant des frais de remplacement est par défaut de 30€, mais possibilité d’encoder le prix réel

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3e rappel (après 75 jours de retard )envoyé par email ET impression du courrier à la DG qui le transmet au directeur de la bibliothèque concernée (Full Lost Loan Letter). Sur base du courrier, la facture est établie par la secrétaire exécutive

• Frais de remplacement du document • + amendes de retard• -> le statut de l’ouvrage change dans le catalogue—> il devient « Perdu ».

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email de courtoisie informant de la fin imminente des prêtsenvoyé deux jours ouvrables avant la date de retour (Courtesy Letter)

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Modifier la fiche d’un lecteur

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Pour l’inscription et la gestion de la fiche d’un lecteur, voir le mode d’emploi Users : création et gestion

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• Statistics : concerne les administrateurs qui auront les droits requis pour encoder des informations dans cet onglet. Donne des informations sur la catégorie d’usagers et permettrait d’effectuer des statistiques sur base de ces informations.

• Proxy for : dans cet onglet apparaîtront les usagers auxquels l’utilisateur a accordé une procuration.

NB: visualiser deux onglets de + qu’avec le rôle de CDOL

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> Ouvrir la fiche du lecteur ( sur l'identifiant) > sélectionner l’onglet Notes

Modifier une note (Actions > Edit)

=

sur Update Note pour enregistrer la modification

Menu Action > sur Edit pour modifier la note

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La note s’efface sans demande de confirmation et disparaît définitivement du système, soyez donc très prudent avec la suppression des notes.

Supprimer une note (Actions > Delete)

> Ouvrir la fiche du lecteur ( sur identifiant) > sélectionner l’onglet Notes

sur Delete pour effacer la note

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Insérer un blocage Staff (Add Block)

> Ouvrir la fiche du lecteur ( sur identifiant) > sélectionner l’onglet Blocks

- Choisir un Block Description

- Rédiger la note- Close = pour revenir en

arrière sans enregistrer

- Add note = pour ajouter une nouvelle note

- Add and Close = pour enregistrer la note et fermer

sur Add Block

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14 Block descriptionDétail : voir dias 17 et 18

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Pour les lecteurs ne disposant pas d’une adresse email personnelle, il faudra indiquer l’adresse email d’une des 5 imprimantes principales (Alpha, BST, BSV, BSA, Graulich) dans la fiche du lecteur. Les rappels seront dès lors imprimés en bibliothèque et envoyés par courrier postal au lecteur.> Voir le mode d’emploi « Users : création et gestion »

Dès que quelqu'un utilise une fonction de type « print slip » dans Alma, le mail est envoyé à l'adresse mail liée à la bibliothèque/à l'imprimante et ce mail est imprimé automatiquement.

! Possibilité de créer des filtres sur les mails à imprimer automatiquement !

Comment ajouter une adresse email Printer dans la fiche lecteur?

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Le Proxy est une procuration accordée par un lecteur à un autre lecteur pour emprunter en son nom.-> les modalités de cet accord seront précisées ultérieurement.

Par exemple : Chloé Bourdouxhe est proxy pour Virginie Smits> Chloé peut donc emprunter un document pour le compte de Virginie.

Première étape attribuer le Proxy au lecteur qui aura la procuration> Aller sur le compte de Chloé Bourdouxhe

Utiliser le Proxy for

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Choisir l’utilisateur Virginie Smits

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Le Proxy for n’est pas encore utilisé dans les bibliothèques de l’ULg, même si ça fonctionne déjà dans Alma

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Au moment du prêt, aller sur la fiche du lecteur qui possède la procuration(Chloé Bourdhouxe) > cocher la case Use Proxy > sur OK

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La fiche du lecteur qui a accordé une procuration apparaît (Virginie Smits)

Après le choix du Proxy for une seconde fois sur « OK »

Choisir dans le menu déroulant le lecteur sur le compte duquel le prêt sera effectué

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Visualiser l’historique de circulationd’un Item

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2 possibilités pour visualiser l'historique de prêt, à partir des onglets Loans et Returns de la fiche du lecteur mais ces deux chemins nous mènent à des informations quelque peu différentes

Visualiser l’historique de prêt ou de retour d’un document > Loan History

Ce résultat représente l’historique de prêt de l’item pour un lecteur donné

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Rappel : l’historique de prêt d’Aleph n’a pas été transféré dans Alma

sur Loan History Premier chemin : via le menu « actions »

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Deuxième possibilité pour visualiser l'historique : via le code-barre du document

> sur le code-barres (à partir des onglets Loans et Returns)

> sur l’onglet History

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pour obtenir l’historique complet (prêts et retours) d'un document pour tous les lecteurs

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-> onglet History -> cocher Fulfillment Activities

pour obtenir toutes les modifications du statut de disponibilité d’un item-> onglet History -> cocher Item Changes

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Modifier un prêt

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Changer la date de retour d’un prêt (Change Return Date)

Utile pour modifier la date de retour effective d’un prêt Par exemple : le retour dans Alma n’a pas pu être fait le jour effectif du retour par le lecteurOu oubli de paramétrer un jour de fermeture dans Alma

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Alma > Fulfillment > Check in/Check out > Return Item > Change return date

Attention, cette fonction Change return date n’apparaît pas dans l’onglet Return de la

fiche d’un lecteur (Manage Patron Services)

Le change Return Date annule les amendes éventuelles

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1. Choisir date

2. Enregistrer 43

Changer la date d’un prêt (Change Due Date)

Dans l’onglet Loans > Actions > Change Due Date

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En cas de Change Due date, les règles de circulation (durée du prêt) ne s’appliquent plus

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Supprimer un prêt (Delete Loan)

Le message de confirmation suivant apparaît. Pour confirmer sur Confirm

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A n’utiliser que si le livre n’a pas été prêté au lecteur et que le livre est en rayon

Dans l’onglet Loans > Actions > Delete Loan

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Supprimer un prêt dans le cas d’un document Lost

« Delete loan » : à faire quand un document Lost a été remboursé par le lecteur :

• l’exemplaire devient Missing dans le catalogue• Le document n’apparaît plus dans la liste des prêts du lecteur• MAIS Le lecteur apparaît comme le dernier emprunteur dans l’historique du document »

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Un message indique les frais engendrés par la perte de l’ouvrage

Déclarer un prêt comme étant perdu (Lost)

Dans l’onglet Loans > Actions > Lost

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Sur la fiche du lecteur > dans l’onglet Fines/Fees > sélectionner la ligne à annulerActions > Waive

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Annuler une amende (Waive)

Choisir le montant à annuler

Choisir dans le menu déroulant le motif de l’annulation

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Ne pas confondre Fines (amendes) and Fees (frais) : les BIB qui ne font pas payer d’amende à certains catégories d’usagers perçoivent tout de même les frais de remplacement pour un ouvrage perdu.

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Alma @ ULg - Fulfillment

Encodage d’un prêt en Quick catalogingAperçu

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Le cas de figure se présente par exemple lorsqu’un lecteur veut emprunter un document n’étant pas encore cataloguéSur la fiche du lecteur > Loan > Create Item

Plusieurs choix s’offre à nous :

Encodage d’un prêt en Quick Cataloging - aperçu

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A vous de remplir les champs nécessaires

Le Quick Cataloging est expliqué en formation Ressource ManagementRepository and Inventory: Search and Sets : Quick cataloging (Rôle de Physical invetory Operator

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Alma @ ULg - Fulfillment

Réaliser des listes d’Items = Create Fulfillment Sets

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Créer des listes thématiques d’Items (Create Fulfillment Sets)

Le menu Fulfillment Sets permet de créer des listes d’exemplaires (Physical Item) en cours de prêt, sur la base :

▪de 10 statuts des prêts (Loan Status)▪du calendrier (Due date et Status date)

Accès au menu : Menu Alma > Fulfillment > Advanced Tools > Create Fulfillment Sets

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1. Champs de description de l’objet de la liste thématique :

▪Name = nom donné à la liste thématique ▪Description = explication de la liste thématique ▪Note = zone plus complète d’explication de la liste thématique

2. Quatre critères liés aux dates :

▪Due date after = date d'échéance après la date indiquée dans le champ▪Due date before = date d'échéance avant la date indiquée dans le champ▪Status date after = date de changement de statut après la date indiquée ▪Status date before = date de changement de statut avant la date indiquée

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3. Douze critères liés au statut de prêt(Loan Status)

▪Any = tous les statuts de prêt (sauf Claim returned!)

▪Claim returned = retour contesté▪Claim returned with overdue change

retour contesté avec frais liés▪Lost = exemplaire perdu▪Lost with overdue charge ▪Normal = prêt ordinaire▪Overdue Notification▪Recalled = rappelé▪Renew rejected by partner =

renouvellement refusé ▪Renew requested▪Renewed = renouvellé▪The renew request will be handled by the

appropriate library staff

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Exemple : Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient du être rendus avant le 7 août 2016

sur Save

Un message vous confirme la création du Set. Vous pouvez continuer à enregistrer des Sets ou voir les résultats > View My Sets

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Vous arrivez au menu Manage SetsAutre accès possible : menu Alma > Ressource Management > Search and Sets > Manage Sets

Vos Sets apparaissent dans l’onglet My Sets (fichiers non partagés avec les collègues)

Le menu Actions offre différents choix :

Edit = accéder au détail Set et modifier certains attributsMembers = voir le résultat du Set dans le Respository Search (avec possibilité d’ajouter ou supprimer des éléments)Duplicate = dupliquerCombine sets = associer plusieurs Sets (AND, OR, NOT)Create titles set = obtenir la liste par titre de document et non par exemplaireDelete = effacer

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Le menu Edit permet de modifier:- Le nom du Set- La description- La note- De rendre le statut actif ou inactif- De rendre le Set privé ou public

Add Contents to Set = permet d’ajouter des Items à partir du Repository Search à l’aide de filtres de recherche

Save = pour sauver la modification effectuée sur le Set

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Le menu Members permet de voir le résultat du Set dans le Respository Search

Actuellement, aucune facette disponible (par exemple par bibliothèque)Le résultat porte donc sur l’ensemble des bibliothèques du Réseau.

En attendant, conseil pour l’utilisation : exporter les résultats dans un fichier Excel (cliquer sur Outils), puis, dans Excel, activer une ligne de

filtres par colonnes.

934 exemplairesen retard à l’échelle du Réseau

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Résultat dans Excel, après traitement = liste des prêts en retard qui auraient du être rentrés avant le 7 août 2016 (voir colonne Due Date) pour une bibliothèque donnée (d’autres filtres sur colonnes sont possibles, par exemple selon la localisation)

Pour créer une ligne de filtres dans Excel > insérer une ligne sous la ligne de titre > sélectionner la ligne > Trier et filtrer > Filtrer

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Le menu Manage Sets > Actions > Combine permet d’associer plusieurs Sets à l’aide des opérateurs booléens AND, OR, NOT

Par exemple:Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient dû être rendus avant le 7 août 2016 + les prêts déclarés rendus (Claimed Return)

> Créer un Set sur la base de ce statut de prêt Lost > Save > View my Sets > Actions > Combine

Sélectionner (loupe) le Set à associer > choisir l’opérateur booléen > Submit

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Un message de confirmation apparaît > si Confirm un nouveau Set combiné apparaît après quelques minutes dans My Sets

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