©Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï

GED, Archivage, data room : quelle relation

dans le secteur immobilier ?

Jeudi 20 avril 2017

Avec le témoignage de :

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Avant de commencer, quelques précisions …

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Nous mettrons les participants en mode « mute » ou silencieux pour le confort de tous.

Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y répondrons à la fin du webinar.

1. Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.

2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

• Chloé Tolédano, Experte Archives @Everteam

• Rabah Ammouche, Consultant avant vente @Everteam

• Alexandrine Arene, Juriste @CarrefourProperty

Les intervenants

Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels français présent sur les 5 continents, met la gouvernance de l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre

expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour des technologies big data et adaptées à différents

contextes métier.

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Notre mission : permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser leur patrimoine informationnel

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ACTEUR FRANÇAIS ET INTERNATIONAL

ACTEUR DE L’INNOVATION

ACTEUR DE LA NORMALISATION

GRANDES RÉFÉRENCES CLIENTS

1er éditeur à certifier son SAE NF 461

Membres de comités de normalisation

Everteam Lab agréé « Centre de

Recherche privé »

Nos bureaux :Boston - Paris - DubaïHong Kong – Singapour –Bangalore – Lyon

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Pourquoi ce webinar ?

• Projets d’envergure émergents

• Prospects• Association de type

FIDJI

► Pourquoi est-ce aussi important dans le secteur de l’immobilier ?

► Quels sont ces enjeux ?

► Témoignage d’Alexandrine Arene, juriste chez Carrefour Property

Prise de conscience :

- des enjeux- de la nécessité d’organiser la production documentaire

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Sommaire

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1. Les enjeux de la gestion documentaire dansle monde de l’immobilier

2. La problématique des documents sensibles

3. Le cas de la cession immobilière

4. Présentation du projet Carrefour Property

5. Démo everteam.archive

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Les enjeux de la gestion documentaire dans le monde de l’immobilier

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Une question de valorisation (1)

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La documentation juridique des actifs valorise le patrimoine

Des documents au cœur du business

Exemple 1 : la production d’un certificat de conformité à un permis de construire favorise la liquidité de l’actif

Exemple 2 : l’incapacité à produire un état locatif à date fiable peut retarder une négociation

Mais, il est difficile de rassembler l’ensemble de la documentation juridique des actifs

La capacité à produire une documentation fiable à date montre le sérieux du vendeur

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Une question de valorisation (2)

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• Les documents réunis dans le cadre d’une opération de rénovation ou dans le cadre de l’acquisition d’un portefeuille d’actifs sont une mine d’or pour demain

• Nécessité de rassembler, piloter, organiser la production documentaire. C’est une question de valeur et de liquidité de l’actif.

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La problématique des documents sensibles

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Collaborer autour de documents stratégiques pour l’entreprise

Challenge :Mettre à disposition des collaborateurs les documents sensibles dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.

Exemples :Baux commerciauxActes de propriétéExpertises immobilières

Les acteurs de la gestion immobilière travaillent au quotidien avec des documents sensibles

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Quels objectifs pour la gestion de ces documents ?

Garantir la conformitéAssurer la

confidentialité des documents

Garantir la non altération d’un original

électronique

Garantir la sécurité des originaux papier

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Mettre en œuvre :

- une procédure

- une solution de gestion documentaire

Comment y parvenir ?

La solution pourra être assimilé à une GED pour les collaborateurs car elle présentera des fonctionnalités de type :

Classement arborescentDépôt facilité depuis le bureau ou le gestionnaire d’emails

Mais elle garantira la pérennité, l’intégrité et la sécurité des documents dans une logique d’archivage.

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Et au quotidien pour les utilisateurs ?

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Mettre en œuvre des interfaces entre cette application de GED et les outils métiers de type :

Outil de gestion de la commercialisation et de suivi des bauxSystème comptable et de gestion immobilière

Pourquoi ?

Un gain de temps pour récupérer des métadonnées pertinentesDe la fluidité : accès facile, rapide et sécurisé aux documents archivés

Et finalement, qu’est-ce qui compte le plus ?Proposer une interface de recherche unique et simple dans laquelle les collaborateurs sontassurés de trouver une documentation complète et fiable des actifs immobiliers dont ils assurentla gestion

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Le cas de la cession immobilière

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Monter une data room de cession en un temps record !

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01.L’audit rapide d’un actif

02.La possibilité de répondre positivement à une opportunité de cession

03.Un gain de temps très conséquent lors du montage de la data room de l’actif

En rassemblant le plus tôt possible l’intégralité de la documentation juridique d’un actif immobilier au sein d’une application unique qui en garantit l’authenticité et la fiabilité, on rend possible :

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De la GED à la Data Room en un clic … il n’y a plus qu’un pas !

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Outils de publication (génération d’export de contenu avec liste data room)

Ou data room ouverte à des utilisateurs externes habilités

Intégrant un système de questions/réponses

…

Si la solution de GED retenue offre des fonctionnalités de data room :

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Présentation du projet de Carrefour Property

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Projet de gestion documentaire & Mise en place d’une data room

permanente permutable en data room de cession

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Un nouvel outil au service du management des donnéesContexte

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Nécessité d’une data room permanente permutable en data room de cession

Disposer d’un accès à la documentation commune de l’ensemble de nos foncières Groupe, tout en ayant la possibilité de distinguer les éléments propres à chaque entité

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Un nouvel outil au service du management des donnéesEnjeux

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Faire de la GED un instrument incontournable dans l’optimisation de la gestion des Actifs via un outil performant, convivial, afin :

• D’avoir une vision exhaustive du patrimoine• De disposer d’un outil accessible, assurant une documentation fiable et détaillée, consultable par

l’ensemble des collaborateurs dans le but d’optimiser la gestion du patrimoine + exhaustivité des documents indispensables (fonction « Complétude »)

• D’optimiser l’extraction rapide et fiable de le documentation afin :

de répondre dans l’immédiat à la demande d’un interlocuteur interne / externe d’enclencher le process de cession, concomitamment à la décision d’arbitrage en interne

• De créer, le cas échéant, une data room de cession ouverte aux intervenants internes/externesavec intégration d’un système de publication des data room.

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Un nouvel outil au service du management des donnéesMise en oeuvre

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• Création d’une arborescence de nature à affiner le classement et la recherche• Révision de la procédure d’alimentation de la GED avec définition :

• Reprise et/ou enrichissement des données existantes• Collecte des documents manquants• Visuel et ergonomie « user-friendly »• Recherche de documents ludique (recherche type Google)• Interface avec Altaix prévue

d’un référentiel documentaire revu et corrigé

des services / personnes responsables des versementset de la validation de ces versements dans la GED

du service / personne responsable de la vérification de l’exhaustivité de la documentation juridique des Actifs Immobiliers de nos foncières Groupe

du service / personne responsable de la disponibilité des originaux papiers (contrats)

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Un nouvel outil au service du management des donnéesFinalité

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Bénéficier :

• D’une data room à la couverture fonctionnelle

« Métiers » ;

• D’une souche logicielle GED (arborescence, plan

de classement, workflow, archivages, analytics …)

apte à nous accompagner dans tous nos projets

de gestion du patrimoine et de cessions;

• D’une base de données optimale, exploitable

et valorisable;

• D’une autonomie dans la gestion documentaire

compatible avec une foncière de premier plan

Anticiper :

• Les prises de décisions internes dans le cadre des cessions d’actifs.

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Démonstrationeverteam.archive

Questions & Réponses

Levez votre main, on vous donnera la paroleCliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous ou par l'organisateur.

Tapez directement votre question1.Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

Merci pour votre participation !

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À l’afficheWebinar « Gouvernance & cycle de vie du document » avec EI-Technologies

Date : Jeudi 18 maiThème : Gouvernance & Cycle de vie du documentIntervenants : Everteam & EI-Technologies

Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. En effet les documents peuvent jouer le rôle de « trace » ou de « preuve », et deviennent ainsi garants d’une vérité, d’un acte ou d’un savoir. Le but est alors de bien maîtriser leur cycle de vie pour limiter les frais liés à l’archivage des données, mais aussi limiter les risques de se trouver exposé sans pouvoir retrouver facilement le document « probant » …

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EN SAVOIR PLUS

Everteam_Global

Ever-team

@Everteam_Fr

Ever-team

Let’s Connect!

+33 (0)1 72 71 33 33

info@everteam.com

www.everteam.com

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Un peu de lecture …Consultez nos livres blancs rédigés par des experts du domaine

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SUCCESS STORY | UNIBAIL RODAMCO

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everteam.archive

CHALLENGEMettre en œuvre un système de gestion commun pour :

Mutualiser les procédures au sein du groupe

Remplacer l’outil de gestion des archives existant développé en interne, qui avait atteint ses limites techniques et fonctionnelles

Améliorer la gestion et la consultation des documents

SOLUTIONL’application permet de gérer le cycle de vie de l’ensemble des documents :

soit versés au Sanctuaire pour une sélection de documents engageants et stratégiques pour la gestion de l’actif,

soit pré-archivés en local par les services versants selon un cadre défini par le service centralisé des Archives.

puis archivés et versés au service des Archives du groupe qui pilote l’externalisation des archives pour l’ensemble du groupe ainsi que le stockage sur site au siège du groupe

EN SAVOIR PLUS

Gestion des archives physiques et des actifs papiers & électroniques, Records Management, GED

Déploiement Européen : France, Pologne, Pays-Bas…

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SUCCESS STORY | FONCIERE DES REGIONSProjet global de GED, workflow et archivage des dossiers immobiliers

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everteam.caseeverteam.dataroom

everteam.archive

• 380 utilisateurs producteurs• Dossier Actif Immobilier centralisé• Intégration ERP Altaix & ERP Sage

• Injection flux LAD RAD

SOLUTION Référentiel documentaire centralisé Injection de flux dématérialisés LAD RAD (Docapost) Accès direct depuis l’ERP Altaix et depuis l’ERP SAGE Echange avec le tiers–archiveur (Iron Mountain)

CHALLENGE Centraliser les documents propres à la gestion des actifs

immobiliers, jusqu’alors disséminés dans différentes applications (Répertoires windows, GedImmo, Xpert…)

Faciliter l’accès à une information fiable et sécurisée, pour les opérations de cession des Actifs.

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SUCCESS STORY | BOUYGUES CONSTRUCTIONBouygues Construction modernise son système d’archivage

électronique et papier avec Everteam

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everteam.archiveeverteam.analytics

50 000 utilisateurs, 70 pays 12 To de documents électroniques

dont flux Documentum, SAP…> 100Km de papier

SOLUTION▪ Industrialisation & harmonisation des processus

d’archivage Groupe▪ Archivage de flux Documentum, de flux Comptables

(valeur probatoire) …▪ Automatisation des échanges avec le 1/3 archiveur papier▪ Conformité à la norme ISO 14641-1

• 50 000 utilisateurs, 70 pays • 12 To de documents électroniques

dont flux Documentum, SAP…• > 100 km de papier

EN SAVOIR PLUS

CHALLENGE Appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel

que soit le support de l’archive, électronique ou physique, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur

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SUCCESS STORY | ZOLPANZolpan partage l’information technique et améliore l’efficacité avec Everteam

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CHALLENGE Refonte du système de Gestion électronique de

documents du centre de documentation

everteam.case

50 000 utilisateurs, 70 pays 12 To de documents électroniques

dont flux Documentum, SAP…> 100Km de papier

SOLUTIONMise en œuvre d’une solution de gestion électronique de documents (GED) pour :

Gérer l’ensemble des documents du centre de documentation, mis à la disposition des 1200 collaborateurs en temps réel via l’intranet du groupe.

EN SAVOIR PLUS