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Captation et collaboration pour construire une véritable chaîne de production documentaire Communication technique de plein champ – 26 Janvier 2013– Paris N. Kerzreho CFTTR – Rennes 2

Les rédacteurs dans un environnement de production collaboratif - 26 Jan 2013

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Communication donnée à la conférence "Communication technique de plein champ" organisée à Paris Diderot par le laboratoire EILA.

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Captation et collaboration pour construire une véritable chaîne de production documentaire Communication technique de plein champ – 26 Janvier 2013– Paris

N. Kerzreho CFTTR – Rennes 2

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Les autres et moi

Maître de conférence associée à Rennes 2 Centre de Formation des Traducteurs-localisateurs, Terminologues et Rédacteurs techniques depuis 2010 Rédactrice technique et leader de projets d’implémentation DITA dans différents sites Technicolor. Administratrice Wiki, système de gestion documentaire pour l’ensemble de la division (SharePoint, Confluence). Consultante chez Componize Software : DITA CCMS.

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Sommaire

Grandes évolutions

Environnements traditionnel et collaboratif

Nouveaux interlocuteurs

Nouvelles méthodes et outils

Déboire ou opportunité ?

Rôle du communicateur dans l'organisation

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Avènement du BIG DATA

Reconnaissance que l’information est un bien des organisations

Entreprises doublent leur volume d’information tous les deux ans

Entreprises investissent dans des outils collaboratifs

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Grandes évolutions

Internationalisation – localisation

Mondialisation des équipes délocalisées et/ou distantes

Usage intensif des plateformes mobiles

Ascension Web social

Interconnexion avec les consommateurs

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Méthode traditionnelle

Rédacteur professionnel :

Développe et contrôle l’information

Choisi les canaux de diffusion

Communication unidirectionnelle (push) +/- éloigné de ses consommateurs

Un rôle pour la documentation technique

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Méthode traditionnelle (push)

Communicateur Consommateurs

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Équipes indépendantes

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Caractéristiques de la doc

Formats fermés non-collaboratifs

– Internet / intranets

Validations et relectures papier

– cycle de vie qui n’est pas totalement numérique

Publication non-modifiables par l’utilisateur

– PDF, print

Mode de livraison contrôlé : CD, DVD, clés

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Outils et système de gestion

Système de partage/archivage de fichiers

Base de données

Bibliothèque d’image

Outils bureautiques

Archive physique (revues)

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ENVIRONNEMENT COLLABORATIF

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Environnement collaboratif

L’équipe transversale :

Contrôle l’information développée par d’autres

Ne maîtrise pas tous les canaux de diffusion

Peut analyser les comportements des utilisateurs (inconsciente)

Communication multidirectionnelle (consciente)

Rôle grandissant de la documentation technique : expérience d’information

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Environnement collaboratif ?

Équipes transversales Consommateurs

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Environnement collaboratif ?

Équipes transversales Consommateurs

Équipes transversales Consommateurs

1

2

2

1

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Caractéristique de la doc

Formats collaboratifs – Commentaires, ajouts, notations

Analysable

Fluide et adaptive (livraison) – Mises à jour régulières

– Peut-être appelée par les utilisateurs

Cycle de vie entièrement numérique

Mode de livraison contrôlée sur de nombreux canaux

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Outils et système de gestion

Système transversal et générique de partage de fichiers

Bibliothèque d’image et média connectée

Outils de développement moins bureautiques et de plus en plus en ligne

Archives numériques

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INTERLOCUTEURS COMMUNICATEUR

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Échange avec les consommateurs

Internationalisation

Commentaires / annotations clients et support

Suivi analytique des comportements

Vérification des docs techniques développée par des clients, des consultants, des fans…

Documentation totalement centrée utilisateurs / expérience utilisateurs

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Échange avec les contributeurs

Équipes mondialisées

Collaborateurs à distance ou sur le terrain

Contributeurs ponctuels

– Wikis…

Contributeurs officieux

– Clients…

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Résultat ?

Documentation technique reconnue comme partie intégrante de :

l’expérience produit (R&D)

de l’image de la marque (Marketing)

Responsable « expérience de l’information » (information experience)

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Mais un vrai casse-tête !

Multiplication des échanges, des formats (structuré, non structuré)

Multiplication des contributeurs (rédacteurs professionnels, ponctuels)

Multiplication des outils et des canaux d’information

Il est temps de s’adapter !

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ADOPTION DES MÉTHODES ET OUTILS

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Gouvernance

Former et guider les contributeurs

– Modularité

– Guide de styles

– Formations

Superviser et contrôler l’information

Favoriser l’interopérabilité des informations

– Commentaires non structurés

– Outils interconnectés

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Adaptation aux nouveaux contributeurs

Outil accessible à tous Outil faciles à utiliser (wysiwoo/wysiwyg) Processus automatisés de revue, validation,

traduction et maintenance Versionnage et archivage contrôlés et

automatisés Type d’informations (modèles) plus ou moins

stricts Automatisation maximale du développement et

de la publication etc.

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Adoption des outils et systèmes de gestion

Les systèmes “universels” : Documents de l’entreprise Fichiers média (images, vidéos,

…) Archives Wikis Sites intranet et extranet Documents modulaires

Rationalisation des outils en cours

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Adoption des outils de rédaction

Les outils d’aide à la rédaction :

Correcteurs linguistiques

Contrôles syntaxiques contenu (STE)

Ontologies et taxonomies contrôlées

Validation usage et contraintes (Schematron)

Impacts et réutilisation (CCMS)

Séparation contenu / forme

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Adaptation de l’information

Modulaire et ajustable

Développée rapidement (Agile)

Maintenable facilement et rapidement

Publiable instantanément vers plusieurs canaux de diffusion et formats

Interconnecter les sources et les cibles

Facilement contrôlable

– Métadonnées

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Adaptation de l’information

Modulaire et ajustable

Développée rapidement (Agile)

Maintenable facilement et rapidement

Publiable instantanément vers plusieurs canaux de diffusion et formats

Interconnecter les sources et les cibles

Facilement contrôlable

– Métadonnées

Architectures modulaires et structurées basées sur le XML : DITA, DocBook,

S1000D, …

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Les structures documentaires

Par structure documentaire :

Environnement contraint (XML)

Modulaire

Structuré

Rubrique / Typage d’information

Réutilisation

Spécialisation

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MISE EN PLACE D’UNE CHAINE DE PRODUCTION

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Ligne de montage

Avantages et inconvénients :

Opération répétables / répétées

Structuration de la production en étapes

Intégration et interconnexion des outils

Deux mots-clés : processus et normalisation

Cas du guide de migration – charte éditoriale

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Déboires en vue ?

Transfert des connaissances vers les outils

Pas de contrôle sur l’ensemble du processus

Révision plutôt que développement de l’information

Administration importante (overhead)

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Non, une chance !

Implication transversale

Implication directe avec les consommateurs

Nouvelles responsabilités et application des compétences

Automatisation de tâches sans valeur ajoutée

Révolution industrielle // révolution numérique

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Compétences étendues

Taxonomie-ontologie

Architecte d’information

Gouvernance de l’information

Analyse des comportement utilisateurs

Établissement/suivi des normes

Établissement/suivi des procédures

Data mining / text mining

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Une ligne de montage

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Rédaction technique : un art ?

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Compétences étendues

Prescripteur de normes Contributeur des processus de développement,

maintenance, contrôle et analyse de l’information

Responsable de l’amélioration continue de l’information

Administateur des outils de partage de connaissance

Point d’accès dans l’entreprise aux informations Référent pour la documentation technique

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Laboratoire de rédaction

Laboratoire de rédaction : projets internes

Rédaction collaborative

Outils

– Partage de doc Google Drive

– Système de gestion enseignement (Moodle)

– Numérisation des formulaires administratives

– Componize DITA CMS

Documents de support et de normalisation

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Questions?

[email protected]

[email protected]

www.cfttr.fr www.componize.com

@cfttr @Componize

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Bibliographie

Information Mapping - Robert Horn 1974 http://www.stanford.edu/~rhorn/a/topic/stwrtng_infomap/artclInfoMappingTraining.pdf

You can have any colour… as long as it’s black - Tony Self (2012) http://www.hyperwrite.com/Articles/showarticle.aspx?id=90

Top 10 trends shaping tomorrow – Branham (2012)

DocBook DITA : http://www.oasis.org

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Sources

http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Enluminure_Drogon.jpg Survey: People Find Collaboration Dreadful!

http://www.informationweek.com/software/productivity-applications/down-to-business-why-some-people-dread-c/227300062

CEO willing to spend on collaborative tool: Gartner: Five Considerations with Enterprise Collaboration Tools http://www.cmswire.com/cms/enterprise-collaboration/gartner-five-considerations-with-enterprise-collaboration-tools-011517.php

Charlie Chaplin http://www.youtube.com/watch?v=PKL-DXmpWmc&playnext=1&list=PL4813EFACE57FBC82&feature=results_main

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Sources

80% CEO collaboration is key to success tools but dreading waste of productivity http://www.heikniemi.net/hardcoded/2010/06/avanade-collaboration-study-and-what-can-we-learn-from-it/

Press release from Avanade: http://www.avanade.com/Documents/Press%20Releases/20100603_uscollabreleasefinal344577.pdf

IBM: Mobility, Collaborative, Social Business Top CEO Priorities http://www.cmswire.com/cms/information-management/ibm-mobility-collaborative-social-business-top-ceo-priorities-016073.php

Resistance to change: budget, security, priority http://uknowva.com/blogs/73-enterprise-collaboration-tool-resistance-from-company

Leadership and organization change http://www.reliableplant.com/Read/23929/7-insights-collaboration-workplace

Social Collaboration Tools Can Make Your Business More Efficient http://mashable.com/2012/09/07/social-collaboration-tools/

Mobile content in the organization http://69.64.69.185/mobility/the-reality-of-enterprise-mobility-and-byod/