Manuel i parapheur-v3.1

version 3.1

Parapheur électroniqueParapheur électronique

Manuel d'utilisation

Évolution du document

Version Nature des changements Date

1.0 Création du document (Bertrand MAGNIER - AtolCD) 15/09/2006

1.1 Mise à jour du document (François Desmaretz - ADULLACT) 09/05/2007

3.0 Mise à jour évolutions v3 (Stéphane Vast – ADULLACT Projet) 2009-12-22

3.1 Mise à jour évolutions v3.1

(Wassermann Ludovic – Stéphane Vast - ADULLACT Projet)

2010-08-25

Approbation

Auteur :

Nom : Bertrand MAGNIER

Date :15/09/2006

Chef de projet :

Nom : Stéphane VAST

Date : 18/02/2008

Directeur Technique :

Nom : Pascal KUCZYNSKI

Date : En cours

Contacts

ADULLACT : [email protected]

Entreprises tierces ayant participé au développement de i-Parapheur

mailto:[email protected]

Manuel d'utilisationManuel d'utilisationTable des matières

1 PRÉSENTATION DU MANUEL................................................................................................................61.1 Objectifs...............................................................................................................................................................61.2 Champ d’application..........................................................................................................................................61.3 Présentation du parapheur électronique..........................................................................................................6

2 ACCÈS AU PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE................................................................................................72.1 Connexion au parapheur....................................................................................................................................7

2.1.1 Connexion non sécurisée..............................................................................................................................................72.1.2 Connexion sécurisée.....................................................................................................................................................8

2.2 Déconnexion du parapheur................................................................................................................................82.3 Navigation entre les parapheurs........................................................................................................................9

3 CONSULTATION DES INFORMATIONS..................................................................................................103.1 Considérations générales..................................................................................................................................103.1 Écran de présentation d'un parapheur...........................................................................................................11

3.1.1 Partie centrale – bannettes du parapheur ....................................................................................................................123.1.2 Commandes accessibles..............................................................................................................................................12

3.2 Écran de présentation d'une bannette ...........................................................................................................143.2.1 Partie centrale.............................................................................................................................................................143.2.1 Commandes accessibles..............................................................................................................................................15

3.3 Écran de présentation d'un dossier.................................................................................................................163.3.1 Partie centrale.............................................................................................................................................................16

4 ACTIONS........................................................................................................................................184.1 Constituer un nouveau dossier........................................................................................................................18

4.1.1 Première étape : Informations sur le dossier...............................................................................................................194.1.1 Deuxième étape : Document à faire signer..................................................................................................................204.1.2 Troisième étape : Type de dossier et choix du circuit de validation............................................................................214.1.1 Récapitulatif................................................................................................................................................................22

4.2 Transmettre un dossier.....................................................................................................................................234.3 Traiter un dossier..............................................................................................................................................26

4.3.1 Viser un dossier..........................................................................................................................................................264.3.2 Signer un dossier.........................................................................................................................................................274.3.3 Rejeter un dossier........................................................................................................................................................294.3.4 Transmettre un dossier à son secrétariat......................................................................................................................30

4.4 Récupérer un dossier (droit de remord).........................................................................................................314.5 Traiter un dossier retourné..............................................................................................................................324.6 Relire-annoter un dossier.................................................................................................................................344.7 Viser/signer par lot...........................................................................................................................................354.8 Traiter un dossier en fin de circuit..................................................................................................................364.9 Déléguer son parapheur...................................................................................................................................39

5 RECHERCHE DE DOSSIERS................................................................................................................405.1 Dossiers accessibles...........................................................................................................................................405.2 Dossiers visibles.................................................................................................................................................415.3 Dossiers archivés...............................................................................................................................................41

Table des illustrationsFigure 1 : Écran de connexion du parapheur électronique en mode non-sécurisé....................7Figure 1 bis : Écran de connexion du parapheur électronique en mode sécurisé......................7Figure 2 : Requête d'identification d'utilisateur...................................................................8Figure 3 : Bouton de deconnexion....................................................................................8Figure 4 : Écran de présentation des parapheurs accessibles................................................9Figure 5 : Éléments d'affichage......................................................................................10Figure 6 : écran de présentation d'un parapheur...............................................................11Figure 7 : écran de présentation des parapheurs accessibles..............................................11Figure 8 : Écran de présentation des bannettes du parapheur............................................12Figure 9 : Écran de présentation d'une bannette non virtuelle............................................14Figure 10 : Écran de présentation d'une bannette virtuelle.................................................15Figure 11 : Écran de présentation d'un dossier.................................................................16Figure 11 bis : Écran de présentation d'un dossier – détail sur circuit de validation...............16Figure 12 : Commandes accessibles depuis un dossier.......................................................17Figure 13 : Créer un nouveau dossier..............................................................................18Figure 14 : Première étape de création d'un dossier..........................................................19Figure 15a : Chargement du document à faire signer........................................................20Figure 15b : Confirmation du document à faire signer.......................................................20Figure 16 : Constitution du circuit de validation et de la liste de diffusion.............................21Figure 17 : Récapitulatif de la constitution de dossier........................................................22Figure 18 : Écran de présentation de la bannette « dossier à transmettre ».........................23Figure 19 : Écran de consultation d'un dossier à transmettre..............................................23Figure 20 : Écran d'émission..........................................................................................24Figure 21 : Écran de notification.....................................................................................24Figure 22 : Écran d'envoi au secrétariat...........................................................................25Figure 23 : Écran de suppression d'un dossier..................................................................25Figure 24 : Écran de présentation de la bannette « dossiers à transmettre »........................26Figure 25 : Écran d'émission d'un dossier visé..................................................................26Figure 26 : Fenêtre d'avertissement................................................................................27Figure 27 : Fenêtre d'ouverture d'un certificat..................................................................27Figure 28 : Fenêtre de pass phrase.................................................................................28Figure 29 : Page de signature........................................................................................28Figure 30: Écran de rejet...............................................................................................29Figure 31 : Écran d'envoi au secrétariat...........................................................................30Figure 32 : Bannette des dossiers récupérables................................................................31Figure 33 : Écran de présentation de la bannette « dossiers retournés »..............................32Figure 34 : Écran de consultation d'un dossier retourné.....................................................32Figure 35 : Écran de consultation d'un dossier à transmettre..............................................33Figure 36 : Écran de mise à jour d'un dossier...................................................................33Figure 37 : Écran de suppression d'un dossier..................................................................34Figure 38 : Écran d'envoi à son patron............................................................................34Figure 40 : Visa/signature par lot – annotations et choix du certificat de signature................36Figure 41 : Écran de présentation de la bannette « dossiers en fin de circuit »......................36Figure 42 : Écran de consultation d'un dossier en fin de circuit...........................................37Figure 43 : Écran d'archivage.........................................................................................37Figure 44 : Écran d'envoi à la plate-forme de télé-transmission..........................................38Figure 45 : Écran de gestion de la délégation...................................................................39Figure 46 : Écran de parapheur délégué à un autre...........................................................39Figure 47 : bandeau de recherche...................................................................................40Figure 48 : Écran de présentation du résultat de la recherche.............................................40Figure 49 : Bannette des dossiers accessibles...................................................................40Figure 50 : Bannette des dossiers visibles........................................................................41Figure 51 : Bannette des dossiers archivés......................................................................41Figure 52 : Bordereau de signature.................................................................................41

Glossaire

Termes Définitions

Annotation (publique) Le lecteur du dossier ajoute ses propres commentaires concernant ce dossier. Les annotations sont lisibles par tous les acteurs du circuit et de la liste de diffusion.

Annotation confidentielle/privée

Le lecteur du dossier ajoute des commentaires concernant ce dossier qui ne seront lisibles que par l'acteur suivant du circuit. Une annotation privée est assimilable à un Post-it®.

Bannette (ex- corbeille) Contient des dossiers, selon leur état.

Circuit Liste ordonnée des personnes appelées à étudier ce dossier et à le valider en apposant leur visa ou leur signature.

Dossier Contient un ensemble de documents, à faire viser / signer « en bloc ».

Liste de diffusion Liste de personnes informées par mail de l'avancement d'un dossier et ayant droit en lecture au dossier.

Parapheur Désigne à la fois l'application « parapheur électronique » et l'espace (au sens ALFRESCO: comprendre espace de travail, ou bureau) dédié à l'utilisateur et contenant ses bannettes.

Secrétaire La personne qui travaille avec/pour un acteur dans un circuit. L'acteur, lorsqu'il a le dossier en main, échange en circuit fermé avec son/sa secrétaire (relecture...).

Signature Action de validation d'une étape du circuit: valide le dossier en le signant (signature électronique ou manuelle).

Visa Le destinataire approuve le dossier. L'acte de viser fait automatiquement transmettre le dossier au destinataire suivant. Il ne s'agit en aucun cas d'une signature.

Shelf Contenu du bandeau latéral (informations sur le parapheur en cours de navigation).

1 PRÉSENTATION DU MANUEL

1.1 OBJECTIFS

Ce manuel détaille les fonctions du parapheur électronique aussi appelé i-Parapheur. Il s'adresse aux utilisateurs de celui-ci, à savoir les personnes possédant un parapheur et les membres de leur secrétariat.

1.2 CHAMP D’APPLICATION

Ce manuel porte sur l'utilisation de la version 3.1 du projet "i-Parapheur", et sera mis à jour si nécessaire dans le cadre du développement des versions suivantes.

1.3 PRÉSENTATION DU PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE

Le développement de l’administration électronique et l’avènement de la dématérialisation, placent la modélisation de procédures de gestion et la signature électronique au cœur des processus de gestion des collectivités publiques.

Le i-parapheur a été conçu pour répondre à ces nouveaux besoins, en permettant la circulation, la validation, la signature électronique et l’archivage de documents et de flux métiers multiples crées dans le cadre de l’activité de gestion des administrations et des collectivités territoriales.

En tant que dispositif central des systèmes d’information, le i-parapheur a été doté d’outils de communications permettant son couplage avec les logiciels métiers comme avec les plate-formes de télé-procédures les plus couramment exploitées.

Le i-parapheur est un outil de validation et de circulation de documents : Il permet la circulation de documents et de flux métiers, leur validation, leur signature électronique et leur archivage.

2 ACCÈS AU PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE

2.1 CONNEXION AU PARAPHEUR

La connexion au parapheur électronique se fait via un navigateur internet, tel que Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Opera, Google Chrome, etc... sous la forme de l'écran suivant :

Figure 1 : Écran de connexion du parapheur électronique en mode non-sécurisé

Figure 1 bis : Écran de connexion du parapheur électronique en mode sécurisé

2.1.1 Connexion non sécurisée

Les utilisateurs du parapheur (non signataires) se connectent de manière normale (http) en entrant le couple nom d'utilisateur/mot de passe, l'utilisateur est automatiquement dirigé :

vers son parapheur s'il en possède un,vers la liste des parapheurs auxquels il a accès en tant que membre d'un secrétariat.

Manuel d'utilisation page 7 / 43

2.1.2 Connexion sécurisée

Les utilisateurs du parapheur qui sont signataires se connectent en mode sécurisé (https). Lors de la validation de l'URL en https, le navigateur ouvre une fenêtre de requête d'identification :

Exemple sous Firefox :

Figure 2 : Requête d'identification d'utilisateur

Exemple avec Microsoft IE 7 ou 8... :

(ajouter capture)

Cette fenêtre comporte une liste déroulante dans laquelle il est possible de choisir le certificat souhaité pour l'identification, dans le cas où plusieurs certificats sont disponibles.Valider le choix du certificat en cliquant sur « OK », la connexion est alors établie en mode sécurisé, permettant ainsi de signer des documents.

2.2 DÉCONNEXION DU PARAPHEUR

La déconnexion s'effectue en cliquant sur le bouton « déconnexion » disponible à tout moment dans le bandeau supérieur :

Figure 3 : Bouton de déconnexion


2.3 NAVIGATION ENTRE LES PARAPHEURS

Si l'utilisateur connecté a accès à plusieurs parapheurs (i.e. Est membre de plusieurs secrétariats), il peut naviguer entre eux à partir de l'écran suivant :

Figure 4 : Écran de présentation des parapheurs accessibles

Cet écran est automatiquement atteint lors de la connexion d'un utilisateur ne possédant pas de parapheur, et peut être rejoint par le biais du lien « Parapheurs » apparaissant dans la partie supérieure gauche de l'écran.


3 CONSULTATION DES INFORMATIONS

3.1 CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES

Les écrans de l'application « Parapheur électronique » sont composés des trois éléments suivants :

1: une partie centrale (propre à chaque écran), permettant de visualiser le contenu de l'élément en cours de navigation ou d'afficher un assistant,2: un bandeau supérieur contenant les commandes utilisables pour l'écran en cours,3: et une partie latérale (escamotable), appelée « Shelf », contenant des informations sur le parapheur en cours de navigation.

Tous les items du « shelf » représentent les bannettes du parapheur courant, à l'exception des suivants :

« dossiers en cours de circuit » : il s'agit de dossiers émis par ce parapheur, mais qui ne sont pas encore arrivés à leur dernière étape,« dossiers à la signature » : il s'agit des dossiers émis par ce parapheur, et qui sont arrivés au dernier stade de leur circuit de validation,« dossiers en retard » : les dossiers à traiter dont la date limite d'instruction est dépassée,« dossiers à venir » : les dossiers comprenant ce parapheur dans leur circuit de validation, et qui n'ont pas encore été reçus,« dossiers à imprimer » : les dossiers émis par ce parapheur, parvenus à leur dernière étape et nécessitant une signature papier.

4 : Le mode d'affichage est une commande commune aux écrans de présentation de parapheur et de corbeille, et propose les options « Vue en icônes », « Vue détaillée », et « Vue synthétique ».

(Captures obsolètes, viennent d'une v1... à refaire)

Figure 5 : Éléments d'affichage


2

1

3

4

3.1 ÉCRAN DE PRÉSENTATION D'UN PARAPHEUR

L'écran de présentation d'un parapheur est la représentation des différentes bannettes que contient celui-ci. C'est l'écran auquel on accède depuis l'écran de connexion si l'on possède un parapheur (1), ou depuis l'écran de choix des parapheurs si l'on est membre d'un ou plusieurs secrétariats (2).

Figure 6 : écran de présentation d'un parapheur

Figure 7 : écran de présentation des parapheurs accessibles


1 2

3.1.1 Partie centrale – bannettes du parapheur

Figure 8 : Écran de présentation des bannettes du parapheur

Les bannettes contiennent des dossiers selon leur état d'avancement. On retrouve donc une bannette contenant les dossiers en cours de constitution, que l'on pourra donc modifier ou supprimer, une bannette réceptionnant les dossiers qui ont été envoyés par un autre parapheur dans le cadre d'un circuit de validation, deux bannettes pour les dossiers émis depuis le parapheur et ayant terminé leur circuit de validation ainsi qu'une bannette réservée au secrétariat, dans laquelle ses membres seront autorisés à effectuer des modifications.

En plus de ces bannettes, il existe 4 espaces particuliers, que l'on nomme bannettes « virtuelles » (car elles permettent de visualiser des dossiers nous concernant mais non présents dans notre parapheur):

la bannette « dossiers en cours », qui permet d'accéder aux informations des dossiers émis à partir de ce parapheur, et qui sont actuellement en cours de circuit,

la bannette « dossiers récupérables », qui présente les dossiers sur lesquels vous pouvez exercer un droit de remord,

la bannette « dossiers à venir », qui présente en avance pour consultation les dossiers sur lesquels vous aurez une action à faire.

la bannette « dossiers à relire - corriger », qui permet d'échanger des dossiers en cours de préparation ou de traitement avec le secrétariat du parapheur.

3.1.2 Commandes accessibles

Les commandes accessibles depuis l'écran principal du parapheur sont les suivantes, selon les droits accordés au compte utilisateur (voir manuel d'administrateur) :

Constituer un nouveau dossier : lance l'assistant de création de dossier. Cette commande est accessible au propriétaire du parapheur et à son secrétariat. Un dossier créé par un secrétaire sera automatiquement copié vers la corbeille « Dossiers à relire - corriger ».

Délégation : permet de gérer la délégation du parapheur, c'est à dire le transfert des dossiers vers un autre parapheur. Cette option n'est accessible qu'au propriétaire du parapheur.

Gestion des circuits : permet de gérer les circuits de validations du parapheur, cette commande est accessible si l'utilisateur fait partie du groupe


GESTIONNAIRE_CIRCUITS_IPARAPHEUR (voir manuel d'administrateur).

Visa/Signature par lot : permet de viser ou signer plusieurs dossiers simultanément.

Console d'administration : permet de gérer les utilisateurs, les groupes, les parapheurs, les dossiers courants et le paramétrage avancé (dictionnaire de méta-données, typologie de dossiers, etc...). Cette commande est accessible si l'utilisateur fait partie du groupe ALFRESCO_ADMINISTRATORS (voir manuel administrateur).


3.2 ÉCRAN DE PRÉSENTATION D'UNE BANNETTE

L'écran de présentation d'une bannette présente la liste des différents dossiers que contient celle-ci, ou la liste des dossiers émis depuis le parapheur courant (récupérables ou non) dans le cas d'une bannette virtuelle. On y accède en cliquant sur une bannette depuis l'écran de présentation du parapheur, ou en cliquant sur l'un des items du shelf.

Figure 9 : Écran de présentation d'une bannette non virtuelle

3.2.1 Partie centrale

La partie centrale de cet écran liste donc les différents dossiers (soit contenus dans la bannette, soit correspondants à certains critères dans le cas d'une bannette virtuelle) et propose pour chacun un jeu d'actions disponibles pour le propriétaire du parapheur.

Dans le cas d'une bannette non virtuelle, les actions suivantes sont disponibles:

rejeter : Renvoie le dossier à son expéditeur, interrompant donc son circuit de validation.

envoyer au secrétariat : Si un secrétariat a été défini pour ce parapheur, le dossier est déplacé vers la bannette « dossiers à relire - corriger », où les membres du secrétariat pourront l'examiner, et le modifier si il s'agit d'un dossier en cours de constitution.

Aviser ou signer : Envoie le dossier au parapheur suivant dans le circuit de validation. Si le parapheur courant est le dernier dans ce circuit, le dossier est considéré comme validé et réexpédié à son émetteur (dans la bannette « Dossiers en fin de circuit »).

Les dossiers des bannettes virtuelles proposent de visualiser les annotations des dossiers en cours de circuit; et les dossiers de la bannette « Dossiers récupérables » proposent également une action « Exercer son droit de remord », permettant – sous réserve que le dossier n'ait pas été lu par l'utilisateur suivant – de revenir en arrière dans le circuit de validation.


Dans le cas de la bannette « à relire - corriger », une seule action est proposée ici, et disponible pour les membres du secrétariat. Il s'agit de l'action « Envoyer à mon patron », qui déplace le dossier concerné dans la bannette correspondant à l'avancement du dossier(« Dossiers à transmettre » ou « Dossiers à traiter »).

Toutes ces actions dirigent l'utilisateur vers un écran servant à la fois à confirmer son choix et à saisir ses annotations (publique et privée).

Figure 10 : Écran de présentation d'une bannette virtuelle

3.2.1 Commandes accessibles

Depuis toutes les bannettes (non virtuelles), il est possible de lancer la procédure de constitution d'un nouveau dossier.


3.3 ÉCRAN DE PRÉSENTATION D'UN DOSSIER

L'écran de présentation d'un dossier est la liste des documents que contient celui-ci, le premier étant le document à valider. On y accède depuis l'écran de présentation d'une bannette.

Figure 11 : Écran de présentation d'un dossier

3.3.1 Partie centrale

L'écran présente les documents contenus dans le dossier et indique si ils ont été consultés par le propriétaire du parapheur. La consultation se fait en cliquant sur le nom ou l'icône du document. Le circuit de validation, avec des icônes, présente l'état courant du dossier avec les étapes passées, courante, et à venir:

Figure 11 bis : Écran de présentation d'un dossier – détail sur circuit de validation


Dans le cas d'un dossier en cours de constitution, il est également possible de mettre à jour un document, ou encore de le supprimer si il ne s'agit pas du document à signer.

Commandes accessibles :

Les actions concernant le circuit de validation ou le secrétariat (décrites sous le titre « Partie centrale » dans la section « Écran de présentation d'une corbeille ») sont disponibles dans le bandeau supérieur de l'écran selon l'état du dossier et l'existence ou non d'un secrétariat pour ce parapheur.

Un menu « Options du dossier » offre les possibilités suivantes :

« Joindre un document ». Disponible uniquement dans le cas d'un dossier en cours de constitution, cette commande dirige vers un écran de chargement d'une nouvelle pièce jointe. Lorsque le dossier est en fin de circuit et qu'il revient à son émetteur il est possible de rejoindre des pièces si il est destiné à être réinjecté dans un circuit.« Annoter ». Permet de préparer les annotations publique et confidentielle qui seront jointes au dossier lors de l'envoi au secrétariat ou à un parapheur lors de la prochaine action sur le circuit de validation (émission, visa, signature ou rejet).

Les annotations publiques seront visibles par l'ensemble des personnes constituant le circuit et à tout moment.

Les annotations privése seront uniquement visibles par la personne suivante dans le circuit.

« Visualiser les détails ». Dirige l'utilisateur vers un écran présentant les détails du dossier, tels que sa date de création, la date limite de validation ou le circuit de validation à suivre.« Visualiser les annotations ». Affiche les annotation publiques émises par les acteurs précédents du circuit de validation. L'annotation privée est également affichée si l'utilisateur courant est le propriétaire du parapheur, ou si il est membre du secrétariat et que le dossier lui a été envoyé (par le biais de la bannette « Dossiers à relire- corriger »).« Modifier le circuit ». Cette commande, disponible uniquement pour le propriétaire du parapheur émettant le dossier, et pour un dossier en cours de constitution, permet de modifier le circuit de validation et la liste de diffusion qui seront utilisés pour le dossier.


Figure 12 : Commandes accessibles depuis un dossier


4 ACTIONS

4.1 CONSTITUER UN NOUVEAU DOSSIER

Figure 13 : Créer un nouveau dossier

Cette action est accessible depuis les écrans de présentation de parapheur et de bannette. Le clic de souris sur le lien ouvre un assistant de création de dossier en 3 étapes :

•Propriétés générales, telles que le nom du dossier,•Choix du document principal,•Sélection du type de dossier et du circuit de validation.

À tout moment, la création peut être interrompue en cliquant sur « Annuler », et il est possible de revenir à une étape précédente en cliquant sur « Précédent ».


4.1.1 Première étape : Informations sur le dossier

La première étape de la création d'un dossier consiste en la saisie de son nom (saisie obligatoire) et de ses propriétés, telles que la date limite de validation. Une fois les propriétés voulues renseignées, il faut cliquer sur le bouton « Suivant ».

Figure 14 : Première étape de création d'un dossier

Description des propriétés générales :

1.Nom : seul champ obligatoire de l'écran, c'est le nom du dossier dans i-Parapheur.

2.Date Limite : il est possible de définir une date limite en cochant la case, et en choisissant les jour/mois/année. Cette date pose une limite d'instruction pour le dossier, au-delà de laquelle i-Parapheur procédera à :◦envoi d'un e mail quotidien au parapheur qui détient le dossier « en retard »◦affichage du dossier en couleur rouge pour les divers acteurs de son circuit

1.Annotation publique : Chaque action de décision (émission, visa, rejet...) peut être motivée par une annotation. L'utilisateur peut dès cet écran déposer son annotation publique, qui lui sera re-présentée à l'écran d'émission du dossier fraîchement créé.

2.Signature papier : case à cocher qui indique que l'émetteur souhaite une signature manuscrite, et non électronique. Le signataire sera alors invité à imprimer le dossier.

3.Visibilité : définit les droits d'accès au dossier◦Groupe : accessible aux membres du (ou des) groupe(s) auquel appartient l'utilisateur.◦Confidentiel : accessible seulement aux acteurs du circuit de validation.◦Public : accessible à tout utilisateur disposant d'un compte sur i-Parapheur.


4.1.1 Deuxième étape : Document à faire signer

Cette étape permet de charger dans le parapheur le document principal du dossier. La recherche du document se fait par l'utilisation du bouton « Parcourir », et son chargement est déclenché en cliquant sur « Valider ».

Figure 15a : Chargement du document à faire signer

Le chargement du document est alors confirmé par un nouvel écran, et l'utilisateur peut alors cliquer sur « Suivant » pour poursuivre la création.

Figure 15b : Confirmation du document à faire signer


4.1.2 Troisième étape : Type de dossier et choix du circuit de validation

Cet écran vous permet de définir le type (et sous-type) du dossier (selon une liste paramétrée par l'administrateur), puis de choisir le circuit de validation que suivra votre dossier. Par défaut, un circuit correspondant aux liens hiérarchiques est proposé, et le circuit correspondant au couple « type » + « sous-type » est sélectionné.

Le circuit et la liste de diffusion ne sont pas personnalisables par l'utilisateur.

Figure 16 : Constitution du circuit de validation et de la liste de diffusion

Les opérations sont à faire dans l'ordre :

1.Choix du type de dossier : un courrier, un Acte soumis au contrôle de légalité, un dossier comptable pour HELIOS, etc.

2.En fonction du type choisi, la liste des sous-types disponibles change. Sélectionner le sous-type adéquat : un arrêté RH, une délibération sur l'urbanisme, etc.

3.La sélection conjointe du type puis sous-type présente une liste de circuits de validation possibles. Par défaut est sélectionné le circuit le plus adapté au choix faits en (1) et (2).Un aperçu du circuit sélectionné est visible en bas de l'écran.

Lorsque les choix sont effectués, cliquer sur « Suivant ».


4.1.1 Récapitulatif

Un dernier écran (qui n'est pas vraiment une étape dans l'assistant) permet de vérifier les informations saisies sur le dossier avant de valider sa création en cliquant sur « Terminer ».

Figure 17 : Récapitulatif de la constitution de dossier

Après validation par clic sur « Terminer », l'application présente le contenu du dossier, dans la bannette des « Dossiers à transmettre » prêt à envoyer à l'acteur suivant dans le circuit de validation.


4.2 TRANSMETTRE UN DOSSIER

Une fois qu'un dossier est constitué, il est placé dans la bannette « Dossiers à transmettre » :

Figure 18 : Écran de présentation de la bannette « dossier à transmettre »

A partir de cette bannette, les actions possible seront :

Consulter le dossier via son écran de consultation en cliquant sur son icône

La consultation du dossier nous renvoi à l'écran de consultation comme présenté précédemment dans le manuel :

Figure 19 : Écran de consultation d'un dossier à transmettre

A partir de cet écran il est possible de visualiser le contenu du dossier, c'est-à-dire le/les document(s) joint(s), le circuit de validation auquel est destiné le dossier ainsi que les annotations privées. Il est également possible d'émettre directement le dossier à partir de cette page, ou encore joindre un document, annoter, visualiser les détails du dossier, visualiser les annotations et modifier le circuit de validation, via l'onglet options du dossier.


Transmettre le dossier dans le circuit de validation en cliquant sur le lien « émettre »

La transmission du dossier nous renvoie à un écran d'émission permettant de saisir des annotations publiques et privées :

Figure 20 : Écran d'émission

Après validation de l'écran en cliquant sur « émettre », le dossier se déplace vers le parapheur cible et son propriétaire sera notifié de cet événement par courrier électronique, par exemple :

Figure 21 : Écran de notification


Transmettre le dossier à son secrétariat en cliquant sur le lien

« envoyer au secrétariat »

Pour les utilisateurs disposant d'un secrétariat, cette action permet de lui transmettre un dossier afin qu'il le relise, l'annote, modifie les annotations déjà existantes. Dans le cas présent, ou le dossier n'est pas encore envoyé dans le circuit de validation, le secrétariat pourra en plus modifier le document principal du dossier.

Cette action ouvre une page d'envoi permettant de saisir des annotations privée et publique :

Figure 22 : Écran d'envoi au secrétariat

L'envoi est validé en cliquant sur « OK ».Supprimer le dossier en cliquant sur le lien supprimer

Le fait de vouloir supprimer un dossier nous renvoie vers une page de confirmation de suppression :

Figure 23 : Écran de suppression d'un dossier

Toute suppression est définitive, un dossier supprimé est irrécupérable.


4.3 TRAITER UN DOSSIER

Le traitement d'un dossier s'effectue à partir de la bannette « dossier à traiter » et peut se manifester sous plusieurs formes, on peut viser, signer, rejeter ou encore transmettre un dossier à son secrétariat.

Figure 24 : Écran de présentation de la bannette « dossiers à transmettre »

4.3.1 Viser un dossier.

Pour viser un dossier il faut cliquer sur le lien viser : . Cette action est possible directement depuis la bannette « dossier à traiter », ou à partir de son écran de présentation. Cette action revient à valider le dossier et implique sa transmission vers la personne suivante dans le circuit de validation.

Cette action ouvre une page d'envoi permettant de saisir les annotations privée et publique :

Figure 25 : Écran d'émission d'un dossier visé

L'action est validée en cliquant sur le lien « émettre ».

Elle est réversible tant que le dossier n'est pas traité par la personne suivante du circuit (voir Droit de remord).


4.3.2 Signer un dossier.

La signature est accessible uniquement aux signataires, c'est-à-dire aux personnes disposant d'un certificat de classe trois.

La signature est possible à deux conditions :Être connecté en mode sécurisé grâce à son certificat, sinon l'action de signer un dossier sera assimilé à un simple visa.Avoir lu le contenu du dossier.

Pour signer un dossier il faut cliquer sur le lien signer : . Cette action est possible directement depuis la bannette « dossier à traiter », ou à partir de son écran de présentation.

Cette action peut ouvrir une fenêtre d'avertissement sécurité :

Figure 26 : Fenêtre d'avertissement

Cas particullier de fonctionnement sur MacOS-X et GNU/Linux : Cliquer sur « exécuter », cela ouvre une nouvelle fenêtre de recherche afin de sélectionner le certificat que l'on souhaite utiliser :


Figure 27 : Fenêtre d'ouverture d'un certificatUne fois le certificat sélectionné, cliquer sur « OK ». Une fenêtre de pass phrase s'ouvre alors :

Figure 28 : Fenêtre de pass phrase

Saisir le mot de passe qui protège l'accès au certificat. Une fois le pass saisit, cliquer sur « OK ».

Cette étape de sélection du certificat est uniquement à faire si le poste de travail utilise un système d'exploitation non-Microsoft (par exemple : MacOS-X, GNU/Linux)., En environnement Microsoft Windows, après avoir cliqué sur le lien « signer », le certificat est directement disponible dans la liste du parapheur.

La page suivante est une page de signature similaire aux pages d'émission vu précédemment, on peut y saisir des annotations publique et privée. La différence étant la liste de certificats dans laquelle figure le certificat que nous venons de sélectionner:

Figure 29 : Page de signature

La figure d'illustration présente un seul certificat mais il est possible qu'une personne dispose de plusieurs certificats enregistrés dans son poste de travail et éligibles à la signature électronique.

Le choix du certificat étant fait, la signature du dossier s'effectue en cliquant sur « signer avec ce certificat »


4.3.3 Rejeter un dossier.

Pour rejeter un dossier il faut cliquer sur le lien rejeter : . Cette action est possible directement depuis la bannette « dossier à traiter », ou à partir de son écran de présentation. Cette action implique le renvoi du dossier à son émetteur.Après avoir cliqué sur le lien, une page d'envoi permettant de saisir des annotations privées et publiques s'affiche :

Figure 30: Écran de rejet

L'envoi est validé en cliquant sur « rejeter ».


4.3.4 Transmettre un dossier à son secrétariat.

Pour les utilisateurs disposant d'un secrétariat, cette action permet de lui transmettre un dossier afin qu'il le relise, l'annote ou modifie les annotations déjà existante.

La transmission au secrétariat s'effectue en cliquant sur le lien « envoyer au secrétariat »:

Cette action ouvre une page d'envoi permettant de saisir des annotations privées et publiques :

Figure 31 : Écran d'envoi au secrétariat

L'envoi est validé en cliquant sur « ok ».


4.4 RÉCUPÉRER UN DOSSIER (DROIT DE REMORD)

Après l'émission ou le visa d'un dossier, il est possible, si l'utilisateur suivant dans le circuit n'a pas encore consulté de document du dossier, d'exercer son droit de remord et de rapatrier le dossier vers sa corbeille d'origine dans le parapheur de l'étape de validation précédente. Ce droit peut s'exercer à partir des corbeilles virtuelles (« Dossiers récupérables » ou « Dossiers en cours »), en cliquant sur l'icône correspondante.

Figure 32 : Bannette des dossiers récupérables

: icône permettant de récupérer un dossier.


4.5 TRAITER UN DOSSIER RETOURNÉ

Lorsqu'un dossier émis est refusé (« rejeté ») par un acteur du circuit de validation, il revient à son émetteur dans la bannette « dossiers retournés » :

Figure 33 : Écran de présentation de la bannette « dossiers retournés »



La consultation du dossier nous renvoie à l'écran de consultation comme présenté précédemment dans le manuel :

Figure 34 : Écran de consultation d'un dossier retourné

A partir de cette écran il est possible de visualiser le contenu du dossier, c'est-à-dire le/les document(s) joint, le circuit de validation auquel est destiné le dossier ainsi que l'éventuelle annotation privée. Il est également possible de corriger et émettre directement le dossier à partir de cette page, ou encore visualiser les détails du dossier et visualiser les annotations, via l'onglet options du dossier.Les annotations publiques sont consultables directement dans le panneau de visualisation du


circuit de validation.Corriger et émettre à nouveau le dossier dans le circuit de validation en cliquant sur le lien

« corriger et émettre à nouveau » , qui est disponible soit directement dans l'écran de présentation de la bannette ou dans l'écran de consultation du dossier.

La correction renvoi vers une page de consultation du dossier :

Figure 35 : Écran de consultation d'un dossier à transmettre

A partir de cette page il est possible de visualiser le contenu du dossier, c'est-à-dire le/les document(s) joint et de les modifier en cliquant sur le lien « mise à jour »

En cliquant sur ce lien on accède à la page de mise à jour du dossier :

Figure 36 : Écran de mise à jour d'un dossier

Cette page permet de recharger un document. Pour cela, cliquer sur parcourir et sélectionner le document désiré ; une fois sélectionné, cliquer sur « importer dans l'entrepôt ». Lorsque le nouveau document est importé dans l'entrepôt, il reste à valider la mise à jour en cliquant sur « mise à jour ».Ce lien redirige directement vers la page de consultation du dossier.

Les autres options possibles de la page de consultation du dossier sont les mêmes que dans la phase de création du dossier.


Supprimer le dossier en cliquant sur le lien supprimer

Le fait de vouloir supprimer un dossier nous renvoie vers une page de confirmation de suppression :

Figure 37 : Écran de suppression d'un dossier

Toute suppression est définitive, un dossier supprimé est irrécupérable.

Lorsque le dossier est corrigé, il est automatiquement déplacé dans la bannette « dossier à transmettre », la procédure d'émission reste la même que lors de la création initiale du dossier.

4.6 RELIRE-ANNOTER UN DOSSIER

Lorsqu'on fait partie d'un secrétariat, on va pouvoir recevoir des dossiers dans la bannette « dossier à relire-annoter », dans le cas présent, ou le document est déjà inséré dans un circuit de validation, les seules actions possibles pour le secrétariat seront de consulter le/les document(s) et d'ajouter des annotations. Pour retourner le dossier à son patron il suffit de

cliquer sur le lien « envoyer à mon patron » directement depuis la bannette ou depuis la page de consultation du dossier.

Ce lien envoie vers une page d'envoi, on pourra y rajouter des annotations publiques et privées :

Figure 38 : Écran d'envoi à son patron


L'envoi est validé en cliquant sur « ok ».

4.7 VISER/SIGNER PAR LOT

Il est possible de viser/signer plusieurs dossiers en une seule action, cela est réalisable sur des dossiers qui sont soit lus, soit qui appartiennent à un type de dossier ne nécessitant pas une lecture obligatoire avant signature. Cette opération s'effectue en 2 écrans :

1. Sur le premier écran, on peut marquer comme lu les dossiers qui ne le sont pas, soit individuellement, soit tous à la fois en cliquant dans la case « Lu ». On peux ensuite sélectionner les dossiers un par un ou alors tous les sélectionner en cliquant dans la case « Viser/Signer ». Une fois que les dossiers sont sélectionnés et marqués comme lu, cliquer sur « suivant ».

Figure 39 : Visa/signature par lot – sélection des dossiers

2. Ensuite intervient la même démarche que pour une signature classique, sélection du certificat et saisie du pass phrase (cette étape n'est pas systématique si lors de la première signature la case « Toujours faire confiance au contenu provenant de cet éditeur » a été coché).La page maintenant disponible est similaire à celle pour une signature classique, possibilité d'ajouter des annotation et choix du certificat :


Figure 40 : Visa/signature par lot – annotations et choix du certificat de signature

L'action est validée en cliquant sur « signer avec ce certificat ».

4.8 TRAITER UN DOSSIER EN FIN DE CIRCUIT

Lorsqu'un dossier à été validé par l'ensemble des acteurs du circuit de validation, il est ensuite transmis à une personne qui va soit archiver le dossier, soit le transmettre à la préfecture ou au ministère de la finance via un Tdt (S²low), ou encore retransmettre le dossier dans un nouveau circuit. Cette personne est généralement l'émetteur du dossier en question, elle va donc retrouver le dossier dans la bannette « dossiers en fin de circuit ».

Figure 41 : Écran de présentation de la bannette « dossiers en fin de circuit »




Ce lien renvoie vers la page de consultation du dossier :

Figure 42 : Écran de consultation d'un dossier en fin de circuit

A partir de cet écran il est possible de visualiser le contenu du dossier, c'est-à-dire le/les document(s) joint(s), le circuit de validation par lequel le dossier est passé ainsi que l'éventuelle annotation privée. Il est également possible de visualiser les détails du dossier, visualiser les annotations et enchainer un circuit, via l'onglet options du dossier.

Archiver le dossier en cliquant sur le lien « archiver » , ce lien est disponible

directement dans la bannette « dossier en fin de circuit » ou sur la page de consultation du dossier.

Ce lien renvoi vers une page d'archivage :

Figure 43 : Écran d'archivage

Sur cette page, on pourra saisir le nom de l'archive, par défaut, le nom de l'archive est celui du dossier.


Pour valider l'archivage, il faut cliquer sur « OK ».

Envoyer à la plate-forme S²low en cliquant sur le lien « envoi à la plate-forme S²low »

Ce lien renvoi à une page d'envoi :

Figure 44 : Écran d'envoi à la plate-forme de télé-transmission

Cette page comporte plusieurs informations à renseigner, toutes devront êtres renseignées afin de pouvoir envoyer le dossier.

Les informations à renseigner sont les suivantes :

• Nature de l'acte, sous forme de liste déroulante• Classification, sous forme de liste déroulante• Numéro de l'acte, renseignement manuel• Date de la décision, sous forme de liste déroulante (si la liste est indisponible, cliquer sur

« aucun »• Objet, renseignement manuel

Une fois toutes les informations renseignées, valider l'envoi en cliquant sur « ok », le dossier est envoyé.


4.9 DÉLÉGUER SON PARAPHEUR

Il est possible, à partir de l'écran d'un parapheur, de définir un parapheur de délégation, vers lequel seront transférés tous les dossiers à traiter.

Dans l'écran « Délégation », il y a 2 champs: 1.Liste déroulante de parapheurs (avec leurs propriétaires respectifs)2.Case à cocher qui permet d'activer ou de désactiver la délégation.

La délégation se fait par le choix d'un parapheur dans le menu déroulant après activation de la case à cocher, puis la validation en cliquant sur le bouton « Ok ». Pour supprimer la délégation, il suffit de décocher la case « Activation » puis de cliquer sur « Ok ».

Figure 45 : Écran de gestion de la délégation

La délégation est alors visible sur l'écran principal de l'application, pour le délégant et pour le délégué :

Figure 46 : Écran de parapheur délégué à un autre


Ceci permet aux utilisateurs de savoir à tout moment l'état de délégation de leur espace de travail.

5 RECHERCHE DE DOSSIERS

Le parapheur inclus une fonction de recherche qui est disponible à tout moment dans le bandeau supérieur :

Figure 47 : bandeau de recherche

La fonction de recherche organise les résultats de la recherche dans une page « résultats de la recherche » :

Figure 48 : Écran de présentation du résultat de la recherche

L'organisation est établis selon trois critères, « Dossiers accessibles » ; « Dossiers visibles » ; Dossiers archivés ».

5.1 DOSSIERS ACCESSIBLES

La bannette dossiers accessibles comporte l'ensemble des dossiers qui sont accessibles par l'utilisateur faisant la recherche, c'est-à-dire les dossiers qui sont contenus dans les bannettes non virtuelle et sur lesquels une action est possible :


Figure 49 : Bannette des dossiers accessibles

5.2 DOSSIERS VISIBLES

La bannette dossiers visibles comporte l'ensemble des dossiers qui sont visibles par l'utilisateur faisant la recherche, c'est-à-dire les dossiers qui soit concernent l'acteur en question et qui sont dans des bannettes virtuelles ou non, soit qui ne concernent pas l'acteur mais sont visible par l'ensemble des personnes utilisant le parapheur :

Figure 50 : Bannette des dossiers visibles

Aucune action sur les dossiers n'est possible à partir de cette bannette. L'utilisateur pourra

uniquement visualiser les annotations en cliquant sur le lien « visualiser les annotations » .

5.3 DOSSIERS ARCHIVÉS

La bannette dossiers archivés comporte l'ensemble des dossiers qui ont été archivés :

Figure 51 : Bannette des dossiers archivés

Plusieurs actions sont possible depuis cette bannette :

Visualiser le document principal du document en cliquant sur le lien

« document principal »

Extraire la signature électronique pour la soumettre à un test d'authenticité en cliquant sur le lien « signature »

Visualiser le document généré par le parapheur en cliquant sur le lien « pdf » . Ce document comporte en première page le bordereau de signature et ensuite le document principale du dossier :

Figure 52 : Bordereau de signature



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Manuel i parapheur-v3.1