Vous souhaitez gagner de la place dans vos locaux tout en pouvant accéder en quelques clics à tous vos documents d’activité ? La numérisation documentaire est la clé. Elle vous permettra de faire des économies et de passer uniquement du temps sur les tâches à valeur ajoutée en retrouvant les documents recherchés en un clic.

Vous ne pouvez préparer vos documents ou tout simplement ne savez pas comment les archiver, les gérer ? Nous vous accompagnons aussi sur ces étapes indispensables de traitement et de politique documentaire.

Bénéficiez d’une politique d’archivage optimiséeLa pérennité de vos archives et la productivité de vos équipes sont garanties par une politique d’archivage connue et comprise par tous. Nos consultants archivistes sont à votre disposition pour créer tous les outils de gestion de votre quotidien : plan de classement, tableau de gestion, inventaire.

Grâce à leur double casquette métier et projet, ils vous conseilleront au mieux pour vous faire gagner du temps au quotidien.

Mise à disposition numérique de vos documents d’activitéL’optimisation de vos locaux ainsi que la pérennité et l’accessibilité numérique à vos archives passent par une politique de dématérialisation de celles-ci. Une fois ce processus de numérisation effectué, ces documents seront disponibles dans votre outil de gestion de vos archives et accessible en 1 clic.

Conformément à votre tableau de gestion, vous pourrez alors archiver et / ou détruire ces documents puisque vous disposerez de leur copie numérique.

Une approche documentaire sur-mesure

Étape 1 : Audit documentaire des fondsÉtape 2 : Enlèvement des fonds ou installation atelier chez le clientÉtape 3 : Préparation des fonds si nécessaireÉtape 4 : Numérisation en nos locaux ou chez le clientÉtape 5 : Indexation des fonds si nécessaireÉtape 6 : Intégration possible dans vos outils métiers

À chacune de ces étapes, nos spécialistes métiers sont au service de votre projet.

NUMÉRISATION ET TRAITEMENT DOCUMENTAIRE

ACCÉDEZ À VOS DOCUMENTS D’ACTIVITÉ EN UN CLIC

• 11 ateliers de numérisation en métropole et dans les DOM-TOM

• Installation d’ateliers chez les clients possible

• 18 millions de pages numérisées par an

• 70 scanners pour couvrir tous vos formats

FICHE PRODUIT

Nous digitalisons vos archives pour les réintégrer dans vos outils d’activitéNotre offre de services

Vous souhaitez dématérialiser vos archives ?Nous sommes à votre disposition :

Tél : + 33 (0)5 57 02 10 65E-mail : contact-num@arkhenum.frwww.arkhenum.fr

Audit documentaireNos consultants archivistes sont à votre disposition pour analyser de manière objective votre processus documentaire. La réalisation de cet audit comprendra la visite de vos locaux, l’analyse de vos pratiques, de vos outils de gestion et enfin un échange avec les personnes en charge de la gestion documentaire.

Sa finalité sera de valider votre situation vis-à-vis de la réglementation. Le plan d’action proposera des axes d’amélioration pour gagner en efficacité et productivité notamment à travers la disponibilité au format numérique de vos documents.

Numérisation documentaire et indexationArkhênum numérise en ses ateliers ou chez ses clients toutes vos typologies de fonds :

• Documents comptables, factures et contrats fournisseurs, …• Contrats, dossiers commerciaux, documentation technique, …• Dossiers RH : bulletins de paie, contrats de travail, …• Calques et plans petits et grands formats• Documents patrimoniaux et audiovisuels tout format• …

Nous indexons vos documents sur la base des critères importants pour votre métier : numéro de facture, contrat, nom de personne, …

Préparation des fondsVos fonds ne sont pas numérisables en l’état ? Nos équipes sont en capacité de les préparer en nos locaux ou en vos locaux :

• Inventaire du fonds• Dépoussiérage, désagrafage, déconditionnement• Tri, destruction• Reconditionnement, …

Grâce à un traitement adéquat, vos archives documentaires seront prêtes pour être numérisées et / ou archivées dans les règles de l’art.

Délégation de servicesNos équipes peuvent vous assister au quotidien sur les tâches de votre choix ou bien intervenir de manière ponctuelle sur des missions précises : « cleaning day », reprise d’archives, …

Nous adaptons nos services en fonction de vos besoins :

• Préparation et versement régulier d’archives• Gestion complète de vos archives• Indexation et référencement des archives entrantes• Conditionnement des fonds à archiver• …