Présentation Quotero 27 Janvier

28 janvier 200928 janvier 2009

Déroulé de la présentation

Qu’est-ce-que vous apporte la GED ?

Quelles sont les fonctionnalités de Quotero ?

Case Story : GoodYear

Les principes de la GED

Mettre en place une organisation structurée du travail : Stocker les documents Contrôler les accès et la restitution Mettre en place des circuits de travail collaboratif

Un traitement de l’information non-structurée Fichiers électroniques Documents scannés

La GED s’inscrit dans un processus qualité

Les principes de la GED

La GED s’inscrit dans différents usages : Portail d’entreprise Outil métier La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise

Les principes clés : Le profil documentaire :Méta-données & organisation du

référentiel Rôles et droits Recherche et Gestion des formats Cycle de vie documentaire

Quotero : Quelques fonctionnalités clé

Accéder à la connaissance depuis le Web et votre poste de travail Interface Web ergonomique Drag and drop depuis des applications bureautique Accès à Quotero depuis les applications Microsoft Office et Open Office Stockage et indexation des emails


Partager, Contrôler et Protéger le référentiel documentaire Intégration de Quotero à des Intranet / Extranet Tag des documents Gestion des concepts de check-in et de check-out Fonction de téléchargement de dossier zippés Discussions autour de documents (forums) Comparaison de documents


Gestion des utilisateurs Gestion des sources d’utilisateur, des groupes, des profils et des

accès Intégration à des annuaires d’entreprise


Gestion des cycles de vie des documents Construire des circuits de validation complexes et notifier les

actions aux utilisateurs Suivi des actions sur chaque document : Qui a crée, qui a mis à

jour, qui a supprimé… Suivi des versions Suivi des actions depuis le tableau de bord


Fonctions de recherche étendues Recherche de documents utilisant des méta-données, Recherche de documents « full-text » Taxonomie des documents Enregistrement des recherches standards


Gestion de la structure du référentiel Construction de méta-donnée complexes (listes ou arbres de

méta-données) qui peuvent être associées à vos référentiels métiers (listes de clients, listes de fournisseurs…)

Adaptation de la structure du référentiel aux profils utilisateurs Paramétrage des champs de méta-données


Intégration d’outils métiers Intégration d’outils de scan et d’OCR pour référencer des documents

scannés Indexation des documents selon les logiques métier

Architecture - Déploiement Système de cache Clustering


Problématique rencontrée

Les carences d’un système « 100% papier » Dispersion géographique d’un système papier Les outils collaboratifs et de partage sont inexistants Temps de recherche trop importants Diffusion externe impossible

Le nouveau système de GED devra intégrer tous les processus métiers

2 types d’utilisateurs pour la future GED : Utilisateurs distants, client web Utilisateurs interne, client riche, intégration scans et OCR

Démarche mise en place

Expression du besoin Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence Identifier les différents profils documentaires Identifier les chaînes de scan, production, diffusion Analyser les besoins d’outils collaboratifs

Auditer, analyser l’existant Identifier les contraintes techniques Extraire les politiques de sécurité existantes Développer un pilote spécifique d’intégration des scans

Définir la structure du nouveau référentiel L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de

document et les méta données qui s’y rattachent Le pilote de scan doit permettre d’automatiser les actions de classement et de typage



Le résultat après 6 mois d’exploitation

600 000 documents 1 To de données Accès immédiat au BL demandé Gain considérable de temps Satisfaction client final Respect des engagements qualité et des obligations règlementaires

Technology

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