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Projet réalisé dans le cadre du cours d'audit du S.I suivi à l'ESGI. Audit
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Synthèse et RecommandationsLa gestion budgétaire au sein de la DSI et l’adéquation entre les processus et le nouvel outil spécifique de gestion budgétaire en cours de conception
Auditeurs
Thomas BENCTEUX / Mathieu CHANELIERE / Heidi DERRAS / Matthieu MEGALY
Réunion de synthèse du 18/07/2014
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Sommaire
1. La mission• Objectif de la mission• Synthèse des résultats
2. Les Recommandations• Liste des recommandations• Présentation des recommandations
3. Les Conclusions
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1. La mission
La mission consiste à auditer :•La gestion budgétaire au sein de la DSI•L’adéquation entre les processus et le nouvel outil
spécifique de gestion budgétaire en cours de conception
Le but étant de :•Trouver ce qui pourrait poser problème•Proposer des recommandations pour y pallier
1.1 Objectif de la mission
La missionLes
recommandations
Les Conclusions
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1. La mission
SymptômesIl est actuellement constaté des dysfonctionnements dans la gestion des flux financiers au sein de Bouygues immobilier.
1.2 Synthèse des résultats (1/2)
Qui et comment ?Les responsables projet, les responsables CI, les donneurs d’ordres ainsi que les personnes en charge du projet ont été interviewés au cours de la mission.
La missionLes
recommandations
Les Conclusions
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1. La mission
MéthodologieDéroulement de l’audit en 4 étapes : rédaction d’un questionnaire, interview des acteurs, analyse des réponses et déduction des recommandations.
1.2 Synthèse des résultats (2/2)
SynthèseLa mise en œuvre du projet se déroule de manière satisfaisante. Nous avons pu constater des forces et des faiblesses mais rien d’insurmontable.
La missionLes
recommandations
Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.1 Liste des recommandations
Recommandations N° de la recommandation
Mise en place d’une politique d’amélioration continue. 1
Mise en place d’une solution de partage de fichier. 2
Instaurer une méthodologie de recueil des besoins. 3Sensibiliser les acteurs sur l’importance du recueil des besoins dans le processus de rédaction du cahier des charges. 4
Mise en place d’un plan de recettage. 5
Sensibiliser la gouvernance sur le risque d’obsolescence du logiciel Gest’Com. 6Alerter les acteurs sur l’absence de fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de l’application.
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La missionLes
recommandations
Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.2 Recommandation N°1
IntituléMise en place d’une politique d’amélioration continue.
Objectif Régler au fur et à mesure les problèmes liés à la gestion des budgets de la DSI.
Actions Mettre en place un comité de pilotage de l’amélioration continue qui élaborera des propositions d’améliorations régulièrement, de manière à conserver les procédures de gestion des budgets à jour.
La missionLes
recommandations
Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.3 Recommandation N°2
IntituléMise en place d’une solution de partage de fichier.
ObjectifPermettre la synchronisation des documents et éviter les ouvertures de fichiers en lecture seule sur un fichier partagé.
ActionsInstallation d’une plateforme d’échange de fichiers qui offre une possibilité de versionning ainsi que la modification simultanée d’un fichier avec d’autres collaborateurs.
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recommandations
Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.4 Recommandation N°3
IntituléInstaurer une méthodologie de recueil des besoins.
Objectif Permettra de recueillir, analyser et formaliser les besoins des utilisateurs tout en permettant d’élaborer un cahier des charges dans le respect de ses fondamentaux.
ActionsDéfinition d’une politique pour le recueil des besoins.
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recommandations
Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.5 Recommandation N°4
IntituléSensibiliser les acteurs sur l’importance du recueil des besoins dans le processus de rédaction du cahier des charges.
Objectif Eviter les erreurs de rédaction du cahier des charges à l’aide d’une analyse poussée des besoins.
ActionsRéaliser des réunions d’informations ainsi que des ateliers avec les utilisateurs concernés afin de les sensibiliser.
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Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.6 Recommandation N°5
IntituléMise en place d’un plan de recettage.
Objectif Définir les fonctionnalités à tester et les scénarios pour réaliser la recette ainsi que les acteurs concernés par la validation.
ActionsDéfinir une méthodologie pour le plan de recettage et informer les collaborateurs concernés.
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Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.7 Recommandation N°6
IntituléSensibiliser la gouvernance sur le risque d’obsolescence du logiciel.
Objectif Faire comprendre à la gouvernance que le logiciel doit être mis à jour.
ActionsMise en place de réunions de sensibilisation sur le risque d’obsolescence d’un logiciel.
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Les Conclusions
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2. Les Recommandations2.8 Recommandation N°7
Intitulé Alerter les acteurs sur l’absence de fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de l’application.
Objectif Faire comprendre à la gouvernance que la totalité des besoins ne sont pas comblés par les nouvelles fonctionnalités développées.
ActionsMise en place de réunions de sensibilisation sur la prise en compte de l’ensemble des besoins sur un projet.
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Les Conclusions
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3. Les Conclusions
• Processus de gestion budgétaires rôdésLes personnes concernées interagissent efficacement, les processus sont bien assimilés
• Premières livraisons satisfaisantesIl faut néanmoins garder en tête que l’outil complet n’est pas encore disponible (fonctionnalités à venir dans les prochains lots)
• Mission intéressanteActeurs multiples, bon investissement et réponses à nos questions, sujet courant
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Les Conclusions
Questions et RéponsesPour tout renseignements complémentaires, n’hésiter pas à contacter le chef de projet à l’adresse mail suivante :
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Merci pour votre attention !
