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Dans les starting blocks pour une course de 6 mois Projet Alma @ Université de Liège Meeting Kickoff interne avec les volontaires ULg – 10 juin 2014

Projet Alma @ Université de Liège : Dans les starting blocks pour une course de 6 mois

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Meeting Kickoff interne avec les volontaires des Bibliothèques de l'Université de Liège impliqués dans le déploiement du système de gestion de bibliothèque Alma

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Dans les starting blocks pour une course de 6 mois

Projet Alma @ Université de Liège

Meeting Kickoff interne avec les volontaires ULg – 10 juin 2014

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Alma = nouveau SGB

• Solution destinée à remplacer progressivement les SIGB• Solutions existantes/en développement :• Alma (Ex Libris)• Sierra (Innovative Interfaces, Inc.)• OLE (Kuali Foundation)• WorldShare Management Services (OCLC)• Intota (Serials Solutions)

• Ex Libris a commencé ses travaux en 2008• Première institution en production avec Alma en 2012

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• Unified Resource Management (URM) gère de façon complètement intégrée les ressources • papier Aleph• électroniques SFX• numériques ORBi, DONUM

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+ archives(EAD)

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orienté fonctions

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Grandes étapes pour l’ULg

• Septembre 2009: première découverte de l’URM (bêta)• Depuis veille sur développement et évolution d’Alma

• Août et décembre 2013: négociations avec Ex Libris• Janvier 2014 : Approbation des autorités de tutelle• Mars 2014 : Alma Welcome Package• Avril 2014 : Visite à la University of East London, 1ère université à

utiliser à Alma en Europe (2012)• Mai 2014 : • CD décide de la composition de la Project Team • Appel aux volontaires pour composition de Task Forces (TF)• Validation de la composition des TF

• 10 juin 2014 : Meeting Kickoff interne des volontaires ULg• 27 août 2014 : Meeting Kickoff ULg/Ex Libris coup d’envoi• 19 février 2015 (?) : mise en production d’Alma 7

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Project Team Ex Libris

• Composition :• Yves Grange• Valérie Philibert• Christine Godard

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Project Team ULg

• Mission : piloter le projet pour l’ULg• Réunion hebdomadaire: jeudi à 9:00• Composition : 6+ personnes• 4 Functional Experts

• Acquisitions• eResources• Fulfillment• Resource Management (RM)• Digital• Interlibrary Loan

• + le Directeur général• + une personne secrétariat (Aurore)• + tout membre du CD qui souhaiterait venir régulièrement/occasionnellement

• Project leader: François Renaville• Contact: alma @ lists.ulg.ac.be

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Task Forces

• 4 Functional Experts 4 task forces composées de quelques Data Experts volontaires

• Formations d’Ex Libris : workshop sur place (4 j.) + webinars• Serviront de base pour former les autres collègues du RB 10

TF Acquisitions TF eResources

TF Fulfillment TF RM

ARF

IT Bib

SEGI

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Travail des Task Forces

• Ne pas chercher à rester proche de l’actuel plus efficace !• Alma = possibilité de revoir en profondeur workflows/fonctionnements• Alma a sa propre logique• créativité !

• quitte à revenir à des fonctionnements traditionnels• Chaque TF a son rythme et organisation, mais • délais sont là ! -> délivrables• tout le monde doit bosser et faire avancer le groupe• investissement personnel : minimum 1 journée complète/semaine

• Décisions stratégiques pourront être préparées dans les TF, mais seront prises en PT ou en CD

• Égalité des membres au sein d’une TF

• Confidentialité !

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TF Acquisitions

• Tâches :• définition des workflows des acquisitions papier• paramétrage d’Alma• gestion automatisée des commandes & rappels• analyse des possibilités d'interfaçage avec SAP et avec le prochain fournisseur du

contrat global des périodiques• mise en place d'EDI • rédaction de notes et formations• …

• Composition :• Sandra Luciani• Anna-Maria Lombardo • François Renaville (pilote)• Guillaume Schwaiger

• Contact : Alma-Acquisitions @ lists.ulg.ac.be 12

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TF eResources

• Tâches :• récupération des données SFX• paramétrage d’Alma• gestion des licences et des accès des ressources électroniques (BDD, ejournals,

ebooks)• rédaction de notes et formations• …

• Quid de la BDD des BDD ? < URM

• Composition :• Aude Alexandre• Myriam Bastin (pilote)• Stéphanie Simon

• Contact : Alma-eResources @ lists.ulg.ac.be

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The E-Team

There is no plan P

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TF Fulfillment

• Tâches : gestion relative à la circulation (au sens large)• paramétrage d’Alma• prêt, réservation, renouvellement, self check, rappels & avis, blocages• interfaçage possible avec les bases de données ULg (Ulis, Penelope)• bibliothèque de livraison [pickup location], salles de lecture (reading rooms) • fourniture interne de document (issus du MAL ou d'ailleurs), demande de scans/photocopies de documents

internes• rédaction de notes et formations• …

• Au début, MyDelivery continue d’exister en parallèle. Quid plus tard ? < URM• Primo : impact !!

• Composition :• Chloé Bourdouxhe• Isabelle Gilles• Rémy Lhoest• Delphine Paulissen• Sandra Rizzo• Sandrine Vandenput• Muriel van Ruymbeke (pilote)

• Contact : Alma-Fulfillment @ lists.ulg.ac.be 14

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TF Resource Management

• Tâches :• préparation des données Aleph• paramétrage d’Alma• gestion du catalogue, des notices bibliographiques, holdings et d'autorité, des

items • rédaction de notes et formations• …

• Composition :• Marie-Line Lecourt• Pierre Nys• Laurence Richelle (pilote)• Frédérick Vanhoorne• Jean-François Willem

• + aide de R. Lhoest pour données Aleph

• Contact : Alma-RM @ lists.ulg.ac.be 15

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Projet Alma = projet Primo bis

• Avec Alma, nécessité de disposer d’un nouveau serveur Primo• raison : environnements distincts conflits

• Aleph – Primo serv340• Alma – Primo servXXX

• plus performant• au départ, copie de serv340

• Tout le paramétrage Aleph/Primo et SFX/Primo doit être repris à zéro pour Alma/Primo

• Alma : nouvelles fonctionnalités impact sur Primo Projet Alma = projet Primo bis

• Equipe Primo (Laurence, Rémy & François) appuyée par Sara Decoster :• Nouveau mode de fonctionnement d'un service --> Quel impact sur Primo et les

usagers ? Comment prévenir éventuels soucis ? • Nouvelle fonctionnalité avec Alma --> Quand et comment la déployer au mieux sur

Primo ? • Mises à jour des notes Primo• … 16

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Découvrir et maîtriser Alma

• Ex Libris Customer Center > Documentation Centerhttp://www.customercenter.exlibrisgroup.com

17Les documents de Product Documentation

sont mis à jour tous les mois !

Login sur la BàO

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Découvrir et maîtriser Alma

• La liste de discussion ALMA-L, https://listserv.nd.edu/cgi-bin/wa?A0=ALMA-L • se tenir au courant de l’évolution d’Alma• poser de questions & suivre les réponses• découvrir ce qui est possible, ce qui s’est fait ailleurs

• abonnés : pas tous des administrateurs d’Alma !• essentiel pour les membres des TF

• Ex Libris Developer Networkhttps://developers.exlibrisgroup.com• plate-forme collaborative• principalement orientée codage, intégration et APIs :

• Self Check• SMS• LDAP et authentifications diverses• systèmes financiers

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Découvrir et maîtriser Alma

• Sessions webinars « Ask the Expert »http://learn.exlibrisgroup.com/course/view.php?id=238• webinar d’1 heure • un mercredi sur deux à 16:00 (heure belge)• sur un point très particulier d’Alma• avec la possibilité de poser des questions à l’avance• écoute différée possible

• Existent déjà :

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• Demerits in fulfillment• E-Resources Workflows• E-Resources Architecture and Concepts• Resource Sharing Setup and Workflows• Work Orders and Item Process

Management• Discovery Interface Display Logic• Letter Configuration• Normalization Rules

• Primo and Alma• Booking Requests• Tips and Tricks in Analytics• Fulfillment Unit Rules• Patron Blocks• Claims in Alma for Physical and Electronic

Resources• Patron Physical Items Requests

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Documents de travail

• Dossier partagé Alma @ ULg sur Google Drive• Accès aux seuls membres des TF (éditeurs)• Partage de fichiers et travail collaboratif (avec historique)• Dossier « Général » contient le Alma Welcome Package, avec notamment Ex

Libris Alma Rapid Implementation Methodology et Getting Ready for Alma Implementation

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Suivi et communication vers le Réseau• Réunion mensuelle ouverte à tous• suivre les évolutions, se tenir au courant• poser des questions• filmée et accessible plus tard

• Boîte à outils du Réseau• dossier Alma• documents internes, à ne pas diffuser• logins d’accès• …

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Suivi et communication vers le Réseau• Site Alma @ Université de Liège, https://sites.google.com/site/almaulg• Objectifs :

• informer les collègues ULg l'avancée du projet (< TF)• permettre aux collègues d'autres institutions de connaître les grandes étapes

du déploiement d'Alma à l’ULg• Contenu non sensible• Complémentaire à la BàO et aux réunions mensuelles

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Suivi et communication vers le Réseau• Avec actualités et news sur les grandes étapes, l’avancée des TF, les

décisions prises, les changements de politique, les résultats des tests de migration…

• Avec un calendrier du projet avec les dates des réunions de la PT, des TF, des webinars, des formations pour les TF, des formations pour les collègues…

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