Remplacer la messagerie électronique: Comment dynamiser votre communication avec un réseau social d’entreprise ?

Août 2011Livre blanc blueKiwi

Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée

enterprise social software

L'évolution vers l'entreprise sociale et la collaboration

L'entreprise fonctionne de plus en plus en temps réel, de façon distribuée et sur un mode social. Parallèlement, nos communications électroniques professionnelles évoluent également. Les applications de messagerie instantanée et de chat, les audio et vidéo-conférences, le microblogging et les flux d'activité envahissent le territoire qui, jusqu'à récemment, demeurait le bastion de la messagerie électronique. Pourtant, le volume et le coût des courriers électroniques de l'entreprise ne cessent de croître au-delà des niveaux de « surcharge ».

Selon un rapport du groupe Radicati1 publié en avril 2010, les utilisateurs en entreprise recevraient, en moyenne, 75 e-mails par jour et en enverraient environ 37 chaque jour en 2011. En même temps, de nos jours, il n'est pas rare, pour certains utilisateurs, de dépasser les 200 e-mails reçus par jour. Or, l'on sait que 18 % des courriers électroniques reçus sont des messages indésirables. Ainsi, la même étude prédit qu'une entreprise standard de 1 000 utilisateurs dépensera 3 millions de dollars par an pour lutter contre le spam.

Une autre étude, publiée dans l'IJIEM (International Journal of Internet and Enterprise Management2) estime que le coût annuel des courriers électroniques professionnels par employé dépasse 8 000 dollars. L'étude relevait certains problèmes, tels que l'ambiguïté et le manque de clarté des messages, la surcharge d'e-mails, les problèmes de sécurité et de confidentialité ou encore l'impact négatif des e-mails sur l'efficacité et la productivité. L'enquête présente en outre d'autres faits intéressants qui caractérisent l'utilisation de la messagerie au sein des entreprises :

• Près d'un e-mail sur cinq était inutilement envoyé en copie à des collaborateurs autres que le destinataire principal.

• 13 % des e-mails reçus étaient soit non pertinents soit non ciblés. 41 % à peine des e-mails reçus avaient un but informatif.

• Moins de la moitié des e-mails (46 %) nécessitant une action de la part du destinataire formulaient concrètement l'action attendue.

• 56 % des employés font observer que l'e-mail est utilisé trop souvent en lieu et place du téléphone ou des conversations en face à face.

Le courrier électronique est donc fréquemment ressenti comme inefficace. Face à ce sentiment, il n'est pas surprenant que beaucoup d'entreprises et de managers envisagent de faire évoluer leurs communications électroniques au-delà de la messagerie. Ils adoptent ainsi des plates-formes de nouvelles génération, plus aptes à répondre aux besoins changeants des entreprises et à regagner en partie la productivité perdue avec les e-mails.

1 Groupe Radicati Rapport de statistiques relatives aux courriers électroniques, 20102 Thomas W. Jackson, Sharman Lichtenstein. Optimisation des communications par courrier électronique : l'impact des formations informatiques et sous forme de séminaires. International Journal of Internet and Enterprise Management, 2011

Introduction

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© 2011 blueKiwi Software

En quoi le courrier électronique est-il inefficace ?

‣ Messages ambigus et peu clairs

‣ Surcharge de spams et de messages

‣ Problèmes de sécurité et de confidentialité

‣ Interruptions du travail au quotidien

Source : étude IJIEM


Ce livre blanc dresse un tableau des nouvelles réalités en matière de collaboration et de communications d'entreprise. Il arrive à la conclusion suivante : l'e-mail professionnel tel que nous le connaissons est effectivement en déclin. Du moins, la nature même de son utilisation change lentement. De pilier des communications d'entreprise, il devient un canal plus limité, réservé aux notifications et informations. Découvrez ci-après les raisons pour lesquelles l'e-mail ne répond plus aux attentes, les nouveaux modes de communications des entreprises ainsi que les nouvelles plates-formes de collaboration dont elles ont besoin aujourd'hui.

L’évolution des entreprisesLe succès de l'e-mail, et les défis qu'il doit relever aujourd'hui en tant que moyen de communication, s'expliquent par la nature évolutive des entreprises. Les progrès technologiques ne cessent de bouleverser nos méthodes de travail. Et avec le temps, le rythme ne fait que s ' a c c é l é r e r. C h a q u e é v o l u t i o n i m p o r t a n t e s ' e s t accompagnée de nouvelles exigences en matière de méthodes de communications d'entreprise. Jusqu'à présent, l'e-mail a, en grande partie, démontré sa capacité à bien s'adapter à ces changements.

AutomatisationEntre les années 1970 et les années 1990, les gains de productivité se sont révélés considérables, grâce à la rationalisation et à l'automatisation des processus, de leur reporting et de leur contrôle. Ceci impliquait la capacité à effectuer les opérations de routine plus rapidement et avec moins d'erreurs, que ce soit dans la fabrication de produits sur une chaîne de montage ou dans la gestion du cycle de la commande à l'encaissement au sein d'un système ERP. Les méthodes de communication sous-jacentes sont toutefois restées fermement ancrées dans le téléphone, le fax et le partage textuel d'informations. Les formes précoces de courriers électroniques trouvèrent leur place dans cet environnement, surtout pour les communications textuelles entre les utilisateurs d'un réseau d'entreprise.

Diffusion des informationsDès la fin des années 1990 et tout au long de la dernière décennie, Internet est devenu incontournable. Les barrières temporelles et géographiques se sont alors considérablement estompées. Les équipes distribuées virtuellement et réparties dans différents bureaux ont pu commencer à collaborer efficacement et travailler ensemble sur des projets communs, en utilisant des informations enrichies d'images et de liens, dans et sur des documents et textes électroniques. Au cours de cette phase, le courrier électronique s'est très bien adapté, enregistrant même une croissance exponentielle, sous l'impulsion de la « webification », de l'accès distant aux systèmes de messagerie des entreprises et de la prise en charge des pièces jointes multimédia.


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Pourquoi l'e-mail a-t-il eu tant de succès jusqu'à présent ?

‣ Il s'agit d'un moyen efficace pour la diffusion des informations

‣ Dans le passé, l'accent était davantage mis sur les communications individuelles et moins sur le partage social ou la collaboration en groupe


Collaboration socialeCes quelques dernières années peuvent, à juste titre, être décrites comme l'ère de l'entreprise et de la collaboration sociales. Avec plus d'un milliard d'utilisateurs inscrits sur les plates-formes de réseaux sociaux, les attentes des professionnels de l'information sont désormais à jamais bouleversées. Aujourd'hui, l'on reste connecté avec l'actualité et le quotidien des amis, de la famille ou des collègues en temps réel, sans être enchaîné à un ordinateur. L'information est de plus en plus massive et les modes de communication mettent l'accent sur une plus grande « pertinence » des messages. Ceux-ci doivent être « partagés », diffusés en « réseau ». De plus, pour les entreprises fondées sur le savoir, il est souvent plus bénéfique de tirer parti de l'intelligence collective d'un groupe que de s'impliquer dans des boucles de communication fermées avec un nombre restreint de personnes. Le courrier électronique ne s'est pas aussi bien adapté à ce processus. Il doit relever un certain nombre de défis fondamentaux.

Le chapitre suivant examine les défis que doivent relever les communications par courrier électronique au sein de ce nouvel environnement professionnel.

Les défis des communications par courrier électronique

Tant que les méthodes de communications des entreprises demeuraient essentiellement limitées entre un ou plusieurs individus connus, le courrier électronique restait une plate-forme extrêmement efficace. Sa croissance remarquable au cours des vingt dernières années, jusqu'à devenir le pilier des communications électroniques, le prouve. Cependant, face à l'évolution de la nature même des entreprises, décrite plus haut, un certain nombre de défis fondamentaux ont commencé à émerger.

Communications push ou communications pull

Le courrier électronique est, par nature, un mode de communication « push ». Lorsque vous envoyez un e-mail, il est presque certain que celui-ci arrivera dans la boîte de réception du destinataire (sauf s'il est intercepté par le filtre anti-spam). Bien entendu, les paramètres de filtrage et de hiérarchisation peuvent quelque peu faciliter la « gestion » de flux d'e-mails. Mais ils ne résolvent pas le problème de fond. La « gestion » (décider de ce que l'on va lire, supprimer et hiérarchiser) de chaque e-mail envoyé prend beaucoup de temps. Sans compter le temps passé à lire les e-mails ou à y répondre, ni le temps d'interruption nécessaire pour se reconcentrer ensuite sur le travail en cours. L'impact négatif considérable sur la


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Principaux défis posés par les communications par courrier électronique‣ Communication « push » qui

nécessite de gérer chaque courrier électronique entrant

‣ Réponses fragmentées nécessitant un effort supplémentaire pour être rassemblées et synthétisées

‣ Accent sur la communication et non la collaboration

‣ Structure statique du répertoire des contacts, sans contexte social

‣ Boucles de communication fermées créant des silos d'informations

‣ Communications déstructurées n'aidant pas instantanément à la prise de décisions


productivité de l'entreprise est ainsi aisément visible, d'autant plus que ce cycle se répète pratiquement à chaque nouvel e-mail reçu.

À l'inverse, l'entreprise sociale d'aujourd'hui évolue vers un mode de communication « pull ». Plutôt que de voir tous les messages « poussés » vers votre boîte de réception, seuls les messages pertinents seraient mis en avant, en fonction de vos intérêts, de vos droits d'accès aux informations et de vos projets en cours. Le bénéfice est donc entier. Imaginons par exemple que vous souhaitiez être informé de tous les messages émis par un collègue à propos d'un projet important mais sans vouloir recevoir les autres communications provenant de ce même collègue. Il n'existe aucun moyen pratique pour appliquer ce filtre avec le courrier électronique, sans risquer de perdre certains éléments importants et interactifs. En effet, vous recevrez tous les e-mails que ce collègue vous enverra.

Fragmentation ou vue consolidée uniqueNous avons tous connu ces discussions interminables dans des chaînes de courriers électroniques. La multiplication même des réponses démontre la pertinence ou l'importance du sujet. Cependant, il faut alors parcourir la chaîne d'e-mails pour retrouver qui a dit quoi, récupérer et recoller les réponses séparées et gérer différentes versions de documents partagés sous forme de pièces jointes. Tout ceci prend beaucoup de temps et nuit à la productivité. De plus, les flux de conversation privés évoluent dans des réponses séparées, ce qui engendre un manque de contexte, de la confusion et donc des prises de décisions inadaptées. Malheureusement, sans une vue unique et consolidée de la chaîne d'e-mails, ce scénario se répète quotidiennement dans la plupart des entreprises.

Communications individuelles ou collaboration en groupeEfficace comme moyen de communication, essentiellement dans les conversations individuelles, le courrier électronique se montre particulièrement improductif dans la collaboration en groupe. Les entreprises ont tenté de résoudre ce problème en créant des listes de diffusion. Celles-ci permettaient de s'assurer que toutes les communications envoyées à cet e-mail commun parviendraient aux membres de la liste.

Mais ce système est totalement insuffisant et ce, pour plusieurs raisons. Premièrement, dans un contexte de groupe, les problèmes de fragmentation décrits ci-dessus se trouvent amplifiés. Deuxièmement, dans n'importe quel environnement de travail dynamique, les membres du groupe peuvent changer à chaque nouveau projet. Ceci est difficile à gérer avec les systèmes de courriers électroniques. Troisièmement, les discussions de groupe doivent parfois être archivées pour des raisons d'audit, de pérennisation des connaissances ou de réutilisation ultérieure. Elles doivent être faciles à récupérer à tout moment. Cependant, la façon dont chaque membre du groupe filtre et organise ses e-mails affecte considérablement sa version de l'historique d'archivage (certains peuvent, par exemple, supprimer des messages afin de ne pas dépasser la taille maximale autorisée pour leur boîte de messagerie). Les solutions d'archivage des e-mails peuvent quelque peu faciliter ce processus. Toutefois, le manque global de contexte dans les fragments d'e-mails au sein d'une conversation de groupe rendent les recherches et la récupération des informations pratiquement impossibles.


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Répertoires de contacts ou répertoires d'expertiseAvec des entreprises distribuées, il est également de plus en plus difficile, pour les équipes, de savoir qui contacter pour obtenir des informations sur une discussion spécifique. Les répertoires de contacts des systèmes de messagerie électronique n'offrent que peu, voire pas du tout, de détails sur l'expertise des employés, ce qui permettrait de solliciter leur aide sur les projets d'intérêt. Pour trouver l'interlocuteur adéquat, vous devez donc parfois vous reporter uniquement sur les personnes que vous, ou vos collègues, connaissez déjà (ce que l'on appelle le graphe social de proximité). Le processus d'identification d'un expert pertinent dans une autre partie de votre entreprise peut monopoliser un temps et une énergie considérables, avec de nombreuses conversations par téléphone et par e-mail. Au final, ce processus aboutit rarement.

Communications fermées ou communications ouvertesLes échanges d'e-mails créent en permanence des silos d'informations et discussions liés au seul destinataire. Le destinataire des informations spécifiques envoyées par e-mail est entièrement déterminé par l'expéditeur. Par conséquent, toute décision de l'expéditeur, consciente ou inconsciente, d'inclure/exclure certains destinataires peut affecter les résultats de l'entreprise. Les membres de l'équipe susceptibles d'intervenir ou d'être concernés par cette discussion peuvent très facilement être tenus à l'écart de la boucle. Bien que la messagerie privée soit requise pour les conversations sensibles, la méthode de communication de facto en « boucle fermée » empêche de tirer parti de la meilleure expertise et des meilleures connaissances au sein d'une entreprise.

La nature même de l'e-mail, en boucle fermée, le rend otage des retards dans les réponses. Ceux-ci ralentissent l'activité de l'entreprise. Après tout, l'e-mail dépend de la disponibilité de son destinataire spécifique pour vérifier sa messagerie et y répondre lorsque son planning le lui permet.

Sujets courts ou contenus longsMême si la concision est la bienvenue, des sujets d'e-mails courts peuvent s'avérer notablement trompeurs. Avec l'espace limité autorisé, nous décidons de les hiérarchiser. Or, ceci implique souvent d'ouvrir et de parcourir rapidement l'e-mail pour déterminer s'il est pertinent et lui affecter un niveau de priorité. À ce stade, il est déjà trop tard, nous avons perdu du temps. Paradoxalement, bien que le sujet de l'e-mail soit parfois trop court ou pas assez clair, le contenu du message peut, lui, être trop long et encombré. Ces deux aspects ne font qu'accroître le temps et l'énergie gaspillés, ainsi que l'inefficacité dans la gestion des courriers électroniques.

Feedback narratif ou feedback structuréImaginez : après avoir demandé aux membres de votre équipe leur opinion sur un sujet, vous recevez de multiples niveaux de réponses et de commentaires. Le recoupement des propos et de leurs auteurs, puis l'élaboration d'une conclusion à partir de leurs opinions nécessitent beaucoup de temps et de traitement mental. Le courrier électronique n'offre aucun moyen de passer d'une forme narrative à un feedback structuré. Dans la deuxième solution, les « votes pour ou contre » seraient automatiquement calculés et rendus visibles, avec leurs opinions contextuelles, pour une prise de décisions plus rapide.


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Identifiant d'e-mail ou profils sociaux sécurisésCertes, grâce aux techniques de cryptage, la transmission et le stockage des courriers électroniques sont aujourd'hui plus sécurisés. Néanmoins, les hackers peuvent relativement aisément usurper l'adresse e-mail d'un expéditeur ou lancer une conversation par « phishing » avec un destinataire, à l'insu de celui-ci. Sans connaître le contexte social de l'expéditeur, chaque e-mail s'appuie uniquement sur son mérite, à savoir d'avoir été envoyé à partir d'une adresse spécifique. Des virus et des utilisateurs malveillants s'attaquent régulièrement à cette vulnérabilité. Ils sont capables d'inciter au partage abusif d'informations commerciales confidentielles ou de provoquer des interruptions d'activité graves.

Au-delà de l'e-mail : Le logiciel de réseau social d’entreprise

Comme décrit plus haut, l'utilisation du courrier électronique dans les entreprises actuelles, plus sociales et collaboratives, est truffée de difficultés. L'e-mail freine sérieusement la productivité individuelle et celle des équipes. Les entreprises sont affectées à tous les niveaux et leurs besoins en termes de co-création, de collaboration et de co-sourcing ne sont pas vraiment satisfaits.

Les entreprises sont donc incontestablement frustrées d'utiliser le courrier électronique comme principal système de communication et de collaboration. Certes, l'e-mail reste avantageux du point de vue de l'ubiquité (pratiquement tous les employés de l'entreprise disposent d'une adresse de messagerie). Mais les besoins de l'entreprise appellent un nouveau type de plate-forme de communications et de collaboration sociale afin de renforcer la productivité au niveau individuel et, surtout, au niveau des groupes ou de la communauté.

Le logiciel réseau social d'entreprise, c’est le nom de cette nouvelle génération de plates-formes, est entièrement conçu pour gérer de grands volumes d'implications et de conversations collaboratives au sein d'équipes et groupes de projets distribués. Il s'appuie sur les concepts des célèbres plates-formes de réseaux sociaux telles que Facebook ou LinkedIn, mais en intégrant un éventail de fonctionnalités destinées aux entreprises. Celles-ci le rendent plus efficace en termes de sécurité, de confidentialité et de compatibilité avec la collaboration et l'intégration d'entreprise.

Ces plates-formes de logiciels réseau sociaux d'entreprise offrent non seulement la capacité d'envoyer des messages et de partager des documents comme avec le courrier électronique, mais incluent également des fonctions étendues pour participer, filtrer et impliquer d'autres formes d'interactions, telles que la co-création de documents, la collaboration sur les idées, les tâches ou les projets, ainsi que l'intégration avec les systèmes et flux déjà existants dans l'entreprise.


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Qu'est-ce qu'un logiciel de réseau social d’entreprise ?« ...un système de technologies Web offrant des fonctionnalités rapides et flexibles pour la collaboration, le partage d'informations, l'émergence et l'intégration au sein de l'entreprise étendue »

Source: Wikipedia


Principales caractéristiques d'un logiciel de réseau social d'entrepriseLa tableau ci-après illustre les principales caractéristiques d'une plate-forme de communication et de collaboration d'entreprise dans l'environnement social :


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Principales caractéristiques d'un logiciel de réseau social d'entreprise

Description et avantages

Pertinence et hiérarchisation en mode « pull »

Face à la surabondance des informations, les utilisateurs doivent pouvoir contrôler ce qui apparaît dans leur "ux d'activités. Les logiciels de réseau social d'entreprise leur permettent de sélectionner ce qu'ils souhaitent voir, en fonction du rôle, des droits et des adhésions qui leur sont attribués. De plus, les utilisateurs peuvent explicitement « suivre » des projets, discussions, activités ou intervenants spéci#ques. Les logiciels sociaux d'entreprise sont également doués pour suggérer d'autres intervenants, documents ou conversations pertinents, susceptibles d'intéresser l'utilisateur, en fonction de ses interactions et du « graphe social » de ses partenaires.

Contexte complet sans fragmentation

Chaque conversation de groupe au sein du logiciel de réseau social d'entreprise fait l'objet d'une vue unique de tous les #ls de conversation, avec l'ensemble des documents, activités et #chiers partagés. Ceci élimine la complexité des opérations de recherche, de regroupement et de compréhension des conversations fragmentées et des pièces jointes dans les anciens systèmes.

Prise en charge inhérente de la collaboration en groupe

Les plates-formes de logiciels de réseau social d'entreprise sont entièrement conçues pour faciliter et promouvoir la collaboration ouverte et le partage au sein d'un groupe. Le microblogging, les "ux d'activités, les plates-formes wikis, les transferts de documents/#chiers, les annonces, les agendas partagés, la con#guration d'événements, la gestion des idées et des tâches ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités permettent une prise en charge puissante de la collaboration, ce qui est impossible avec le courrier électronique.

Accès simpli#é à la participation aux groupes

Là où les listes de diffusion ne représentent qu'un simple ensemble d'individus, les communautés et groupes d'un logiciel de réseau social d'entreprise dé#nissent clairement leurs objectifs et leurs domaines de travail mutuel et de collaboration. Ceci permet de matérialiser de façon efficace, sous forme numérique, des groupes distribués entre différents services, qui n'ont aucune existence physique. Les employés peuvent aisément solliciter ou créer des adhésions en fonction de leurs besoins, ce qui accroît les niveaux de participation, augmente le sentiment d'appartenance et valorise les talents de l'entreprise.




Communications privées entre individus

À l'instar du courrier électronique, les plates-formes de logiciels de réseau social d'entreprise prennent également en charge les communications privées « un à un » ou « un à plusieurs », hors du contexte d'un groupe. Ceci est nécessaire lorsque certaines informations spéci#ques doivent être partagées entre un nombre limité de participants. Cependant, la plupart des conversations restent généralement ouvertes à tout le groupe, a#n de tirer au mieux parti des ressources de l'entreprise.

Fonctions complètes de recherche sur plusieurs critères

Étant donné que le logiciel de réseau social d'entreprise collecte et conserve les connaissances de l'entreprise dans leur intégralité, il offre de puissantes fonctions de recherche pour la récupération ultérieure des informations. Par exemple, les discussions et #chiers archivés peuvent faire l'objet de recherches en fonction des contributeurs, des commentateurs, des dates, des balises sociales, des groupes, des mots-clés et de nombreuses autres dimensions.

Richesse des annuaires d'entreprise et de la recherche d'experts

L'une des principales fonctions des plates-formes de logiciels de réseau social d'entreprise est leur capacité à collecter, de façon détaillée, les expertises et expériences personnelles et professionnelles de tous leurs membres. Et comme ces données peuvent également faire l'objet de recherches, les équipes peuvent aisément identi#er, au sein de l'entreprise, les experts susceptibles d'apporter une valeur ajoutée à leurs projets. Le logiciel social d'entreprise permet aux membres d'exploiter l'ensemble du réseau de l'entreprise autour d'un objectif commun, plutôt que de s'appuyer uniquement sur leur graphe social de proximité.

Échange d'informations privé et sécurisé avec les intervenants internes ou externes

Contrairement à l'adresse e-mail, qui en dit peu sur l'expéditeur et qui peut être aisément usurpée, la richesse du contexte social des pro#ls et les graphes sociaux favorisent des communications privées, sécurisées et pertinentes. Les collaborateurs peuvent toujours vous envoyer des messages, tout comme n'importe quel membre de la communauté. Les nouveaux contacts externes qui souhaitent s'impliquer dans le groupe peuvent intervenir par le biais d'outils sociaux centrés sur les consommateurs et être intégrés aux groupes externes. Ceci crée un espace collaboratif et sécurisé pour les discussions ultérieures, libre de spam et de messages indésirables.

Communications plus courtes et ciblées

Les plates-formes de logiciels de réseau social d'entreprise prennent en charge les nouvelles normes de communication sociale, via des messages de microblogging et des statuts plus courts et plus ciblés, offrant ainsi un contexte informationnel plus riche. Il est donc beaucoup plus simple d'évaluer la pertinence et de « gérer » les "ux d'activités sans être limité par une ligne d'objet courte, comme dans le courrier électronique.

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Avantages des logiciels de réseau social d'entrepriseGrâce à leur prise en charge avancée de l'implication et de l'interaction sur et au-dessus des communications d'entreprise, les systèmes de logiciels de réseau social d'entreprise favorisent la mise en place d'une entreprise ouverte et collaborative où les projets, les idées et les événements sont définis, débattus et mis en œuvre. Les principaux avantages des plates-formes de logiciels sociaux d'entreprise incluent, entre autres :

‣ Productivité interne démultipliée grâce à une amélioration de la collaboration et des échanges

‣ Réactivité et flexibilité accrues dans les réponses de l'entreprise

‣ Identification et valorisation complètes des talents internes

‣ Collecte centralisée et automatisée des connaissances à partir des interactions professionnelles régulières

‣ Fonctions puissantes de recherche et de récupération pour la réutilisation des connaissances

‣ Gestion efficace des tâches et des projets sur différents groupes distribués

‣ Co-création et élaboration de nouveaux documents et de nouvelles idées

‣ Mécanismes structurés d'enquête et de feedback accélérant la prise de décisions

‣ Meilleure coopération et fidélité accrue des partenaires et des clients


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Extension transparente aux communautés externes

Les entreprises ont fréquemment besoin de travailler avec des partenaires, clients et consultants externes a#n de développer et partager des idées ou réaliser certains travaux. Les logiciels de réseau social d'entreprise permettent aux membres des groupes internes d'héberger et de gérer les communautés externes, tout en préservant la con#dentialité et le contrôle sur les éléments partagés.

Intégration des processus de l'entreprise

Grâce à leurs API structurées, les plates-formes de logiciels de réseau social d'entreprise peuvent s'intégrer aisément à d'autres applications professionnelles. Par exemple, celles-ci peuvent s'intégrer avec les systèmes de gestion documentaire a#n de conserver une copie unique et « partagée » d'un document de travail, avec l'ensemble des conversations contextuelles qui y sont associées.


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HistoriqueComme bien souvent dans des sociétés comme la Lyonnaise des Eaux – SE, le système d’information a tendance à donner la direction à suivre en termes de processus, sans prise en compte des avis des personnes devant ensuite exécuter. Comprenant que l’e-mail ne permet pas une collaboration efficace et provoque une déperdition de l’information, la Lyonnaise des Eaux a décidé d’introduire la plate-forme sociale professionnelle blueKiwi pour partager, capter et archiver les connaissances présentes dans des communautés.

Tous ces facteurs combinés provoquent une baisse considérable de productivité et d'efficacité pour l'enterprise.

La solution apportée par blueKiwiLe développement de cette approche centrée réseaux sociaux a débuté en 2008, en identifiant les communautés existantes qui échangeaient par e-mail. Ces communautés ont été recréées dans blueKiwi afin de les aider à partager et trouver l’information plus facilement. En donnant un accès nouveaux aux gens, compétences et idées, blueKiwi aide à générer et capturer l’intelligence collective au service de l’entreprise.

Étude de cas : Lyonnaise des Eaux- Suez Environnement

L’évolution de l’e-mailL’e-mail est devenu un outil de transition pour la Lyonnaise des Eaux – SE, un lien temporaire et jetable entre le réseau social. Avec près de 50 communautés, il n’y a jamais eu autant d’informations contextualisées échangées entre les personnes via le réseau social. L’e-mail est devenu uniquement un outil d’alerte de l’arrivée de nouveaux messages dans une communauté.

La lyonnaise des Eaux – Suez Environnement doit faire face à de nombreux défis :

• Un trop plein des boites e-mail• Une explosion du nombre de fichiers échangés• Un réflexe de « réponse à tous » totalement improductif• Une perte de temps et d’informations entre experts devant collaborer entre eux.

Conclusion : l'avenir du courrier électronique d'entreprise

En pleine évolution, l'environnement économique s'avère idéal pour récolter les fruits de la collaboration sociale dans l'entreprise. Ceci va bouleverser l'utilisation que nous faisons du courrier électronique. Vu son ubiquité et son statut en tant que principal mode de communications d'entreprise, l'e-mail ne va pas disparaître immédiatement. Cependant, la nature des communications par e-mail devrait en sortir modifiée. C'est d'ailleurs déjà le cas dans les entreprises qui ont adopté une solution de logiciel de réseau social d'entreprise.

Nos interactions avec les clients montrent que le courrier électronique continuera, dans un avenir proche, d'être utilisé pour les notifications et les alertes. Ceci paraît logique étant donné que chaque employé a accès à la messagerie électronique et que le comportement qui consiste à vérifier ses e-mails et à y répondre est bien ancré. Toutefois, avec le déploiement accru des applications sociales dans l'entreprise, le courrier électronique continuera de céder du terrain en tant que plate-forme de « conversation et de collaboration ». Les applications d'entreprise standard visent également à devenir davantage sociales. C'est pourquoi elles repoussent les limites afin d'intégrer les capacités des logiciels de réseau social d'entreprise dans leur flux de travail.

Selon nous, le courrier électronique d'entreprise a d'ores et déjà commencé à décliner et les communications d'entreprise vont progressivement évoluer vers un nouveau paradigme de collaboration sociale. Avec les logiciels de réseau social d'entreprise, la promesse de communications plus rapides et plus pertinentes, d'une meilleure utilisation des talents de l'entreprise, d'une accélération de la collaboration et de l'innovation au sein du groupe est une promesse réelle qui est difficile à ignorer.

Pour plus d'informations sur la façon dont blueKiwi aide les entreprises à réduire leur nombre d'e-mails et à regagner en productivité, visitez notre site Web et consultez nos webinaires, vidéos et études de cas archivés.


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blueKiwide la conversation à l’action.

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