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Alma @ Ulg - ILL Gestion des demandes entrantes (Lending requests )

Resource sharing - Lending requests

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Gestion des demandes entrantes (Lending requests )

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Demandes de PIB entrantes (Lending requests)

• Les demandes de PIB entrantes concernent les demandes faites à notre bibliothèque par une bibliothèque extérieure (hors ULg)

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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1. Réception d’une demandeLes demandes arrivent toujours via un système extérieur à ALMA (mail, Impala, etc.)

encodage de la demande dans ALMA

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation 4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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2. Création de la demande dans ALMA • Suivre le chemin suivant : menu ALMA menu Fulfillment « Resource

Sharing » « Lending Requests »

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2. Création de la demande dans ALMA • Cliquer sur le bouton « Add »

• Deux possibilités Ajout de la demande :

ManuellementA partir d’une recherche dans ALMA

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2. Création de la demande dans ALMA• Manuellement• Choisir le type de document : livre ou article/chapitre d’un livre

• Compléter le formulaire en deux parties :• Informations bibliographiques• Renseignements concernant la demande

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2. Création de la demande dans ALMA• Manuellement • Informations bibliographiques pour un livre

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Champ « Title » obligatoire

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2. Création de la demande dans ALMA• Manuellement• Informations bibliographiques pour un article / chapitre d’un livre

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Champs obligatoires

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2. Création de la demande dans ALMA• Manuellement • Renseignements concernant la demande

• Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés

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2. Création de la demande dans ALMA• Manuellement • Renseignements concernant la demande : détail des différents champsSupplied to : indique pour quel partenaire est la demande Owner : bibliothèque gérant le PIB Request status : statut de la demande External identifier : numéro de la demande (champ obligatoire qui ne se génère pas automatiquement) (exemple : le numéro Impala) Format : format du document souhaitéAllow other format : indique si le partenaire accepte un autre formatShipping cost : frais d’envoiDate needed by : date jusqu’à laquelle le partenaire souhaite le document Request note : note concernant la demande (utile surtout avec les partenaires ISO et NCIP)Requester email : adresse mail du gestionnaire de PIB ou du partenaire (pour les demandes d’envoi d’article électronique) 13

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2. Création de la demande dans ALMA• À partir d’une recherche dans ALMA • Livre

Possibilité de rechercher dans « All titles » uniquement

• Cocher le document souhaité et cliquer sur « select »

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2. Création de la demande dans ALMA• À partir d’une recherche dans ALMA • Livre• Remplir le formulaire avec les renseignements concernant la demande

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Champs obligatoires

Sélectionner leFormat « Physical »

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2. Création de la demande dans ALMA

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• À partir d’une recherche dans ALMA • Livre

• Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés

« External identifier » : le champ ne se complète pas automatiquement.

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• À partir d’une recherche dans ALMA • Article/chapitre d’un document physique• Cocher le document souhaité et cliquer sur « select »

Pour les demandes d’article : faire une demande sur le titre du périodique (ou du livre), les informations relatives à l’article seront ajoutées plus tard.

2. Création de la demande dans ALMA

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2. Création de la demande dans ALMA• À partir d’une recherche dans ALMA • Article/chapitre d’un document physique• Remplir le formulaire avec les renseignements concernant la demande

• Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés

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Choisir le format « Digital »

Introduire l’e-mail du gestionnaire du PIB oudu partenaire (dans ce cas l’article sera directement envoyé au partenaire)

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2. Création de la demande dans ALMA• À partir d’une recherche dans ALMA• Article d’une ressource électronique

• Cocher le document souhaité et cliquer sur « Select »

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2. Création de la demande dans ALMA• À partir d’une recherche dans ALMA • Article d’une ressource électronique

• Remplir le formulaire• Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés

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Sélectionner le format « digital »

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation 4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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3. Prise en charge de la demande• Gestion des demandes : 2 chemins possibles pour accéder à la liste des

lending requests : • Menu principal ALMA menu Fulfillment « Resource Sharing » « Lending

requests »

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3. Prise en charge de la demande• Gestion des demandes : 2 chemins possibles pour accéder à la liste des

lending requests : • Dans le widget « Tasks » sur le dashboard

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3. Prise en charge de la demande1er chemin mène à la liste de toutes les demandes qui nous sont assignées 2ème chemin mène à la liste des demandes qui nous sont assignées avec un filtre de tri sur le statut « Created lending request »1 2

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3. Prise en charge de la demande• Pour retrouver une demande : effectuer une recherche dans le

champ « Find » et sélectionner un critère dans la liste déroulante

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3. Prise en charge de la demande• Pour filtrer les demandes, utiliser les facettes

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3. Prise en charge de la demande• Options disponibles

Edit : modifier/ajouter des informations à la demandeManage Fulfillment Options : envoyer les requests aux bibliothèques propriétaires des documents souhaités pour obtenir le livre ou l’article demandé par le partenaire Duplicate : dupliquer la demandeReassign : réassigner la demande à un collègue gérant le PIB dans sa bibliothèqueSearch : faire une recherche dans le catalogue Detach from MMS : détacher la demande de la notice à laquelle elle est liée Reject : refuser la demandeRelease Assign : supprimer l’assignation Print Slip : imprimer un bordereau de demande Ship non-returnable : envoyer une copie Ship Item : envoyer le document au partenaire

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3. Prise en charge de la demande• Edit Pour une demande d’article : si la demande a été ajoutée à partir d’une recherche dans ALMA, il faut éditer la demande pour ajouter les informations relatives à l’article.

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3. Prise en charge de la demande• Edit : ajouter les informations bibliographiques

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3. Prise en charge de la demande• Reject

• Choisir la raison de l’échec de la demande

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3. Prise en charge de la demande• Reject• Le statut de la demande est alors modifié

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options

Avec ALMA, les documents physiques envoyés en PIB ne sont plus mis en prêt. Ils changent temporairement de localisation.

Le « Manage Fulfillment Options » permet d’effectuer cette procédure, il permet également d’envoyer les demandes de digitalisation d’articles aux bibliothèques qui détiennent les documents.

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Livre

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Livre

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Livre

35Sélectionner la localisation « PIB entrant » de votre

bibliothèque et cliquer sur « Add Request Attribute »

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Livre

• Cliquer sur « Submit » lorsque le formulaire est rempli

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Livre

• La demande est alors envoyée à la bibliothèque où est localisé le document souhaité.

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Article/chapitre d’un document physique

• Créer la demande de digitalisation en cliquant sur « Manage Fulfillment Options »

• Cliquer sur « Request » dans le menu « Actions » ou sur « Place Request »

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Article/chapitre d’un document physique

• Sélectionner « Ship digitally »

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3. Prise en charge de la demande• Manage Fulfillment Options • Article/chapitre d’un document physique : Compléter la demande de digitalisation : cas

où le fascicule est exemplarisé (Pour un fascicule non exemplarisé, voir le « How to ? : traitement d’une lending request pour un article d’un fascicule non exemplarisé »)

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Dans le menu déroulant, liste detous les fascicules exemplarisésIndiquer les pages à scanner

Sélectionner le « ManagingDepartment »

Ajouter l’attribut « Partial Digitization »

Cliquer sur « Submit »

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3. Prise en charge de la demande• Article/chapitre d’un document physique • La demande de digitalisation est créée

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3. Prise en charge de la demande• Article/chapitre d’un document physique • Dans la liste des lending requests, la demande de digitalisation est en cours

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3. Prise en charge de la demande• Article/chapitre d’un document physique • Traitement de la demande de digitalisation

• Bordereau (Print slip)

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3. Prise en charge de la demande• Article/chapitre d’un document physique • A la fin du traitement de la demande de digitalisation, un mail avec le fichier

joint est envoyé au gestionnaire du PIB ou au partenaire

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation 4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Livre • Le code à barres du livre demandé en PIB est scanné (« Scan In Items ») au service

PIB

• Rappel : gestion des requests : si le livre ne provient pas de la bibliothèque gérant le PIB, il doit être scanné dans la bibliothèque propriétaire. Dans cet exemple le livre provient de BGP06 et la bibliothèque PIB est BGP02 : le livre est donc scanné une première fois en BGP06 avant d’arriver en BGP02 où il est également scanné.

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Livre

Dès que le document est scanné au service PIB, le livre est localisé temporairement dans la bibliothèque gérant le PIB avec la localisation RS0XL Resource sharing lending

La demande est finalisée dans ALMA et le livre peut être envoyé à la bibliothèque demandeuse (poste ou navette).

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Article/chapitre d’un document physique• Dès que le traitement de la digitalisation est terminé, le statut de la demande

est « Shipped Digitally »

• Si c’est le gestionnaire du PIB qui a reçu le document, il le fait suivre au partenaire

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Article/chapitre d’un document physique• Clôturer la lending request : pour changer le statut, cocher la case devant la

demande, sélectionner « Request Completed » dans le menu déroulant et cliquer sur « Change Status ».

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Article d’une ressource électronique• Sélectionner « Ship Item » dans les options de la demandes

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Article d’une ressource électronique

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Vérifier que le format digital est coché

Cocher « Complete the request »

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Article d’une ressource électronique• La demande est complète dans ALMA et le document peut être envoyé à la

bibliothèque demandeuse par mail.

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Prolongation du PIB : cliquer sur l’option « Renew »

• Modifier la date de retour

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4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Prolongation du PIB : la date de retour est modifiée et le statut de la

demande est « Received by partner »

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Demandes de PIB entrantes : workflow1. Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors

ALMA : par mail, via Impala,...)2. Création de la demande dans ALMA • Manuellement• À partir d’une recherche dans ALMA

• Livre• Article / Chapitre d’un document physique • Article d’une ressource électronique

3. Prise en charge de la demande• Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en

charge du PIB• Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande

de digitalisation 4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure• Par la poste/navette pour un document papier• Par email pour un document électronique ou digitalisé • Prolongation

5. Si format papier : retour du document

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5. Retour du document • Menu ALMA Menu Fulfillment Checkout/checkin « Return items »

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5. Retour du document • Le code-barres du document est scanné

• Le système nous signale où le document doit être renvoyé

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5. Retour du document • Dès que le document est scanné la demande est considérée comme

terminée (le document a quitté sa localisation temporaire RS0XL)

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5. Retour du document • Comme pour les borrowing requests, dès que le statut de la demande

est « Request Completed », elle disparait de la liste des demandes actives. Pour la retrouver, dans la liste des demandes sélectionner le statut « Completed » et effectuer une recherche sur un des champs proposés

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