Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation

Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales

Plan de classement

1

Un plan de classement pour la production documentaire :

conception, adaptation, utilisation.

Retour d'expérience.

Forum des archivistes, Troyes1er avril 2016


Plan de classement

2

Sommaire

Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillaisUne trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais11

Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?22

Un plan de classement qui évolue vers d'autres usagesUn plan de classement qui évolue vers d'autres usages33


Plan de classement

3

1. Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais


Plan de classement

4

Le travail de groupe (1/3)

Les usages :– organisation des documents stockés en GED– construction des arborescences bureautiques

Le périmètre :– compétences spécifiques des communes (état civil,

urbanisme, culture, etc.) et en particulier des communes constituant le groupe de travail

– compétences fonctionnelles communes à toutes les collectivités territoriales


Plan de classement

5


Méthodologie– Pour quoi faire ? Pour qui ? ⇒ Motivations– Qui ? ⇒ Fonctionnement du groupe de travail– Quoi ? ⇒ Périmètre de compétences abordées– Comment ?⇒ identification des grands domaines de compétences

⇒ recensement des missions : outils⇒ présentation du plan de classement

Difficultés rencontrées : connaissance insuffisante de certaines compétences, taille de la commune, influence des organigrammes


Plan de classement

6


La production du groupe de travail :– une trame de plan de classement transversal à

adapter à sa commune– un guide méthodologique donnant quelques pistes

pour l'adaptation


Plan de classement

7

L'adaptation locale

Pour quels usages ?Classement dans une arborescence des documents numériques qu'ils soient interfacés avec des applications métier ou accessibles directement par l'utilisateur – prédominance de la GED même si rare déclinaison bureautique

Développement de l'arborescenceÉvolution de l'arborescence au gré des intégrations de contenus dans la GEDÉvolution des pratiques : du plan de classement pur à la prise en compte des métadonnées


Plan de classement

8

L'adaptation localeDéclinaison en GED :cf arborescence

Lacunes identifiées :– insertion des documents de

fonctionnement des services (ex : rapports d'activité)

– transversalité complète sur certaines procédures(ex : marchés)


Plan de classement

9

2. Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?


Plan de classement

10

2.1. Documents liés à une application


Plan de classement

11

Vue depuis l'application RH

Structuration de la production ⇒ Vocabulaire commun ⇒ Décloisonnement


Plan de classement

12

Affichage du documentdans l'application


Plan de classement

13

Vue dans l'entrepôt


Plan de classement

14

Affichage du document dans l'entrepôt


Plan de classement

15

Zoom sur une partie des métadonnéesassociées au document


Plan de classement

16

2.2. Documents non liés à une application


Plan de classement

17

Les notes du DGSaccessibles depuis l'intranet


Plan de classement

18

En pointant vers l'entrepôt


Plan de classement

19

3. Un plan de classement

qui évolue vers d'autres usages


Plan de classement

20

Une déclinaison multiforme dans différents outils

Influence très marquée du plan de classement dans le vocabulaire ou dans l'angle d'approche retenu dans les réalisations suivantes :– Intranet– plan d'urbanisation du système d'information– classement de la documentation des projets

informatiques


Plan de classement

21

Intranet : la mise en place d'un menu ouvertement inspiré du plan de classement


Plan de classement

22

Plan d'urbanisationdu système d'information de la Ville : du général au

particulier

Des « quartiers » pour unou plusieurs domaines de compétence communale


Plan de classement

23

Plan d'urbanisation du SI

Des « quartiers » eux-mêmes découpés en « îlots »


Plan de classement

24


Des « îlots » regroupant des dénominations claires d'applications


Plan de classement

25


Chaque application étant ensuite définie et liée vers la documentation

technique associée


Plan de classement

26

Documentation informatiquedes projets

Toute la documentation technique des projets informatiques étant organisée de façon

similaire...

...dans une arborescence proche de celle du plan de

classement transversal


Plan de classement

27

Documentation informatique des projets


Plan de classement

28

Documentation informatique des projets

A quoi cela ressemblait avant...


Plan de classement

29

Conclusion

Le plan de classement n'est pas une fin en soi.Souplesse apportée par l'utilisation des

métadonnées.

Alors, pourrait-on s'en passer ?- permet accès à des ressources hors application

- développement d'un vocabulaire commun- décloisonnement de la vision des services

Technology

Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation