Webinar 20 novembre - Déléguez votre administratif à un assistant virtuel !

Déléguez votre administratif à un assistant virtuel

TIANA RAOILISON

Entrepreneur et General Manager Smartelia

SMARTELIA

Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les dirigeants de TPE-PME

1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?

4

Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à la place d’une personne,

des tâches hors coeur de métier afin qu’elle se concentre sur l’essentiel et sur ses tâches à Haute valeur ajoutée

UN SOLOENTREPRENEUR

Accompagner les entrepreneurs-dirigeants dans leur quête de gain de temps et d’organisation

pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité

UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes

Aider les dirigeants - entrepreneurs à se concentrer sur leur expertise

et à travailler sur leur entreprise et non dans leur entreprise

UN MANAGER- UN RESPONSABLE

Aider les dirigeants de TPE - PME, à optimiser la performance de leurs équipes managériales,

en offrant à leurs collaborateurs, la possibilité de travailler avec un assistant virtuel

Comment ?

En délégant afin de se concentrer sur l’essentiel !

Entrepreneur - DIRIGEANT

Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit

une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière

MANAGER DANS LE PASSE

Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé

et trouve des solutions

TECHNICIEN Dans le PRESENT

EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise

VISIONNAIRE Dans le FUTUR

Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations

ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR

Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

1. Créateur

2. Entrepreneur

3. Chef d’entreprise

Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise !

à la tête d’un système durable, rentable et pérenne

OBJECTIF (entre entrepreneur et manager)

Produire des résultats en peu de temps et avec le juste nombre de ressources humaines

Concentrez vos équipes sur des tâches à haute valeur ajoutée !

Pourquoi ?

1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie

2. Gain de temps pour … « vendre » vos produits ou offres

3. augmenter rentabilité et efficacité

par quel moyen ?

DELEGUEZ LES TÂCHES A FAIBLE VALEUR AJOUTEE

Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)

Déléguez les tâches administratives à un assistant virtuel

Pourquoi les tâches administratives ?

1. Simple à déléguer : succession de tâches concrètes à réaliser

2. Simple à standardiser : traduisibles en procédures

3. Simple à transmettre : via un brief clair et mesurable

COMMENT PRepARERune DELEGATION de tâches administratives?

méthode en 3 temps

1. identifiez les tâches a déléguer

2. traduisez les tâches en procédureS

3. briefez ces tâches et mesurez les résultats

ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer !

La « Boutique » doit tourner même en votre absence

ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER

Un Wonder délégator qui aime déléguer !

1. identifiez les tâches a déléguer

première étape

COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?

Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et

augmenter les résultats de vos équipes !

ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !

Identifiez TOUTES les autres tâches administratives et qui se répètent plusieurs fois dans une journée,

dans une semaine ou dans le mois

ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)

1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées

X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise

1 tâche récurrente

1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise

X

X

Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire

en procédure impersonnelle

3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée

(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)

LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER

Traduisible en PROCEDURE

1. i d e n t i f i e z l e s t â c h e s administratives que vous pouvez déléguer dans votre business model

première étape

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les coulisses de production

de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

OFFRE

Identifier les tâches administratives à déléguer dans votre Business Model

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les coulisses de production

de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

VOTRE OFFRE

FABRICATION DE VOTRE

OFFRE=

Agenda des équipes

- Saisir les factures des fournisseurs

- Organiser les RDVs

Logistique

- Vérifier état des stock des fournitures- Commander des fournitures- Réserver une salle de formation

Tâches administratives - BACK OFFICE

Administration des ventes

Gestion du personnelFacturation

- Saisir les Timesheet des freelance

- Diffuser une annonce / offre d’emploi

- Edition de contrat personnalisé : à partir d’un template, le mettre en forme et personnaliser les données personnalisables

- Saisir les notes de frais- Trier les CV

- Edition de la facturation, à partir d’un modèle standard de facture- Classement et archivage des contrats

- Informer les participants de date et lieu

- Organiser les déplacements des équipes

- Organiser les Déplacements des équipes

MISE A DISPOSITION DE VOTRE

OFFRE=

Email

- Classer, Trier la boîte Email

- Relancer les paiements

Tâches administratives - FRONT OFFICE

Suivi administratif des clients

Agenda

- Répondre aux emails de niveau 1 : répondre aux demandes d’informations, rediriger vers le bon interlocuteur

- Organiser les RDvs avec les interlocuteurs externes- Relancer les demandes de RDVs- Verrouiller les RDVs Clients ou autre : lieu, date, coordonnées

- Evénements client : concevoir le Save the date, créer les invitations, - organiser l’envoi des invitations, les relances des invités, le suivi des inscriptions… - Réserver des salles, traiteur…

Cabinet de conseil aux affaires

Webinar

Gestion des emails

Tableaux de bord Suivi Client

O

Agenda des consultants

Recherche Internet

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Administration des ventes Suivi administratif des nouveaux clients

Saisie des Timesheet des consultants

Logistique événement client - formation - webinar

E-commerçe

Vision & stratégie

Partenariat

Sélection et relation Fournisseurs

Support client

Livraison

Commande EMAIL NIVEAU 1

Paiement

Livraison

Stock

Remontée de commandes place de marché

Insertion de fiches produit

Saisie de données

2. traduisez les tâches en procédure

Seconde étape

Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation

Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,

en passant par l’après-vente de vos produits

Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

Exemple d’une

PROCEDURE

Les moyens

Succession de tâches

Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »

« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits

Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation

A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :

Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber

Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de

votre premier KIT de délégation

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur

“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries

So now they just execute, like turning a key.

« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.

How did they do it? With a playbook. »

Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main

Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

3. archivez en brief toutes ces procédures

(au fur et à mesure de votre avancement)

troisième étape

Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble

Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer

Feuille de route datée : planning de délégation

PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)

Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessairesDonner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase

Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine

Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission

Indiquez un futur planning de délégation

X

X

X

X

X

X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?

X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

66

Ecueils à éviter

Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation

de la mission générale : contexte, activité, objectif…

UN BRIEF NEGLIGE

Des procédures peu claires

Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours

Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité

Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches

Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?

Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à votre assistant virtuel

regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)

un conseil

des questions…

Bonne délégation !

tiana@smartelia.com