1. 2 Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010

Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010

A titred’informations

ANNEXE

- Reporting : sujet en cours de réflexion et de mise en œuvre, cela ne fait pas partie de la formation.

- Périmètre de données : les adhérents ont

été migrés de SOFIA, mais pas les dossiers, qui eux sont des dossiers tests.

Ne vous fiez pas aux données !!!

- Périmètre de la formation : Présentation générale de l'application avec livret, consultation des éléments standards.

Agenda de la formation

PROGRAMME

A. Journée 1

1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD

PROGRAMME

B. Journée 2 (matinée)

1. Présentation du moteur d’édition

2. Présentation du livret d’adhérent

1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant

Le système SINFONIE se découpe en plusieurs logiciels :

I. Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/

II. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers

III. Moteur d’édition Générer des courriersLes modifierLes imprimer et valider les impressions

IV. Livret adhérent : GED ( Gestion électronique de documents )

1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantI. Portail

Le Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/

Permet d’accéder aux autres logiciels de Sinfonie (en fonction des

habilitations de l’utilisateur) :

1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantI. Portail

Création du portail :

Important pour éviter tout problème la Google bar doit être enlevée et les options de sécurité pour ce site doivent être au minimum.

1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantII. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules

métiers

Utilisateur en cours

Groupe(s) de l’utilisateur

1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantIII. Moteur d’édition

Documents :Modifier

Imprimer

Liste des lots :Supprimer

Valider

1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantIV. Livret adhérent : GED (Gestion électronique de documents)

Liste des documents

Donnéesadhérent

DocumentsEntrants

(GED Canon)

Documentsémis (CRD)

Recherche

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD

I. Principes ( barre d’information, menu gauche, seconde fenêtre )

II. L’écran d’accueil: menus et liste des tâches

III. Les modules du CRD: référentiel, financement, dispositifs, tâches

IV. Principes de recherche, création et modification

V. Liste des anomalies

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDI. Principes

Barre d’information

Menu général

Menu gauche

Seconde fenêtre

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDI. Principes

Les liens de la première fenêtre s’ouvrent dans la deuxième fenêtre

Dans le système SINFONIEon ne cumuler que 2 fenêtres

Dans la deuxième fenêtre tous lesliens

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDII. L’écran d’accueil

Liste des tâches

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDIII. Les modules du CRD :

Référentiel

Gestion des adhérents Entreprise Etablissement Entité GGF Anomalies

Gestion des O.F. Recherche d’O.F. Anomalies

Gestion des Tiers

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :

Financement

Collecte Régime de collecte

Versements Versements Remise en banque Ordres de virement Reversements/Régularisation Anomalies

Editions Appels de fonds FA

Attribution

Dispositifs

Dossiers Plan Recherche de dossiers Recherche de DR

Dossiers Multi-adhérents Recherche de dossiers Recherche de DR

Contrats de professionnalisation Recherche de contrats

Anomalies

Tâches : tableau de bord des tâches

Liste des tâches

Rechercherdes tâches

Historique des tâches sur l’objet sélectionné

Tâche en courspar l’utilisateur

Liens concernantla tâche

Traiter la tâche

Déverrouille la tâche en cours par l’utilisateur

Le traitement d’une tâche se fait à partir du dossier ou contrat

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDIV. Principes de recherche, création et modification

Les créations se font à partir d’un écran de recherche ou d’une liste afin d’éviter la création de doublons (création d’entreprise à partir de l’écran de recherche, création d’établissement à partir de la liste des établissements d’une entreprise)

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification

Lance la recherche par critères

Réinitialisela recherche

Créer un nouvel O.F.

Liste de résultats Donnée par les critères

Historique des dernières recherches effectuées

Détail d’un O.F.

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification

Modification

Liste des agences concernant l’O.F.

Ajout, modification, détail

Contacts, adresses,transactions de

l’agence

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Liste des anomalies

Sur chaque module, ou ensemble de modules, un écran « anomalies » fournit

la liste des objets en anomalie permettant un accès à l’objet via les liens afin de

corriger le problème

Le click sur une anomalie permetd’accéder dans le menu de gauche

au lien ou la correction pourraêtre effectuée.

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD

I. Terminologie et structuration des données

II. Recherche, création et modification d’un adhérent

A. Recherche

B. Création 1. Entreprise2. Etablissement3. Entité

C. Modification1. Entreprise2. Etablissement3. Entité

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRDI. Terminologie et structuration des données

Entreprise : SIREN, taille, assujettissement

Etablissement : NIC (Numéro Interne de Classement) identifie chaque établissement de l’entreprise.

Entité : unité de gestion ( dossiers, collecte… )

La collecte est gérée sur l’entité principale.

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRDII. Recherche, création et modification d’un adhérent

A. Recherche

Critères de recherche

Réinitialiser le formulaire

Pour rechercher une entreprise : sélectionner Référentiel, Gestion des adhérents puis entreprise

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent

Si La recherche sur le SIREN ne ramène pas d’entreprise, le bouton de création apparaît

A. Recherche

Fil d’Ariane

ENTREPRISE

A. Recherche

Liste des contactsde l’entreprise

Liste des établissementsde l’entreprise

ENTREPRISE

A. Recherche

Entitéde l’entreprise

Assujettissementde l’entreprise

ENTREPRISE

A. Recherche

ETABLISSEMENT

A. Recherche

ETABLISSEMENT

A. Recherche

ENTITE

A. Recherche

ENTITE

Lien établissement

Lien entreprise

Synthèse financièreAccès à la collecte Zones historisées

Contacts adresses et transactions

A. Recherche

ENTITE détail de la synthèse financière

Collecte de l’entité

Budget de l’entité

Détail des mouvementsde l’entité

Accès au détail du Dossier, de l’adhérent

En rouge les zonesobligatoires

Enregistrement :valide la saisie entreprise et

ouvre l’écran de saisie établissement

B. Création

La création d’une entreprise se fait en plusieurs étapes.On crée l’entreprise elle-même en premier.

B. Création

Saisie d’établissement de l’entreprise

Enregistrement :valide la saisie de l’établissement et

ouvre l’écran de saisie de l’entité

Suite à la création d’une entreprise, on arrive sur la création de l’établissement.

B. Création

Saisie de l’entité de l’entreprise Informations à renseigner :Contacts, Adresses,

Transactions

Affectation automatiquedes régimes de collecte.

A vérifier dans les anomaliespour éviter les erreurs

Sur validationcontrôle de saisie

Différentes zones sont à renseigner suite à la création de l’entité

B. Création

Les zones Contacts, adresses et transactions de l’entité sont à renseigner.

Le principe de fonctionnement ( création, modification) sur les fenêtres Contacts, et Adresses et Transactions reste identique sur un O.F. ou un Tiers

Contacts

Pour enregistrer lecontact créé

Ajouter de nouveauxcontacts

B. Création

Adresses

Trouvé automatiquementvia le CP

Une adresse GEOPOSTALEest obligatoire

B. Création

Transactions

Lien entre un contact et une adresse pour un type d’échange donné, porteur du mode de règlement et de l’ordre à indiquer sur les chèques.Au moins une transaction « toutes transactions tous volets » ( par défaut ) doit être définie.Chaque modèle de courrier utilise une transaction spécifique, si elle n’est pas définie pour l’entité destinatrice, la transaction « toutes transactions tous volets » est utilisée.Une transaction peut porter sur un autre établissement ou sur un tiers :si une entité ou un tiers est sélectionné, les adresses et contacts proposés sont les siens

- Renseignements administratifs : utilisé par le service adhérent pour demander des renseignements administratifs (si gestion par un cabinet comptable, il s’agit du cabinet comptable).- Courrier formation : les courriers concernant un contrat ou un dossier- Règlement : pour les règlements

B. Création

Transactions

Ordre du chèque

Mode derèglement

Contact

Adresse

B. Création

Affectation automatiquede l’assujettissement

Données historisées

Convention Simplifiée Administrative

Formules d’adhésion

Une fois les contacts, l’adresse et les transactions de l’entité créée, les données bureaux, volets peuvent être renseignées.

B. Création

Détail du bureau

Modification du bureau

Données sur le bureau

B. Création

Ouverture des voletsde l’entité définit par

le régime de l’entreprise

Données sur le volet

B. Création

L’entité peut faire parti d’un Groupe de Gestion Financier (GGF).L’écran ci-dessous permet de renseigner son Groupe de Gestion financier

Ajout d’un GGF

C. Modification

Pour modifier une entreprise Il faut déjà la rechercher

Modifier l’entreprise

Pour modifier une entreprise, un établissement ou une entité, il faut aller dans le menu Référentiel puis Gestion des adhérents.

C. Modification

En rouge les champsobligatoires

Des contrôles s’exécutent sur la validation si des occurrences sont manquantes sur l’entreprise

Valider les modificationsAnnuler les modifications

C. Modification

Les assujettissements de l’entreprise sont historisées

Réinitialiser les assujettissements

Sur l’onglet Assujettissement de l’entreprise, on peut réinitialiser les assujettissements en créer, ou les modifier en se rendant sur son détail.

Détail de l’assujettissement

Ajouter un assujettissement

C. Modification

Pour modifier l’entité, on va d’abord la rechercher.

Modifier l’entité

C. Modification

Modification des contacts, de l’adresse oudes transactions sur l’entité

Sur l’entité les contacts, l’adresse et les transactions sont modifiables.De même les différents onglets vu précédemment sont modifiables aussi.

Liens contextuels sur l’entreprise, l’établissement, le livret, la génération de courrier et la synthèse financière

Généralités

L’onglet événement historise tous les événements en cours sur l’adhérent ( le cas d’un changement de libellé par exemple). Les événements sont générés automatiquement. Cet onglet se retrouve sur le détail des entités et des établissements et de l’entreprise

PROGRAMME

B. Journée 2

2. Présentation du livret d’adhérent

I. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )

II. Lots et documents : modification, de lots et de documents, validations ou suppression de lots, demandes d’impression

1. Présentation du moteur d’éditionI. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )

L’accès au moteur d’édition peut se faire soit sur le portail

Soit par génération de lots sur les adhérents, dossiers

Soit par génération de lots en série

Génération du lot

1. Présentation du moteur d’éditionII. Lots et documents

Supprimer le lot Valider le lot

Application ou le lot a été généré

Imprimantes

Modifier le document Supprimer le document du lot

Modification du documentaprès ouverture

Sauvegarde du documentNe pas sauvegarder en local

Après réouverture les donnéesmodifiées sont bien sauvegardées

Suite à l’ajout d’une demande d’impression

Supprimer la demande Redemander l’impression sélectionnée

Informations de l’impression

Après validation du lot, celui n’est plus modifiable.

La validation archive les documents dans le livret.Les documents ou lots valider sont à imprimer.Les lots ou documents sont à imprimer sinon les données seront perdues.

2. Présentation du livret adhérent

I. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )

II. Paramétrages : installation de contrôle ActiveX

III. Concepts : livret, communication, document, communications GED/ communication livret

Recherche, navigation et affichage

2. Présentation du livret adhérentI. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )

Le livret adhérent est accessible via le portail

Livret sur le portail

2. Présentation du livret adhérentI. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )

Ou via les liens dans le menu CRD aussi bien sur l’adhérent que sur le dossier

Lien contextueldans le CRD

2. Présentation du livret adhérentII. Paramétrages

Installer les contrôles ActiveX pour les visualisations de documents

Ouverture du document

Autoriser dans la barre jaune l’installation du contrôle ActiveX

L’autorisation entraîne l’installation du module

Click sur la zone est renseignée les données pour l’activation de la clé

Une fois les données enregistrées les TIFF apparaissent sur chaque click.

Relancer le livret adhérent

Activer le contrôle ActiveX suivant

2. Présentation du livret adhérentIII. Concepts

Volet de Recherche

ParCorrespondant

OuCommunication

Volet de Résultat :

les adhérentsprincipaux

sont en verts

Partie centrale du livret

CommunicationsGED/Canon entrantes

Communications livretssortantes. Documents émispar l’AGEFAFORIA à ses

adhérents

Index de la communication

Documents dela communication

Informations dudocuments

Affichage du documentsur la partie centralesur click pour les TIF

Retour sur la partie centrale du livret

Ouverture de Word pour les livrets

Bonus : Lexique des icônes

Rafraichissement et accueil du CRD

RafraichirFermer la fenêtreRéduire la fenêtre

Agrandir la fenêtre

Synthèse financière

Réinitialiser

Rechercher

Contacts

Adresses

Transactions

Détail du dossier

Création

Données incomplètes

Impression via le moteur d’édition

Versement

Tâche à créer

Tâche à traiter

Traiter la tâche

Tâche verrouillée

Déverrouiller la tâche

Tâches

Rechercher

Réinitialiser

Imprime écran

Ouvrir un autre CRD en mode consultation

Ouvrir le livret

Modifier

Entreprise

Etablissement

Génération de courriers

Financement de l’entité

Module Adhérent

Généralités

Bonus : FAQ

• Peut on modifier un stagiaire, un adhérent sur une DPC sur un dossier engagé ?

On ne peut plus toucher un dossier engagé.

• Pour une DPC sur un domaine d’INGENIERIE, le stagiaire doit il être obligatoirement renseigné ?

Si DIF, ou période : stagiaire obligatoire sinon non bloquant

• Pour une DPC avec des Heures DIF, si on renseigne un stagiaire avec 1 an d’ancienneté, cela n’est pas possible ?

Pas de règles, en plus que sur SOFIA.

• Si on change de thème en étant en modification d’une tâche, on repasse sur la fenêtre de recherche de tâches.

Le changement de thème entraîne un rechargement du module deSINFONIE. Il faut changer le thème au début pour ne pas être géné.

Bonus : FAQ

• Quel est la différence entre l’opération et la commission sur onglet instruction d’une DPC.

L’opération est soit FA soit non FA ( Formule d’adhésion ). C’est une donnéerenseignée sur l’adhérent.Ce ne sont pas les mêmes couts ni les mêmes règles de calcul.

• Comment une enveloppe est elle trouvée ?Dans Opération toutes les enveloppes et tous les budgets de la branche sontdéfinis pour une date donnée.

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