Agir sur le changement par le design de la …Phase 2 Représentations, le combat •2015-2016:...

Agir sur le changement par le design de la bibliothèque: le cas

de la bibliothèque de l’ÉTS

Vicky Gagnon-Mountzouris

Directrice

Et avant…?

Entre les deux

• Université spécialisée en génie

• + de 440 000 entrées par année

• 95% du budget des collections = électronique

• - de prêts de livres, + de prêts de matériel, + de téléchargements, = questions d’aide à l’usager

• 2571 m2 3000 m2

• 436 places 630

Entre les deux

• Popularité toujours plus grande

• ÉTS en croissance

• Besoin d’optimisation

• Courtepointe à travers les années

• Besoin de se repositionner

• Commentaires persistants des usagers pour une modernisation

Relever les défis par la créativité et l’anticipation

• Analyse de l’espace : diagnostic par Lemay

• Faire des représentations pour s’allier le plus de personnes possible

• Être au bon endroit au bon moment

Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve

Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve

Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve

• Située dans le pavillon principal

• Aucune visibilité sur le campus

• Espace administratif séparé

• Perte d’espace, effet courtepointe

• Luminosité inadaptée

• Esthétique hétéroclite

• Peu adaptée aux interactions

• Étudiants invisibles

Phase 2 Représentations, le combat

• 2015-2016: Convaincre de l’importance d’avoir un budget pour faire l’analyse diagnostique

• 2016: Présenter les conclusions de l’analyse au plus de gens possible

• Trouver des ambassadeurs du projet, avoir l’appui des étudiants et s’assurer l’adhésion de personnes influentes

Phase 3 Le projet, le timing

• Être prêt… et être au bon endroit, au bon moment!

• Fonds d’investissement stratégique pour les établissements postsecondaires (FIS)

• … vient par contre avec un échéancier de 1 AN!!!

Relever les défis par la créativité et l’anticipation

http://lrf-blog.com/design/

Se mettre au travail

• Finaliser la vision et les recommandations

• Définition des besoins, PFE, fiches techniques

• Mandat pour la soumission d’architecture

• Sondage sur l’utilisation de la bibliothèque

• Réunions et consultations

• Plan d’organisation des services « essentiels »

Consultations

• Rencontres des employés

• Réunions par groupe: Aide à l’usager, équipe du prêt, équipe de formation, etc.

• Groupes de travail transversaux sur différentes thématique

• Printemps 2017… on se rappelle l’échéancier d’un an!

Consultations

• Consultation de la communauté ÉTS avec l’aide d’Espace temps

• Parcours commentés

• Sondage en ligne

• Exposition

• Atelier de co-design

Consultations

Entre deux, le flottement

• Choix des architectes été 2017

• Première rencontre de travail septembre 2017

• Déménagement prévu en janvier 2018… mais devancé en octobre 2017 suite à la première rencontre!

Entre deux, le flottement

• Défi de trouver un espace pour un comptoir de service temporaire et des espaces de travail pour les étudiants

• Défi de trouver de l’espace d’entreposage pour la collection et le matériel

• Définir de nouvelles politiques

• Défi de trouver de l’espace de bureaux pour les employés

Entre deux, le flottement

• Gestion du changement dans l’équipe

• Maintenir l’harmonie

• Gestion du changement et des communications auprès de la communauté ÉTS

• Rapidité du projet = prise de décisions intuitive et risquée

• Adaptation rapide au monde de la construction

La livraison

• Gestion du sentiment de perte de contrôle pendant les travaux

• Livraison retardée

• Cohabitation avec les travaux

• Période d’état de grâce

• Période de désenchantement

• Déficiences

https://blog.square-management.com/2016/04/04/les-prerequis-dun-projet-de-conduite-de-changement/

https://blog.square-management.com/2016/04/04/les-prerequis-dun-projet-de-conduite-de-changement/

La suite

• Adaptation

• Amélioration

• Phase 2… Être toujours prêt et ouvert aux opportunités

Merci!