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Agir sur le changement par le design de la bibliothèque: le cas
de la bibliothèque de l’ÉTS
Vicky Gagnon-Mountzouris
Directrice
Et avant…?
Entre les deux
• Université spécialisée en génie
• + de 440 000 entrées par année
• 95% du budget des collections = électronique
• - de prêts de livres, + de prêts de matériel, + de téléchargements, = questions d’aide à l’usager
• 2571 m2 3000 m2
• 436 places 630
Entre les deux
• Popularité toujours plus grande
• ÉTS en croissance
• Besoin d’optimisation
• Courtepointe à travers les années
• Besoin de se repositionner
• Commentaires persistants des usagers pour une modernisation
Relever les défis par la créativité et l’anticipation
• Analyse de l’espace : diagnostic par Lemay
• Faire des représentations pour s’allier le plus de personnes possible
• Être au bon endroit au bon moment
Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve
Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve
Phase 1 Analyse de l’espace, le rêve
• Située dans le pavillon principal
• Aucune visibilité sur le campus
• Espace administratif séparé
• Perte d’espace, effet courtepointe
• Luminosité inadaptée
• Esthétique hétéroclite
• Peu adaptée aux interactions
• Étudiants invisibles
Phase 2 Représentations, le combat
• 2015-2016: Convaincre de l’importance d’avoir un budget pour faire l’analyse diagnostique
• 2016: Présenter les conclusions de l’analyse au plus de gens possible
• Trouver des ambassadeurs du projet, avoir l’appui des étudiants et s’assurer l’adhésion de personnes influentes
Phase 3 Le projet, le timing
• Être prêt… et être au bon endroit, au bon moment!
• Fonds d’investissement stratégique pour les établissements postsecondaires (FIS)
• … vient par contre avec un échéancier de 1 AN!!!
Relever les défis par la créativité et l’anticipation
http://lrf-blog.com/design/
Se mettre au travail
• Finaliser la vision et les recommandations
• Définition des besoins, PFE, fiches techniques
• Mandat pour la soumission d’architecture
• Sondage sur l’utilisation de la bibliothèque
• Réunions et consultations
• Plan d’organisation des services « essentiels »
Consultations
• Rencontres des employés
• Réunions par groupe: Aide à l’usager, équipe du prêt, équipe de formation, etc.
• Groupes de travail transversaux sur différentes thématique
• Printemps 2017… on se rappelle l’échéancier d’un an!
Consultations
• Consultation de la communauté ÉTS avec l’aide d’Espace temps
• Parcours commentés
• Sondage en ligne
• Exposition
• Atelier de co-design
Consultations
Entre deux, le flottement
• Choix des architectes été 2017
• Première rencontre de travail septembre 2017
• Déménagement prévu en janvier 2018… mais devancé en octobre 2017 suite à la première rencontre!
Entre deux, le flottement
• Défi de trouver un espace pour un comptoir de service temporaire et des espaces de travail pour les étudiants
• Défi de trouver de l’espace d’entreposage pour la collection et le matériel
• Définir de nouvelles politiques
• Défi de trouver de l’espace de bureaux pour les employés
Entre deux, le flottement
• Gestion du changement dans l’équipe
• Maintenir l’harmonie
• Gestion du changement et des communications auprès de la communauté ÉTS
• Rapidité du projet = prise de décisions intuitive et risquée
• Adaptation rapide au monde de la construction
La livraison
• Gestion du sentiment de perte de contrôle pendant les travaux
• Livraison retardée
• Cohabitation avec les travaux
• Période d’état de grâce
• Période de désenchantement
• Déficiences
https://blog.square-management.com/2016/04/04/les-prerequis-dun-projet-de-conduite-de-changement/
https://blog.square-management.com/2016/04/04/les-prerequis-dun-projet-de-conduite-de-changement/
La suite
• Adaptation
• Amélioration
• Phase 2… Être toujours prêt et ouvert aux opportunités
Merci!