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ANF Informatique verte :
Du mythe à la réalité Décembre 2012.
Conduite du changement auprès des utilisateurs
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Pépinière d’entreprise -34 rue de Bagneaux – 45140 Saint-Jean-de-la-Ruelle - +33(0)2.38.70.40.00
Sommaire
2
Enjeux, compréhension
Mécanismes essentiels
Etude de cas
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Les fondamentaux: le projet Green IT
Audit Green IT
3
Carbone Energie
Politique Stratégie Plan d’actions
Ressources Utilisation Fin de vie
Mesure
Décision
Actions
Responsables & Dirigeants
Opérationnels et utilisateurs finaux
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4
Les fondamentaux: l’alignement RSE
Comptabilité
financière Comptabilité
extra
financière
Résultats
(profits) Résultats
(profits,
relations
sociales,
maintien
écosystèmes
Avant Progressivement
3P, Iso 26000, NRE
Green IT
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Comment impliquer l’organisation ?
5
Opérations Image Economie Planète Réglementaire Social
DG 1
DAF 1 1
D. Technique 1 1
DSI 1 1 1 2
R. Programme 1 1 1 1 1 1
Utilisateurs 2 1
Formation 2
Comité
exécutif 1 2
D. Comm 1
Fournisseurs 1 1
Toutes les parties prenantes du projet n’auront pas le même intérêt et
le même niveau d’engagement dans votre programme – comment les
impliquer et les solliciter ?
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Le plan impossible pour l’individu
6
Annonce du programme Green IT
DOUTE
BILAN
PROJET
PLAN D’ACTION
déclic
Le saut de tarzan
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Le succès d’un projet implique une
gestion à 2 niveaux
7
Source: alcom Consulting
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Les freins à la mise en œuvre
Les priorités
Les budgets
Le plan de charge
La crise
Les réfractaires
Les utilisateurs
Les relations
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Sommaire
9
Enjeux, compréhension
Mécanismes essentiels
Etude de cas
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Les cycles du changement
10
L’entreprise et ses dirigeants sont constamment confrontés à des
évènements nécessitant une adaptation de l’entreprise et des
hommes
Les mutations
technologiques, sociales
et politiques (commerce
électronique, 35h, euro …) Restructuration de
fonctions, grève,
interruption de
service Réorganisations de
fonctions, de processus,
nouveau système
d’information équilibre
Temps
Cycle de vie de
l’entreprise
Changement
d’organisation & SI
Changement
de crise
Changement
d’environnement
Changement
de Vision
événement
Source:b2i consulting
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Enjeux : sources d’échec potentielles
d’un projet de transformation
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Les différents type de changements
12
Source: alcom Consulting
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S’adapter en fonction du type de
changement
13
Source: alcom Consulting
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Le changement : définition du Larousse
Action, fait de changer, de modifier quelque
chose, passage d'un état à un autre
Fait d'être modifié, changé ; modification,
transformation
Modification profonde, rupture de rythme ; tout
ce qui rompt les habitudes, bouleverse l'ordre
établi
14
Source phot : JCR institut
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Changer pour un monde soutenable
C’est un processus
Passage d’un l’état A à un état B .
L’état A est déraisonnable pour la planète,
l’état B nous emmène vers le soutenable
Comment je passe de l’état « je consomme
sans réfléchir » à l’état « je fais attention à
l’impact environnemental et social de ma
consommation » ?
15
Source phot : JCR institut
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L’utilisateur
Larousse : « Personne, groupe qui fait
usage de quelque chose, qui utilise un
appareil, un service »
? Les ingénieurs systèmes, les utilisateurs
finaux, les responsables business, la
direction générale, la DRH, les
chercheurs
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L’utilisateur et ses propres motivations
L’intérêt du sujet
L’intérêt personnel financier
Le confort personnel
L’envie
La remise en question
Ne rien faire
Le progrès
L’action
…
17
Source : Vers l’entreprise 2.0,
un jardin plutôt qu’une autoroute – Antony Poncier
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La demande vs le contexte
La demande du responsable Green IT
Changer ses processus (achat)
Changer ses usages (éteindre le PC, mise en veille…)
Installer des logiciels de gestion d’énergie
Eco-concevoir des logiciels
Lancer un cycle de formation
Conserver plus longtemps son matériel
18
Le contexte de l’organisation
Le budget est serré
Le plan de charge
La direction n’est pas à l’écoute
Les utilisateurs ne comprennent rien
Le Green IT ne n’apporte rien
Les autres ne font pas
…
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Systèmique et entreprises
Un système
Des éléments
Des interactions = liens
« ensemble d’éléments
en interactions dans la
poursuite d’une ou
plusieurs finalités »
Division de système en
de sous-systèmes
19
« L’ordre est du coté de l’organisation, le désordre est du coté de l’individu ».
L’information peut être génératrice d’ordre et de désordre; « communiquer c’est
tenter de rendre l’autre prédictible ». J.A Malarewicz.
L’épaisseur du trait de l’ellipse indique le pouvoir d’influence de
chaque acteur. Les symboles (+,-,=, ? ou *) permettent d’indiquer
les positions des acteurs vis-à-vis des objectifs du projet
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Homéostasie
«capacité que peut avoir un système quelconque
(ouvert ou fermé) à conserver son équilibre de
fonctionnement en dépit des contraintes qui lui sont
extérieures » Initialement élaborée et définie par Claude Bernard
Toute forme de vie est en recherche d'homéostasie.
"Homéostasie" signifie équilibre entre milieu intérieur
et milieu extérieur.
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Le processus de changement
21
Choc
Colère
Déni
Acceptation Négociation
Dépression
Exploration
Engagement
Individu
Environnement
Informer,
expliquer,
faire prendre
conscience,
Ecouter,
légitimer Co-créer,
participer
Former,
accompagner
Temps
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Le changement de comportement
La seule prise de conscience ne suffit pas à provoquer le changement :
bien que l'homme soit un être de projets, force est de constater qu'il ne
change pas si facilement ! Et pourtant, nombreux sont ceux qui
réussissent à changer en utilisant leurs ressources personnelles, celles
de leur entourage et de leur milieu.
James O. Prochaska (*) et son équipe se sont intéressés au
changement sous plusieurs formes et dans différents contextes. Ils ont
pris le temps d'étudier comment les gens changeaient, quelles stratégies
ils utilisaient et comment ils réussissaient à maintenir leur nouveau
comportement.
Ils ont ainsi observé 6 étapes du changement.
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Les 6 étapes de changement d'un comportement : le modèle
Prochaska et DiClemente (1994)
Précontemplation (ou préréflexion). La personne n’a pas l’intention de modifier
ses habitudes, voire, refuse de reconnaître qu’elle aurait intérêt à changer.
Contemplation ou réflexion. La personne est sensibilisée et cherche de
l'information sur l’habitude à changer. Elle discute du problème avec d'autres
personnes et réfléchit à des solutions éventuelles pour y remédier. Il se peut
qu’elle soit en situation de détresse, mais qu'elle se sente incapable de passer à
l’action.
Préparation/décision. La personne s'engage à apporter le changement à
l’habitude visée puisqu’elle croit pouvoir y arriver. Elle met en place les conditions
pour être en mesure de passer à l’action prochainement et en fait part à son
réseau social.
Action. La personne adopte le changement souhaité selon la stratégie choisie.
Maintien. La personne maintient l’adoption du comportement et évite la rechute.
L’intégration (ou transformation). L’ancienne habitude ne constitue plus une
menace. Le nouveau comportement est intégré.
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Les étapes de changement d'un comportement :
le modèle Prochaska et DiClemente (1994)
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1_Eveil 3_Ritualisation 2_Transition
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Rassembler les parties prenantes
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Bruce Tuckman a modélisé en 1965 les différentes phases de vie d’une équipe, qui sont autant d’étapes par lesquelles un groupe passe au
cours de son existence. Cette modélisation des étapes de formation d’un groupe restreint est particulièrement intéressante pour repérer le
niveau de maturité d’une équipe, et permettre au leader d’utiliser les bons leviers d’animation au bon moment
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Evolution dans le temps
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Le programme Green IT
Audit puis Mesurer (Ges, Energie, DEE
Acheter des matériels d’occasions
Acheter des matériels et logiciels labélisés
Rénover le Datacenter
Mettre en place une gestion d’énergie des PC
Allonger la durée de vie des matériels
Imprimer que si nécessaire
Donner une 2ème vie aux matériels
Tracer les DEEE
Eco-concevoir les logiciels
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La conduite du changement
1) Réaliser un diagnostic du changement
1) Analyser les conditions du changement
2) Identifier les impacts
3) Connaître les partie prenantes
2) Arrêter une stratégie de changement
1) Définir la structure de l’équipe
2) Définir le plan de communication
3) Définir le plan de formation
4) Définir les actions
3) Réaliser le plan d’actions global
1) Réaliser les actions
2) Animer les groupes de travail
3) Réaliser le plan de communication
4) Réaliser le plan de communication
5) Réaliser les actions
4) Transmettre et Pérenniser
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Fiche
d’entretien
Typée
Eveil
Ritualisation
Transition
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Interview guidé en phase de diagnostic
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Perception
Motivations
Impacts
Implication
Capacités
Enjeux
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Analyser les conditions du changement
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Indentifier les impacts
31
Organisation
Groupe
Individu
Comportement Processus et outils Organisation
Changement plus
court et plus facile
Changement plus
longs et plus couteux
Changement
de Datacenter
Allongement de
la durée de vie
Extinction des
postes, mise
en veille
Périmètre du
Projet Green IT
Éco-gestes
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Les populations impactées par le changement
32
Métiers
Le chargés de clientèle
Direction financière
Interne à la DSI
Utilisateurs
Direction générale
Les utilisateurs
Responsable production
Responsable Green IT
Responsable des études
Direction marketing
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Les acteurs: SYNERGIE – ANTAGONISME
33
1
3
4
Active
Passive
1
2
2 3 4
Passif Actif
Antagonisme
Synergie
- - - -
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Les acteurs: forces en présence
34
Synergie Antagonisme
+ 1 attitude passive
+ 2 marque de l’intérêt
+ 3 a des initiatives
+ 4 actions incitatives
- 1 peut-être…mais
- 2 pas de changement brusque
- 3 combat contre
- 4 opposition
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Carte socio-dynamique
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Les résistances aux changements
36
Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008
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Le passage à l’acte
Les actions (le
programme
Green IT)
37
La communication
Adaptée en fonction
du diagnostic
La formation
Ciblée selon les
utilisateurs
Les équipes du projet
Les utilisateurs
Mise en place de relais Key user
Personnes ressources
Green Champion
La refonte de
processus
(DEEE)
La mise en place
d’outils
L’évolution de
l’organisation
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Le plan de communication
Institutionnelle ou opérationnelle
Newsletter
Site collaboratif
Cafétéria
Réunion utilisateur
Ateliers
38
La communication stratégique
. Constituée pour enclencher l’action
. Adaptée aux différents acteurs
. Outil essentiel du management
. Elle se nourrie du diagnostic
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Le plan de formation
La Direction
Les utilisateurs, selon leur processus
Les utilisateurs bureautiques
Les utilisateurs mobiles
Les administrateurs systèmes et réseaux
…
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Projet, Organisation et conduite
du changement
40
Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008
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Enjeux, compréhension
Mécanismes essentiels
Etude de cas
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Les défis à relever
Réduction de 30% du budget énergétique
Réduction -40% des GES d’ici à 2020
Changer les usages des utilisateurs
100 sites, 1 site = environ 600 utilisateurs
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Transition énergétique des établissements
Objectifs et finalité : réduire les
consommation d’énergie
Le projet : réaliser des travaux sur les
bâtiments (chauffage, éclairage, isolation…)
La conduite du changement des utilisateurs :
Prendre en compte l’effet rebond
Les nouvelles solutions
Le changement d’usage
Revenir sur nos acquis
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Démarche pilote sur 3 Lycées
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La perception des utilisateurs
Beaucoup de chose déjà faites…
Un sentiment de retour en arrière
Encore des experts qui vont nous expliquer
Un projet parachuté
On est surchargé
Responsabilité de l’organisation, du citoyen ?
…
45
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Historiquement…
46
Source : ecics _ université François rabelais _ Tour
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L’Utilisateur d’aujourdhui
47
Source : ecics _ université François rabelais _ Tour
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La demande des experts…
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L’éveil : la « photo » des TICs
49
Une augmentation croissante des
consommations TICs suite aux politiques
des pouvoirs public
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L’éveil: la photo instantanée
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Les conditions du changement
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Les impacts de la transition demandée
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Les forces en présences
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54
L’accompagnement personnalisé
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Le travail par l’intelligence collective
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• Réaliser un book virtuel pour tablettes numériques sur le lycée et l’énergie
• Réaliser un guide énergétique du Lycée : installations et consommations
• Mettre à disposition un espace e-collaboratif sur l’efficacité énergétique
• Organiser un cycle de conférence, projection de films et débat
• Réaliser des campagnes de mesures détaillées par zone ou équipements
• Organiser la visite d’un site exemplaire en efficacité énergétique
• Valoriser les actions par un mur d’expression libre
• Organiser un concours interne de réduction des consommations sur une durée
limitée
• Monter une mallette de dispositif de mesures énergétiques
• Réaliser des relevés d’éclairage par zones et corréler aux consommations
• Initier une alimentation respectueuse du climat
….
Copyright® Evernity _ ANF 2012 "Informatique verte : du mythe à la réalité de terrain.
Pépinière d’entreprise -34 rue de Bagneaux – 45140 Saint-Jean-de-la-Ruelle - +33(0)2.38.70.40.00
Les résultats
Un projet défini
Une prise en compte du changement
Des acteurs impliqués
A leur rythme
Avec leurs propres actions
Avec leurs propres motivations
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Conclusion
La conduite du changement près des
utilisateurs, c’est d’abord une aventure
humaine
Il n’y a que les mathématiques ou les
sciences physiques qui sont des sciences
exactes
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