ATELIER TECHNIQUE - fse.gouv.fr · Pourquoi utiliser des OCS ? Financement à taux forfaitaire Art....

ATELIER TECHNIQUE

Réduire la charge administrative et limiter

les risques d’erreurs : le recours aux options

de coûts simplifiés dans les programmes

opérationnels nationaux du FSE

Véronique Gallo (DGEFP)Laurent Gaullier (DGEFP)Stéphane Ouazan (CGET)Tatiana Tkaczuk-Voultoury (Région Nouvelle-Aquitaine)

1. Présentation des options de coûts simplifiés

Pourquoi utiliser des OCS ?

Financement à taux

forfaitaire

Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013

Montants forfaitaires

Art. 67 c)Règlement UE n°1303/2013

Barèmes standard

de coûts unitaires

Art. 67 b) Règlement UE n°1303/2013

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Réduction significative

de la charge

administrative

Réduction significative

de la charge

administrativeTaux d’erreur inférieur

Gestion plus focalisée

sur la réalisation d’objectifs

►Possible pour toute autre

opération en mode subvention

►Obligatoire pour les

opérations dont le soutien

public ne dépasse pas 50 000€

(Art14§4)

►Opérations mises en

œuvre exclusivement par

voie de marché public (Art.

67 §4)

►Si régimes d’aide d’Etat,

facultatif car celui-ci prime

sur l’obligation d’utiliser les

OCS

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Les options de coûts simplifiés simplifiés

Financement à taux

forfaitaire

Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013

Montants forfaitaires

Art. 67 c)Règlement UE n°1303/2013

Barèmes standard

de coûts unitaires

Art. 67 b) Règlement UE n°1303/2013

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Art. 68-2

1720h

Art 14.1

règlement FSE

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

3 taux forfaitaires disponibles :

Pour calculer les coûts indirects :

15% des dépenses directes de personnel

20% des dépenses directes (hors

prestations de service)

Pour calculer l’ensemble des coûts

restants d’un projet :

40% des dépenses directes de personnel

Que recouvrent les frais de personnel ?

Sont considérés comme

des frais de personnel

Ne sont pas considérés

comme des frais de personnel

Salaires chargés, traitements

accessoires et avantages divers

(cf, arrêté d’éligibilité des

dépenses du 8 mars 2016)

Les salaires des intérimaires s’il

est possible de les isoler dans la

facture de l’entreprise de travail

temporaire

Les frais de déplacement ou les frais de

voyages d’affaires

Les indemnités ou salaires versés aux

participants à l’opération FSE par le

bénéficiaire ou par un tiers

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

1. Financement à taux forfaitaire

Coût total =

Coûts directs Coûts indirects

Personnel 15 % des dépenses

directes de personnel

+ Fonctionnement

+ Prestations de service

+ Dépenses liées aux

participants

Taux

forfaitaire de

15%

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

1. Financement à taux forfaitaire

Coût total =

Coûts directs + Coûts indirects +

Personnel

20% des dépenses directes

à l’exclusion des dépenses

de prestations+ Fonctionnement

+ Dépenses liées

aux participants

+ Prestations de

service

Taux

forfaitaire de

20 %:

Arrêté du 1er

avril 2016

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

1. Financement à taux forfaitaire

Les exclusions du taux de 20 % aux termes de l’arrêté du 1er avril 2016

Coût total éligible > à 500 000€ par année civile

aucune dépense indirecte

missions locales et PAIO

OPCA

AFPA

projet = activité de la structure

DOM

1. Financement à taux forfaitaire

Coût total =

Coûts directs + Autres coûts

restants

Personnel 40% des

dépenses

directes de

personnel

Taux

forfaitaire de

40%

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

D’un système de coûts réels…Coûts justifiés intégralement sur base réelle

Coûts d’une formation pour 7 personnes

Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Coûts directs

1. Dépenses de personnel

4.000Personnel interne – rémunération

3.500Pers. int. - trajet

domicile/travail

200 Pers. int. – déplacement

300

2. Dépenses de fonctionnement

700Dépenses non

amortissables

200 Publicité

Coûts indirects

Frais de personnel (management)

350Équipement et autres immobilisations

25(amortissements)Frais de gestion interne, comptabilité, management

120Doc. générale et publicité pour les formations et la structure

65Fourniture de bureau

110 Frais postaux et télécom

20 Taxes et assurances

150Matériel mobilier (amortissement)

85 Biens

… à un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects

Coûts d’une formation pour 7 personnes

Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 €

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Coûts directs

1. Dépenses de personnel

4.000Personnel interne – rémunération

3.500Pers. int. - trajet

domicile/travail

200 Pers. int. – déplacement

300

2. Dépenses de fonctionnement

700 Dépenses non

amortissables

200 Publicité

150Coûts

organisationnels

350Autres

coûts

0

Coûts indirects

15% des coûts directs de personnel

4.500 x 15%

= 675 €

… à un taux forfaitaire de 20 % pour les coûts indirects

Coûts d’une formation pour 7 personnes

Coûts indirects

20% des coûts directs (hors prestations)

5.000 x 20%

=1.000 €

Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Coûts directs

1. Dépenses de personnel

4.000

Personnel interne – rémunération

3.500Pers. int. - trajet

domicile/travail

200 Pers. int. – déplacement

300

2. Dépenses de fonctionnement 700

Dépenses non

amortissables

200

Publicité

4. Dépenses de prestations de service 1000

Personnel externe – rémunération

1000Personnel externe - déplacement

0

TOTAL = 6.000 €

… à un taux forfaitaire de 40% pour les coûts restants

Coûts d’une formation pour 7 personnes

Coûts directs de personnel

5.000Personnel interne – rémunération

3.500

300Personnel externe – rémunération

1.000 Personnel

TOTAL = 6.000 €

Autres coûts restants

Jusqu’à 40% des dépenses directes de personnel

4.500 € x 40%

= 1.800 €

Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 €

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

2. Montants forfaitaires

Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’un montant forfaitaire préétabli

• ne dépassent pas 100 000€ de contribution publique

• accord préalable de l’autorité de gestion :

- sur le montant forfaitaire et ses modalités de justification

- sur les activités et/ou les résultats attendus

• versement de la subvention si les activités et/ou les résultats attendus sont remplies

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

D’un système de coûts réels…Coûts justifiés intégralement sur base réelle

Coûts d’une formation pour 7 personnes

Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000€

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Coûts directs

1. Dépenses de personnel

4.000Personnel interne – rémunération

3.500Pers. int. - trajet

domicile/travail

200 Pers. int. – déplacement

300

2. Dépenses de fonctionnement

700Dépenses non

amortissables

200 Publicité

Coûts indirects

Frais de personnel (management)

350Équipement et autres immobilisations

25(amortissements)Frais de gestion interne, comptabilité, management

120Doc. générale et publicité pour les formations et la structure

65Fourniture de bureau

110 Frais postaux et télécom

20 Taxes et assurances

150Matériel mobilier (amortissement)

85 Biens

… à des montants forfaitairesCoûts d’organisation d'une formation

Réalisation prévue

La formation aura lieu

Montant forfaitaire

La formation coûtera 7.000 €

« Coûts éligibles »

Formation = 7.000 €

Réalisation réelle

La formation a lieu = 7.000 € La formation n’a pas lieu ou partiellement = 0

€

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

3. Barèmes standard de coûts unitaires

Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’activités ou de résultats

quantifiés multipliés par un barème standard de coûts unitaires fixés à l’avance avec l’autorité de gestion

Coût unitaire X nombre d’unités = Coût maximum éligible d’une catégorie d’unité

Exemple : Coût unitaire pour une heure de formation par personne

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

D’un système de coûts réels…Coûts d’une formation pour 7 personnes

Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000€

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Coûts directs

1. Dépenses de personnel

4.000Personnel interne – rémunération

3.500Pers. int. - trajet

domicile/travail

200 Pers. int. – déplacement

300

2. Dépenses de fonctionnement

700Dépenses non

amortissables

200 Publicité

150

Coûts indirects

Frais de personnel (management)

350Équipement et autres immobilisations

25(amortissements)Frais de gestion interne, comptabilité, management

120Doc. générale et publicité pour les formations et la structure

65Fourniture de bureau

110 Frais postaux et télécom

20 Taxes et assurances

150Matériel mobilier (amortissement)

85 Biens immobiliers

Coûts d’une formation pour 7 personnes formées

… à des barèmes standard de coûts unitaires

Coût unitaire

La formation coûte 1.000 € par personne formée

Réalisation prévue

7 personnes seront formées

Montant maximum de la subvention

7 personnes X 1.000 € = 7.000€

Réalisation réelle

1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes sont formées

Subvention réelle

6 personnes sont formées X 1.000€ = 6.000€

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

4. Un barème de coûts standards particulier :

1720 heures de travail annuellesLes 1720 heures représentent un ≪temps de travail≫ annuel standard pouvant être utilisé directement

Permet de calculer les frais de personnel horaires :

Moyenne annuelle des salaires bruts = coût d’une heure de travail.

1720 h

La dernière moyenne annuelle des salaires bruts (numérateur) doit être justifiée au moyen de comptes, livres

de paie, etc.

Possibilité de calculer :

- soit le coût horaire d’un salarié particulier

- soit le coût horaire d’une catégorie de salariés (catégorie homogène au niveau du salaire)

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Exemple :

Taux horaire = 40 000 EUR / 1 720 heures = 40 000 / 1 720 = 23,25 EUR/h.

Moyenne annuelle des salaires bruts

40 000 EUR

Application des 1720 heures

40 000 / 1720

Coût horaire d’un salarié

23,25 EUR

Calcul des dépenses de personnel

23,25 EUR X nombre d’heures travaillées par les salariés

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

5. Article 14 (1) du règlement n°1304 / 2013

Sur demande d’un Etat membre, la Commission peut prendre un règlement délégué pour mettre en place un

barème de coûts standards unitaires ou un montant forfaitaire.

Le forfait déterminé est remboursé sous réserve de l’atteinte d’objectifs, mesurés par des indicateurs.

L’Etat est remboursé par la Commission sur la base de cette option de coûts simplifiés.

Le bénéficiaire peut être remboursé par l’Etat sur une base différente.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Exemple d’application de l’article 14 (1) par la DGEFP : la Garantie Jeunes

Réf : règlement délégué (UE) 2015/2195 de la Commission du 9 juillet 2015

Dispositif mis en œuvre par les missions locales, qui s’adresse aux jeunes de moins de 26 ans en situation de

grande précarité : combinaison d’accompagnement collectif et individualisé avec mises en situation

professionnelle

- Garantie de ressources via le versement d'une aide financière dégressive

- Parcours défini sur une période de 12 mois.

Coût standard unitaire déterminé : forfait de 3600 € par jeune ayant achevé le parcours de 12 mois et atteint

les objectifs fixés (sortie positive : emploi, création d’entreprise, entrée en formation, mise en situation de

travail de 80 jours).

Avantages : déclaration de dépenses plus simple, meilleurs suivi qualitatif des projets

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs1. Présentation des OCS

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

2. Mise en place

d’un barème standard de coût unitaire

et d’un montant forfaitaire

Présentation du guide méthodologique

Stéphane Ouazan, CGET

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

1. Objectifs du guide

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Pilotage

• Une prestation financée par Europ’act et encadrée par le CGET

avec un comité de pilotage ad-hoc

Périmètre

• Un travail uniquement sur les montants forfaitaires

et les barèmes standards de coûts unitaires pour tous les FESI

Objectifs

• Faciliter le choix et la définition d’OCS

• Présenter les avantages et inconvénients de chaque option

• Identifier des méthodes de calcul mobilisables

• Relever des points d’attention, de vigilance ou de recommandation

Le contexte

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Etude sur les options envisagées

Les taux forfaitaires issus des règlements : 15% (tous Fonds), 40%(FSE)

et dans une moindre mesure 20% (CTE) et de la période précédente

(20% FSE pour certains bénéficiaires de la métropole et FEDER pour

certaines régions)

Barème de coûts horaires de personnels

Fort intérêt sur la mobilisation de l’article 14.1 permettant de valider un

barème avec la CE (en particulier sur la formation professionnelle)

Barème surfacique / linéaire (plantation de vergers / haies)

Coût horaire de fonctionnement de plateaux techniques

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Etude sur les options envisagées

Montants forfaitaires pour des micro-projets / évènements

Montants forfaitaires pour le montage de projet (CTE)

Réticences sur les méthodologies ex-ante

et peu de mobilisation sur les politiques de l’Union et les subventions nationales

Des pratiques disparates entre Etats membres cf. annexes du guide

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

2. Analyse des prérequis

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Quatre principales questions

• L’opération est-elle externalisée via marché public ?

• S ’agit-il d’une opération FSE pour laquelle un soutien public inférieur à 50 000 €

est versé au bénéficiaire ?

• Dans le cadre des opérations visées, est-ce que le bénéficiaire

est soumis à un régime d’aides d’Etat ?

• Les co-financeurs ont-ils des assiettes et des modalités de paiement similaires ?

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

3. Bien choisir son OCS

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Schéma d’aide à la décision

• L’opération est-elle d’un montant supérieur à 100 000 €

de contribution publique ?

• Les opérations attendues sont-elles récurrentes ?

Un grand nombre de dossier est-il attendu ?

• Les catégories de coûts sont-elles facilement identifiables ?

• Les bénéficiaires sont-ils en mesure de produire des preuves fiables

de la réalisation des actions ou des résultats associés ?

• L’opération se caractérise-t-elle par une activité quantifiable ?

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Avantages Inconvénient

Taux réglementaire

- Sécurité juridique

(pour les taux validés par la CE)

- Spectre large d’application

(tout type de projets / thématiques)

- Simplification partielle

(ne couvre qu’une partie des coûts)

- Risque de sur/sous financement suivant l’assiette

- Risque de double financement

Barème standard

de coût unitaire

- Possibilités de couverture d’une partie ou

de l’ensemble des coûts

- Progressivité de la base de paiement

- Coût unitaire connu à l’avance du

bénéficiaire

- Effort de sécurisation de la méthode de calcul

et justificatifs associés

- Utilisation restreinte à des opérations

normalisées

Montant forfaitaire

- Base de calcul large

- Mise en œuvre fortement facilitée pour

des petits projets

- Montant total perçu connu à l’avance par

le bénéficiaire

- Effort de sécurisation de la méthode

- Montants limités à 100 000 euros de contribution

publique

- Perception d’un paiement non garanti pour le

bénéficiaire

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

4. Eléments méthodologiques

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Modalités de mise en place

• L’utilisation des options proposées dans les règlements

• Des méthodes validées par la Commission européenne durant la période de programmation

précédente à conditions qu’il s’agisse de même opérations dans la même zone géographique

• Pour le FSE : un projet de budget convenu ex-ante avec l’autorité de gestion pour les

opérations inférieures à 100 000 € de soutien public

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Modalités de mise en place

• Des méthodes appliquées dans le cadre des politiques de l’Union pour le même type

d’opération et de bénéficiaire (ex : tx de 25% sur H2020) cf. annexes du guide

• Des subventions nationales en vigueur pour des types d’opérations et de bénéficiaires

similaires cf. annexes du guide

• Une méthode juste équitable et vérifiable basée sur des données statistiques ou autres

informations objectives, sur des données historiques des bénéficiaires, ou sur les pratiques

habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires (nécessité d’une étude ex-ante

visant à justifier de la méthode de calcul)

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Une méthode de calcul juste équitable et vérifiable

• Le calcul doit être « raisonnable et non excessif ou extrême »

(cf. note d’orientation)

• L’égalité de traitement doit être garantie entre bénéficiaires et actions

• La vérification doit être assurée :– Un calcul détaillé (coûts, critères de réalisation…) ;

– Des données pertinentes et fiables ;

– Des pièces justificatives adéquates.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Deux approches principales

• L’approche statistique permettant de définir un barème de coût unitaire

ou un montant forfaitaire qui pourra s’appliquer à l’ensemble des bénéficiaires

– Utilisation de statistiques générales

– Utilisation de données historiques

• L’utilisation de données individuelles propre à chaque bénéficiaire

permettant de définir un barème ou montant destiné au seul bénéficiaire concerné

– Utilisation des pratiques comptables individuelles

– Utilisation de données historiques individuelles

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Approche

retenueAvantages inconvénients

Statistiques

générales

(Données

publiques, études

de marché, etc.)

Données accessibles, fiables et automatiquement

actualisables (en fonction de la fréquence de

publication des données) ;

Application à un ensemble d’acteurs / opérations

Approche générique qui peut poser des problèmes de justesse ;

Peu adapté à certains types de coûts ;

Problème de disponibilité (échelle géographique, problème de

secret statistique, etc.)

Statistiques de

données

historiques

(programme

2007-2013)

Données existantes et relatant les coûts réellement

encourus par catégories de coûts éligibles ;

Possibilité de cibler des types d’opérations précis

Facilité de calcul d’un coût global / réalisation ou

résultat visé

Travail important de réexamen de dossiers si l’on recherche des

coûts précis (pas identifiables dans PRESAGE)

Ne prend pas en compte les évolutions de contexte et d’objectifs

associés aux programmes (si base 2007-2013) ;

Difficilement actualisable (sauf application d’un taux défini à partir

d’autres information)

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Approche

retenueAvantages inconvénients

Pratiques

comptables

individuelles

Données disponibles et contrôlables auprès d’un

ensemble de bénéficiaires (sous réserve de pratiques

comptables conformes) ;

Prise en compte possible de spécificité des opérateurs

(taille des structures, coût réellement encourus, etc.)

Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs

pour chaque opérateur…) ;

Risque d’iniquité (du fait du niveau de données différent

disponible selon les bénéficiaires). Nécessite donc une

comptabilité analytique pour isoler les coûts éligibles concernés

par l’opération ;

Actualisation compliquée car nécessite de reconduire l’exercice

comptable (on passe alors en coûts réel…) ;

Données

historiques

individuelles

Données contrôlées relatant les coûts réellement

encourus par catégories de coûts éligibles ;

Possibilité de cibler des types d’opérations précis

Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs

pour chaque opérateur…) ;

Réservé aux acteurs historiques (pas de nouveaux entrants) ;

Pas d’actualisation possible (sauf appliquer un taux annuel)

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Approche historique : coût horaire pour les projets de R&D en Irlande du nord

Durant la période précédente: 50% des dépenses des projets R&D et 35% des erreurs lors de contrôles

Traitement de données historique sur 112 projets clos entre le 1er janvier 2011

et le 31 décembre 2013 impliquant 77 entreprises

Faible dispersion des données (coûts horaires, taille des entreprises, etc.) :

coût horaire unique (simplification maximale)

coût horaire pour les frais de personnels pour l’OT1 : £21.11 / heure + taux forfaitaire

Approche statistique: barème de coûts pour les activités R&D (données INSEE 2012 + indice coût du travail)

INDICATEURS Salaire horaire brut chargé indexé 2015 (€)

Catégorie socioprofessionnelle (5 modalités) Ensemble

Cadres et

professions

intellectuelles

supérieures

Professions

intermédiairesEmployés

Ouvriers

qualifiés

Ouvriers non

qualifiés

Activité en 6 ou 88 postes de la nomenclature agrégée

M Activités spécialisées, scientifiques & techniques40 59 30 26 30 30

72 - Recherche-développement scientifique 46 59 34 31 35 37

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

5. Points d’attention

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Points d’attention

Information auprès des bénéficiaires et transparence de l’application à garantir

Définition et justification des coûts, réalisations et résultats

Conventionnement

Cofinancement

Respect des autres réglementations

Rétroactivité

Avances et paiement intermédiaires / Suivi des réalisations et résultats de l’opération

Anticiper les contrôles et les risques d’irrégularités

Actualisation

Combinaison d’OCS

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Guide disponible en ligne

3. Les options de coûts simplifiés mises en

place dans d’autres autorités de gestion

4. Autres éléments de simplification et actualités

La simplification FSE, c’est aussi…

Recentrage des crédits FSE sur des projets de taille importante

Choix des dépenses valorisées dans les plans de financement

Réduction du nombre d’organismes intermédiaires

Simplification des procédures administratives par la dématérialisation des procédures et documents

La sécurisation de la gestion

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

La simplification FSE, c’est aussi…

La limitation du nombre d’audits

Le règlement (art 148) prévoit que les petites opérations (inférieures à 150 000 €

de FSE) ne feront pas l’objet de plus d’un audit par l’autorité d’audit ou la

Commission européenne.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Eléments d’actualité sur la simplification

de la gestion du FSE

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

La DGEFP participe au groupe de travail national copiloté par le CGET, en lien avec

le SGAE, pour contribuer aux travaux du groupe d’experts de haut niveau : ce

groupe d’experts fait des propositions de simplification à la Commission européenne.

La DGEFP participe au réseau thématique FSE de coopération transversale entre

les Etats membres sur la simplification : permet de faire émerger des propositions

partagées en matière de simplification.

Participation aux groupes de travail sur la simplification :

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Propositions de simplification des autorités

françaises

Travaux interministériels ayant pour objectif de proposer des évolutions

de la règlementation : 3 notes des autorités françaises (22 mars 2016, 15 avril

2016, 29 juillet 2016) envoyées à la Commission par le SGAE.

Propositions générales de simplification :

Assurer la compatibilité de la règlementation du FSE avec celle des aides

d’Etat.

Publier à temps et en français la règlementation et les documents

d’orientation applicables.

Limiter la rétroactivité des interprétations remettant en cause des pratiques

existantes.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Renforcer la proportionnalité des audits :

Difficulté Proposition

Rétroactivité des normes d’audit

Les opérations sont auditées au

regard des normes en vigueur au

jour de l’audit et non au jour du

conventionnement.

Eviter l’application rétroactive des

normes d’audit : auditer les

opérations au regard de la norme

applicable au jour du

conventionnement.

Opérations auditées plusieurs

fois

Les opérations inférieures à 150 000

€ ne peuvent être auditées qu’une

seule fois.

Diminuer le nombre d’opérations

pouvant être auditées plusieurs

fois. Les opérations inférieures à 300

000 € ne peuvent faire l’objet que

d’un seul audit.

Taux d’irrégularités acceptable

trop bas

Le taux d’irrégularités acceptable

sur l’ensemble du programme

opérationnel est de 2%. Seuil très

bas.

Augmenter ce taux pour les

irrégularités non frauduleuses.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Alléger les pièces justificatives à fournir :

Difficulté Proposition

Justificatifs trop nombreux pour

les dépenses de personnel

contrats de travail et bulletins de

salaire + documents attestant de

l’acquittement.

Limiter les documents à fournir

contrats de travail et bulletins de

salaires

Suivi du temps fastidieux pour les

personnels à temps partiel

Obligation de faire signer des fiches

de suivi des temps par le salarié et

l’employeur.

Alléger les justificatifs

Pour les personnels à temps partiel fixe

à quotité prédéterminée, les contrats de

travail ou fiches de poste suffisent.

Difficulté d’obtenir les justificatifs

de domicile pour les jeunes

participants dans les opérations IEJ

Simplifier l’obtention des justificatifs

La justification du domicile du

participant est liée à a domiciliation du

service public de l’emploi dans lequel il

est inscrit.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Résultats : la Commission européenne a répondu partiellement aux

propositions des autorités françaises.

- Réponse positive pour la possibilité de justifier les dépenses de personnel

à temps partiel fixe et prédéterminé modification de l’arrêté d’éligibilité

(arrêté du 8 mars 2016) pour intégrer cette possibilité.

La modification permettra également de justifier l’acquittement des dépenses de

personnel par les seuls bulletins de salaires.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Modification de la réglementation

Projet de règlement modificatif présenté par la Commission dans

le cadre de la révision à mi-parcours du cadre financier pluriannuel

Nouveau règlement financier, remplaçant le règlement 966/2012

Modification du règlement général 1303/2013

Modification du règlement FSE 1304/2013

Négociations en cours entre la Commission et la France(via le SGAE)

Objectif : entrée en vigueur le 1er janvier 2018

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Exemples de modifications figurant dans le projet de règlement :

Justification des dépenses calculées en utilisant une option de coûts simplifiés

Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe

Situation actuelle Modification issue du règlement

Pas de précisions sur les vérifications

à faire en cas d’utilisation d’un OCS.

Précision : pas de preuve de

l’acquittement des dépenses

nécessaire.

Situation actuelle Modification issue du règlement

Obligation de signer des fiches de

suivi du temps pour chaque salarié à

temps partiel.

Le contrat de travail, la fiche de

poste ou lettre de mission

suffisent pour justifier du temps

passé sur l’opération.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Exemple de modifications figurant dans le projet de règlement :

Taux de 40% des dépenses de personnel pour calculer l’ensemble des

coûts restants

Situation actuelle Modification issue du règlement

Dépenses de personnel X 40%

= total des coûts restants d’un

opération

Les salaires versés aux participants ne

sont plus considérés comme des coûts

restants de l’opération et peuvent être

pris en charge en plus des coûts de

personnel et du montant forfaitisé. Ils

ne rentrent cependant pas dans

l’assiette de calcul du montant forfaitisé.

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Certains éléments du règlement "Omnibus" vont être mis

en œuvre par anticipation, à compter de la publication de l’arrêté

d’éligibilité modifié :

→ Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe et

prédéterminéeContrat de travail ou fiche de poste (au lieu des fiches de temps)

→ Justification de l’acquittement des salairesCopie des bulletins de salaire (plus besoin de documents comptables)

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Certaines demandes françaises de simplification ne figurent pas

dans le projet :

• La compatibilité de la règlementation des fonds européens avec la

règlementation des aides d’Etat

• Le principe de non-rétroactivité de la norme d’audit (une opération serait

auditée au regard de la norme applicable le jour du conventionnement)

• Le doublement à 300 000 € du seuil en-deçà duquel une opération ne peut

pas faire l’objet de plus d’un audit.

• L’augmentation du taux d’irrégularité acceptable (à 2% aujourd’hui).

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs4. Autres éléments de simplification et actualités

Merci de votre attention

Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs