View
189
Download
3
Category
Preview:
Citation preview
CHECK-LIST -ORGANISATION DESREUNIONSUne REUNION est composée d’un enchaînement d’opérations complexes, prenant encompte une série d’étapes de durées inégales. Toute réunion vise à entraîner unetransformation de l’état d’un système, elle vise pour cela à apporter une certaine valeurajoutée. Dans tous les cas elle reste un lieu à dimension humaine.
AVANT PENDANT APRES COMPETENCES
Prévoir Choisir le type deréunion
Mettre enperspective parrapport auprogramme ou auprojet annuel detravail
Planifier la duréeet les étapes dela réunion(information,discussion,débat, production,pauses,évaluation)
Vérifierl’équipement deslocaux de réunion(prises,instruments decommunication,emplacement destoilettes,évacuation encas d’urgence)
Hiérarchiser les
Présider préciser à l’avance lesrôles fonctions ettâches de chacun desintervenants
rôle du président dansl’animation
rappeler la place dupilote
PREPARER
DECIDER
AGIR
DIRIGER
CONSTRUIRE
ORGANISER
OPERATIONNALISER
DONNER DU SENS
Check-List - Organisation des réunions http://www.ac-nice.fr/cpif/htm/p3_2%20TTP%20R6.htm
1 sur 4 22/05/2010 09:14
points à l’ordre dujour ( ne pasoublier la « Loides rendementsdécroissants»)
Préparer Négocier laréunion
Confirmer lesfinalités
Etablir lescritères defaisabilité (coûts,autorisations,réservation deslocaux,possibilités parrapport auxcontraintes ducalendrier)
Définir les effetsattendus
Piloter place de l’animateur
fonction de l’animateur
obligations del’animateur
gestion du temps
superviser les étapesde travail desparticipants tour à tour:
receveurs
consommateurs
producteursd’informationsou de
communication
problèmesadministratifs(signatures des listesde présence,distribution desdocumentsindispensables, etc…)
Rappeler au(x)responsable(s)hiérarchique(s) lesdécisions prises
Proposer un plande suivi de l’actionentreprise
Faire circulerl’information(évaluation,améliorations àenvisager,remédiations àprévoir, auprès despartenaires)
ANTICIPER
IMPLIQUER
MOBILISER
MOTIVER
Organiser Fixer les objectifsde la réunion
Elaborer la listedes produitsattendus(compte-rendu,procès-verbal,relevé dedécision)
Concevoir lesconsignes(tâches à répartir)
Animer Rappeler les consignes(durée, effetsattendus, désignationdu ou des rapporteurs)
CONTROLER
Check-List - Organisation des réunions http://www.ac-nice.fr/cpif/htm/p3_2%20TTP%20R6.htm
2 sur 4 22/05/2010 09:14
Vérifiercontrôler
qui établit la listedes personnes àconvoquer/inviter
qui envoi laconvocation
qui signe laconvocation
présence du jouret heures dedébut et de fin
présence del’ordre du jour
tous lesdocuments àfournir existent-ils? (plan d’accès,ordre du jour,documentsd’information,etc…)
coordonnéesprécises duresponsable àjoindre
Garder le temps
Noter les principalesétapes sur un support(tableau,retroprojecteur, etc…)
Reformuler (faciliter letravail, juguler lesbavards)
Synthétiser (recadrerle débat, rappeler lesobjectifs)
Conclure :
points d’accord
points de
désaccords
points à
approfondir.
Fixer la date de laréunion suivante
suivre le budget
prévoir l’évolutiondu ou des projets
préparer le bilan
REDIGER
DIFFUSER
INFORMER
COMMUNIQUER
ANTICIPER
PLANIFIER
PROJETER
Communiquer Prendre contactavec lesparticipants(Négocier la date,explorer lafaisabilité, évaluerles champsd’intérêt)
Faire valider lesobjectifs par le(s)responsable(s)institutionnel
Résultatsobtenus
Rédiger le documentfinal
Faire valider ledocument produit
Diffuser le documentdans les délaisannoncés
EVALUER
Eléments de compétence* pris en compte : ORGANISER – EXPOSER - REDIGER –GERER LE TEMPS – MEMORISER –EXPOSER – RESUMER – SYNTHETISER –
Check-List - Organisation des réunions http://www.ac-nice.fr/cpif/htm/p3_2%20TTP%20R6.htm
3 sur 4 22/05/2010 09:14
EXPLIQUER - INFORMER - COMMUNIQUER - NEGOCIER – REGULER – REMEDIER –QUALIFIER
COMPÉTENCE : Ensemble des savoirs* et savoir-faire* supposés maîtrisés etvalidés par une performance satisfaisante. Une compétence s'évalue à travers uneproduction.- capacité de se former soi-même, de former les autres et de savoir animer pourrésoudre des problèmes. C'est la capacité à savoir tirer parti de ses talents et dutalent des autres pour apprendre ("savoir") ; pour savoir ("savoir-faire") ; pourformer/diriger ("savoir faire-faire") ; pour communiquer ("faire savoir").
Check-List - Organisation des réunions http://www.ac-nice.fr/cpif/htm/p3_2%20TTP%20R6.htm
4 sur 4 22/05/2010 09:14
Recommended