CHECK-LIST -ORGANISATION DESREUNIONSUne REUNION est composée d’un enchaînement d’opérations complexes, prenant encompte une série d’étapes de durées inégales. Toute réunion vise à entraîner unetransformation de l’état d’un système, elle vise pour cela à apporter une certaine valeurajoutée. Dans tous les cas elle reste un lieu à dimension humaine.

AVANT PENDANT APRES COMPETENCES

Prévoir Choisir le type deréunion

Mettre enperspective parrapport auprogramme ou auprojet annuel detravail

Planifier la duréeet les étapes dela réunion(information,discussion,débat, production,pauses,évaluation)

Vérifierl’équipement deslocaux de réunion(prises,instruments decommunication,emplacement destoilettes,évacuation encas d’urgence)

Hiérarchiser les

Présider préciser à l’avance lesrôles fonctions ettâches de chacun desintervenants

rôle du président dansl’animation

rappeler la place dupilote

PREPARER

DECIDER

AGIR

DIRIGER

CONSTRUIRE

ORGANISER

OPERATIONNALISER

DONNER DU SENS

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points à l’ordre dujour ( ne pasoublier la « Loides rendementsdécroissants»)

Préparer Négocier laréunion

Confirmer lesfinalités

Etablir lescritères defaisabilité (coûts,autorisations,réservation deslocaux,possibilités parrapport auxcontraintes ducalendrier)

Définir les effetsattendus

Piloter place de l’animateur

fonction de l’animateur

obligations del’animateur

gestion du temps

superviser les étapesde travail desparticipants tour à tour:

receveurs

consommateurs

producteursd’informationsou de

communication

problèmesadministratifs(signatures des listesde présence,distribution desdocumentsindispensables, etc…)

Rappeler au(x)responsable(s)hiérarchique(s) lesdécisions prises

Proposer un plande suivi de l’actionentreprise

Faire circulerl’information(évaluation,améliorations àenvisager,remédiations àprévoir, auprès despartenaires)

ANTICIPER

IMPLIQUER

MOBILISER

MOTIVER

Organiser Fixer les objectifsde la réunion

Elaborer la listedes produitsattendus(compte-rendu,procès-verbal,relevé dedécision)

Concevoir lesconsignes(tâches à répartir)

Animer Rappeler les consignes(durée, effetsattendus, désignationdu ou des rapporteurs)

CONTROLER

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Vérifiercontrôler

qui établit la listedes personnes àconvoquer/inviter

qui envoi laconvocation

qui signe laconvocation

présence du jouret heures dedébut et de fin

présence del’ordre du jour

tous lesdocuments àfournir existent-ils? (plan d’accès,ordre du jour,documentsd’information,etc…)

coordonnéesprécises duresponsable àjoindre

Garder le temps

Noter les principalesétapes sur un support(tableau,retroprojecteur, etc…)

Reformuler (faciliter letravail, juguler lesbavards)

Synthétiser (recadrerle débat, rappeler lesobjectifs)

Conclure :

points d’accord

points de

désaccords

points à

approfondir.

Fixer la date de laréunion suivante

suivre le budget

prévoir l’évolutiondu ou des projets

préparer le bilan

REDIGER

DIFFUSER

INFORMER

COMMUNIQUER

ANTICIPER

PLANIFIER

PROJETER

Communiquer Prendre contactavec lesparticipants(Négocier la date,explorer lafaisabilité, évaluerles champsd’intérêt)

Faire valider lesobjectifs par le(s)responsable(s)institutionnel

Résultatsobtenus

Rédiger le documentfinal

Faire valider ledocument produit

Diffuser le documentdans les délaisannoncés

EVALUER

Eléments de compétence* pris en compte : ORGANISER – EXPOSER - REDIGER –GERER LE TEMPS – MEMORISER –EXPOSER – RESUMER – SYNTHETISER –

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EXPLIQUER - INFORMER - COMMUNIQUER - NEGOCIER – REGULER – REMEDIER –QUALIFIER

COMPÉTENCE : Ensemble des savoirs* et savoir-faire* supposés maîtrisés etvalidés par une performance satisfaisante. Une compétence s'évalue à travers uneproduction.- capacité de se former soi-même, de former les autres et de savoir animer pourrésoudre des problèmes. C'est la capacité à savoir tirer parti de ses talents et dutalent des autres pour apprendre ("savoir") ; pour savoir ("savoir-faire") ; pourformer/diriger ("savoir faire-faire") ; pour communiquer ("faire savoir").

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