Communiquer Sur LéVéNementiel 13 Novembre 2008

odi C tourisme - 13/11/08

Communiquer

Sur l’événementiel

IDENTIFIER DES MOYENS

RÉALISER DES ACTIONS

LA COMMUNICATION SUR VOTRE ÉVÉNEMENT

Elaboration

d'un plan de communication

Le plan de communication est basé sur trois actions principales

Inventaire et classement hiérarchique des destinataires :

la presse, le public visé, les partenaires, les élus les participants invités, …

Élaboration des messages en fonction des supports de communication :

communiqué de presse, dossier de presse, conférence de presse, invitation, affiches, flyers…

Planification des étapes,

mettre en place un « rétro-planning » pour lister chaque action,

• inclure un budget spécifique et répartir en fonction des coûts : graphisme ; impression affiches et flyers, encarts publicitaires, diverses réceptions…

définir et répartir les tâches entre les membres engagés dans l’action.

Il EST ÉGALEMENT IMPORTANT…

de définir

Les objectifs de communication

Ils se définissent à trois niveaux : information et notoriété « se faire connaître » ; objectifs affectifs « se faire aimer » (image ; personnalité forte et attractive) objectifs de comportement « faire agir » (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts)

Le positionnement

Il s'agit de préciser les spécificités de votre événement à partir desquelles se construira son image.

Une identité visuelle

Elle permet de renforcer le message que vous souhaitez diffuser, le « ton » est :

informatif, basé sur l'émotion, humoristique, ….

Elle est associée à des contraintes : charte graphique à respecter

à noter l’importance de

créer le visuel et de réfléchir à l'harmonisation des couleurs,

de l'image et du texte pour composer la charte graphique

Identification des moyens

Repérer Les grands médias : La presse, la radio, la télévision, le cinéma, internet Répondre à deux questions :

Quels sont les moyens les plus pertinents pour atteindre les objectifs fixés ? Comment puis-je toucher le public ?

Médias locaux et régionaux

Il est primordial d'entretenir de bonnes relations, régulières avec eux

et de se constituer un fichier

Les médias et les supports seront choisis suivant leur qualité informative, leur audience, le public visé les tarifs (en ce qui concerne l'achat d'espace)

Il est important de :

prévenir les médias à temps (en tenant compte de leurs délais de "bouclage") de la date et du contenu des manifestations que l'on organise

leur proposer une campagne d'information en plusieurs étapes : sensibilisation, présentation, interview…

Et répondre à ces questions :

A quels médias l'adresser ? A QUI ?

Combien de temps avant l'événement ? QUAND ?

Sous quelle forme l'envoyer ? COMMENT ?

Quel coût ? COMBIEN ?

La presse écrite

envoi d’articles de journaux et magazines

Principalement au rédacteur en chef et aux journalistes en charge de la rubrique culturelle et de l'agenda

En tenant compte de la périodicité et de la date/heure de bouclage du média

prendre contact par téléphone avec les rédactions pour connaître ces délais et amorcer un dialogue de manière à valoriser le spectacle.

A qui ?

Quand ?

Comment ?

Par courrier ou e-mail

La Radio

A qui ?

aux radios susceptibles de toucher les spectateurs potentiels, le public visé

S'adresser au chef de la programmation, au journaliste en charge de la rubrique "culture" ou à l'animateur de l'émission visée.

Quand ?

En gnéral 2 à 3 semaines avant le spectacle.

Par courrier, fax ou e-mail.

Comment ?

La Télévision (y compris locale)

A qui ?

aux télévisions susceptibles de toucher les spectateurs potentiels, le public visé

Quand ?

En général 2 à 3 semaines avant l'événement.

Comment ?

Par courrier, fax ou e-mail.

Les web-magazines sur Internet

A qui ?

A la personne "contact", rédacteur en chef ou cyberjournaliste.

Environ 2 semaines avant l'événement.

Quand?

Comment ?

Selon les sites, il faut, soit :

envoyer le dossier, de préférence par e-mail, avec le texte en format rtf ou word, ainsi que les visuels en format jpeg. saisir directement sur le site (formulaire) et envoyer les éventuels visuels par mail.

Utilisation

des différents supports de communication et mise en action

Rédiger un communiqué de presse ;Élaborer un dossier de presse ;Déposer des affiches,Envoyer des flyers,Organiser une conférence de presse ;….

Réalisation de diverses actions de communication telles que :

Le communiqué de presse

Répond au « QQCOQP »

il doit permettre au journaliste de : se faire rapidement une idée du contenu et de l'intérêt de la manifestation, rebondir sur l’information brute et vous contacter pour avoir plus de renseignements

Quelles informations y faire figurer ?

les informations pratiques : lieu, date, horaire les coordonnées d'une personne "contact".

VISUEL

COMMUNIQUE DE PRESSE(date de rédaction)

TITRE4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles répondent aux QQCOQ 10 lignes maximum développent ensuite les idées complémentaires. (P)

Contact presse ( nom, téléphone, adresse, mail).

Quelques conseils pour la forme :format A4 texte de présentation court un communiqué de presse est en recto. Le journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ;pas de papiers de couleurs vives, utiliser papier à « en-tête » ou papier blanc simple ;utiliser du papier de 90/100 grammes :

Ils ont l’avantage de moins se froisser et le document garde une bonne tenue

A qui l'envoyer ?

à tout les médias généralistes ou spécialisés de la région

De préférence « nominativement » ;

L'information peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs.

Quand l'envoyer ?

La date est fonction du sujet et du délai de bouclage votre communiqué peut annoncer l’arrivée d’un dossier de presse,

Il peut être suivi d’un coup de fil pour "s’assurer de la bonne réception". Si le premier communiqué ne donne rien, n’hésitez pas relancer.

Le dossier de presseest le document de référence de votre communication

c’est un outil de travail pour le journaliste qui va utiliser ce document pour annoncer votre événement, voire réaliser un article ou un reportage Le principe de conception est le même que pour un communiqué :

présentation simple mais rigoureuse

En général, un dossier de presse se rédige en 2 parties

Quelles informations y faire figurer ?

1ere partie : la présentationCouverture : titre, dates de l’évènement, nom du document « dossier de presse » (possibilité de reprendre le visuel de l’évènement)1ere page : historique de votre structure ; 2e page : note claire et précise d’intention de l’initiateur du projet : votre évènement doit être appréhendé dans sa particularité, son intérêt, sa philosophie.3e page : les objectifs (passés) et futurs ;

2e partie : le développement ;programme détaillé de l’événement ;biographies des artistes ;prix des places, n°s de renseignements, de réservations, moyens d’accès (si besoin) ; articles de presse (dans le cas d’événement(s) passé(s))

• faciliter la lecture en soulignant les passages importants ; mentionner le nom du média, la date de parution et le nom du journaliste

remerciements aux partenaires ;fiche contact

Quelques conseils pour la forme :Format A4 Présentation simple uniquement en recto. Faire des paragraphes ; privilégier les phrases courtes :

sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée par phrase ;

Utiliser les espaces, (une pleine page de texte ne donne pas envie d’être lue) ;

Relire à deux en restant attentifs aux dates, n°s de téléphone, orthographe des noms Relier le document

A qui l'envoyer ?

Aux destinataires du communiqué de presse(également à vos partenaires)

En général, entre 15 et 20 jours avant l’événement

Quand l'envoyer ?

Les affiches

Il faut définir la quantité et les formats d’affiche en fonction des endroits que vous ciblez et de votre budget.

Faites une évaluation du coût de chaque moyen de communication employé. Ce coût doit être justifié par des éléments tels que : le format, le coût unitaire, le nombre de parutions, coût de fabrication.

Il existe plusieurs formats d'affiches : 30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm 4 x 3 m

Où déposer les affiches ?

Les différents points d'appui possibles sont essentiellement :

chez les commerçants,

sur les panneaux municipaux

sur colonnes " Morris " en zone urbaine pour format 80 x 120

Quelques conseils

ne pas coller plus de 3-4 affiches à la fois,l'affichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon votre Association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés,votre Association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées.

Quelques pistesfaire un appel à projets auprès d’écoles de design, d’Instituts de Communication ou d’assos d’écoles de graphisme pour trouver un visuel et une affiche

Anticiper les différentes possibilités de communication, telles que les affiches dans les abribus (dont l’impression est parfois prise en charge par les sociétés de transport) qui sont des partenariats à fixer 5-6 mois à l’avance

l'affichage doit être en place au plus tard

huit jours avant votre événement.

Quand déposer vos affiches ?

Les dépliants et les flyers

Il sont le support de base de tous les envois postauxIls peuvent être également

distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé,

• à la sortie d'autres spectacles, • lors de foires ou de marchés.

mis en dépôt chez les commerçants, dans les Mairies, les bibliothèques…

D’autres actions de communicationLes relations publiques

courrier, téléphone, mailings réception

La conférence de presse c'est une rencontre programmée entre l'organisateur, les artistes impliqués dans la mesure du possible et des journalistes

ConclusionAvant d’entreprendre vos actions de communication il est important de bien étudier et de définir à la fois

ce que vous voulez faire connaître, les publics ciblés, les moyens repérés. les actions choisies,l’évaluation des coûts ;mais aussi les résultats que vous escomptez et le mode d’évaluation des retombées,

Sites de référence

http://www.guidon.asso.fr (communication)

www.culture.gouv.fr

MERCI DE VOTRE ATTENTION

Chantal Couralet

odi.c-tourisme@orange.fr 06 33 96 72 42

Communiquer Sur LéVéNementiel 13 Novembre 2008

Documents

Manipuler, Représenter, Communiquer

Agir communiquer enssib_2012_notes

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