Demo Ajile-RH la solution de gestion des notes de frais et demandes de congés

La solution de gestion de process administratifs

Gagnez du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée !

• Gestion des notes de frais• Aide à la saisie• Transmission instantanée• Calculs automatiques• Ventilation automatique• Gestion des barèmes

kilométriques

• Gestion des demandes de congés• Aide à la saisie• Gestion des congés exceptionnels

• Gestion des absences

Pilotez votre activité, centralisez l’information

•Tableau de bord de disponibilité des équipes•Synthèse des dépenses engagées par collaborateur

Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif

•Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0•Intégrable dans un intranet / extranet existant•Evolutif vers un intranet collaboratif complet•Compatible avec Sage 100

Démonstration

Casting de la démonstration

• Lors de cette démonstration nous allons suivre une note de frais de sa naissance à son archivage, nous faisons ainsi appel aux protagonistes suivants :

Collaborateur Responsable Service Administratif

Les informations le concernant sont automatiquement renseignéesSon circuit de validation a été paramétré par son service administratif

Le collaborateur crée une nouvelle note de frais associée à une période

La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds,les écarts et les calculs de TVA.

Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses

La saisie est assistée pour renseigner automatiquement les comptes, les plafonds,les écarts et les calculs de TVA.

Le collaborateur saisie au fur et à mesure du mois ses dépenses

Les informations concernant le cycle de vie du process sont récapitulées dans une interface simple et ergonomique.

A tout moment, il peut consulter la synthèse de sa note de frais

La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais

La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais

SignaturePrévenir le responsable

Prend en compte

La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais

SignaturePrévenir le responsable

Prend en compte

La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais

SignaturePrévenir le responsable

Prend en compte

Afin de garantir l’intégrité des données déclarées, le système verrouille les éléments le diagramme de synthèse indique au collaborateur l’état de sa demande

Le système verrouille la note de frais pour le collaborateur dès qu’elle est signée

Le tableau de bord e-RH récapitule l’ensemble des process en cours pour l’utilisateur connecté. En un coup d’œil il dispose d’une vision globale de ses démarches.

Si l’utilisateur s’interroge sur le statut de sa note de frais

Changement de rôle -> le collaborateur se déconnecte-> le responsable se connecte

La signature de la note de frais déclenche son envoi en validation. La personne assignéepour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa saisie, le salarié signe numériquement sa note de frais

Le responsable dispose d’une liste comprenant toutes les éléments en attente

L’interface s’adapte au rôle connecté, les actions à la disposition de l’utilisateur connectésont ici Accepter et Refuser.

Le responsable consulte la note de frais

L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateur.La validation entraîne la transmission de l’élément au stade de validation suivant : RH / Compta

Le responsable peut accepter

AccepterPrévenir le service RH

Prendre en compte

Les commentaires et actions sont conservés dans un historiqueLe refus entraîne le retour de l ’élément au collaborateur

Ou refuser ….

RefuserPrévenir le collaborateur

Prendre en compte

Le formulaire est en lecture seule pour le responsable après qu’il ait donné sa réponse

Si le responsable revient sur l’élément il est verrouillé pour lui puisque transmis en RH / Compta

Changement de rôle -> le responsable se déconnecte-> le service RH se connecte

L’acceptation de la note de frais par le responsable déclenche un envoi au service RH. La personne assignée pour valider les éléments de cet utilisateur sera prévenue par mail et/ou via une tâche.

Lorsqu’il a terminé sa vérification, le responsable accepte numériquement sa note de frais

Il accède à la liste des notes de frais en attente de validation de sa part

Si une erreur de catégorie s’est glissée dans la note de frais, il peut la modifier sans relancer la note de frais en validation

Le service RH contrôle la note de frais

L’ergonomie a été pensée afin de guider visuellement l’utilisateurLa validation entraîne la possibilité de transférer la note de frais vers le système comptable

Le service administratif peut accepter

Accepter

Les commentaires et actions sont conservés dans un historiqueLe refus entraîne le retour de l’élément au collaborateur

Ou refuser ….

RefuserPrévenir le collaborateur

Prendre en compte

Le cycle de vie de la note de frais étant terminé, l’interface utilisateur l’indique visuellement

La note de frais reste disponible en consultation pour tous les acteurs concernés

En fin de période, le service Compta transfère les données vers son système de gestion

Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise

Il sélectionne la période d’export

Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise

Téléchargement du fichier d’import vers Sage

Le connecteur avec le système de gestion fonctionne à l’aide de fichiers d’import/export afin de garantir une compatibilité maximale avec le système de gestion de l’entreprise

Téléchargement du fichier d’import vers Sage

Extraction depuis Ajiler-h Import dans la compta/paie

Fichier csv

Concernant la gestion des demandes de congés ?

Seul les outils de pilotage diffèrent

Elle est basée sur le même principe et la même interface

Puisque les données sont centralisées, il est possible de générer un planning d’équipeà la volée, en mode prévisionnel (congés en attente de validation) et en mode réel

Consulter le planning général des congés

Gagner du temps sur les process administratifs sans valeur ajoutée !

• Gestion des notes de frais• Aide à la saisie• Transmission instantanée• Calculs automatiques• Ventilation automatique• Gestion des barèmes kilométriques

• Gestion des demandes de congés• Aide à la saisie• Gestion des congés exceptionnels

• Gestion des absences

Pilotez votre activité, centralisez l’information

• Tableau de bord de disponibilité des équipes• Synthèse des dépenses engagée par collaborateur

Bénéficiez de la puissance d’un outil reconnu et évolutif

• Entièrement basé sur Microsoft SharePoint Services 3.0• Intégrable dans un intranet / extranet existant• Evolutif vers un intranet collaboratif complet• Compatible avec Sage 100