Erp Et Finance

ERP ET FINANCE

Les SI Comptables et Financiers

• Rappels – Le périmètre fonctionnel– Quelques définitions

• Des solutions du marché– les produits « anglo-saxons »– Les produits « Européens »

• Rappels – Le périmètre fonctionnel– Quelques définitions

• Des solutions du marché– les produits « anglo-saxons »– Les produits « Européens »

Rappel : Le périmètre fonctionnel les principaux sous domaines

• La comptabilité générale et suivi budgétaire

• Les comptabilités Auxiliaires « Tiers »

• Les comptabilités auxiliaires « autres »

• Trésorerie• Reporting/consolidation

Comptabilité généraleComptabilité générale

Comptabilité Fournisseurs (tiers créditeur)Comptabilité Fournisseurs (tiers créditeur)

Comptabilité analytique / BudgétaireComptabilité analytique / Budgétaire

BudgetBudget

Comptabilité client (tiers débiteur)Comptabilité client (tiers débiteur)

ConsolidationConsolidation

Gestion des immobilisationsGestion des immobilisations

Gestion des investissementsGestion des investissements

Reporting opérationnelReporting opérationnel

Gestion de la trésorerieGestion de la trésorerie

Reporting GroupeReporting Groupe

Autres…Autres…

Rappel : Le périmètre fonctionnel

• Différentes options peuvent être retenues

• Une seule solution ex. tout sap (ERP)

• Une solution par sous domaines

Gestion Finance

BudgetBudget

Exemple de découpage applicatif

• La comptabilité générale et suivi budgétaire – Oracle (GL)

• Les comptabilités Auxiliaires « Tiers »– Oracle AP (fournisseurs)– Comptabilité clients spécifiques

• Les comptabilités auxiliaires autres »– Immobilisations : Abel– Suivi des prix de revient Spécifique

• Trésorerie– Rapprochement bancaire : GL– Suivi trésorerie : XRT

• Reporting/consolidation– Module Ofa– Hyperion

BudgetBudget

Autres…Autres…

Le découpage• 3 philosophies théoriquement contradictoires :

– la gestion intégrée : qui vise à centraliser et coordonner les informations communes autour des ressources fonctionnelles (fournisseurs, clients, reporting...),

– la gestion par processus : qui privilégie le but à atteindre (généralement en créant des chaînes de production, depuis la prévision du produit, sa commande et ses matières premières jusqu'à la livraison, voire le SAV),

– l'informatique distribuée : qui permet à une application de "découvrir" les applications qui l'entourent et sont autant de services autonomes auxquels elle peut s'adresser.

• Rappels – Le périmètre fonctionnel– Rappels et Actualités des éditeurs

• Des solutions du marché– les produits « anglo-saxon »– Les produits « Européens »

Les solutions à disposition : ERP

• ERP (Enterprise Resource Planning), PGI (Progiciel de Gestion Intégré)

• Autour d'une base d'information centrale, l'ERP rassemble plusieurs modules fonctionnels gérant toutes les données opérationnelles de l'entreprise. L'installation d'un ERP est une forme de consolidation. Normalement, le paysage applicatif se trouve simplifié :

• une seule application, • regroupement des données, • mise en commun des terminologies, • un seul fournisseur.

définition

• ERP, Enterprise Resources Planning Ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données.

• Source : journal du net

Côté éditeur en 2005…

• Consolidation des principaux acteurs– Les grands intégrés : Sap, Oracle– Les éditeurs spécialisés :

• Domaines fonctionnels• Secteurs • …

• Les visionnaires– Systèmes « Open »….

• Des solutions Intégrées du marché– les produits « anglo-saxons »– Les produits « Européens »

Les Solutions du Marché

• 2 Principales conceptions :

– Les produits d’origine US avec leur « clé comptable » et leur découpage par « auxiliaires »

– Les produits « Européens » avec un module comptable et de « Contrôle de gestion » dédié

Les produits « US » - La clé comptable

• Les produits d’origine anglo-saxonne (type Oracle, People Soft, Millenium dans les années 70!) gèrent le(s) plan(s) comptable(s) par la clé comptable.

• Dans SMARTStream, la compagnie GEAC utilise le terme UDAK (User

Defined Accounting Key) pour désigner cette clé.

Les Produits « US » - La Clé Comptable

• C’est un enregistrement que l’on divise pour stocker les éléments de base d’une ligne d’écriture comptable

SociétéCompte

Section Analytique

Débit Crédit

Soc 4XX XXX

SAxxxxSoc 6XX XXX

ODNNNN

• Toutes les données élémentaires déterminantes de stockage de l’information doivent être prise en compte au moment de la conception de la clé.

• Les codes sociétés • Les comptes généraux, et les rubriques budgétaires• Les unités budgétaires• Les codes projets• Les codes produits• Etc

Les produits « US » - La clé comptable - Exemple

La clé comptable est utilisée à chaque enregistrement d’une ligne comptable (débit / crédit)

Les produits « US » - La clé comptable - Exemple

• Le format de la clé comptable est paramétrable (nombre et contenu des segments),

• Des regroupements peuvent êtres paramétrés afin de créer des hiérarchies de valeurs

Les produits « US » - La clé comptable- Les segments

• Exemples de paramétrage de valeurs de segments (Oracle)– Même écran– Possibilité de personnalité

certains paramètres (pour dev. Complémentaires éventuels …)

Les produits « US » - La clé comptable-les points structurants

• - l’entité comptable =>une entité comptable peut correspondre : à une structure juridique

(édition d’un bilan/compte de résultats), une entité de retaitement de consolidation, une entité analytique dédié à un suivi analytique

GROUPE

99,96%

100% 94%

SS - Groupe 1 SS – Groupe 2

Les produits « US » - La clé comptable-les points structurants

• Le(s) plan(s) de comptes– Le plan de compte général : PCG– Le plan de compte groupe à des fins de reporting.– Le plan de compte Analytique …

Exemple de conception de paramétrage d’entité (1/3)

• Afin de répondre aux besoins d’un Groupe il a été décidé de créer

– 1entité par de société juridique. • Ces entités sont dédiés aux

opérations comptables

– 3 entités spécialisées• Une pour répondre aux besoins

analytique du contrôle de gestion• Une pour répondre aux de la

consolidation et du reporting groupe

– 2 plans de comptes en utilisant de deux segments distincts de la ccf. Le plan de compte analytique (rubrique est déduit automatiquement du compte)

LE GROUPE

Société 1 Société 2 Société 3

Entité Consolidation Entité CDG

Exemple de conception de paramétrage d’entité (2/3)

Imputation directe- saisie

- interfaces

Imputation directe- saisie

- interfacesRefacturations

interco

Refacturationsinterco Opérations

de clôture

Opérations de clôture

DOMAINE COMPTABLE : Consolidation

en pôles

Consolidationen pôles

Eliminationdes interco

Consolidation

Eliminationdes interco

ConsolidationEcritures de conso

Ecritures de conso

AXE CONSOLIDATION

Étatsde

consoÉtats

de conso

Étatsde conso

ÉtatslégauxÉtats

légauxÉtatslégaux

Étatscompta

blesÉtats

comptables

Étatscomptables

AXE LEGAL

Répartitions primaire et secondaires

Consolidationglobale

Consolidationglobale Répartitions

Primaires

RépartitionsPrimaires

RépartitionsRépartitions secondaires

ÉtatsResponsabilité

BudgétaireMulti-sociétés

ÉtatVision

économique

BudgétaireMono-SOB

Budgétaire(contrôle budgétaire)

1 SOB de Consolidation

1 SOB DE REPORTING

Étatsreporting

Intégration des écritures de retraitement (sur des UB et des natures fictives)

Certains impacts à prendre en compte lors de choix

Les Plus….(liste non exhaustives et différentes selon les sociétés!!!)

Choix des options pré-paramétrées :-Contrôle D/C « standard » par société

- Utilisation des éditions standards du produit conçues par « Société »

Prise en compte des calendriers d’arrêté « par métiers » (compta/C..de G/ Conso) en distinguant plusieurs entités

Gestion des accès / sécurité : par entité

Certains impacts à prendre en compte lors de choix

Nombre de segments :-Stockage d’information déductible au niveau de la clé (10 comptes/ 10 rubriques => 100 clés*autres segments de la clés)

Lourdeur dans la maintenance de l’application Mise à jour du paramétrage et suivi des traitements démultipliés par Entité et/ou par segments.(Rq : selon les produits il existe des options simplifiant ce travail en cas de paramétrage

« complexe »)

Difficulté de contrôler les résultats analytiques et comptables

Exemple de conception de paramétrage de Clé comptable

• Position

• Nom du segment • Nb de caractères

• Description

• 1 • Société • 5 • Entité comptable

• 2 • Etablissement • 3 • Établissement

• 3 • Plan de compte général (PCG) • 6 • Plan de compte français

• 4 • Unité budgétaire • 5 • Unité budgétaire

• 5 • Projet • 5 • Projet

• 6 • Interco • 10 • Code intra - groupe

• 7 • Marché • 3 • Code cible marketing

• 8 • Nature • 5 • Regroupement de compte PCG

• 9 • Compte Groupe • 6 • Plan de compte groupe

• 10 • Libre1 • 10 • Libre

• 11 • Libre2 • 10 • Libre

Spécifités selon les offres– Pour Oracle : Le segment « société » est codifié sur 3 caractères. Ce

segment permet de gérer l’équilibre comptable (notion de « segment d’équilibre »).

– Pour certains produits la clé comptable est déjà « structurée ». Ces produits proposent un pré -découpage de segments .

Les produits Us : Le découpage modulaire des Comptabilités Tiers

Les comptabilités tiers sont paramétrées dans deux modules distincts :– AP : Accounting Payable– AR : Accounting Receivable

Et les écritures comptables sont centralisées dans le module comptable « GL »

Le périmètre fonctionnel les principaux Modules « US »

• GL

• AP• AR

• Les comptabilités auxiliaires (FA…)

• Trésorerie (…)• Reporting/consolidation (…)

BudgetBudget

Autres…Autres…

La centralisation :

• Chaque évènement comptable est centralisé (facture, règlement,…)

• La centralisation peut être :– Globale / Détaillée– Périodicité différente : mensuelle, hebdomadaire, quotidienne

Comptabilité Fournisseurs (tiers créditeur)Comptabilité Fournisseurs (tiers créditeur) Comptabilité client (tiers débiteur)Comptabilité client (tiers débiteur)

APAP ARAR

Exemple de structure de module « AP »

• Les entités comptables en comptabilité auxiliaires : Les Unités Opérationnelles

SOB 2SOB 2

OU 2OU 2

SOB 3SOB 3

OU 3OU 3OU 1.1OU 1.1 OU 1.2OU 1.2

SOB 1SOB 1

SOB = Entité comptableOU = unité opérationnelle

Exemple de structure de module « AP »

Exemple de paramètres au niveau en-tête :Code fournisseurNom du fournisseurN° SIREN………

Entête des fournisseurs

Exemple de paramètre au niveau site: Site de livraison, de facturation,

de règlement CCF1 401100 de contrepartie CCF1 de TVA par défaut

Délais de règlement Blocage du fournisseur …….

Unité Opérationnelle 1 Site fournisseur UO1 Site fournisseur UO2

Exemple de paramètre au niveau site: Site de livraison, de facturation,

de règlement CCF2 401100 de contrepartie CCF2 de TVA par défaut

Délais de règlement Blocage du fournisseur …….

Unité Opérationnelle 2

Liens entre les données fournisseurs et les Unités Opérationnelles

Exemple d’organisation de comptabilisation auxiliaires tiers

Contact 1 Contact 2

S ite 1 S ite 2

Contact 1 Contact 2

S ite 3

F ournisseur 1

Site 1

Contact 1 Contact 2

S ite 2

F ournisseur 2

Maison Mère

La hiérarchisation du référentiel

Oracle AP : Structure de la fiche fournisseurs

Classe de règlement

ENTETE FOURNISSEUR

Numéro de Fournisseur

SITE 1

Informations comptables

Informations Règlements

Adresse de règlement

Contacts

Informations Juridiques

Informations TVA

Nature du site

SITE 2

Informations comptables

Informations Règlements

Adresse de règlement

Contacts

Informations TVA

Nature du site

Classification fournisseurs

Le contenu du référentiel

AP : Accounting Payable - les principales fonctionnalités

Gestion desfournisseurs

Enregistrement des pièces et approbation

Gestion des règlements

Gestion des notes de frais

Comptabilitéfournisseur

AP : Accounting Payable – Les factures

Types de factures standard Oracle AP

Facturestandard

Avoir AcompteNote de

débit

factures marchandises factures d’immobilisation factures de frais généraux note de frais avance sur note de frais facture répétitive

AP : Accounting Payable – Les principales fonctionnalités liées aux règlements

• Le processus “Gestion des Règlements ” regroupe l’ensemble des processus élémentaires qui permettent :

• d’enregistrer et d’imprimer en temps réel des règlements ponctuels :• un règlement avec ou sans émission d’un titre de paiement• d’enregistrer et d’imprimer des lots de règlements (Règlement Automatique)• d’enregistrer une opposition ou annuler des titres de paiement d’un lot de règlement après

sa confirmation (“ Enregistrer une opposition ou annuler un règlement ”)• d’initialiser les données pour le rapprochement bancaire

Gestion desRèglements

Réglementsmanuels

Réglementsautomatiques

Bloquer et annulerdes réglements

Rapprochementbancaire

Compensationclient-fournisseur

AR : Accounting Receivable – Le référentiel

ClientClient

AdressesAdresses ClassificationClassification TéléphonesTéléphones ContactsContacts Coordonnéesbancaires

Coordonnéesbancaires

Méthodes depaiement

Fonctionséconomiques

Fonctionséconomiques ClassificationClassification TéléphonesTéléphones ContactsContacts Coordonnées

bancaires

Coordonnéesbancaires

Méthodes depaiement

Relationsclient

AdresseLyon

AdresseParis

En-tête

Exemple de structure de module « AR »

• Le niveau "En-tête" est partagé par toutes les unités opérationnelles de l'instance Oracle Applications, alors que le niveau "Adresse" (ou « Site ») n'est visible, utilisable et modifiable que par l'unité opérationnelle qui l'a créé.

AR : Accounting Receivable – Les principales fonctionnalités liées à la comptabilité clients

Gestion duréférentiel clients

Gestion de la facturation

Gestion des règlements

Gestion des comptes clients

Centralisation et clôture fin de

période

Comptabilitéclients

AR : Accounting Receivable – Les principales fonctionnalités liées à la facturation

• La gestion de la facturation regroupe les processus élémentaires qui permettent de saisir une facture ou un avoir, de les approuver, de les imprimer et de rapprocher un avoir d’une facture.

Gestion de la facturation

Saisie de facture

Saisie d’avoir

Saisie d'avoir sur une facture

Saisie d’avoir en

compte

Lettrage d’avoir en

compte

Impression des factures et

avoirs

AR : Accounting Receivable – Les principales fonctionnalités liées à la gestion des comptes clients

•La gestion des comptes clients regroupe les processus élémentaires qui permettent de suivre le chiffre d'affaire et le recouvrement.

Structure des mouvements en comptabilité auxiliaire (exemple AR)

Les plus et les moins des offres…

• Les plus : – Analyses comptables des flux financiers– Même logique entre les modules– …

• Les moins – Décalages (voir écart) entre les comptabilités auxiliaires et

GL– Les spécificités françaises….Loi Dailly, Traites, …– ….

• Des solutions du marché– les produits « anglo-saxon »– Les produits « Européens »

Les produits « Européens »

Les données de base de comptabilité générale et analytique ne sont pas définies à partir d’un découpage d’une clé comptable mais par l’utilisation (ou non) d’objets liés au contrôle de gestion.

CONTRÔLE DE GESTIONCOMPTABILITES

Exemple de Produit d’origine Française

ComptesGénéraux

Rubriques(Quoi)

Comptes Analyt.

601…602… ACH… DSI…

Comparaison des deux logiques

ComptesGénéraux

Rubriques(Quoi)

Cptes Analyt.(Qui)

601…602… ACH… DSI…

20 comptes 10 rubriques 20 Cptes An.

20 comptes * 10 rubriques * 20 Cptes An. = 4000 Clés

ComptesGénéraux Rubriques Cptes Analyt.

La clé comptable correspondante:

50 « objets d’imputation » à créer

Le Cas

Données Communication

Donné es Marketing

Entrepôt de

donn é es

SAP ERP Business Intelligence

Indicateur de

gestion et de

performance

Souce : Stéphane PARISIS

le découpage du module CO

Comptabilité

Composante de transfert : Natures comptables

Contrôle des coûts généraux

Cette composante permet le contrôle des coûts des fonctions supports :- Finance- Marketing - Communication- Moyens généraux…

Contrôle des coûts par produit

Cette composante permet le contrôle des coûts de la

valeur crée par l’entreprise :- Fabrication d’un objet

- Service vendu…

Analyse des produitsRépartition des ventes, analyse du compte de résultat

Analyse de

profitabilitéAffectation des coûts

Transfert d’information financière

Ressources humaines Achats Immobilisations Ventes Souce : Stéphane PARISIS

: Les comptabilités Tiers • les modules de comptabilité fournisseurs clients sont

entièrement intégrés dans la comptabilité générale FI.

• Lorsque vous passez une écriture sur un fournisseur ou un compte client, le système fait automatiquement une imputation correspondante au compte collectif approprié dans le grand livre.

• Ceci signifie qu'il n'est pas nécessaire de centraliser les chiffres des comptes auxiliaires (AP/AR) au grand livre (GL)

Structure des Tiers

Données comptable ‘ Société ’ Tiers

Données Organisation -

généralesDonnées Communes

(Mandant)

Structure des Tiers Débiteurs

Données comptable ‘ Société ’

Gestion compte

Paiement

Correspondance

Fichier Client

Données Organisation d’achats

Ventes

Expédition

Donnéesgénérales

(Mandant)

Adresse

Données de contrôleDonnées de contrôle

Assurance

Marketing

Contact Client

Facturation

Fonctions Partenaires

Structure des Tiers Créditeurs

Partenaires

Données"Société"

Banque

Paiement

Compte fournisseur

FichierFournisseur

DonnéesOrganisation

d'achats

Données d'achat

Donnéesgénérales

(Mandant)

Adresse

Données de contrôleDonnées de contrôle

Exemple d’option de paramétrage…C. de G.

Thèmes

•Structure budgétaire : suivi avant et après répartition analytique

•Double axe d'analyse marché / production jusqu'au REX

•Gestion de budgets / coûts Par projet et suivi budgétaire associé

commun à plusieurs Sections analytiques

•Possibilité d'ajouter un 3ème axe d'analyse "complet" (transverse)

•Elaboration des P&L selon ces axes

•Suivi des budgets par centres de coûts: reporting standard des coûts et revenus

avant et après déchargement (répartition)

Différents modules possibles : •Analyse du résultat par centres de profitAnalyse du résultat selon orientation marché

•Via la gestion des ordres et/ou projet

•Etats standards dans les différentes applications analytiques

•Possibilité de passer par l'outil datawarehouse (BW) ou autre

•Possibilité d’utiliser le domaine fonctionnel

•Possibilité d'avoir un suivi budgétaire des centres de coûts avant et après répartition,

en faisant cohabiter plusieurs natures de regroupement

•Gestion des axes d'analyse par la clé comptable

•Via la clé comptable comme axe projet

•Compte de résultat peut être obtenu soit par le générateur d'états financiers, soit par

OFA (à paramétrer)

•Gestion des axes d'analyse par la clé comptable

Exemples d’option de paramétrage…Comptabilité.

Thèmes

• Double plan de compte• Possibilité de gérer plusieurs plans de

compte : opérationnel, alternatif, Groupe

• Suivi des flux bilanciels au niveau des centres de responsabilité

• Paiements :•Gestion des LCR•Émission de chèques manuels

• Comptabilité auxiliaire clients-fournisseurs : vision par tiers

• Module de facturation clients

• Le module de conso permet de consolider par société, domaine d'activité, centre de profit

• Programme de règlement et règlements manuelsInterface CERG à bâtir

• Accès en temps réel aux données

• Via « gestion commerciale » ou uniquement formulaire en comptabilité

• Identification et gestion des flux inter compagnie

• Passage des écritures inter compagnie

• Les flux interco sont généralement tracés par la définition des structures sociétés / établissement

• Possibilité de gérer plusieurs plan de compte au travers de la clé comptable : opérationnel et Groupe

• Oui, via la clé comptable (segment d'équilibre).

• Tous types de règlements possibles• Transformation des LCR en chèque selon

plafond : opération manuelle ou spécifique• Interface CERG à bâtir

• Etats sandards disponibles pour la vision tiers

• Via Oracle Receivables

• Identification des écritures interco au travers du segment de la clé comptable. Les contreparties sont générées automatiquement entre établissement d'une même sociétés ou entre sociétés différentes.

En conclusion• Les produits sont nombreux…

• Solutions Editeur Spécificités• Adonix X3 Sage Adonix généraliste, module production AGI

Infodev généraliste, module production• BPCS SSA Global généraliste, module production• Cegid Business Cegid intégré et Modulaire• Diapason ISIA modulaire orienté gestion

industrielle• Divalto Interlogiciel généraliste, module

production• Equapro Equation modulaire, module dédié à la

GPAO• Indigo Apsis modulaire• Infor Syteline ERP Infor Global Solutions PGI industriel• ……

• Sources : Les éditeurs de progiciels à la conquête des PME industrielles• Par Gilles Rocard

ZDNet FranceVendredi 20 janvier 2006

Ne pas oublier..

Les systèmes ne font que ce nous leur demandons….

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