ETUDE DE CAS Projet de déploiement. CHARTE INTERNE DE L EQUIPE PROJET Pourquoi une charte interne?

ETUDE DE CAS

Projet de déploiement

CHARTE INTERNE DE L ’EQUIPE PROJET

Pourquoi une charte interne?

L ’EQUIPE PROJET

• Composition de l’équipe projet – Chef de projet– Secrétaire– 11 techniciens

• Responsabilités de chacun– chef de projet (coordonner, vérifier, assurer

bon fonctionnement, suivre budget, communiquer)

– secrétaire (correspondante, intendance)– techniciens (transporter en temps et en

heure, installer, assurer l ’état des ordinateurs)

REGLEMENTATION

• Code du travail• Horaires

– chef de projet: 8h30-12h30/ 13h30-18h30– secrétaire: 8h-12h / 14h-17h– techniciens: 8h-12h30 / 13h30-17h30

• Rémunérations– Secrétaire: pas d’heures supplémentaires sauf si

demande du chef de projet (contrat de 35h)– Techniciens: contrat de 42h, heures

supplémentaires majorées à 25%

COMMUNICATION INTERNE

• Communication entre techniciens => en cas de problèmes (téléphones portables)

• Communication technicien / chef de projet => par la secrétaire et blog (utilisation des portables non installer)

• Secrétaire => correspondante (passage messages, fiche de suivi, carte destination)

• Outils / moyens de communication– technicien: véhicule utilitaire chacun– technicien: téléphone portable + Ordinateur

portable (stock)– Fiches à disposition

– Papier signature au dépôt (Matériel neuf et ancien)

– Blog compte rendu journée

COMMUNICATION• Réunions:

– techniciens: Rapport téléphonique tous les matins à partir de 8h à la secrétaire

– chef de projet: réunion d ’avancement les lundis • Ordres du chef de projet seulement• Règles de comportement:

– dans véhicules et lieux de travail– pendant heures de travail– bon sens relationnel avec les concessionnaires– être présentable et poli

• Des questions?

Merci de votre attention

PLANNING

HEBDOMADAIRE TYPE

DU CHEF DE PROJET

LUNDI

• 8h30 Consultation des rapports techniciens (blog et fiches) 1h30

• 9h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30

• 11h00 contacter les techniciens en cas de problèmes 1h30

• 13h30 contacter les centres régionaux 1h30• 15h00 contacter les fournisseurs 1h • 16h00 préparation de la réunion du mardi 1h• 17h00 rédaction compte rendu de la journée

1h00

MARDI

• 8h30 préparation réunion 30 min• 9h00 réunion avancement projet 2h00• 11h00 rédaction et diffusion CR 1h30 • 13h30 contacter toutes les concessions

livrées la veille 2h30• 16h00 faire rapport d’activité des

livraisons avec le blog techniciens 1h30• 17h30 compte rendu de la journée 1h

MERCREDI• 8h30 consultation des rapports des

techniciens 1h00• 9h30 contacter les techniciens en cas

de problèmes suite à interventions 3h00• 13h30 consultation des rapports des

concessions mises à jour 1h30• 15h00 contacter les concessions en cas

de problèmes 45 min• 15h45 contacter brokers 1h15• 17h00 rédaction rapport des

interventions de la journée 1h30

JEUDI• 8h30 consultation des rapports des

techniciens 1h00• 9h30 contacter les techniciens en cas de

problèmes suite à interventions 3h00• 13h30 consultation des rapports des

concessions mises à jour 1h30• 15h00 contacter les concessions en cas

de problèmes 30 min• 15h30 prévoir prochaine réunion 2h00• 17h30 rédaction rapport des interventions

1h00

VENDREDI• 8h30 consultation des rapports des techniciens

1h00• 9h30 contacter les techniciens en cas de

problème suite à intervention 3h00• 13h30 consultation des rapports des concessions

mises à jour 1h30• 15h00 mise à jour du planning 1h00• 16h00 diffusion des fiches d’intervention aux

techniciens 30 min• 16h30 nouvelle estimation du budget prévisionnel

1h00• 17h30 rédaction rapport de la semaine1h00

Principe théorique de planification du déploiement

Les catégories

• A- Ce qui concerne les agences

• B- Organisation des tournées

• C- Les commandes et les stockages

• D- Déploiement

• E- Recyclage de l’ancien matériel

Les tâches• 1- Listes d’agences proposées par le DSIO (A) M-2

• 2- En début du déploiement le Pilotage fixe les critères techniques des agences à migrer (multi VPS, site complexe…) au DSIO (A) M-2

• 3- Première diffusion de la liste aux services internes DSI pour connaissance et appréciation des volumes (A) M-2

• 4- Détermination du volume d’agences à migrer par rapport au calendrier et ressources déployeurs et moniteurs disponibles (A) S-6

• 5- Construction des tournées par affectation des ressources et négociation des tournées avec le DSIO et monitorat (réaménagement tournées) (B) S-6

• 6- Commandes pour mise à disposition des lignes Numéris (C) S-6

• 7- Engagement des commandes de matériel informatique (C) S-6

• 8- Gestion des stocks (C) S-6

• 9- Coordination de la génération de l’ensemble des paramètres techniques pour la migration des agences (D) M-1

• 10- Consolidation des tournées et affectations, semaine par semaine, des tournées du mois M (B) M-1

• 11- Envoi des OM et diverses instructions (Evolution) aux déployeurs pour préparation des tournées (B) M-1

• 12- Diffusion aux déployeurs de leur tournée du mois M (D) J-5

• 13- Feu vert donné à tous les acteurs du déploiement pour la migration des agences planifiées (D) J-5

• 14- Migration de l’agence et reprise de l’ancien matériel (D) Jour J

• 15- Gestion des stocks (E) S+1

• 16- Recyclage de l’ancien matériel (Ecrasement données Vax et expédition chez le Brooker) (E) S+1

• 17- Traitement administratif (Màj Qualiparc, compte rendu, Frais DO2I) S+1

Classement des risques en fonction de leur impact sur le

planning

et solutions

Les risques par ordre d’importance

1- France Télécom

2- Défectuosité du matériel

3- Logiciels

4- Manque de matériel

5- Vols

6- Congés maladie

7- Intempéries

8- Accès aux sites

9- Prise en main du matériel

10- Intervenants

11- Problèmes annexes

Code couleur: Rouge = notre responsabilité Bleu = indépendant de notre volonté

France Télécom

• Problèmes de délais • Dans les commandes• Dans les interventions

• Saturation / disponibilité des lignes

• Rendez-vous manqué

Solutions possibles

• Appel rapide à FT • Avenants au contrat

Défectuosité du matériel

• Dès le départ, impossibilité de mettre en place le jour prévu

• Après passage de l’intervenant (ouvrier « soft »)

• Défauts à l’utilisation (dans le temps)

Solutions

• Rebus, retour au dépôt central pour avoir un nouveau

MAIS: si problèmes récurrent, avenant au contrat fournisseur

• Pression: primes

• SAV fournisseur

Manque de matériels

• Mauvaise estimation de notre part

• Oubli de l’intervenant

• Perte

Solutions• Chez concession

proche non installée• Livraison du centre

régionale à concession non installée

• Perte = perte de la prime

Logiciels

• Premier Master

• Erreur sauvegarde avec Vax

Solutions

• Réinstallation « à la main »

Vols

• Matériel

• Camions

Solutions• Bonne assurance• Une semaine

d’avance dans les livraisons

• Appel aux autres régions

• Assurance vols véhicule dans la location

Congés maladie

• Court terme

• Long terme

Solutions

• Garder contact avec la société de service

• Recruter une autre personne

Les intempéries

• Le froid gèle tout

• Neige dans certaines régions

Solutions• Une semaine

d’avance sur les commandes

• Régions en fonction de ces risques

• Intervention dans une autre région

Nb: tout le monde dans le même cas…

Accès aux sites

• Grève

• Embouteillages

• Accidents

Solutions• Pas poids lourd

(passe quasi partout)

• Passer au site le plus proche et revenir le lendemain

Prise en main du matériel

• Manque de documentations

• Méconnaissance

• Ergonomie

Solutions• Proposition d’une

documentation à réclamer au fournisseur

• Proposition d’une formation au cas par cas

Les intervenants

• Ponctualité

• Pas de précaution

Solutions

• Pression avec prime

Les problèmes annexes

• Consommables

• Déstockage inter régions

Solutions• Papier sur place• Cartouches d’essai

dans les imprimantes

• Livraison d’avance dans chaque centre

• Mise en place de livraisons exceptionnelles

Mise en place d ’une prime de récompense

• Travail long et répétitif

• Qualité indispensable malgré fatigue

• Mise en place d ’une prime

• Règle claire nécessaire (Source de conflits?)

Mise en place des règlesMise en place des règles

• Pour qui ?Pour qui ?– SSII / DSI (= CDI) / CDD

• Conditions d ’obtention?Conditions d ’obtention?– Réalisation dans les délais – Réclamations clients / Installation < 2% des postes installés– Réalisation hors délais si non responsable du retard (pb

fournisseur, intempéries…)

Mise en place des règlesMise en place des règles

• Conditions d ’exclusion?Conditions d ’exclusion?– Démission ou Renvoie – Réclamations clients / Installation > 2%

des postes installés– Perte de matériel– Réalisation hors délai final (sauf cas

exceptionnel)– Infraction constatée au code de la route – Dégradation manifeste du matériel

(« bricoleur soft »)

Mise en place du montant

• De combien disposons nous ?De combien disposons nous ?– Salaires = 577 000 €– Logistique de fonctionnement = 220 000 €

• Quelle base utiliser ?Quelle base utiliser ?

– % du nombre de postes installés ? (maxi = % du nombre de postes installés ? (maxi = 50€ par poste)50€ par poste)

1 000 000 € - 797 000€ =

203 000 € maxi

Mise en place du montant

– Ou % du salaire total ? (maxi = 40 %)Ou % du salaire total ? (maxi = 40 %)

– Ou montant fixe ? (maxi = 20 000€)Ou montant fixe ? (maxi = 20 000€)

– Ou % du salaire prévu !Ou % du salaire prévu ! (= 17% de 35 000 €=5 950 €

soit 495 €/mois sur 12 mois)

Vendre la prime au DRH

• But – motiver personnel

– faciliter recrutement

• Coût prime– 17% de 420 000 € = 71 400 € maxi

– soit 7% du budget total < au coût possible de non qualité + indemnités de retard !

• Impact prime– Tenir délai

– Assurer une bonne qualité d ’installation = bonne entente avec employés

– Limiter les démissions