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Méthodologie de l’inventaire physique
Février 2014
1
I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
2
L'inventaire physique des immobilisations vise à satisfaire deux objectifs :
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
1-Un objectif légal
2-Un objectif de gestion
3
•Décret n° 2-89-61 du 10 rebia II 1410 (10 novembre 1989)
fixant les règles applicables a la comptabilité des
établissements publics.
•Arrêté ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant sur
l’organisation financière et comptable des AREF.
•Code Général de Normalisation Comptable
1-Un objectif légal relatif aux
obligations
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
4
2-Un objectif de gestion dans
la mesure ou cet inventaire
permettra d'assurer :
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Une meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine.
Une valeur probante à la comptabilité.
Une gestion plus rationnelle du patrimoine, facilitée par le
repérage des biens en mauvais état de fonctionnement
nécessitant un entretien et ceux ne présentant plus de
valeur d'usage qu'il y a lieu de reformer ou de céder.
La mise en place d'une application informatique
permettant d'assurer un suivi permanent des immobilisations
et capable de fournir toute information sur les
immobilisations notamment:
Le détail du coût.
La date d'acquisition ou de mise en service.
Le taux et le mode d'amortissement.
Le montant des amortissements pratiqués.
La valeur nette comptable.
L'emplacement et l'affectation des biens.
Les mouvements intervenus
Etc…
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
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Les champs d’application sont présentés comme suit:
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Biens à inventorier
Biens Hors Inventaire
Biens à inventaire spécifique
Lieux à inventorier
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Collections:• Bibliothèque générale .
Matériel et outillage:• Equipement des ateliers d’enseignement technique;• Equipement d’enseignement général;• Equipement des laboratoires;
• Collections matériel didactique;• Mobilier et matériel spécifique aux internat et cantines scolaires;
Autres immobilisations corporelles:• Mobilier et matériel de bureau;• Mobilier et matériel d’enseignement;• Matériel informatique;
• Matériel de transport ;
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Biens à Inventorier
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Les biens situés en dehors du périmètre des opérations d’inventaire meuble sont:
1. les immobilisations :
− Terrains,
− Constructions,
− Agencements et aménagements (parce qu’ils font corps avec lesbâtiments et les constructions)
2. Les stocks de marchandises (ou stocks de fournitures scolaires) destinés àune distribution interne ou externe.
2. Les biens de consommation courante, ou biens "consommables", tels que les
fournitures de bureau, les imprimés, etc.
2. Les biens réformés non utilisés par les AREF.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Biens Hors Inventaire
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Les biens qui font l’objet d’inventaire spécifique :
1. Les livres, cassettes audio et vidéo, CD-Rom, etc., qui font partie du
catalogue des bibliothèques, tenus par les bibliothécaires;
2. Le petit matériel d'atelier et de laboratoire (layettes) tenuséparément par le personnel technique des ateliers.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Biens à Inventaire spécifique
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Délégations
– Les services – Les dépôts– Les salles d’enseignement
– Les laboratoires, – Les installations sportives, – Les bibliothèques – Les cantines, – Les internats – Autres locaux à préciser par l’établissement ou le
centre de formation;– …
Les établissements scolaires et les centres de formation
L’inventaire physique doit être réalisé dans l’ensemble des composantes des structures (académie,
délégation, établissement d’enseignement, centre de formation) des AREF :
– Les bureaux
– Les dépôts– Autres locaux à
préciser par la délégation.
– …
– Les services – Les dépôts– Autres locaux à
préciser par l’académie
– …
Académies
L’inventaire s’effectuera également dans des locaux appartenant à :
• d’autres organismes lorsqu’ils conservent une partie ou la totalité du patrimoine meuble des académies;
• Des fournisseurs qui n’ont pas livré leur marchandises aux académies et délégations, bien que le bien ait
été acquis par l’AREF.
Les académies et les délégations doivent mettre à la disposition des agents chargés de l’inventaire, la liste
de ces tiers.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Lieux à Inventorier
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
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Afin d’identifier l’ensemble des composantes, les académies, les délégations et les
établissements d’enseignement (y compris les centres de formation) doivent fourniraux équipes d’inventaire, avant le déroulement du comptage physique des biens
une liste exhaustive des lieux qui doivent faire l’objet de l’inventaire physique (Annexe1)
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I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Les académies, les délégations et les établissements d’enseignement doivent également préparer un état des surfaces des locaux (Annexe 2) : c’est-à dire un état descriptif des particularités spatiales de toutes les structures (toutes les entités) des AREF .
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Les académies Les délégations
• Le contrôleur de l’inventaire :Directeur de l’académie (l’ordonnateur)
• La commission d’inventaireLe responsable du service patrimoineLe responsable de gestion des stocksLe responsable du service des achats et desmarchés
Il est de la responsabilité de chaque service ou établissement scolaire ou centre de formation de désigner une personne responsable de la tenue de l’inventaire et les équipes de comptage.
La composition des équipes d’inventaire par entité à inventorier :
Désignation des équipes d’inventaire par entité à inventorier
Services des académies et délégations* Les établissements d’enseignement et les centres de formation*
• Le responsable d’inventaire :Le responsable du service (service carte scolaire,service ressources humaines,…)• L’équipe de comptage :Deux agents du service à inventorier
• Les responsables d’inventaire :Le directeur de l’établissement ou du centre de formation.L’économe de l’établissement ou l’économe le plusproche.• L’équipe de comptage :
Deux agents de l’établissement ou du centre de formationà inventorier .
Toutes les entités (AREF Siège, Délégations et Etablissements) sont tenues de préparer une liste nominative despersonnes qui vont participer à l’inventaire (Annexe 3)
• Le contrôleur de l’inventaire :Délégué de l’académie (l’ordonnateur)• La commission d’inventaireLe responsable du service patrimoineLe responsable de gestion des stocksLe responsable du service des achats et des marchés
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Désignation des équipes d’inventaire par entité à inventorier
Séparation des fonctions
La personnes appelées à faire et à superviser les opérations de comptage, doivent être
indépendantes de celles assurant la garde et de l’enregistrement des stocks.
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Sen
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Responsable d’inventaire
Responsable d’inventaire
Responsable d’inventaire
Les consultants assistent les agents de l’ AREF à l’application de la procédure d’inventaire
Etablissement
Délégation
Académie
Membres constituant l’équipe d’inventaire
Membres constituant l’équipe d’inventaire
Membres constituant l’équipe d’inventaire
Equipes d’inventaire
Equipes d’inventaire
Equipes d’inventaire
La structure de coordination et d’organisation des équipes d’inventaire doit respecter le
schémas suivant:
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Coordination & Organisation
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Période d’inventaire
• L'opération de prise d'inventaire sera entamée au siège de l’académie, à compter du ...............
• Une période de deux quatre semaines est prévue pour couvrir tous les lieux sus indiqués.
• Chaque site sera avisé de la date le concernant préalablement à toute intervention par lettre de l’académie et délégations.
• Un planning détaillé sera communiqué ultérieurement.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Documents des inventaires
Mettre à la dispositions des équipes d’inventaire les fiches et les annexes nécessaires àl’accomplissement de leur mission de recensement :
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Annexe 1: liste exhaustive des lieux ;
Annexe 2: état des descriptif des lieux;
Annexe 3: liste nominative des équipes d’inventaire;
Annexe 4: fiche des immobilisations de l’AREF;
Annexe 5: liste standard des biens équipement et mat didactique
Annexe 6: Feuille de comptage
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Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations
Gestion des mouvements d’immobilisations
Tout mouvement d’immobilisation doit être reporté jusqu’à la fin des opérationsd’inventaire. Si ce mouvement ne peut pas être reporté, il doit être immédiatementsignalé au superviseur de l’inventaire au niveau du site de recensement en vue demettre à jour l’affectation des immobilisations en question.
Les mouvements physiques des immobilisations doivent obligatoirement être arrêtéspendant l’opération d’inventaire, dont la période doit être largement diffusée. Lesopérations urgentes peuvent être autorisées si elles sont justifiées. Toutefois, cesdernières doivent être limitées et faire l’objet d’un suivi rigoureux.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations
Identification des immobilisations
Pour faciliter la prise d’inventaire, il est indispensable d’identifier avant toute opération de comptage :
• Les biens appartenant à des tiers et se trouvant dans les entités de l’AREF : Les équipes
d’inventaire doivent identifier et interroger les responsables des structures identifiés en(Annexe 2) sur les biens qui n’appartiennent pas à l’entité à inventorier;
• Les biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers : les équipes d’inventairedoivent avoir auprès des responsables chargés de la réception des commandes,l’état des livraisons non reçus ou en cours de réception.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
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Les travaux préparatoires nécessaires à l’organisation pratique des inventairesphysiques doivent reposer sur des prérequis ci-dessous :
Formation et sensibilisation des inventoristes aux instructions et procédures del’inventaire physique. La formation des équipes inventoristes va se faire en deux
phases :
Les consultants
• Les directeurs des académies• Les responsables services budget et patrimoine
(Académies).• Les déléguées régionaux • Responsables service budget et patrimoine
(Délégations)
Les responsables budget et patrimoine
• Les directeurs des écoles • Les économes • Les responsables du patrimoine (meuble
ou immeubles au niveau des écoles
Phase 1 Phase 2
Formation
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Les dépôt des biens meubles doivent faire l’objet d’un regroupement des articles demême nature dans un même endroit. Ces articles doivent être rangés et empilés defaçon à faciliter leur comptage.
Préparation des dépôts
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Pour faciliter la prise d’inventaire, il est indispensable d'identifier et d’isoler avant toute opération de comptage :
1-Les biens appartenant à des tiers et se trouvant dans les entités de l’AREF
les biens n'appartenant pas a l’AREF (biens pris en location, bien empruntés...). Ces biensferont l'objet d'une liste exhaustive autonome permettant une validation postérieure des
informations données à leur sujet.
Les équipes d’inventaire doivent identifier et interroger les responsables des structuresidentifiés en (Annexe 2) sur les biens qui n’appartiennent pas à l’entité à inventorier;
2- Les biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers :
• Etablir une liste exhaustive des biens appartenant à l’AREF et se trouvant chez des tiers,
faisant apparaitre l'identification et les détenteurs de ces biens.
• Les équipes d’inventaire doivent avoir auprès des responsables chargés de la réceptiondes commandes, l’état des livraisons non reçues ou en cours de réception.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Identification des biens à inventorier
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• Préparation de la liste des équipements et matériel (liste des immobilisations)
• Cette liste à été élaborée à partir des achats faits par l’académie et délégation de 2002à 2012 ( inventaire comptable), elle constitue en quelque sorte la nomenclature desarticles types achetés.
• Cette liste est codifiée, chaque article à un code unique.
• Cette liste est mise à disposition à partir du site MD, pour être exportée vers Excel ouimprimer en cas de besoin.
Pour l’identification principale d’un bien dans un fichier d’immobilisation deux informations sont indispensables :
• Le code ;• La désignation;
NNNNNA NN NN NN
Code GRESA de l’établissement
Code type de matériel
Code type de famille
Code identification
N : Numérique A : Alphabétique
Le code
C’est une identification précise du bien meuble à recenserLa désignation
Préparation de la liste des immobilisations
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
27
• L ‘équipe d’inventaire munie des documents suivants:
Liste des immobilisations contenant tout les articles type que l’académie achète.
Feuilles de comptage (Annexe 6) sont pré-numérotées et établies en double
exemplaire pour réaliser l’inventaire.
doit procéder au comptage des articles en balayant les lieux de droite à gauche et dehaut vers le bas (en cas de rayonnage). L’opération de comptage est faite en présencedu magasiner lorsqu’il s’agit d’inventaire opéré au niveau des dépôts de l’académie oula délégation et ce, afin de de leur assurer et faciliter l’identification des articles sans
participer au Comptage.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Pour chaque article à compter l’équipe doit:
• Identifier dans la liste des immobilisations son code.
• Identifiez les articles inventoriées avec des étiquettes ou feutres de couleurs différentes pour
chaque équipe de comptage.
• Mettre sur l’étiquette le code de l’article.
• Renseigner les feuilles d’inventaire au fur et a mesure du comptage. Les feuilles de
comptage sont remplies au stylo et non au crayon par les informations suivantes:
Le code
La référence ou désignation
La marque
La quantité
L’unité de comptage
Etat du bien.
Le lieu de comptage, bâtiment, local, service
le numéro d’inventaire: Le numéro de l’opération d’inventaire désignera le
numéro de l’immobilisation recensée au sein d’un site et sera composé: du code
local et du numéro d’ordre séquentiel de l’opération d’inventaire commençant
par 1 pour chaque local.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Mode de recensement
LES FAMILLES DES BIENS DES AREF Mode de recensementLogiciels Liste
Brevets ListeLicences ListeMatériel de transport ListeOutillage Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels scientifiques Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels informatiques Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels sportifs Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels artistiques et culturels (instruments de musique…….) Etiquette à l’unité et/ou par ensemble
Matériels audiovisuels et assimilés Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMatériels de bureau et assimilés Etiquette à l’unité et/ou par ensembleMobilier Etiquette à l’unité et/ou par ensemblePetits mobiliers et matériels Etiquette par lotAgencement et installation Etiquette à l’unité et/ou par ensembleCollections littéraires, scientifiques, documentation Etiquette à l’unité et/ou par ensembleInstallations techniques complexes Etiquette à l’unité et/ou par ensemble
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Réalisation du double comptage:
L’équipe 1 commencera par le site numéro 1 et l’équipe 2 par le site numéro 2, une
fois l’inventaire d’un site achevé, l’équipe se déplacera au deuxième site pourréaliser le deuxième comptage.
Finalisation du comptage:
À la fin de l’opération d’inventaire, les membres de l’équipe de comptage doiventsigner les feuilles et les restituer au responsable de l’inventaire désigné dans chaque
site de l’AREF.
Centralisation des feuilles de comptage:
Les feuilles de comptage sont centralisées et contrôlées par le superviseur, en casd’écart entre les deux recomptages, un troisième comptage est effectué par le
superviseur, ce dernier doit s’assurer que toutes les feuilles ont été récupérées encontrôlant les numéros de séquences.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Travaux préalables à la saisie d’inventaire:
Les feuilles de comptage doivent être complétées par des informations que peut fournir le site Inventaire plus , notamment:
Fournisseur Numéro d’inventaire Date de réception du matériel par le site
Date d’achat. Désignation précise
Saisie de l’inventaire:
• L’inventaire sera saisi sur l’application informatique Inventaire plus sur le siteweb de MD.
• Un document de support sera transmis pour expliquer la réalisation de la saisiedans l’application Inventaire plus .
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
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Le rapprochement entre l’inventaire comptable et physique consiste à comparer l’état des immobilisations affectées par les ARM et décharges avec l’inventaire physique par site.
Cette opération suppose que nous disposons de l’affectation du matériel et équipement depuis 2002. Ce travail reste à compléter au niveau de l’application Inventaire plus par les équipes des Académies en ce qui concerne les ARM et les décharges pour les délégations.
Compléter les affectations du matériel au niveau de l’application inventaire plus
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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I. OBJECTIFS
II. CHAMPS D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
Plan de la méthodologie
35
Cette opération d’inventaire revêt une importance capitale pour l’AREF. Sa
réalisation ainsi que sa bonne réussite repose sur l’implication de tous les
intervenants cités ci-après pour jouer pleinement les rôles suivants :
Rôle du Ministère :
• Saisir par écrit les AREF et les délégations pour leur demander de lancer les
travaux d’inventaire conformément à la présente procédure ;
• Requérir un suivi régulier du déroulement de l’opération en impliquant, si
possible, les services concernés des Inspections régionales;
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
36
Rôle de l’AREF :
• Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bondéroulement de l’opération d’inventaire physique;
• Nommer les responsables de l’opération Inventaire physique desimmobilisations;
• Nommer les équipes qui seront chargées de l’inventaire physique ;
• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locauxrelevant de l’AREF;
• Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous lesachats réalisés par l’AREF sur l’application Inventaire plus (Résultats del’inventaire documentaire) selon les ARM et autres décharges établis parentité réceptionnaire;
• Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux derépartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus;
• Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et lestravaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant leslocaux relevant de l’AREF;
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
37
Rôle de la Délégation :
• Saisir par écrit les établissements pour leur demander de veiller au bon
déroulement de l’opération d’inventaire physique et d’impliquer la direction
dans ce travail ;
• Nommer un responsable inventaire physique des immobilisations ;
• Nommer les équipes qui seront chargées de l’inventaire physique ;
• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux
relevant de la Délégation;
• Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous les
achats réalisés par la Délégation dans l’application Inventaire plus (Résultatsde l’inventaire documentaire) selon les décharges établies par entité
réceptionnaire ;
• Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de
répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus ;
• Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les
travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les
locaux relevant de la Délégation.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Rôle de l’établissement :
• Nommer un responsable de l’opération Inventaire physique des immobilisations;
• Nommer les équipes qui seront chargées de l’inventaire physique ;
• Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant
de l’établissement;
• Fournir à la Délégation les résultats des travaux d’inventaire physique signés par
le Directeur de l’établissement ;
• Fournir tout complément d’information lors des rapprochements qui seront
effectués par les services de la Délégation.
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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Rôle du cabinet d’experts :
• Rédiger la note de procédure de réalisation des travaux d’inventaire documentaire, physique et des
travaux de leur rapprochement ;
• Former et sensibiliser les principaux responsables qui seront désignés par l’AREF et les délégations pour
réaliser ou piloter les dites opérations et en particulier : Le Directeur de l’AREF, les Délégués, les chefs de
divisions Budget, les chefs de service Patrimoine, tous autres responsables qui seront chargés de réaliser
la présente opération. Cette équipe doit être suffisamment représentative pour pouvoir diffuser cette
formation et sensibiliser les équipes des établissements ;
• Fournir les états d’inventaire documentaire par entité : AREF et pour chaque délégation ;
• Fournir un dictionnaire des immobilisations
• Fournir les états d’inventaire physique qui doivent être remplis par les équipes d’inventaire ;
• Assister les responsables d’inventaire en cas de problèmes ou de questions lors du déroulement des
opérations ;
• Collecter les états d’inventaire auprès des délégations ;
• Assister les équipes de l’AREF et des délégations lors de répartition des inventaires documentaires ;
• Assister les équipes de l’AREF et des délégations lors des travaux de rapprochement ;
• Fournir un fichier comprenant l’ensemble des immobilisations : Inventaire documentaire, inventaire
physique, Rapprochement ;
I. OBJECTIFS II. CHAMPS
D’APPLICATION
III. PREREQUIS DE L’INVENTAIRE
PHYSIQUE
VI. TRAVAUX PREPARATOIRES
V. TRAVAUX DE RECENSEMENT
IV.TRAVAUX DE RAPPROCHEMENT
IIV. ROLES DES INTERVENANTS
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