Gestion des Stocks - GRCI 2017 · Chaque trimestre, un inventaire physique est établi et les...

Gestion des Stocks SAS Cardiologie Urgences

Ludovic DUPUIS

50 lits de cardiologie (+8 d'USIC)

Un plateau technique composé de deux salles d'angiographie numérisée :

•  100% Cardiologie •  Mixte cardiaque et périphérique

  1900 Coronarographies,   820 ATLs

Présentation du service

Gestion du stock déléguée par une procuration du pharmacien o 310 références de DMS

= 130.000€ dont •  29.000€ radiofréquence •  25.000€ Matériel spécifique (CTO, OTC, FFR,

Rota, etc.) 620.000€ annuel de consommation

o 320 références de DMI = 320.000€ (dépôts)

NB : stock de la pharmacie 60.000€

Présentation du service

Plan du service

Salle de stock commune 12m²

Couloir entre les

deux salles

Zone de stock secondaire 4m²

Armoires mobiles

Avantages : •  Une surface de stock commune aux deux

salles •  Armoires sur roulettes

Difficultés : •  Surface de stockage limitée •  Distribution du matériel entre les deux

salles

Organisation du service

Définition : Traçabilité "Ensemble des procédures et des contrôles

permettant de suivre l'historique d'un produit depuis sa fabrication jusqu'à son administration à un patient. Aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'une entité au moyen d'identifications enregistrées" (ISO 9000).

Réglementation

Application au secteur des DM Le décret n° 2006-1497 du 29 novembre 2006 fixe

des règles particulières de matériovigilance exercées sur certains dispositifs médicaux. La matériovigilance comporte, pour une liste de dispositifs fixée par arrêté, des règles de traçabilité depuis la réception des dispositifs médicaux dans l'établissement de santé où ils seront utilisés jusqu'à leur utilisation chez le patient.

Réglementation

Les DM soumis à traçabilité ont été définis par l'arrêté du 26 janvier 2007 (JO du 10/02/2007), à savoir :

- Les dispositifs médicaux incorporant une substance qui, si elle est utilisée séparément, est susceptible d'être considérée comme un médicament dérivé du sang

- Les valves cardiaques - Tous les autres dispositifs médicaux

implantables(DMI) y compris les implants dentaires à l'exception des ligatures, sutures et dispositifs d'ostéosynthèse.

Réglementation

1 - Livraison par le laboratoire à la pharmacie contrôle de conformité Saisie dans le logiciel de Pharmacie

  Référence   Lot   Date de péremption

Montée du matériel au bloc et rangement dans les armoires

Circuit DMI

2 - Pose au Bloc •  Choix en fonction de la date de

péremption •  Saisie dans CardioReport par les codes

barres •  Remplissage de la Fiche de pose

(étiquette patient et DMI, nom du praticien et date)

Circuit DMI

Saisie du matériel dans le logiciel de Bloc

3 - Renouvellement Saisie dans le logiciel de Pharmacie de

l'intervention Contrôle de cohérence o  Fiche de pose o  Requête dans CardioReport o  Présence du matériel dans QSP Pharmacie Emission d'un bon de commande par Courriel

Circuit DMI

Requête CardioReport

Logiciel de Pharmacie

L'absence de passerelle entre le logiciel de Bloc et celui de la Pharmacie oblige une vérification systématique des stocks pour commande. o  contrôle visuel des armoires/étagères o  commande de la quantité nécessaire pour

une dotation pleine o  Saisie de la commande dans le logiciel de

Pharmacie.

Commande matériel (hors DMI)

Au moment de la livraison et contrairement aux DMI, les numéros de lot et dates de péremption ne sont pas saisis.

Ceci s'explique par l'absence d'automatisation en pharmacie (par douchette par ex.)

Commande matériel (hors DMI)

Avantages : Vérification simple, la place sur les armoires est

conditionnée par la dotation. Armoire pleine = stock OK Inconvénients : La dotation est empirique et n'est pas toujours

adaptée à la consommation Les commandes sont prises à la main sur une

feuille volante puis saisies

Commande matériel (hors DMI)

Coté Laboratoire Les contrats de dépôt stipulent souvent : "Le client s'engage à utiliser les produits dont la date de péremption est la

plus proche. L'état des dispositifs médicaux et leur date de péremption seront vérifiés par son personnel. Le Client en tant que gestionnaire des produits, a la charge de suivre les dates de péremption et de communiquer au Fournisseur la liste des produits dont la date de péremption est au plus de 3 mois"

Au quotidien, la plupart des commerciaux assurent le renouvellement des DMI avant leur péremption lors de leurs contrôles de dépôt réguliers.

Gestion des périmés

Coté Pharmacie : Édition le dernier lundi du mois de la liste

des DMI arrivant à péremption d'ici à l'avant dernier jour du mois suivant

Ex : Lundi 28 Janvier seront listés tous les DMI arrivant à péremption le ou avant le 27 Février.

La prochaine vérification aura lieu le Lundi 25 Février.

Gestion des périmés

Coté Bloc : En plus de la feuille transmise par la

pharmacie, contrôle visuel des étagères et étiquetage des péremptions courtes.

Les produits sont retournés à la Pharmacie. Pour les DMI, une demande de

renouvellement est éditée

Gestion des périmés

Chaque trimestre, un inventaire physique est établi et les consommations sont saisies dans le logiciel de pharmacie

La vérification et l'étiquetage des produits à péremption courte est effectuée en même temps.

Inventaires

L'absence d'automatisation complète fait que trois documents sont croisés pour déclencher une facturation/renouvellement.

Il est donc rare qu'un DMI soit égaré

Les requêtes dans le logiciel de bloc sont très rapides en cas de doute

Avantages

La création d'une passerelle entre le logiciel du Bloc et le logiciel de la Pharmacie permettrait une gestion plus fine du stock.

Nous pourrions établir des dotations par des calculs simples de consommation.

Amélioration

•  Les commandes pourraient être automatisées o  Réduction de la valeur du stock o  Diminution du risque de rupture

•  Il serait facile d'éditer une liste des produits a péremption

Amélioration

L'inventaire physique reste indispensable car il existe toujours des produits sortant du circuit sans avoir été scannés.

L'utilisation de douchettes permettraient des commandes et un inventaire simplifié

Amélioration

Tous les produits à tracer ne comportent pas de codes barre ou ont des formats différents.

Il serait nécessaire d'uniformiser les pratiques des laboratoires comme dans la grande distribution.

Amélioration

Dérives : •  scan manquant

localisation de la douchette fonctionnement du logiciel (douchette autonome?)

•  scan d'items d'un autre examen éliminer l'emballage dès la saisie

•  défaut de remplissage de la fiche de pose (doit être dûment remplie et signée avant la photocopie) •  Erreurs de saisie manuelle : 0.5% absence de saisie automatique à la pharmacie

Au quotidien...

La gestion du stock a été grandement simplifiée par l'informatisation des établissements de santé.

Inversement les autres activités au sein du bloc ont plutôt tendance a se compliquer. (Checklist, etc...)

Conclusion

L. DUPUIS