Houij Aida Achour Fahima Messadi Aida · gestion des rôles. ... Alfresco permet de rechercher...

Houij Aida Achour Fahima Messadi Aida

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I. Le logiciel Alfresco

1. Présentation

2. Installation

3.Fonctionnalités

II. Exemples d’utilisation d’Alfresco

III. Alfresco vs TeamViewer

Avantages et inconvénients

Conclusion

Introduction

Plan

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Introduction

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La gestion et l'efficacité de la chaine de

traitement de l'information sont des facteurs de

compétitivité des organisations.

Les échanges électroniques se multiplient et il

devient nécessaire de disposer de plates-formes

permettant :

de centraliser et partager l'information.

de collaborer efficacement.

d'enrichir et de capitaliser sur l'information.

Avant Alfresco

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Ces besoins de partage et de collaboration adressent de nombreux besoins :

des groupes de travail. des échanges avec vos partenaires, fournisseurs, vos clients... l'accès à l'information pour vos collaborateurs nomades. la gestion des connaissances.

Dans le cadre de ces projets, les solutions doivent présenter des garanties en terme :

d'ergonomie et d'interactivité.de sécurité et de confidentialité.

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Un système pour organiser et faciliter la création collaborative de documents, ou de tout type de Contenu.

La capacité à effectuer le suivi du contenu durant tout son cycle de vie, et conserver la liste deschangements effectués par tous les utilisateurs.

Divers façons de mettre à jour le contenu, gestion de flux de travail robuste et orienté pour les entreprises, modèle de contenu extensible, gestion versions, verrouillage des fichiers, taxonomie .

Alfresco : Qu’est ce qu’il a proposé ?

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I. Le logiciel Alfresco

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Fiche d’identité1.Présentation

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Gpl :general public licenceGed:gestion electronique des documents

2. Installation

Il s’agit d’une vidéo permettant de visualiser les

différentes étapes d’installation du logiciel

Alfresco avec les différentes options .

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Alfresco

3.Fonctionnalités

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Alfresco est accessible à travers plusieurs protocoles de communication:

CIFS (Common Internet File System): C’est un protocole permettant le partage de ressources (fichiers et  imprimantes) sur des réseaux locaux avec des PC sous  Windows.

webDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning): C’est un standard qui permet de simplifier la gestion de fichiers avec des serveurs distants.

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FTP (File Transfer Protocol) : C’est un protocole de communication dédié à l’échange de fichiers informatique sur un réseauTCP/IP.

IMAP (Internet Message Access Protocol ): C’est un protocole qui permet de récupérer les courriers électroniques sur des serveurs de messagerie.

NFS (Network File System ): C’est un protocole qui permet à un ordinateur d'accéder à des fichiers via un réseau. 

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En terme de collaboration, les utilisateurs

recherchent la simplicité et la familiarité des

outils qu’il utilise au quotidien : rechercher sur

Google, s’informer sur Wikipedia, écrire dans

un blog, partager des documents avec des

groupes de travail. Alfresco  regroupe toutes ces

fonctionnalités et vous offre un espace

interactif riche pour la création, le partage,

l'édition et le clavardage en ligne.

Collaboration

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 Principales fonctionnalités:

Espaces de travail en équipe

Forums de discussion

Recherche textuelle pour les différents contenus

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Alfresco vous permet d'enregistrer, de

stocker et de gérer un grand volume de

contenu provenant de divers sources et de

formats différents. Vous pouvez alors partager

ces contenus avec un grand nombre

d'utilisateurs via une interface Web et une

gestion des rôles.  

Gestionnaire de contenu Web

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Principales fonctionnalités:

Formulaires standards pour la création de

nouvelles pages.

Gestion électronique des processus par courriel et

processus d‘aprobation.

Templates existants pour l'envoi de courriel.17

Alfresco permet de générer plusieurs règles

pour la gestion documentaire offrant la

possibilité, par exemple, d’avoir un historique

des modifications apportées à des données. 

Alfresco autorise aussi le verrouillage des

documents lors de modifications empêchant

ainsi des traitements simultanés sur un même

document.

Gestion et contrôle

documentaire

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Principales fonctionnalités:

Indexation et recherche textuelle

Verrouillage de document

Catégorisation des contenus

Recherche avancé croisée, par catégorie, date et

localisation

Créer des tâches

Sécurité et contrôle des versions

Conversion automatique des formats propriétaires

vers des formats ouverts (ODF) et (PDF)

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Alfresco vous permet de créer un

environnement flexible et intuitif propice à la

création, l'utilisation et la maintenance des

contenus. Alfresco offre la possibilité

d’appliquer simplement une gestion du

déroulement du travail à un espace, cela grâce à

de simples règles de contenu.

Système de validation de

document (Workflow)

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Principales fonctionnalités: 

Transfert des données d'un espace vers

un autre

Gestion du cycle de vie d'un document

Archivage

Restrictions pour les utilisateurs

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Alfresco fournit aux utilisateurs la capacité

de classer aisément les documents par

catégories. Celles-ci sont organisées

hiérarchiquement permettant ainsi une

recherche du contenu plus performante.

Cette fonctionnalité est couplé avec le

système de catégorisation qui permet de

restreindre les résultats de la recherche.

Catégories et recherche Avancée

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Alfresco permet d’administrer de façon

simple les utilisateurs de l’application.

Il donne aussi la possibilité de créer un

espace propre à l’utilisateur.

Administration

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II. Exemples d’utilisation d’Alfresco

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Vidéo 1: Création d’un espace

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Vidéo 2: Ajout de contenu dans un espace

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Vidéo 3: Création d’un site

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Vidéo 4: Création d’un utilisateur

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Vidéo 5: Invitation d’un utilisateur

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III. Alfresco vs TeamViewer

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Certes que Alfresco et TeamViewer

sont deux outils offrant la possibilité de

travailler en collaboration, mais de

point de vue fonctionnalités, ils

diffèrent:

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Avec TeamViewer, la commande à distance d’ordinateurs via Internet devient un jeu d’enfants

Avec alfesco, la commande à distance d’ordinateurs via Internet est impossible et son utilisation est plus difficile que TeamViewer (-)

TeamViewer dispose d’un transfert de fichiers intégré permettant de copier des fichiers et des répertoires

Même fonctionnalité est intégrée dans Alfresco de plus ,elle est plus avancée grâce à la possibilité de modification à tout moment (+)

Que un de vos partenaires est disponible, vous pouvez présenter votre bureau ou collaborer .

Vous pouvez à tout moment travailler avec vos partenaire(sur vos documents partagées ) même si ce dernier est n’est pas connecté (+)

Travaillez-vous dans une équipe dont les membres se trouvent dans des endroits

différents ?

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L'utilisation des technologies open-source les plus récentes permet à Alfresco d’être 5 fois plus rapide et 10 fois moins cher que les logiciels propriétaires (+)

TeamViewer offre des prix imbattables. Il existe même une version gratuite pour les usages non commerciaux !Mais il est un logiciel propriétaires (non libre )

Alfresco permet de rechercher aussi simplement qu’une recherche dANS Google et offre la possibilité de rechercher dans de multiples référentiels Alfresco et wikis, blogs et flux d'information externes. (+)

Cette fonction n’est pas disponible chez TeamViewer

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La réalisation d’une conférence est très simple

Par contre la réalisation d’une conférence est impossible (-)

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Conclusion

Malgré qu’il ya pas mal de concurrents, Alfresco reste le logiciel le plus utilisé par la plupart des entreprises, grâce à sa richesse en termes de fonctionnalités et interfaces, mais on ne peut pas nier qu’il ya de nouveaux logiciels en cours d’évolution permettant d’améliorer de plus en plus le gestion électronique de documents.

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