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IXERP France La conduite de projet. INTRODUCTION. Cette présentation a pour objectif d’exposer la méthodologie à adopter dans la conduite d’un projet d’un système d’information (S.I). Les grandes phases. Intro. Déf. Réal. MeO. Bilan. A retenir. Sommaire. - PowerPoint PPT Presentation
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Cette présentation a pour objectif d’exposer la méthodologie à adopter dans la conduite d’un projet d’un système d’information (S.I).
INTRODUCTION
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Méthode et Projet SI
Les grandes phases Définition Réalisation Mise en Œuvre Bilan, Retour d’Expérience Ce qu’il faut retenir
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Méthode et Projet SI
Pourquoi une méthode ? Qu’est-ce qu’un projet ? Les différentes phases Les aspects à prendre en compte
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Adopter une méthode pour :
Aider les acteurs Check-lists / Outils / Modèles Assurer la qualité Points de contrôle processus
Ingénierie
…. Il faut permettre la bonne intégration des nouveaux arrivants, rendre le travail facilement accessible à chacun,
donner des points de repère et homogénéiser les pratiques, asseoir une démarche qualité.
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Un projet, c’est
« un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. »
(source : norme ISO 9000)
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Rappel du rôle des acteurs
Maître d’Ouvrage (MOA)Personne physique ou morale propriétaire de l’ouvrage. Elle fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Elle passe la commande à la MOE, en vérifie la conformité, assure la cohérence globale.
Maître d’œuvre (MOE)Personne physique ou morale qui a la charge de concevoir et de mener à bien la construction de l’ouvrage…. Elle a la responsabilité de l’exécution de la fourniture. Elle s’organise pour la produire avec ses équipes ou des fournisseurs externes, avec l’accord du MOA.
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
DEFINITION• 1ère Expression de Besoin (cadrage)
• Étude préalable • Cahier des charges
Accord Comité d’Investissement
Lancement
REALISATION•Préparation• Conception
• Réalisation, Intégration• Recette
Accord Comité SI
Protocoles Client/Fournisseur
ConformitéVérification d’Aptitude
MISE EN ŒUVRE•Préparation
• Expérimentation / Site pilote
• Généralisation
Plans de Com’ et Déploiement
Support utilisateursRéception Définitive
Adéquation à l’environnement
BILAN / REX•Évaluation
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Les aspects à prendre en compte
Finalités (Enjeux ; Contenu / Spécifications)
Éléments d’organisation (Acteurs ; Fonctionnement ; Ressources)
Pilotage et système de décision (RAF réel ; Coûts ; Risques ; Actions…)
Planning (Livrables et points de validation ; Chemin critique)
Contrôle qualité (Documentation ; Revues de fin d’étape…)
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Phase de Définition
Première expression de besoin (cadrage) Étude préalable Cahier des charges
Contrat Lancement Réalisation
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
Responsabilité MOA
ContributionMOE
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Cadrage
Présentation du besoin tel qu’il apparaît au promoteur du projet
Formalisation succincte du service attendu, de sa pertinence stratégique, du périmètre et des limites
Premiers éléments d’exigence
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Ce qu’il faut y trouver Quels utilisateurs ? Quel(s) processus
concerné(s) ?(Exigences induites : volumétrie, performances,…)
Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort)
Réponse minimale du SI, calendrier souhaitable(Éventuellement, évaluation de l’effort limite à consentir par l’Entreprise en charges / coûts / délais)
Relation avec les autres projets de l’Entreprise et le reste du SI
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
La 1ère expression de besoin est primordiale. Elle donne les points de repère pour l’intégralité du projet.
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Elle doit fournir tous les éléments d’appréciation nécessaires au lancement du projet
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
Cette valeur peut être limitéedans le temps Prise de décision
Faisabilité Risques
Faisabilité et Risques doivent s’analyser aussi biencôté Métier (ex : conduite du changement, rejet d’un
système jugé inquisiteur) que côté Technique (ex : ouverturedu SI à l’extérieur, déphasage d’informations)
Opportunité (Valeur Ajoutée)
Économie(Estimer la plus-value attendue, évaluer les coûts, établir un bilan économique)
Certains éléments sont difficilement quantifiables.
Il faut comparer les coûts de réalisation, de déploiement et de fonctionnement
avec les bénéfices attendus
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Ce qu’il faut y trouver Identification du responsable + personnes consultées
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
Positionnement par rapport à d’autres chantiers ou projets
Présentation succincte des solutions possibles et alternatives associées
Identification des contraintes
Étude des impacts
Estimation des moyens nécessaires et risques
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Quelques précautions à prendre pour atteindre l’objectif (= prendre une décision) Avoir l’adhésion de la hiérarchie
(facilitation des prises de contact et validation de l’étude)
Prendre en compte l’ensemble de la problématique(mise en œuvre incluse)
Faire une restitution aux interlocuteurs(validation du contenu de l’étude avant présentation au Comité SI, instance de décision)
Une étude préalable doit rester légère et rapide
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Il constitue la commande de la MOA Il décrit le plus exactement possible le contenu de la
prestation et de la fourniture attendue, avec les exigences Établi à partir de la 1ère Expression de besoin et de l’Étude
préalable, dans des termes de maîtrise d’ouvrage, il fournit au maître d’œuvre les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse s’engager
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Ne pas sous-estimer le processus de validation. Une commandemal validée entraîne nécessairement de gros déboires.
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Document commun MOA - MOE Il synthétise le projet et son interaction avec
l’environnement, les contraintes, l’organisation à mettre en place(Comité de pilotage ; Équipe projet ; Groupe utilisateurs….. )
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Il définit les ressources (humaines, matérielles et logicielles), présente le découpage du projet et le calendrier
Le système de décision doit être clairement défini et connu de tous les acteurs duprojet (rôle, responsabilité, échanges entre acteurs, organisation des prises de décision)
Il est validé par le Directeur MOA promoteur du projet et le Directeur MOE
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Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
Accord Comité d’Investissement
Lancement
Délais de commande desprestations Externes (en particulier,
en cas de marchés publics!)
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Phase de Réalisation
Préparation Conception Réalisation, Intégration Recette, Qualification globale
Mise en œuvre
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Responsabilité MOE
ContributionMOA
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Plan Assurance Qualité Le PAQ est un document de référence pour l’ensemble
des signataires pendant toute la durée du projet
Il porte sur l’engagement de démarche et des moyens réciproques à mettre en œuvre pour satisfaire aux exigences
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Le PAQ doit donner une vision Client / Fournisseur partagéeet vérifiable pour réussir les conditions définies dans le contrat
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Plan Assurance Qualité - Démarche
Partir des exigences, identifier les contraintes Définir les ressources, moyens et organisation
(démarche de développement, documentation, outils et méthodes utilisés)
Définir les règles et procédures associées (échanges, livraisons, réceptions)
Définir les points de contrôle (reporting au client, indicateurs, revues)
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Parvenir à un accord Présenter à l’ensemble des équipes
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Recette La recette est l’ensemble des opérations de contrôle
par lequel le client s’assure que le produit présenté par le fournisseur est conforme à la commande passée et exploitable dans le système d’information de l’entreprise
Les procédures ne s’improvisent pas. Le protocole de recette (organisation des activités de test, seuil d’acceptation du produit,…) est négocié au plus tôt, avec le PAQ
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Cahier de recette Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux
d’essai pour les fonctions à tester, les résultats attendus, les ressources nécessaires, les fiches de suivi d’anomalies
2 types de recette Fonctionnelle en charge MOA, dès période de
Conception Technique en charge MOE, recouvre
intégration SI et performances
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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La phase de recette est extrêmement importante. La MOA doit s’y préparer très sérieusement en :
affectant les ressources nécessaires préparant le traitement des tensions avec le fournisseur
ex : typologie des anomalies (bloquantes, majeures, mineures), tests de non-régression
organisant des tests de « bout en bout » avec d’autres projets ex : fonctionnement avec les référentiels de l’entreprise de type Annuaire, Structures,..
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
La migration des données est un sous-projet à part entière ; Il nécessite fréquemment un « nettoyage » des anciens fichiers.
Ne pas négliger la réflexion sur les « procédures de reprise », les « procédures dégradées » qui permettront de conserver un service aux utilisateurs en cas d’incident
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Recette provisoire ou « vérification d’aptitude »Acte constatant contradictoirement que les obligations contractuelles ont été remplies et que le produit peut être accepté pour mise à l’épreuve dans son fonctionnement réel, pendant un temps défini appelé période de garantie
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Recette Provisoire(Vérification d’Aptitude)
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Mise en œuvre
Préparation Vérification adéquation de la solution Mise en place du support utilisateurs
Réception définitive Généralisation
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Responsabilité MOA
Contribution
MOE
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Plan de communication Sous la responsabilité de la MOA, il définit la démarche
d’information/sensibilisation Il précise les cibles, relais de communication,
événements, planning, coordination avec les plans de formation et déploiement
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Plan de formation (si nécessaire)
Il définit l’organisation à mettre en place pour former les utilisateurs et autres acteurs dans l’implantation du produit
Il précise les cibles, les relais, les modules par population (objectif, contenu, durée, méthode, support)
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Plan de déploiement Il définit un calendrier précis par zone géographique,
structure, métier,… par lot fonctionnel s’il y a lieu Il s’articule avec les deux plans précédents
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Il s’agit, au-delà de la conformité constatée lors de la recette, de faire fonctionner le produit dans son environnement définitif Détermination d’un sous-ensemble représentatif du
dispositif complet (exploitation de l’ensemble des procédures) appelé « site d’expérimentation » ou « site pilote »
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Le site pilote est un élément très importantpour pouvoir qualifier l’ensemble des composantes
du projet (logiciel, matériel, documentation et support) Choisir au plus tôt ce site, y faire une communication
et un support privilégiés
L’expérimentation amèneimmanquablement de nouvelles
FA et des FE urgentes (circuits etdélais à mentionner dans PAQ)
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Il s’élabore dès la phase de recette, s’affine avec les retours du site pilote Capital pour la bonne utilisation du produit
Recouvre les aspects métiers et techniques
Aura la même durée de vie que le produit mis en place
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
Adéquation à l’environnement
Réception définitiveLa vérification de service régulier atteste de l’exploitabilité du produit fourni et de sa conformité au niveau de service attendu. Elle est prononcée à l’expiration du délai de garantie et dégage définitivement le fournisseur de sa responsabilité.
Réception Définitive
Généralisation
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Bilan, Retour d’Expérience
Déroulement du projet Usage du produit livré
Boucle d’amélioration sur le processus Ingénierie
Évolution du produit
A retenir
Intro Déf. Réal. MeO BilanLes grandes phases
Responsabilité MOE
Responsabilité MOA
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Document de clôture du projet Constats à faire partager par tous les acteurs du projet,
pour en tirer des recommandations sur les projets futurs Aspects à prendre en compte
Qualité du produit livré (conformité à la commande, performances,)
Méthode et outillage (efficacité, productivité, continuité dans le cycle de production)
Respect des coûts et des délais Management des ressources Respect du PAQ
Capitalisation de l’expérience acquise
A retenir
Intro Déf. Réal. MeO BilanLes grandes phases
Difficulté pour intéresser les décideurs à l’exercice
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Enquête, éventuellement audit, dans un contexte stabilisé (une fois la période d’appropriation révolue)
La MOA doit pouvoir apprécier l’usage effectif des outils mis à disposition des utilisateurs
Le service rendu est-il efficace au regard des pratiques professionnelles et des exigences de l’environnement ?
Quelles pistes d’amélioration ?
Détection d’évolutions à prévoir (amélioration du produit, aménagements organisationnels, compléments de formation,…)
A retenir
Intro Déf. Réal. MeO BilanLes grandes phases
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Ce qu’il faut retenir
Principaux points
Écueils
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Relation Client - Fournisseur Le MOA est le client.
Il passe une commande, valide les propositions de la MOE, s’assure de la cohérence globale, vérifie le respect du contenu, des délais, des coûts, organise la mise en œuvre auprès des utilisateurs
Le MOE s’engage à réaliser la commande, dans le respect de qualité de production, de délais et de coûts, conseille, livre, corrige.
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
L’implication constante du client au cours du projet est essentielle
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Pilotage de projet (suivi – actions d’anticipation)
La MOE fait un suivi plus précis des réalisations, mais les deux côtés – MOA et MOE – doivent se retrouver sur les délais, les coûts, les indicateurs, les risques, les plans d’actions,…
Point de contrôle hebdo des équipes projet Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA et MOE Reporting mensuel de synthèse aux structures
(Direction, Contrôle Gestion)
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Ne pas négliger une recherche constante de la satisfaction des utilisateurs
Éviter l’effet tunnel
Incorporer des utilisateurs dans le cycle du projet, cela évite des erreurs de compréhension et d’interprétation
Ces utilisateurs intégrés d’une manière ou d’une autre au projet seront des relais importants dans la conduite du changement
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Gros effort de « coordination » En interne au projet
(actions à mener en parallèle, découpage en sous-projets)
Avec les projets connexes Les problèmes relatifs à la validation sont amplifiés (interactions) Certains projets sont des pré-requis (ex : mise à niveau postes de
travail)
Avec l’ensemble des structures concernées(veiller à leur implication, aussi bien côté directions métiers que services informatiques tels que réseau & télécoms, production,…)
Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente entre MOA et MOE
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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Conduite du changement
C’est parfois une affaire très complexe
L’équipe projet doit assumer – avec éventuellement les directions support (RH) – et donc ne pas sous-estimer l’énergie et le savoir-faire nécessaires
L’aspect Métier est naturellement majeur, mais les équipes MOE sont de plus en plus touchées
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
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Les grandes phases
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Organisation de l’après-projetMise en place d’une cellule de « maintien en condition opérationnelle » pour le produit livré
L’équipe projet doit donner tous les éléments nécessaires pour la suite (documentation, principes d’administration, contenu du support utilisateurs, contrat de service,…)
A préparer très activement lors de la phase de mise en œuvre
Pour favoriser les transferts de compétence, on organise généralement des biseaux
Intro Déf. Réal. MeO Bilan A
retenir
Les grandes phases
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