LA DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS PLAN DE TRAVAIL 2012-2013 Collège Ahuntsic

LA DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

PLAN DE TRAVAIL 2012-2013

Collège Ahuntsic

DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

1. La direction des services financiers

2. Le Service de la comptabilité

3. Le Service de l’approvisionnement

4. Les Services autofinancés

5. La résidence étudiante

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.1 : Intégrer les exigences de la réforme de la comptabilité gouvernementale aux processus de gestion financière du Collège et assurer le suivi auprès des instances du Collège• Se préparer à la production d’informations financières

trimestrielles• Premiers trimestriels : Septembre 2013• Échéance : continu• Collaborations

• Service de la comptabilité• Tous les gestionnaires du Collège

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.2 : Adjudication du contrat pour les auditeurs indépendants du Collège• Préparation d’un devis, appel d’offres sur invitations,

analyse des soumissions et recommandation au CA de novembre

• Échéance : novembre 2012• Collaboration

• Service de la comptabilité

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.3 : Formation sur les règles budgétaires et le financement du Collège• Membres du Conseil d’administration• Nouveaux cadres• Échéance : décembre 2012

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.4 : Montage financier des demandes d’agrandissement (?)• Échéance : à déterminer selon les réponses et la

collaboration du Ministère• Réaménagement du bloc C : déménagement de la

Coop• Remplacement des classes modulaires par une

construction permanente ?• Collaboration

• Services de l’équipement

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.5 : Révision du R-04 et du R-05• Ajustements mineurs• Mises à jour• Simplification de certains processus• Échéance : avril ou juin 2013• Collaborations

• Service de la comptabilité• Secrétariat général

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DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS

• Objectif 1.6 : Développer un outil qui permettra d’avoir une planification quinquennale pour le MAOB et d’assurer le suivi de cette planification• Intégration du plan quinquennal des TI • Consultation plus modeste que pour les TI• Échéance : juin 2013• Collaborations

• Service de l’informatique• Services de l’équipements• Directions-adjointes à l’enseignement• Service de l’approvisionnement

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LE SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

• Objectif 2.1 : Assurer le suivi de la réforme comptable gouvernementale et son intégration aux processus comptables du Collège• États financiers intérimaires : septembre 2013• Développements nécessaires• Organisation du travail et répartition des tâches• Impacts dans tous les secteurs du Collège• Échéance : continu• Collaborations

• Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue • Services autofinancés• Tous les gestionnaires

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SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

• Objectif 2.2 : Assurer la mise en œuvre des recommandations du rapport sur l’analyse de nos contrôles internes• Mis sur la glace dans le contexte du projet de loi sur la gouvernance• Engagement au Comité exécutif : suites données à chaque recommandation• Touche d’autres services du Collège• Changement à certains processus de gestion• Échéance : mai 2013• Collaborations

• Directeur des services financiers• Service de l’approvisionnement• Services autofinancés• Service de l’informatique• Service des ressources humaines• Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue • Secrétariat général

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SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

• Objectif 2.3 : Mise à jour du guide des processus et des contrôles internes• Version actuelle : janvier 2008• Mises à jour pour tenir compte des changements à certains de

nos contrôles et de nos processus de gestion, de l’ouverture de la résidence, etc.

• Échéance : juin 2013 • Collaborations

• Service de l’informatique• Services autofinancés• Résidence étudiante• Services de l’équipement• Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation

continue

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SERVICE DE LA COMPTABILITÉ

• Objectif 2.4 : Intégration, formation et encadrement de nouveaux employés• Postes clés : paie, budget, comptes à payer• Échéance : continue• Collaboration

• Service des ressources humaines• Tous les gestionnaires

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LE SERVICE DE L’APPROVISIONNEMENT

SERVICE DE L’APPROVISIONNEMENT

• Objectif 3.1 : Préparer un procédurier des opérations du Service de l’approvisionnement • Tâches courantes récurrentes vs tâches annuelles• Calendrier des opérations• Approvisionnement en 2012-2013 et magasins en

2013-2014• Échéance : avril 2013

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SERVICE DE L’APPROVISIONNEMENT

• Objectif 3.2 : Acquisition de simulateurs de conduite pour SPU et techniques policières• Préparation d’un devis, appel d’offres publics et analyse

des soumissions • Analyse des possibilités d’affaires avec l’acquisition de ces

simulateurs : enseignement régulier et formation continue• Échéance : janvier 2013• Collaboration

• Service de l’informatique• Directions adjointes à l’enseignement• Départements SPU et TAJ• Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue• Services de l’équipement

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SERVICE DE L’APPROVISIONNEMENT

• Objectif 3.3 : Acquisition et intégration d’un logiciel de préparation de documents d’appel d’offres• Acquisition et implantation du logiciel• Formation des utilisateurs• Tests, validations et ajustements• Première utilisation au printemps 2013 ?• Échéance : mars 2013• Collaboration

• Service de l’informatique

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SERVICE DE L’APPROVISIONNEMENT

• Objectif 3.4 : Mise en place du site intranet du Service de l’approvisionnement• Mettre en ligne des informations pour guider les

utilisateurs lorsqu’ils ont des achats à faire• Responsabilités, catalogues, liens internet, FAQ• Échéance : Décembre 2012• Collaboration

• Service de l’informatique• Service des communications

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LES SERVICES AUTOFINANCÉS

SERVICES AUTOFINANCÉS

• Objectif 4.1 : Améliorer les services à la clientèle à la salle de musculation• Rapport de la firme Diobri• Mise en œuvre des recommandations du rapport : Contrôle de

l’accès, hygiène des utilisateurs, évaluation de la condition physique, programmes d’entraînement personnalisés• Application informatique• Tarification ???

• Prévention et sécurité• Échéance : continu• Collaborations

• Services aux étudiants• Service de l’informatique• Service de la sécurité• Département d’éducation physique

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SERVICES AUTOFINANCÉS

• Objectif 4.2 : Révision du service de soutien à l’auditorium• Augmentation de la fréquentation de l’auditorium : soirs et fins de

semaine• Besoin régulier de techniciens, difficulté de recrutement• Connaissance du fonctionnement et des caractéristiques des

équipements de l’auditorium• Réflexion nécessaire sur l’organisation du travail technique• Échéance : janvier 2013• Collaborations

• Service de l’approvisionnement• Service des ressources humaines• Services de l’équipement

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SERVICES AUTOFINANCÉS

• Objectif 4.3 : Intégrer le centre sportif au système de gestion des magasins• Utilisation de COBA pour gérer l’inventaire et les prêts

d’équipements au centre sportif• Création d’un magasin, informatisation des données,

formation du personnel• Échéance : Janvier 2013• Collaborations

• Service de l’informatique

• Service de l’approvisionnement

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SERVICES AUTOFINANCÉS

• Objectif 4.4 : Renouvellement du parc de photocopieurs• Poursuivre le renouvellement des photocopieurs• Trouver et implanter une solution de remplacement aux cartes à

puce pour les photocopieurs décentralisés• Échéance : janvier 2013• Collaborations

• Service de l’approvisionnement• Service de l’informatique

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LA RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

• Objectif 5.1 : Finaliser l’implantation du nouveau logiciel de gestion de la résidence• Corriger les anomalies et les erreurs• Finaliser la formation du personnel• Développer et se familiariser avec les outils de gestion disponibles

avec le logiciel (tableaux, listes, correspondance, formulaires, etc.)• Identifier les développements nécessaires• Échéance : continu• Collaborations

• Service de la comptabilité

• Service de l’informatique

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RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

• Objectif 5.2 : Finaliser le développement des outils de promotion pour la résidence• Site internet de la résidence

• Photos• Vidéo

• Sites spécialisés• Documents de promotion (ceux du Collège et les publications

spécialisées)• Création de formulaires interactifs sur le site internet de la

résidence• Échéance : Février 2013• Collaborations

• Service des communications• Service de l’approvisionnement• Service de l’informatique

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RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

• Objectif 5.3 : Préparer un plan d’entretien de la résidence• Préserver la qualité des logements• Préparation des locations estivales• Minimiser le recours aux fournisseurs externes afin de diminuer

les coûts• Meilleure planification et meilleure organisation : tirer profit des

expériences et des erreurs des quatre premières années • Échéance : mars 2013• Collaboration

• Services de l’équipement

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RÉSIDENCE ÉTUDIANTE

• Objectif 5.4 : Augmenter l’occupation de la résidence durant l’été• Analyser les différents scénarios pour augmenter l’occupation de

la résidence durant l’été• Adhésion ou inscription à certains sites internet ou certaines

associations• Mise en place des ressources, des structures et des processus

permettant d’augmenter l’occupation durant l’été• Échéance : mars 2013• Collaborations

• Services de l’équipement• Service des ressources humaines

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Direction des servicesfinanciers

Yvon PépinDirecteur

Service de lacomptabilité Sophie Boutin

CoordonnatriceMonika Heang

Adjointe administrative

Service del’approvisionnement

Jean-Yves GuilbeaultAdjoint administratif

Résidenceétudiante

Rachel TherrienRégisseuse

Servicesautofinancés

Martin FalardeauCoordonnateur

• 11 employés• 2 professionnels• 9 soutien

• Comptes à payer• Comptes à recevoir• Paie• Assurances collectives• États financiers• Budgets• Dossiers spéciaux

• 12 employés de soutien• 3 magasins dont 2

ouverts de 8 h à 23 h• Acquisitions• Prêts d’équipements• Inventaires• Réception des

marchandises• Service de camionnage

• 11 employés de soutien• Centre sportif• Piscine• Locations• Auditorium • Stationnement• Services alimentaires• Imprimerie

• 4 employés de soutien• 268 unités• 429 résidents• Budget de 2,1 M $• Entièrement

autofinancée

46 employés répartis dans 4 secteurs