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Conférence Locarchives et Sinequa au salon Documation 2012
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21 mars 2012
L’ACCES UNIFIE A L’INFORMATION :
RETOUR D’EXPERIENCE LOCARCHIVES
SOMMAIRE
DOCUMATION | 21 mars 2012
1. PRESENTATION LOCARCHIVES
2. LE PROJET SEARCH
• Le Système d’Information
• Les caractéristiques documentaires
• Le projet
• Les enjeux / Bénéfices attendus pour nos clients
• Le Choix Sinequa Business Search
3. LA MISE EN ŒUVRE
• La recherche
• La navigation dans les résultats de recherche
SOMMAIRE
Archiver : une nécessité
Présentation Locarchives | Décembre 2011
PRESENTATION LOCARCHIVES
Qui sommes-nous ?
Création en 1977
39 M€ CA en 2011
380 collaborateurs
Solutions globales d’archivage et de gestion documentaire
Premier prestataire certifié, labellisé et agréé pour la
conservation d’archives physiques ou numériques
Volumes
• 3 500 km linéaires de rayonnages
• Capacité de 30 millions de boîtes d’archives
• 3.000.000 de mouvements par an
• + 100 millions de documents électroniques
1. PRESENTATION LOCARCHIVES
DOCUMATION | 21 mars 2012
Des solutions globales d’Archivage & de Gestion documentaire
1. PRESENTATION LOCARCHIVES
Conseil & Ingénierie
• Audit de l’organisation en place
• Politique d’archivage / outils de gestion
Archivage physique
• Papier
• Audio & Vidéo
• Sauvegarde informatique
Dématérialisation / Numérisation
Archivage électronique
• Hébergement sécurisé
• Archivage électronique à vocation probatoire
DOCUMATION | 21 mars 2012
Typologies de clients
1. PRESENTATION LOCARCHIVES
4 000 clients
80% entreprises du CAC 40
Secteur public / privé
Tous secteurs d’activité
• Banques / assurances
• Juridique / Comptabilité
• Energie
• Distribution
• Hôpitaux / Santé
• Industrie
• Enseignement
• Presse / Média
Archiver : une nécessité
Présentation Locarchives | Décembre 2011
LE PROJET SEARCH & LE CHOIX DE SINEQUA BUSINESS SEARCH
LE SYSTÈME D’INFORMATION : LES FONCTIONS
2. LE PROJET SEARCH
� Acquisition de documents électroniques et de leurs métadonnées,
� Directement à partir des systèmes en place (GED, ERP, solution métiers …)
� Dépôt en ligne via l’interface utilisateur
� Conversions
� Traitements contenus (extraction automatiques de métadonnées…)
� Intégration (contrôle d'intégrité, signature, …)
� Conservation (réplication sur 2 sites distants, migration des supports et formats, …)
� Consultation en ligne
� Via l'interface de consultation
� Via des connecteurs depuis l’interface métier du client
� Traçabilité
� Restitution
� Destruction
LE SYSTÈME D’INFORMATION
2. LE PROJET SEARCH
LE SYSTÈME D’INFORMATION
2. LE PROJET SEARCH
� Une solution modulaire
� Open Text Content Server
� Plan de classement
� Description documentaire par type de document
� Consultation : recherche
� Gestion des habilitations
� Stockage
LES CARACTERISTIQUES DES DOCUMENTS TRAITES
2. LE PROJET SEARCH
� Les documents sont nativement électroniques ou issus d’un processus de
dématérialisation du papier
� Plusieurs typologies documentaires par client
� Typologies variées : factures, documents RH, documents comptables,
relevés de comptes, AMM, CRM, éléments de preuve, …
� Documents structurés ou non
� Taille des documents de 10 Ko à 300 pages
� Métadonnées documentaires associées ou non
� Indexation des métadonnées et/ou du document
� Niveaux de services différents par client
• Versement et mise en ligne des documents
• Temps de recherche
LE PROJET SEARCH
2. LE PROJET SEARCH
� Mise en œuvre d’un moteur de recherche au sein d’une solution globale
� Le projet Search est issu :
• De la nécessité d’adresser les niveaux de service demandés par les
clients dans un contexte de croissance continue des volumes
• De la volonté de LOCARCHIVES de proposer à ses clients une vision
globale de leur patrimoine informationnel (documents physiques ou
électroniques)
� Il s’intègre dans un projet plus large d’évolution des SI (refonte d’IHM,
développement de nouvelles prestations)
LE PROJET SEARCH : LES ENJEUX
2. LE PROJET SEARCH
5
4
3
2
1 Optimiser les temps d’indexation (versement)
Optimiser les temps de recherche de documents électroniques
Indexer des sources de données multiples et des formats multiples
Faciliter l’administration de l’indexation (gestion intelligente)
Offrir des fonctions de recherches évoluées
LE PROJET SEARCH : LES BENEFICES ATTENDUS POUR NOS CLIENTS
2. LE PROJET SEARCH
3
2
1 Disposer de niveaux de service élevés conformes aux attentes
Accéder facilement aux documents via des fonctions de
recherche évoluées et des résultats de recherche pertinents
Bénéficier d’un accès unifié au patrimoine informationnel
LE PROJET SEARCH : LES EXIGENCES
2. LE PROJET SEARCH
4
3
2
1 Disponibilité du SI : 24/24, 7/7
Sécurité : garantie de la confidentialité, respect des habilitations définies
Performance : les temps d’indexation et de recherche doivent être rapides
L’architecture du moteur de recherche doit être ouverte
5 Déploiement rapide et simple
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
2. LE PROJET SEARCH
� Indexation
• Métadonnées et contenu des documents
• Support des formats standards (pdf, bureautique, …)
• Optimisation de la gestion des index
• Exemple : par client, par type de document
• Modes d’indexation :
• Complète
• Temps réel
• Incrémentale
• Performance : exemple 50 000 documents indexés / heure
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
2. LE PROJET SEARCH
� Recherche
• Recherche full text
• Opérateurs de recherche
• Expression exacte
• Troncature
• ET, OU, SAUF
• Opérateurs de comparaison
• Aide à la recherche
• Liste de mots
• Thésaurus
• Dictionnaires additionnels
• Recherche phonétique
LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES
2. LE PROJET SEARCH
� Sources de données
• Connecteurs
• Open Text Content Server
• Base de données (MS Sql Server)
� Langues
• Support du multilinguisme
LE PROJET SEARCH : SINEQUA BUSINESS SEARCH
2. LE PROJET SEARCH
� Rédaction et soumission d’un cahier des charges
� Etude de marché / Appel d’offres
� Réalisation d’un POC
• Vérification fonctionnelle
• Vérification technique
� Produit répondant à l’ensemble des exigences du cahier des charges
� Plus de 100 connecteurs disponibles
� Indexation « full text » de plus de 300 formats de fichiers
� Editeur français
Archiver : une nécessité
Présentation Locarchives | Décembre 2011
LA MISE EN OEUVRE
INTEGRATION
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
� Les formulaires de recherche et la navigation dans les résultats sont
développés en web
� Le moteur de recherche est entièrement piloté via l’utilisation des APIs .Net
d’accès
� Les formulaires requêtent le moteur de recherche et affiche les
informations renvoyées
� 2 modes de recherche implémentés pour faciliter l’accès aux documents
• utilisateurs non experts
• utilisateurs experts
� La gestion des habilitations est conservée le moteur utilise le référentiel
existant
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Recherche par
mots clés
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Localisation des mots clés cherchés
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Recherche experte
Typologie documentaire
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Recherche experte
sur un attribut
LE FORMULAIRE DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Recherche experte
valeur d’un attribut
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Résultat de la recherche
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Métadonnées associées
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Navigation arborescente
LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE
3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR
Catégorisation dynamique
utilisation de facettes
Archiver : une nécessité
Présentation Locarchives | Décembre 2011
CONCLUSION
CONCLUSION
4. CONCLUSION
� Intégration dans une solution globale d’un produit conforme aux attentes
fonctionnelles et techniques et capable d’accompagner le développement
de l’activité
� Les clients et utilisateurs finaux sont très satisfaits par les fonctions et les
niveaux de services proposés (indexation et recherche)
� La solution adresse les besoins d’utilisateurs experts ou non
� Les équipes internes sont autonomes (fonctionnels, développements et
production)
� Prochaine étape : ajout de nouvelles sources de données (100 à 200
millions records BD)
Archiver : une nécessité
Présentation Locarchives | Décembre 2011
MERCI DE VOTRE ATTENTION !
Tél : 01 49 33 78 81
Email : contact@locarchives.fr
Web : www.locarchives.fr
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