PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES · - Débuté dans le cadre de l’appel à projet...

ht t p : / / w w w . s c i e n c e s c o nf . o r g

PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES

ANF Sciencesconf – Meudon 10/11 octobre 2013

!   Sommaire

›  La plateforme Sciencesconf.org

›  Le portail

›  L’espace conférence ›  Site web ›  Gestion scientifique

›  Dépôt, sélection, envoi de mails, édition ›  Inscription

›  Paramétrage, paiement

2

INTRODUCTION

3

!   Historique

›  2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

- Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD

›  Septembre 2009 Début de la réalisation

›  Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme

›  Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7

Ü 8 2 5 c o n f é r e n c e s g é r é e s a uj o u r d ’ h u i

4

!   Présentation

Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant :

›  Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: http://hrms2011.sciencesconf.org

›  Des adresses mails spécifiques Exemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org

›  Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc.

›  Demande d’hébergement simple via un site dédié

Ü A u c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m at i q u e l o c a l e

5

P O RTA I L › CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd › ANNUAIRE des conférences › CALENDRIER des évènements

E S PAC E C O N F É R E N C E › POUR LES PARTICIPANTS -  Inscription -  Soumission › POUR LES ORGANISATEURS -  Hébergement et personnalisation du site web -  Statistique de consultation -  Suivi des inscriptions -  Outils de sélection des contributions -  Mise en place du programme -  Envoi de mail -  Edition électronique -  Transfert vers l’archive ouverte HAL

!   Organisation

6

WWW.SCIENCESCONF.ORG Le portail d’entrée

7

!   Le portai l www.sciencesconf .org

›  Demande d’hébergement de la conférence ›  Informations sur les conférences en cours

8

!   Création d’une nouvel le conférence

›  Demande de création en 4 étapes : � Définition de la conférence � Informations complémentaires �  Personnalisation du site internet � Récapitulatif

›  Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD §  Vérification d’éligibilité §  Délai moyen 48 heures

Ü E s p a c e C o nf é r e n c e d i s p o n i b l e

9

!   Consultat ion des événements ( 1 )

L i s te R S S

10

!   Consultat ion des événements (2)

c h r o n o l o g i q u e

C a r te

11

!  Tutoriel [ 1 ]

›  Présentation du portail

http://www.sciencesconf .org

›  Création de l’espace conférence

12

[CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence

13

!   Accès Participant

›  Inscriptions ›  Dépôt des résumés et communications

›  Programme, annonces

›  Consultation des informations de la conférence

14

!   Accès Organisateur ( 1 )

›  Site Web §  Hébergement §  Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, …)

§  Statistiques de consultation

›  Inscription §  Construction du questionnaire §  Suivi des inscriptions

15

!   Accès Organisateur (2)

›  Gestion scientifique §  Outils de sélection des contributions §  Mise en place du programme §  Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) §  Edition électronique §  Transfert des communications sur l’archive ouverte

HAL

›  Administration §  Configuration des listes (thématiques, types de

dépôt, …) §  Paramétrage de la conférence (période de

soumission, de relecture, d’inscription, …)

16

!   Rôles uti l isateurs Webmaster

›  Personnalisation du site web (apparence + contenu)

Coordinateur ›  Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition

des soumissions) ›  Sélection des soumissions

Relecteur ›  Evaluation des soumissions

Rédacteur ›  Accès aux évaluations des relecteurs

Gestionnaire (à venir) ›  Accès à la liste des inscrits

Administrateur ›  Configuration de la conférence ›  + droit webmaster + droit coordinateur

17

!   Tutoriel [2-3]

›  Accès à l’espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence

§  URL du site : http://formationX.sciencesconf.org §  Identifiants de connexion : « adminX » §  Mot de passe « adminX » Le site est fermé. Seules les personnes possédant un rôle spécifique sur le site peuvent se connecter.

›  Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges

18

SITE WEB

19

!   Administration Site Web

›  Langues de l’interface §  Définition des langues disponibles pour le site web de la

conférence

›  Charte graphique §  En-tête

Personnalisation du bandeau du site §  Disposition

Mise en page du site §  Apparence

Définition du thème graphique

›  Menu §  Ajout / Suppression de pages d’informations

›  Statistiques de consultation

20

!   En-tête du site ( 1 )

3 méthodes de personnalisation : ›  Formulaire rapide

En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées

›  En-tête image

›  En-tête HTML

21

!   En-tête du site(2)

22

!   Disposition

Définition de la structure du site web: ›  Menu Vertical

›  Menu Horizontal

23

!   Apparence

3 méthodes de personnalisation du style : ›  Styles prédéfinis

›  Formulaire rapide §  Style créé automatiquement avec les informations renseignées

›  Style avancé §  Accès aux feuilles §  de styles CSS

24

!   Contenu du site web

Définition des pages constituant le site web de la conférence ›  Pages prédéfinies

Planning, consultation, recherche, Liste des participants, …

›  Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …

Ü P o s s i b i l i té d e d éf i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s a u x d i f f é r e nte s p a g e s d u s i te e n f o n c t i o n

d e s r ô l e s u t i l i s ate u r s

25

!   Pages prédéfinies ( 1 )

›  Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur

›  Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence

›  Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

26

!   Pages prédéfinies (2)

›  Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée

›  Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS

›  Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence

27

!   Pages personnalisables

›  Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

›  Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

›  Galerie photo Diaporama des photos déposées

›  Liens extérieurs ›  Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) ›  Fichiers déposés ›  Dates importantes

28

!   Statistiques

›  Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence

›  Possibilité d’utiliser

Ü h t t p : / / p i w i k . o r g /

Ü h t t p : / / w w w . g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /

29

!   Tutoriel [4]

›  Personnalisez votre espace conférence §  Configuration générale §  Disposition §  Apparence §  En-tête du site

›  Créez le menu de votre site §  Ajoutez les différentes pages proposées par

l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)

30

GESTION SCIENTIFIQUE

31

DÉPÔT

32

!   Configuration

›  Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques

›  Définition des règles de dépôt: §  Type de dépôt §  Format du résumé §  Période de dépôt §  Alerte mail

›  Choix des métadonnées demandées lors du dépôt §  mots-clés, email des auteurs, …

33

!   Dépôt pour les participants

4 étapes : � Métadonnées

§  informations sur la soumission (titre, …)

� Auteurs §  Liste des intervenants (et

auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs

� Fichier(s) §  Texte complet ou documents

annexes (présentation, vidéo, images, …)

§  Conversion automatique dans le format PDF

� Récapitulatif

34

SÉLECTION

35

!   Configuration ›  Définition des relecteurs

§  Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission)

›  Définition des options de relecture §  Relecture (anonymisation possible) §  Périodes par type de dépôt

›  Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs §  Ajout de critères de notation

Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, … Ü 1 note par critère pondérant la note finale

›  Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: §  Accès aux avis des relecteurs §  Sélection des dépôts

36

!   Relecture ›  Module accessible

automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur

›  Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur

›  1 grille par dépôt

›  Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

37

!  Tutoriel [5-7]

›  Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt

§  Configuration générale §  Types de dépôts §  Thématiques

›  Configuration de la relecture §  Règles générales §  Grille d’évaluation §  Affectation des papiers

38

!  Tutoriel [8-10]

›  Dépôt de résumés

›  Evaluation des résumés

›  Sélection des résumés

39

PUBLIPOSTAGE

40

!   Al ias mails

›  Création automatique d’un alias par conférence

›  Possibilité de créer d’autres alias préfixé par

l’identifiant de la conférence

Ü [ c o n f ] @ s c i e n c e s c o nf . o r g

Ü E x : [ c o n f ] - l i s te 1 @ s c i e n c e s c o nf . o r g

41

!   Apparence des mails

›  Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application

42

!   Modèles de mails

›  Personnalisation du contenu §  Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt §  Confirmation inscription §  …

›  Création de nouveaux modèles §  Annonce colloque, §  Appel à communication, §  …

43

!   Listes de destinataires

›  Créations de liste de destinataires prédéfinies §  Pour préparer les appels à communication §  Pour informer les participants §  …

44

!   Publipostage ›  Sélection destinataire

§  Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)

§  Ajout de nouvelles adresses mails

›  Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails §  Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi (%%USER%

%, %%CONFERENCE%%, …)

›  Options supplémentaires §  Ajout de pièces jointes §  Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé

réception, …

›  Historique des mails envoyés

45

!  Tutoriel [ 1 1 ]

›  Présentation du module d’envoi de mails §  Création de liste de destinataires §  Création de modèles de mails §  Outil de publipostage

46

EDITION

47

!   Programme de la conférence

›  Ajout d’événements §  Session, §  Discours, §  Pause, §  …

›  Ajout des interventions dans les sessions §  Récupéré dans les soumissions acceptées

48

!   Vue journée

49

!   Vue journée

50

!   Vue semaine

51

!   Vue semaine

52

!   Vue détail lée

53

!   Vue détail lée

54

!   Vue détail lée

55

!   Edit ion PDF

56

!   Edit ion électronique

›  « recueil des résumés » ou actes ›  Sélection de la source des données

§  Type de dépôt §  Grouper les soumissions

›  Ajout de pages prédéfinies §  Sommaire §  Indexe par auteur §  Liste de participants §  Intercalaires (session)

›  Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF)

Ü E x p o r t d u d o c u m e nt a u f o r m at P D F

57

!   Intégration des actes dans HAL

›  Export vers HAL en 1 clic

›  Accord nécessaire des déposants

›  Enrichissement de l’archive ouverte HAL

›  Création automatique d’une collection pour la conférence

›  Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires

›  Diffusion large à travers l’archive ouverte

58

!  Tutoriel [ 12-13]

›  Commencez à créer le programme de la conférence §  Ajoutez des évènements session, accueil, …

›  Editez le recueil des résumés de votre conférence

›  Présentation export HAL

59

INSCRIPTION

60

!   Configuration

›  Configuration du module d’inscription §  Période d’inscription §  Validation par l’administrateur des inscrits §  Limite du nombre d’inscrits §  Alerte mail

›  Construction du questionnaire d’inscription

personnalisé

61

!   Construction du formulaire

›  Informations non modifiables §  Champs de création de

compte

›  Informations personnalisables §  Champ texte, §  Liste déroulante, §  Bloc de description, §  Case à cocher, §  …

Ü D éf i n i t i o n d e s c h a m p s o b l i g ato i r e s

62

!  Tutoriel [ 14. 1 ]

›  Paramétrez le module d’inscription. Pour le moment ne pas configurer le paiement des frais d’inscription.

›  Construisez le questionnaire d’inscription en utilisant les différents objets proposés

63

!   Paiement des frais d’ inscript ion

›  Sélection des moyens de paiement §  Chèque, bon de commande, en ligne

›  Définition du montant des frais d’inscription §  En fonction des catégories (chercheurs,

étudiants, …) §  En fonction des dates

›  Possibilité d’ajout d’options §  À partir du formulaire d’inscription créé

auparavant exemple: participation au repas de gala : +50€

64

!   Paiement en l igne (direct)

›  Via Paybox ›  Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.

›  via AzurColloque ›  prochainement

65

!   Paiement en l igne (via passerel le)

Service local (université, …)

Service de paiement (PAYBOX, banque, …)

utilisateur

Service comptable

� Paiement

� Envoi données

� Redirection paiement � Etat paiement

� Retour paiement

Etat comptable

66

!  Tutoriel [ 14.2]

›  Paramétrez le paiement des frais d’inscription

§  Ajoutez le paiement en ligne URL site paiement : http://formationX.sciencesconf.org/paybox

67

!   Inscript ion pour les part ic ipants

›  Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur

›  Le participant complète le formulaire d’inscription

›  Il reçoit une confirmation de son inscription par mail

Ü Si paiement : ›  Le système présente le montant des frais d’inscription ›  Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens

définis par l’administrateur)

68

!   Tableau de bord des inscrits

›  Accès en temps réel aux inscription pour la conférence

›  Possibilité d’être alerté pour chaque nouvelle inscription

69

!  Tutoriel [ 15]

›  Testez maintenant l’inscription à la conférence

›  Accédez au tableau de bord des inscrits (administrateur)

70

!   Liens uti les

›  Portail principal ›  h t t p : / / w w w . s c i e n c e s c o n f . o r g

›  Support formation ›  h t t p : / / w w w . s c i e n c e s c o n f . o r g / f o r m a t i o n / p r e s e n t a t i o n . p d f ›  h t t p : / / w w w . s c i e n c e s c o n f . o r g / f o r m a t i o n / t u t o r i e l . p d f

›  Support

›  h t t p : / / s u p p o r t . c c s d . c n r s . f r ›  s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

›  Contact

›  c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

71

QUESTIONS ?

72