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Mise en production d’un outil de Records Management
Benjamin PALERMITIConseil de l’Europe
20 mars 2013
• Le Conseil de l’Europe• Choix de l’outil• Les moments clés• Les acteurs• Les incontournables• Quelques copies d’écran• Le pilotage de l’innovation• Les difficultés rencontrées• Où en sommes-nous aujourd’hui ?
Contenu
Le Conseil de l’Europe 1/2
• Organisation internationale• Créé le 5 mai 1949• 47 états membres• 800 millions d’européens• But : gardien des droits de l’homme, de
la démocratie et de l’état de droit• Secrétariat : 2.500 personnes• Les symboles
Le Conseil de l’Europe
• Etude ECM : 2007• Appel d’offres : début 2008• 3 outils sélectionnés
• Documentum• Livelink• Filenet
• And the winner is…
Choix de l’outil
DOCUMENTUM
Les moments clés
2008 2009 2010 2011 2012
Appel d’offres
Choix outil
Développement outil
Tableau de gestion 1ère entité
Support de formation
Formation1ère entité
Système de classement fonctionnel
Déploiement 3 entités
Spécifications
Tests outil
Mise à jour outil
Cahier des Charges V2
• L’intégrateur• IMD (Division de la gestion de
l’information)• La DIT• Les services• Les contributeurs• Les records correspondents
Les acteurs
Les incontournables 1/5
.
Dossiers sous le Contrôle de l’entité
.
Séries de recordsDéfinies avec les entités
BCSSous le contrôle del’organisation
BCS
Systèmede classement
CoE
• Tableau de gestion• Ancien modèle
Les incontournables 2/5
• Tableau de gestion• Nouveau modèle
Les incontournables 3/5
• Métadonnées
Les incontournables 4/5
Identifiant
Nom de fichier
Titre
Sujet
Langue
Date
Auteur
Niveau de
classification d’accès
Les incontournables 5/5
Politiques
Politique d’information (en cours)
Politique de métadonnées
Politique d’archivage
Quelques copies d’écran 1/2
Quelques copies d’écran 2/2
Le pilotage de l’innovation
Innovation
Améliorations
Accompagnement
Sensibilisation
Formation
• Relations avec les informaticiens• Un langage différent
• Relations avec l’ intégrateur• Attention à l’expression des
besoins• Changement du périmètre de l’outil
• DRMS devient DMS et RMS
Les difficultés rencontrées 1/2
• Gestion du changement pour les utilisateurs
• Gestion des accès et permissions• Interconnexion avec les autres
applications
Les difficultés rencontrées 2/2
• Conservation longue durée• E-discovery• Connecteur DMS-RMS• Connecteur RMS-WEB• Single Sign On (SSO)
DMS : Document Management SystemRMS : Records Management System
Ce qu’il reste à faire
DMS
RMS
WEB
Où en sommes-nous aujourd’hui ?
Retour d’expérience
Version 2 déployée
En 2013 : 3 services
80 personnes formées
A partir de 2014 :
industrialisation
Questions/réponses
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