Présentation PPT de la formation

Visioconférence : planification et

réservation

David Serouge, Directeur du STIC à la FMSS

Stéphane Martel, STI

V 1.4

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Plan de la formation

• Introduction

• Formations offertes

• Soutien technique aux utilisateurs

• Processus de réservation des systèmes de

visioconférence

• Fonctionnement d’une salle de réunion

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Site Internet

http://www.usherbrooke.ca/visio/

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La visioconférence c’est quoi ?

Pont de

visioconférence

EX60

Organisateur

Agent de réservation

Superutilisateur

Site Organisateur

Site Participant

Site Participant

Site Participant

Participant

Agent de réservation

Superutilisateur

Participant

Participant

Participant

Agent de réservation

Superutilisateur

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Organisation du service

• CeCoVi : Centre de Coordination de la

Visioconférence

– Finalise le coté technique des réservations de

visioconférences.

– Supporte à distance les usagers.

– Forme les superutilisateurs et les agents de

réservation.

• Agents et agentes de réservation dans les unités

administratives.

• Superutilisateurs et superutilisatrices.

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Formations disponibles

• Formation sur l’ensemble du processus de

réservation.

• Formation pour les superutilisateurs sur

l’utilisation de l’équipement.

• Formation en ligne :

– Guides de fonctionnement des systèmes

– Guides de réservation pour les participants,

organisateurs et agents de réservation,

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Soutien technique

• Dans l’unité administrative

– Pour les réservations : agent et agente de

réservation.

– Pendant une visioconférence : superutilisateur

ou superutilisatrice.

• CeCoVi

– Support à distance :

• Visioconférences ;

• Réservations ;

• Formation.

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Soutien technique

• CeCoVi

– Horaire : du 24/06 au16/08

• Lundi -> Jeudi : 6h30 à 22h00 ; 8h00 à 21h00

• Vendredi : 6h30 à 20h00 ; 8h00 à 21h00

• Samedi : 8h00 à 17h00 ; Fermé

• Dimanche : 8h00 à 16h00. Fermé

– Pour contacter un opérateur :• Interne (Sherbrooke – Longueuil ) : 66444 ;

• Montérégie : (450) 463-1835 poste 66444 ;

• Estrie : (819) 821-8000 poste 66444.

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Réservation d’une

visioconférence

Organisateur Agent de réservation

Site Organisateur Participant Agent de réservation

Site Participant

Participant Agent de réservation

Site Participant

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Réservation - Organisateur

Déterminer avec les participants le choix de la date et de l’heure de la visioconférence.

Vérifier avec l’agent de réservation la disponibilité de l’appareil et de la salle désirée.

Demander aux participants l’information concernant leur appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d’équipement ou l’adresse IP et le nom du site).

Compiler les informations provenant des fiches d’équipement des sites participants.

Envoyer cette information à l’agent de réservation.

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Réservation - Participant

Attendre une invitation de l organisateur.

Valider avec l agent de réservation de votre unité adminsitrative la disponibilité de l appareil et de la salle de visioconférence pour la date choisie. Demander lafiche d équipement.

Envoyer l information concernant votre appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d équipement ou l adresse IP et le nom de votre site).

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Réservation

• L’agent de réservation est le point de contact

central au sein d’une unité administrative.

• Pré-test de 30 minutes avant chaque

visioconférence.

• Branchement automatique.

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Questions importantes

• Nom du site :

• Nombre de personnes à chaque site :

• Le présentateur est à :

• Nom du technicien:

• Numéro de téléphone du technicien :

• Courriel du technicien :

• Adresse IP (système) :

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Réserver une visioconférence

dans TMS

• Se connecter à

http://www.usherbrooke.ca/visio puis cliquer

sur le bouton « système de réservation »

• Entrer votre CIP et le mot de passe de TMS.

• Saisir les informations de base (date, heure,

titre de l’activité).

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Réserver une visioconférence

dans TMS• Saisir le « code de facturation » : code de

votre unité administrative suivi de – 02 : Formation ;

– 03 : Recherche ;

– 04 : Administratif ;

– 05 et 06 : Clinique

• Saisir les systèmes de visioconférence :

– Système organisateur ;

– Systèmes participants :• Interne à l’UdeS ;

• Interne au RUIS de l’UdeS ;

• Externe.

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Réserver une visioconférence

dans TMS• Titre de la séance de visioconférence :

– Cours – Sigle - Titre du cours

– Réunion – Département – Titre de la réunion

– Assemblée – Faculté – Titre de l’assemblée

– Rencontre – Département – Titre de la

rencontre

• Se référer au document « Processus de

réservation d’une visioconférence ».

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Séquence de réservation

• Pour la session d’automne à venir :

– 1er mai pour les cours de 1er cycle

– 15 mai pour les cours et séminaires de 2e et

3e cycle + formation continue

– 1er juin pour les réunions administratives des

programmes, des départements et des

associations étudiantes

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Séquence de réservation

• Pour la session d’hiver à venir :

– 1er octobre pour les cours de 1er cycle

– 15 octobre pour les cours et séminaires de 2e

et 3e cycle + formation continue

– 15 octobre pour les réunions administratives

des programmes, des départements et des

associations étudiantes (confirmation après le

7 décembre)

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Séquence de réservation

• Pour la session d’été à venir :

– 1er mars pour les cours de 1er cycle

– 1er mars pour les cours et séminaires de 2e et

3e cycle + formation continue

– 15 mars pour les réunions administratives des

programmes, des départements et des

associations étudiantes (confirmation après le

29 mars)

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Fonctionnement d’une salle de

visioconférence• Salle automatisée.

• Utilisation d’un panneau tactile.

• Visioconférence déjà connectée.

• Support :

– Superutilisateur ;

ou

– CeCoVi.

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Fonctionnement d’une

salle de réunion

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Fonctionnement d’une

salle de réunion

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Fonctionnement d’une

salle de réunion

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Fonctionnement d’une

salle de réunion