Programme Prise en main de linterface Créer un document EAD Voir et éditer les notices Autres...

Programme

Prise en main de l’interfaceCréer un document EADVoir et éditer les notices Autres fonctionnalités de l’interface

(copier/couper, exporter, rechercher…)Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes

pratiques EADValider et publierLier/InclureL’interface publique

Rappel

Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante :

http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=9

Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur

Prise en main de l’interface

Travail en ligne

Interface de catalogage dans le navigateur : www.calames.abes.fr/prod

XMetal + développements ABES

On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré

– Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…)

– Explications : http://www.calames.abes.fr/prod/CalamesLogin.aspx

Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste

Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetal

http://documentation.abes.fr/aidecalames/manuel/premiere_connexion.html

Première connexion

Deux bases

Base de production (« Database Calames »)  Données publiées sur www.calames.abes.fr

Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le

travail courant les données publiées sont visibles et

interrogeables via une interface de consultation « secrète » : www.calames.abes.fr/pub/formation.aspx

Produisez et publiez dès que possible en base de production

Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques

Présentation de l’interface

A gauche, arborescence des fichiers EAD

A droite, plugin XMetal : zone d’édition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite)

En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage

Arborescence

Edition Listes

XMetal

Affichage avec ou sans balises(pas d’affichage du code source)

Par défaut, seulement mes docs

Redimensionner les trois volets

Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer

Editeur (centre) Agrandir/diminuer

Listes des attributs et éléments (droite) Cacher

Déplier l’arborescence

Cliquer pour déplier A partir de <dsc>,

on déplie de

<c> en <c>

Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence

A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD

A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD

Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD.

Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs.

A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique)

abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur

Créer un nouveau document EAD

Quand créer un nouveau document EAD ?

Un fonds = une instance EAD

sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative

ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé

Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles

Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.)

Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers

Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

Créer un nouveau document EAD

Clic-droit à la racine « Documents EAD »

Créer un nouveau document EAD

Créations ex nihilo (ou presque) Partir d’un document vide Partir d’un document-modèle (par import)

Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de <c> ! (cf. infra)

Créer un nouveau document EAD

Copier un fichier d’une base vers l’autre :

Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production

Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

Créer un nouveau document EAD

Fonction « Importer »

Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer »

Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…)

Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

Noms des instances EAD

Identifiant de fichier… donné par le système (ordre de création) base pour les URL

http://www.calames.abes.fr/pub/ms/FileId-93

ne pas modifier cette clé système ! … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur

toujours commencer par le RCR Calames

ex. : 751059808_076_Fonds_Tzara

751059803_ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins

autorisés à modifier ce fichier)

TP 1Créer un nouveau document

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Voir et éditer un document EAD

Voir/Éditer à différents niveaux

Afficher les fragments

Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir »L’affichage par défaut ne présente pas les balisesLes boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

Le mode Édition

Pour modifier un fragment, il faut : faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer

Editer ≠ publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus

nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique

Verrouillage des notices en édition

Un fragment en cours d’édition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux

Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message d’alerte pour éviter de perdre son

travail

Habillage des balises EAD

Éditer dans XMetal

Pour ajouter ou modifier un

attribut EAD Rédiger dans la liste des attributs ou

y sélectionner une valeur :

Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :

Attention !!

Le système propose tous les éléments EAD officiels…

…même les éléments déconseillés ou interdits

Aides à la saisie

En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés :

les <persname>, <corpname> et <famname> sans attribut @role

les <unitid> sans attribut @type les <title> sans attribut @role (sujet ou titre) les <unitdate> sans @normal les <genreform> sans @type ou sans @normal

Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans

l'élément <language> lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

Édition partielle

Le système propose une « édition partielle » si le fragment à modifier est très important sinon, risque d’erreur à l’enregistrement

» mais pas à l’affichage: lenteur uniquement» Question de réseau, de poste informatique…

Édition partielle d’un <c> on peut tout modifier sauf les sous-<c>

Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs A éviter

TP 2Editer dans XMetal

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Les fonctionnalités de l’interface

Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre <c @id> avec <unitid>)

Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames

Cet id est la base de l’URL publique de chaque composant

Ex: http://www.calames.abes.fr/pub/ms/UNI170487 Cet ID doit être unique et stable : privilégier les

ID générés automatiquement par l’outil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la

fenêtre d’édition XMetal !

Attributs ID des composants <c> : donnée

essentielle !

Copier/Couper/Coller dans XMetal

2 méthodes :

clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) :

» copier : Ctrl+C» couper : Ctrl+X» coller : Ctrl+V

Copier/Couper/Coller dans XMetal

Attention aux ID de <c> copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les

IDSi je colle dans XMetal, à l’enregistrement, le

2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable)Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon

Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper !

Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal

Copier/coller dans l’arbre

Clic droit au niveau de chaque nœud

Copier et coller dedans coller après coller avant

Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>)

Couper/coller dans l’arbre

Clic droit au niveau de chaque nœud

Couper et coller dedans coller après coller avant

Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

Couper/coller plusieurs <c> à la fois(dans l’arbre)

Déplacer une série de <c> de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller

– Avant– Après– Dedans

Les ID de <c> sont conservés

Créer un composant dans l’éditeur

Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir

de l’élément <dsc> ou d’un <c> parent

Copier-coller un <c> pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer

l’identifiant du <c> copié avant enregistrement

Créer un composant dans l’arbre

Créer un nouveau composant <c> avant après dedans

par clic droit dans l’arbre de gauche

Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un sous-<c>

Copier/Couper/Coller

Autres possibilités

Copier à partir d’une source extérieure

Attention aux ID de <c>

Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure

TP 3Couper, coller, créer

à partir de l’arbre

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Enrichir : les autorités d’Idref

Des autorités pour quoi faire ?

Permettre l'accès aux documents : retrouver toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la

forme du nom présente dans le document, toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit

la forme du titre du document tous les documents sur un même sujet

Identifier l’entité décrite contextualiser lever les ambiguïtés (homonymes…) pour servir le catalogue sans pour autant rédiger une encyclopédie

Des autorités pour quoi faire ?

Recenser les différents noms et les différentes formes du nom Différents noms :

Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion…

Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères

Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette Depuis sept. 2011 : les formes rejetées des autorités Sudoc

sont indexées dans Calames

Contenu des notices d’autorité

Les variantes de forme du nom Forme retenue Forme(s) rejetée(s) Voir Forme parallèle (forme “savante” / forme “courante”)

Forme associée : liens vers d’autres entités Voir aussi Les notes : attention au “tout ou rien” ! Les sources :

les sources justifient le contenu de la notice d’autorité de plus, la première justifie l’existence de la notice

d’autorité au sein du catalogue

Un pop-up pour votre application

Tout se passe dans le navigateur :1. On travaille dans Calames2. On bascule dans l’application Autorités

Sudoc pour interroger ou saisir des données

3. Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point d’accès Calames

4. A une balise d’indexation correspond un index IdRef particulier

5. On revient dans Calames avec les informations utiles

Balises EAD et index de recherche correspondants

<persname>

<corpname>

<famname>

<geogname>

<subject>

<title>

Mais PAS de correspondance entre <genreform> et les Autorités Sudoc.

Index Nom de personne

Index Nom de collectivité

Index Famille

Index Nom géographique

Index Nom commun

Index Titre

Lier aux autorités : comment ?

Surligner la chaîne de caractères à indexerSi l’on positionne le curseur d’édition au sein d’un

élément d’indexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné

Cliquer sur l’icône verte « Autorités »Lancer la recherche et examiner les résultatsLier la bonne notice

Les balises correspondant à l’index sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément d’indexation

Dans <controlaccess>, le nom balisé est remplacé par la forme normale

Lier aux autorités : résultats

Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point d’accès à une autorité IdRef :

@source = toujours « Sudoc » @authfilenumber = identifiant (ppn) de l’autorité @normal = forme normalisée du point d’accès Attention : les attributs n’apparaissent qu’après avoir quitté le

point d’accès (affichage non dynamique)

Pas de résultat : créer une nouvelle notice

Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRefChoisir le type de notice à créerEnregistrer, puis lier la notice

Les liens dans Calames

Publication de liens :

usages de l’attribut HREF (<archref>, <bibref>, <extref>)

liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments <dao> et <daogrp>

Les liens dans Calames : notices et images numérisées

Solutions “classiques” : liens inscrits dans les métadonnées des notices Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien

unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) (ex.)

Vignettes cliquables : <daogrp> contenant un <daoloc> de rôle « rebond » et au moins un <daoloc> de rôle « vignette » (ex.)

Solutions sans impacts sur les métadonnées : Solutions API (ex. : Liber Floridus) Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (

exemples)

TP 4Enrichir les notices de Calames

(autorités, liens)

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Exporter et rechercher

Exporter

Clic-droit au niveau de chaque document

Exporter un document EAD

Exporter en EAD : export natif

(*.xml) Exporter dans d’autres formats

formats Marc liste (.html ou .txt)

Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html)

Chercher dans la basebase

Chercher Full Text sur tous les fichiers publiés uniquement

Trouver Liste des résultats

Situer « Synchroniser » pour situerle résultat dans la hiérarchie deSon fichier

Chercher dans la pagepage

Chercher Contenu des éléments EAD

du fragment en cours d’affichage

ou d’édition

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Publier dans Calames

Validerou Contrôler la saisie a posteriori

En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document .html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail.

L’utilisation de ce modèle d’exportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.

Validerou Contrôler la saisie a posteriori

Métadonnées

Analyse statistique

Validerou Contrôler la saisie a posteriori

Boîte à outils: problèmes identifiés

Structure du fichier

Publier

Clic-droit sur un document ou un composant <c>

Publier

= rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web

publication immédiate ou différée complète ou partielle

Résultat de la publication

Lire les « traces »

Erreurs à la publication

Erreur si ID de <c> en doublon Clic droit « Gestion » « Détection

Doublons » Les traces indiquent la cote et l’ID des <c>

doublons

Erreur si le RCR n’est pas mentionné dans

/ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber

1

3

2

SupprimerClic-droit au niveau de chaque document

Irréversible !

« Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable

et consultable dans l’interface publique

TP 5Publier

Lier/Inclure

Clic-droit au niveau de chaque document

Lier et inclure

Pourquoi ?

Donner à voir dans l’interface publique plusieurs fichiers EAD comme si il n’y avait qu’un fichier.

Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)

Lier des documents EAD

Document B lié au document A=

Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B

archdescc01

archdesc (non visible)

c01

Lier – exemple

Comment lier ?

Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

Inclure un document dans un autre

Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4=

Le <archdesc> de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si c’était un quatrième c01)

archdesc

c01 archdesc

c01

Inclure un document dans un autre

Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M

ex : Sorbonne

archdesc

c01

archdesc

c01

archdesc

Inclure

Lier et inclure

On peut combiner la liaison et l’inclusion

ex : Institut dans Calames

archdesc

c01

archdesc

c01

archdesc

TP 6Lier, inclure

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Calames: l’interface publique

Principes essentiels

Publication et liaison

Héritage…

… et infanticide

Feuilletage des index

Nouveautés Calames

Liaison, Inclusion

Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut qu’ils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence

Sinon, où mène l’accès direct ? seulement au dernier fichier publié

Héritage

Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants

c sujet = pomme c sujet = poire, pomme

c sujet = kiwi, poire, pomme

Héritage

Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants

c date = 1900-1930 c date = 1915

c date = 1915

On ne cumule ni les dates, ni les langues Si un c a une date, le système s’en contente Sinon, il cherche la première au-dessus

Infanticide

Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats n’indique que le parent

Évite le bruit– Notamment le bruit généré par l’héritage

Feuilletage des index

Ecrire à l’établissement responsable

Exemple d’un fil de commentaires

Exemple d’un compte « établissement »

Profil

Gestion d’images

Commentaires

Calames PlusAnnoter les notices (2012)

90

Prévisualisation (vignettes)

Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom…

(AuthentificationCalames)

Visualiser des images liées aux notices Calames (2011)

Calames v.3 (2013…)

Indexation des types de documents (1er type de <genreform>) Indexation héritée facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée affichage sous formes d’icônes (cf. Sudoc)

Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée

Filtre « documents numérisés »Autres adaptations (graphisme, outil de catalogage…)

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Bonnes pratiques

Les signets du catalogueur Calames

Manuel de catalogage du réseau Calames : http://documentation.abes.fr/aidecalames/ManuelDeCatalogage.pdf

Dictionnaire Calames des balises EAD : http://documentation.abes.fr/aidecalames/DictionnaireEADCalames.pdf

Aide et manuel de l’outil de catalogage : http://documentation.abes.fr/aidecalames/accueil/index.html

Guichet d’assistance de l’ABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro

Liste de diffusion du réseau Calames : calames@cines.fr Alias de l’équipe Calames : manuscrits@abes.fr

Bonnes pratiques EAD et travail en réseau

Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) … complété par un « Dictionnaire Calames des

balises EAD » Recommandations spécifiques : <genreform>,

reproductions numériques, description des non-manuscrits…

Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : fin 2012

Tout EAD n’est pas implémentéà dessein

Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés

Exemple : <abstract>, <table>, …

Certains attributs ne sont pas pris en compte

Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)

Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance

Elément <repository> de haut niveau

Description physique <physdesc> (sous-éléments / texte libre) et normalisation typographique

Usages de l’élément d’indexation <genreform> et description des « non-manuscrits »

Bouton « contacter la bibliothèque »

Travail en réseau

Les règles de « bon usage » sont produites collectivement

Discussions et entraide sur la liste calames@cines.fr

L’indexation et l’affichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement

» Tout n’est pas affiché ni indexé par défaut !!» Tout ce qui est tu est déconseillé !!

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Alertes et astuces...

Astuce : annuler des modifications

Dans l’éditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z

sauf si on a enregistré

Astuce : Rafraîchir l’arborescence

Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) »

Pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre

à tout niveau

contre certains bugs d’affichage / édition

Si une erreur intervient au moment de l’enregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur :

C:\Documents and Settings\{votre nom d’utilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt

(sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom d’utilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt)

Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours d’édition

Alerte : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois »

Cas particulier à éviter :Exemple : c id=1

c id=11

c id=12

c id=2

c id=3

Ne pas faire :

. couper l’ensemble {c2 + c3}

. le coller après c11 (ou c12)

car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui d’origine.