Rencontre annuelle 2013. Tirer le meilleure des outils de gestion informatique en approvisionnement

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Congrès CCSRpar Nancy Beauchemin

Conférencière

Tirer le meilleur des outils de gestion informatique en

approvisionnement

25 septembre 2013

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Tirer le meilleur des outils de gestion informatique

Pourquoi???

–Contexte financier et amélioration de la productivité–Atteinte des objectifs par mesure de la performance–Transparence – Reddition de comptes – Imputabilité–Accessibilité de l’information

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Tirer le meilleur des outils de gestion informatique

Comment???

–Utilisation optimale du système d’approvisionnement

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Possibilités d’un système

Système « Peu évolué »vs

Système « Mature »

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Système peu évolué vs système mature

Quel est votre définition et quel type de système utilisez vous?

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Définition – Système peu évolué vs système mature

Système « Peu évolué »

–Bases de données indépendantes « en parallèle » –Pas de liens entre les modules des achats et de la réception–Pas de liens entre les modules « gestion des ressources matérielles » et « gestion des ressources financières »–Transactions « manuelles » à faibles valeurs ajoutées–Peu de visibilité sur les transactions en cours et résultats

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Définition – Système peu évolué vs système matureSystème « Mature »

–Intégration des modules « gestion des ressources matérielles » et « gestion desressources financières » et à plus haut

niveau,l’ensemble des départements de

l’entreprise.= Système ERP ou Enterprise Resource

Planning–Lien électronique avec les fournisseurs

EDI = Échange de données informatisées–Automatisation de certaines fonctionnalités

à haut volume ce qui impacte le rendement–Technologie de plate forme de développement utilisant le web

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TYPES DE SYSTÈME ET CYCLE D’APPROVISIONNEMENT

– Traitement de la demande– Gestion de la commande– Réception des biens– Gestion des stocks– Facturation– Gestion contractuelle– Suivi financier– Gestion de la performance

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Traitement de la demande

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Traitement de la demande

Système « Peu évolué »

–Demande papier –Processus de signature sans visibilité et procédures doivent être connu pour acheminer à la bonne personne

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Traitement de la demande

Système « Peu évolué »

–Lettre à la poste et effet de "trou noir"

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Traitement de la demande

Système « Mature »

–Demande électronique et possibilité pour le demandeur d'avoir un statut de la requête et même de l'ensemble de ses demandes en tout temps–Tableau de bord pour le demandeur –Processus d'autorisation des demandes automatisé en fonction de la politique de l'établissement et visibilité sur les autorisateurs

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Traitement de la demande

Système « Mature »

–Accès à de l'information telles que prix d'un item, source d'approvisionnement et entente contractuelle, produit en stock et quantité en main, statistique de consommation, etc.–Historique des demandes dans le système et possibilité de consultation–Possibilité de "Punch out" ou catalogue web via le système

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Gestion de la commande

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Gestion de la commande

Système « Peu évolué »

–Envoie de demande de prix et bon de commande par télécopieur manuellement

–Échange d'information avec le demandeur par appel téléphonique ou courriel

–Impression et signature des bons de commandes–Comparaison des soumissions par fichier Excel–Pas ou peu de lien entre un item sur le bon de

commande et le contrat–Gestion manuelle des confirmations de commande–Gestion réactive des commandes en souffrance (BO)

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Gestion de la commande

Système « Mature »

–Visibilité sur l'ensemble des demandes pour l'acheteur et sur l'ensemble de ses activités opérationnelles–Échange d'information avec le demandeur via le système–Module de demande de prix intégré au système avec possibilité d'émettre un contrat

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Gestion de la commande

Système « Mature »

–Traitement dit "par exception" et possibilité d'automatiser le traitement et la transmission de commandes selon les paramètres du fournisseur et de l'établissement–Transmission et confirmation des

commandes via EDI (transactions 850 et 855)

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Gestion de la commande

Système « Mature »

–Processus automatisé d'autorisation des bons de commandes en fonction de la politique de l'établissement–Processus de relance de commande automatisé en fonction du nombre de jours de retard

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Réception des biens

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Réception des biens

Système « Peu évolué »

–Pas de lien avec le système de commandes, de facturation et grand livre–Gestion de multiples copies du bon de commande et/ou du bordereau de livraison

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Réception des biens

Système « Mature »

–Lien avec le bon de commande pour la gestion des relances–Transaction EDI 856 ou advance ship notice–Réception automatique par RFID–Lien avec le système de facturation–Lien avec le grand livre pour la gestion en temps réelle des dépenses

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Gestion des stocks

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Gestion des stocks

Système « Peu évolué »

–Système visuel et manuel de commandes–Difficile de tenir compte des commandes

en attentes et celles à livrer afin de déterminer les quantités à commander

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Gestion des stocks

Système « Mature »

–Calcul automatisé des quantités à commander selon des min-max, commandes en attente et demandes à livrer

–Utilisation du lecteur de codes à barres pour la lecture des besoins

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Facturation

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Facturation

Système « Peu évolué »

–Conciliation de factures avec multiples photocopies du bon de commande et/ou bordereau de livraisonprovenant de la réception

–Autorisation des photocopies de factures par système de courrier interne

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Facturation

Système « Mature »

–Système automatisé de conciliation de factures qui tient compte des données de la commande ainsi que de la réception–Système automatisé de règlement de litiges et d’approbation de paiement de factures via le système par l'acheteur, le magasinier et même le gestionnaire

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Gestion contractuelle

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Gestion contractuelle

Système « Peu évolué »

–Pas de lien entre le traitement des commandes et les ententes en vigueur–Difficile de prévoir les besoins et donc de compléter les mandats d'achats–Gestion manuelle du calendrier de

renouvellement des contrats

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Gestion contractuelle

Système « Mature »

–Prix à la commande = celui du contrat–Possibilité de générer un calendrier de négociation–Reddition de comptes facilitée à l'adjudication, pendant la période du contrat pour les montants excédant le 10%, et au terme du contrat avec possibilités de définir pour chaque négociation, le mode de sollicitation ainsi que la dérogation si applicable.

–Visibilité sur les transactions effectuées à contrat–Module de négociation permettant l'envoi de demandes de prix ou d'appels d'offres

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Suivi financier

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Suivi financier

Système « Peu évolué »

–Suivi des dépenses seulement au moment de la facturation

–Pas de notion d'engagement budgétaire

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Suivi financier

Système « Mature »

–Engagement au moment de l'émission de la commande et dépense au niveau de la réception–Transactions en temps réel–Possibilité de "forage" à même les rapports

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Gestion de la performance

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Gestion de la performance

Système « Peu évolué »

–Difficile d'extraire des informations

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Gestion de la performance

Système « Mature »

–Solutions d'intelligence d'affaires avec plusieurs indicateurs de performance inclus–Création de rapports personnalisés–Tableau de bord avec principaux indicateurs indiquant à l'usager

que les résultats sont à l'intérieur des cibles

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Gestion de la performance

Système « Mature »

–Prévenir au lieu de réagir–Permet de faire du "Benchmarking"–Stratégique au lieu de opérationnel

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Avantages d’évoluer à un

système « Mature »

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Avantages d’évoluer à un système « Mature »

– Sur les ressources humaines– Sur les ressources matérielles– Sur les ressources

informationnelles– Sur les ressources financières

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Et les autres outils?...

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Des questions???