Approvisionnement collaboratif

fédéral-provincial-territorial (FPT)

Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel 5 juin 2017

Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique

Services publics et Approvisionnement Canada

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Objectif •  Informer et sensibiliser les experts en approvisionnement et en

gestion de matériel au sujet du programme d’approvisionnement collaboratif FPT et des initiatives qui s’y rapportent.

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Lettre du mandat de la ministre de SPAC

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« Il est essentiel d’améliorer nos relations avec les gouvernements provinciaux, territoriaux et municipaux, afin d’apporter le changement positif et concret que nous avons promis aux Canadiens. » « Moderniser les pratiques en matière d’approvisionnement de façon à ce qu’elles soient plus simples et moins lourdes sur le plan administratif, mettre en œuvre un contrôle moderne et adopter des pratiques qui appuient les objectifs de notre politique économique, y compris l’approvisionnement écologique et social. »

- Justin Trudeau Premier ministre du Canada

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Contexte •  Un décret a été approuvé en février 2015 pour permettre aux provinces et aux territoires de tirer

profit des instruments et des services liés à l’approvisionnement de SPAC (c’est-à-dire, les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement).

•  En 2014-2015 et en 2015-2016, lors de la réunion annuelle FPT, les administrateurs généraux des Travaux publics et le sous-comité des sous-ministres adjoints (SMA) sur l’approvisionnement ont appuyé le devancement du programme d’approvisionnement collaboratif FPT.

•  Pourquoi? 200 G$ ont été dépensés pour les approvisionnements au Canada par tous les paliers gouvernementaux. De ce montant, 21 G$ proviennent du programme des approvisionnements et il y a un nombre peu élevé d’experts en approvisionnement au Canada.

•  L’étude sur l’approvisionnement collaboratif par les provinces et les territoires réalisée par KPMG et achevée en avril 2015 a cerné 12 biens et services offrant des possibilités (c’est-à-dire, les fournitures de bureau, les véhicules, les carburants, le matériel informatique et les services professionnels). Les résultats de l’étude ont été présentés aux provinces et aux territoires.

•  Services partagés Canada (SPC) a été autorisé par décret le partage de ses instruments d’achat avec les provinces et les territoires en juillet 2015.

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Marchés publics au Canada •  Diverses estimations donnent à penser que les dépenses liées aux marchés

publics contribuent de manière importante à l’économie canadienne et s’élèvent à au moins 200 G$ annuellement. Le montant varie selon les années et les catégories prises en compte (transfert en matière de programmes sociaux et capital fixe).

•  Le secteur des municipalités, des établissements d’enseignement supérieur, des écoles et des hôpitaux (MESSS) est responsable de la majorité (approximativement 70 à 80 %) des marchés publics au Canada, suivi par les gouvernements FPT (10 à 15 %).

Sources: OECD and Brenda Sweck (2015), McCarthy Tetrault (2014), KPMG (2015) .

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En quoi consiste l’approvisionnement collaboratif FPT?

•  Il s’agit d’un programme fédéral qui permet aux provinces et aux territoires ainsi qu’à leur secteur MESSS respectif de tirer profit des instruments d’approvisionnement de SPAC – c’est-à-dire les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA).

•  Les ententes-cadres d’utilisation entre les provinces et les territoires et le gouvernement fédéral permettent l’utilisation des instruments liés à l’approvisionnement.

•  Les provinces et les territoires qui ont entériné une entente-cadre doivent également indiquer de quels instruments d’approvisionnement ils souhaitent tirer profit.

•  Une fois reconnu comme des utilisateurs autorisés, les provinces et les territoires ainsi que le secteur MESSS peuvent commencer à effectuer des commandes subséquentes relatives à des OC et à des AMA conclus par le gouvernement fédéral.

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L’importance de l’approvisionnement collaboratif FPT

Avantages pour le gouvernement :

•  Tirer profit d’un pouvoir d’achat commun entre les paliers de gouvernement FPT et le secteur MESSS afin d’obtenir de meilleurs prix et de meilleures conditions.

•  Réduire les frais administratifs et juridiques pour tous grâce à la simplification des instruments d’approvisionnement (par exemple, un seul au lieu de treize).

•  Adopter des pratiques normalisées en matière d’identification d’entreprises (comme celle qui a été proposée par le répertoire des numéros d’entreprises) pour assurer l’uniformité des renseignements d’affaires et des identités des entreprises entre les différentes administrations.

•  Assurer l’échange de renseignements d’affaires et le respect des pratiques exemplaires.

Avantages pour les entreprises : •  Miser sur les relations existantes pour augmenter les volumes des ventes. •  Trouver des partenaires pour mener vos affaires à une plus grande échelle. •  Réduire les frais administratifs (une proposition d’approvisionnement par rapport à plusieurs). •  Diversifier le risque en élargissant la clientèle.

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Projet pilote : Fournitures de bureau •  Le 27 janvier 2017, la ministre Judy Foote a annoncé que des progrès ont été réalisés en

matière d’approvisionnement collaboratif dans la mise en œuvre des provinces et de territoire ainsi que du secteur MESSS.

•  Premiers éléments de preuve découlant du concept – Le projet pilote concernant les fournitures de bureau a été lancé le 1er juin 2016 et l’Île-du-Prince-Édouard a commencé à tirer profit de cet instrument le 11 octobre 2016. Cette dernière estime que cela lui permet d’économiser entre 20 et 30 %. En outre, la province dit avoir tiré profit de meilleures conditions, acheter à partir de petites et moyennes entreprises (PME) et recevoir un meilleur service et un meilleur rapport qualité-prix.

•  Depuis mai 2016, les utilisateurs provinciaux et territoriaux autorisés peuvent accéder aux listes de prix des offres à commandes et passer une commande subséquente au moyen de l’application Web sécurisée OCAMA. Une première pour les provinces et les territoires.

•  Le 21 décembre 2015, on a consulté les fournisseurs de fournitures de bureau et on a reçu une réponse favorable – Une demande d’offre à commandes (DOC) pour des fournitures de bureau a été affichée sur le site Web achatsetventes.gc.ca.

•  En août 2015, SPAC a communiqué son offre à commandes courante concernant les fournitures de bureau aux provinces et aux territoires.

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Où en sommes-nous? •  Les provinces et les territoires doivent obtenir l’approbation du Cabinet pour utiliser les

instruments d’approvisionnement de SPAC et obtenir une entente-cadre d’utilisation signée par SPAC.

•  Neuf provinces et territoires (Île-du-Prince-Édouard, Nouveau-Brunswick, Territoire du Nord-Ouest, Yukon, Nouvelle-Écosse, Ontario, Terre-Neuve-et-Labrador) ont officiellement entériné les ententes-cadres d’utilisation. Deux provinces (Manitoba et Saskatchewan) devraient signer les ententes-cadres d’utilisation d’ici la fin de l’été 2017. Les ententes-cadres d’utilisation permettent également de créer des occasions pour le secteur MESSS de tirer profit des liens provinciaux et territoriaux avec les fournisseurs, les instruments d’approvisionnement, les prix et les conditions.

•  Le Québec et la Colombie-Britannique font face à un obstacle juridique. Par conséquent, elles ne peuvent pas participer au programme à l’heure actuelle.

•  Les commentaires des sous-ministres provinciaux et territoriaux des approvisionnements au sujet de l’approche collaborative et des progrès qui s’y rapportent ont été très positifs lors de la rencontre tenue en septembre 2016 à Moncton.

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Sommaire des progrès E.German L.Rouillard A.Roman L.Rouillard L.Rouillard A.Roman E.German L.Rouillard A.Roman E.German E.German E.German E.German E.German E.German B.Covington

Paper(SO)

(June1,2016)(November1,

2016)(November28,

2016)(January20,

2017)(January12,

2017) (April 2017) (April 2017)(March23,

2017) (May2017) (LateFall 2017) (Fall 2017) (February2018) (Winter2018) (Spring2018) (Spring2018) (January2017)

N7510 N2610 N5820 N2320 N2350(1of5) 5820 6640 8115 N7530MB N6515 N7110 N7110 N7810 D312A01-Jun-16 30-Nov-16 16-Dec-16 15-Feb-17 15-Feb-17 19-Apr-17 19-Apr-17 19-Apr-17

Completed Completed Completed Completed Completed Completed Completed CompletedBidEvaluation

Stage RFSOMay RFSOJune2017 ExistingSA

! Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed07-Jun-16 04-Apr-17 22-Sep-16 22-Sep-16 22-Sep-16 13-Feb-17 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16

! Confirmed Completed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed29-Aug-16 22-Sep-16 15-Feb-17 22-Sep-16 22-Sep-16 22-Sep-16 22-Sep-16 22-Sep-16 02-Dec-16 02-Dec-16 02-Dec-16 02-Dec-16 02-Dec-16 02-Dec-16

! Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed24-Jun-16 21-Sep-16 21-Sep-16 21-Sep-16 21-Sep-16 21-Sep-16 22-Sep-16 21-Sep-16 21-Sep-16 16-Feb-17 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16 23-Nov-16

! Completed Completed Completed Confirmed22-Jul-16 16-Feb-17 08-Mar-17 08-Mar-17 21-Sep-16

! Completed Completed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed12-Oct-16 TBC Jan-10-2017 27-Sep-16 27-Sep-16 27-Sep-16 29-Nov-16 07-Feb-17

! Completed Confirmed Confirmed Confirmed29-Nov-16 22-Sep-16 22-Sep-16 08-Dec-16 07-Feb-17

! Confirmed Confirmed Confirmed01-Dec-16 22-Sep-16 22-Sep-16 22-Sep-16

! Confirmed27-Mar-17 21-Mar-17

! Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed Confirmed04-Apr-17 01-Jun-16 27-Sep-16 27-Sep-16 27-Sep-16 24-Nov-16 24-Nov-16 24-Nov-16 24-Nov-16

MBInterestedinsigningMUA-Summer2017

TBC TBC TBC TBC TBC TBC TBC TBC TBC TBC

SKUnder

Discussion-Summer2017

Interest Interest Interest Interest

QCUnder

Discussion

BCPolicyandLegislativeImpediment

Updated 11/05/2017

AB

NU

TBCNFLD

ON

YK

NB

NWT

NS

?

Tires MotorolaRadios

All-TerrainVehicles

Snowmobiles

?

PEI CompletedJune1,2016

MedicalEquipment

ChemicalsSupplies

GSIN#

MasterUserAgreementStatus

P25SubscriberUnits

LaboratorySupplies

SOSAReleaseDate

PackagingMaterials

ProvincesandTerritories

MUASigned

FPTCollaborativeProcurements

OfficeSupplies OfficeSeating(SA)Refresh

Furnitureworkspaces

FitnessEquipment

DocumentImaging

TBC

?

DigitalTwo-wayRadios

PotentialInterest

TBC TBC TBCTBC

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Déterminer les instruments à mettre en commun •  Les provinces et les territoires désirent tirer profit des offres à commandes de SPAC pour

seize biens et services.

•  La plupart des divisions responsables des biens et services visés ont tenu des consultations de l’industrie sur les biens et les services avant de mettre au point l’instrument d’approvisionnement. Les réactions de l’industrie ont été favorables dans l’ensemble.

•  SPAC a communiqué ses plans de biens et de services individuels, ses plans de travail ainsi qu’un document de suivi général des biens et des services aux provinces et aux territoires pour s’assurer d’une compréhension commune.

•  Les provinces et les territoires sont responsables de mettre au point des hyperliens vers les instruments d’approvisionnement collaboratif FPT de SPAC (y compris des liens vers leur secteur MESSS); SPAC fournit de l’information quant à son processus normalisé relatif aux liens.

•  L’application Web OCAMA comprend des données du public et du privé pour les OC et les AMA de SPAC. L’accès aux données privées nécessite une connexion sécurisée au moyen d’une clé GC.

•  En mai 2016, SPAC a mis en ligne un aperçu des données de l’application OCAMA sur le site Web achatsetventes.gc.ca; les fournisseurs, les autres ministères ainsi que les provinces et les territoires savent à quel moment les arrangements doivent être renouvelés, et les provinces et les territoires peuvent prendre des décisions éclairées en matière de biens et de services futurs – une première pour SPAC.

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Communiquer les changements aux intervenants

•  Le Comité consultatif des fournisseurs (CCF) a mené des consultations au sujet de l’approvisionnement collaboratif des gouvernements FPT et du secteur MESSS en juin 2016; les consultations sont maintenant terminées, étant donné que plus de 60 organisations de fournisseurs ont été consultées pendant l’hiver 2017.

•  Le Sous-comité des SMA FPT responsables de l’approvisionnement a tenu quatre réunions lors de l’exercice financier 2016-2017.

•  Quatre groupes de travail des directeurs FPT ont été créés (approvisionnement collaboratif, Solution d’achats électroniques, mesures du rendement et ressources humaines).

•  Les groupes de travail des directeurs FPT ont tenu 20 réunions jusqu’à maintenant.

•  Le mandat relatif aux échanges en matière d’approvisionnement FPT des ressources humaines a été signé (région de l’Ouest de SPAC et Service Alberta).

•  Le Conseil consultatif des clients (autres ministères du gouvernement fédéral) a fourni deux mises à jour en 2016 et, par conséquent, SPC a signé une entente-cadre d’utilisation de SPAC afin de communiquer avec les provinces et les territoires relativement à des biens et à des services de TI.

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Avantages additionnels de la collaboration FPT •  La région de l’Ouest de SPAC et le gouvernement de l’Alberta ont signé un protocole d’entente

et devraient commencer avec un échange entre agents des approvisionnements en septembre 2018.

•  Le programme de rotation des employés FPT vise à favoriser davantage l’apprentissage et le perfectionnement professionnel des agents des politiques et de l’approvisionnement au moyen de la communication des pratiques exemplaires et des leçons retenues.

•  Les avantages propres à la participation des membres du programme de rotation des employés FPT comprennent des occasions :

–  d’en apprendre sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises d’autres administrations canadiennes; –  d’entretenir les relations au sein de la collectivité FPT; –  d’améliorer les programmes de formation liés aux approvisionnements complexes au moyen du transfert des

connaissances; –  d’établir un plus grand bassin de candidats hautement qualifiés en approvisionnement.

•  Les avantages pour les participants comprennent : –  des occasions de devenir des spécialistes en matière de pratiques exemplaires liées à l’approvisionnement; il s’agit

d’une nouvelle administration; –  des occasions de faire du réseautage au sein de la collectivité FPT et au sein de leur organisation d’attache; –  des occasions de solidifier leurs compétences, leur expérience et leurs connaissances en matière

d’approvisionnement.

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Prochaines étapes •  Nous sommes encore en train de mettre en place les fondements du programme

d’approvisionnement collaboratif FPT de SPAC. Une fois que ce réseau national d’attribution des contrats sera établi, le Canada sera en mesure de respecter les engagements qu’il a pris dans le cadre de l’Accord économique commercial global (AECG) pour établir un portail Web unique pour les avis publics canadiens d’appel d’offres (fédérales, provinciales et territoriales, relatives au secteur MESSS, aux services, aux sociétés d’État, etc.) au-dessus d’un certain seuil.

•  Maintenant que la majorité des provinces et des territoires ont signé des ententes-cadres d’utilisation, l’attention sera davantage portée sur la sensibilisation, particulièrement en ce qui concerne le secteur MESSS qui représente 70 % de la valeur des approvisionnements au Canada.

•  Le BPME continuera de chercher des solutions et de consulter les provinces, les territoires, le secteur MESSS, les collègues du Programme des approvisionnements dans la région de la capitale nationale et dans les autres régions ainsi que les collectivités de fournisseurs au Canada pour évaluer la manière dont nous servons nos clients et fournir le meilleur rapport qualité-prix pour les Canadiens.

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Des questions?

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Coordonnées : Sean Crossan Directeur, Relations fédérales, provinciales, territoriales et internationales Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique Programme des approvisionnements Téléphone : 613-894-1846 (cellulaire) Sean.Crossan@tpsgc-pwgsc.gc.ca