Suivi des Concepts de projet dans le PMIS Atelier Élargi pour la Circonscription 19 au 21 juillet...

Suivi des Concepts de projet dans le PMIS

Atelier Élargi pour la Circonscription19 au 21 juillet 2011

Monrovia, Liberia

Contexte• L’outil de suivi pré-PIF a été créé en réponse aux

observations du Conseil et aux préoccupations exprimées par plusieurs pays sur le manque d'informations sur l'état de certains concepts qu'ils ont discutés avec les agences.

• Pour faciliter le suivi de cet indicateur des progrès, le Secrétariat a conçu une page Web afin de permettre aux OFPs (Points Focaux Opérationnels) d'enregistrer les concepts de projets et de pouvoir faire un suivi dans le PMIS du FEM.

Clôture et évaluation du projet par

l’agence

Développement du concept de projet par

l’agence Préparation du projet par l’agence

Évaluation des projets par l’agence

Approbation du projet par l’agence, mise en

œuvre , suivi et supervision

ETAPE 1Examen par le Secrétariat pour la validation du PIF pour inclusion dans le programme de travail

Examen par le Secrétariat pour approbation PPG, si requis

ETAPE 2Examen et approbation du programme de travail

ETAPE 3Examen par le Secrétariat pour approbation par le Conseil Exécutif

Projets à part entière

ETAPE 4Bureau de l'évaluation du FEM examen et d'évaluation des projets achevés

Examen par Secretariat des Projets En cours de mise en oeuvre

STAP consultatif pour le PIF validé

Examen et commentaires par le Conseil*

CYCLE DE PROJET

*Seulement si demandé par le Conseil à l'approbation programme de travail

ÉTAPE FACULTATIVELes OFPs soumettent le concept du projet aux agences via PMIS

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le concept dans PMIS

Interfaces de PMIS

ÉCRAN ‘LISTE DE CONCEPTS DE PROJET du PMIS pour un OFPLe premier écran qui apparaîtra lorsqu'un point focal opérationnel se connectera à PMIS sera l'écran Concepts. Ici, les OFPs peuvent rentrer, modifier ou imprimer des concepts de projets, et faire le suivi de ceux qu'ils ont soumis déjà aux Agences.

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMISLa section ‘Concept de Projet’ contient les informations essentielles telles que saisies par l'OFP.

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Les OFPs ont la possibilité d'ajouter un point supplémentaire de contact – comme agent de bureau ou membre de l'équipe technique pour être en copiée aux e-mails générés par PMIS

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le Concept

Enregistrer / Modifier Concept

Après le concept initial est enregistré un ID du Concept sera créé. Une fois qu'un ID du Concept est créé, les documents peuvent être joints.

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le concept

Enregistrer / Modifier Concept

Soumettre le concept à l’Agence

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Une fois un Concept du projet créé, des champs supplémentaires seront disponibles pour le modifier et des OFP seront en mesure de soumettre le concept du projet à des agences ou d’abandonner le concept.

Une fois qu’un concept du projet est accepté par une agence un OFP n'a plus l’optiond'abandonner le concept!

ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

La section ‘Dates d'action’ affiche la séquence des changements du Concept du projeten fonction des actions de l'OFP ou de l’Agence.

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

IMPRESSION CONCEPT DU PROJET DU PMIS L’OFP et les agences peuvent imprimer un Concept du projet à partir de leur écran ‘Liste de Concepts de projet’ en cliquant sur l'icône correspondante:

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

EMAIL CONCEPT DU PROJET DU PMIS L’OFP et les agences peuvent envoyer par e-mail un Concept du projet à partir de leurécran ‘Liste de Concepts de projet’ en cliquant sur l'icône correspondante:

Documents joints au dossier de conception de projet sera également joint à l'e-mail

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

RAPPORT SOMMAIRE du CONCEPT du PROJET pour un OFPCe rapport sommaire du OFP peut être trié par Agence ou par statut de concept:

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

OFP

Agences

GEFSEC

Rentre Concept

Enregistrer / Modifier Concept

Soumettre le concept à l'Agence

Notifié par email

Concept apparaît dans la liste des tâches pour l'Agence

Copié /Notifié

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Bientôt, le premier écran qui apparaitra à l’agence lors de la connexion à PMIS seral’écran ‘Concepts ’. Ici, vous pouvez visualiser, imprimer, accepter ou rejeter lesconcepts de projets reçus.

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

ÉCRAN de LISTE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS pour une agence

La section des concepts de projets contient des informations essentielles telles que saisies par l'OFP.

ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le concept dans PIMS

Enregistrer / Modifier Concept

Soumettre le concept à l'Agence

Notifié par email

Concept apparaît dans la Liste des tâches de l'Agence dans PMIS

Copié /Notifié

Accepte le concept à développer davantage avec l’OFP

Rejette / Abandonné concept (en accord avec l’OFP)

Rappel automatique par email à l'Agence (après 20 jours puis 30 jours)

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Les agences ont 30 jours pour agir sur un concept en l’acceptant ou en le rejetant.

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJETÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

Les agences ont la possibilité d’abandonner un concept après l’avoir accepté

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

ÉCRAN de SAISIE de CONCEPT DE PROJET dans le PMIS

Ce rapport de synthèse de l'Agence peut être trié par pays ou par état du concept:

FLUX DE TRAVAIL POUR LES CONCEPTS DE PROJET

RAPPORT SOMMAIRE du CONCEPT du PROJET pour un OFP

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le Concept dans PIMS

Enregistrer / Modifier le Concept

Soumettre le concept à l'Agence

Notifié par email

Le concept apparaît dans la liste des tâches de l'Agence dans PMIS

Copié /Notifié

Accepte le concept à développer davantage avec l’OFP

Rejette / Abandonne le concept (en accord avec l’OFP)

Envoie un rappel automatique par email à l'Agence (au bout de 20 jours puis 30 jours)

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Développer le concept avec l'Agence

OFP

Agences

GEFSEC

Rentrer le Concept dans PMIS

Enregistrer / Modifier le Concept

Soumettre le concept à l'Agence

Notifié par email

Le concept apparaît dans la liste des tâches de l'Agence dans PMIS

Copié /Notifié

Accepte le concept à développer davantage avec l’OFP

Rejette / Abandonne le concept (en accord avec l’OFP)

Envoie un rappel automatique par email à l'Agence (au bout de 20 jours puis 30 jours)

FLUX DE TRAVAIL DU PMIS POUR LES CONCEPTS DE PROJET

Développer le concept avec l'Agence

Soumet le PIF au FEM

Reçoit le PIF

Merci de votre attention