Upload
waltier-mathis
View
124
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
PMIS Phase 1Visite sur les lieux à HaïtiRéunion de tout le personnel
Équipe de gestion du changement pour le PMIS 28 août 2014
2
Objectifs de la visite
Comprendre les besoins critiques d’Haïti dans le contexte du PMIS
Demander des commentaires sur la manière dont le PMIS aidera Haïti et d’autres bureaux de pays
Appuyer le PWR d’Haïti dans le rôle de promoteur du PMIS
Appuyer l’administrateur et le chargé de programme dans le rôle de point focal du bureau du pays
Travailler avec le personnel technique et administratif pour fournir une formation, obtenir une meilleure perception et comprendre les préoccupations concernant le PMIS
3
Processus de changement
État actuel(Pas de PMIS)
Étatsouhaité
(PMIS exécuté)
État de transition
Adapté des concepts développés par Kurt Lewin et Richard Beckhard
4
Promoteur
Autorise et dirige le changement
AgentInspire et motive les
cibles
Change les comportements, les émotions, le savoir
Planifie et exécute le changement
Rôles dans le changement
Promoteur
Agent
Cible
Champion
5
Pourquoi le PMIS ?
Pour simplifier et rationaliser les processus administratifs
Pour réduire la saisie manuelle et la manipulation des données
Pour améliorer la qualité et la ponctualité de l’information
Pour interconnecter les systèmes administratifs– Ressources humaines, salaires, finances, achats, budget
Pour renforcer le relèvement après catastrophe/continuité des affaires
6
Principes directeurs
Configurable, non personnalisable– Des mises à jour deux fois par an signifient une gestion continue du
changement
Même règles, nouveaux outils– Les procédures et formulaires changeront
– Les politiques ne changent pas
Même système pour le bureau régional et les bureaux de pays/centres– Les processus administratifs ne varient pas entre département ou bureaux de
pays
7
Relier travail-flux(Ressources humaines et Traitements)
Engager les parties prenantes
de l’OPS
Mobiliser les équipes d’entité du changement
Déterminer impacts change-
ment
Go Live!
jan mar mai juil sept nov jan 2015
Plan
Plan ArchitecteConfigu-ration et
prototypeTest Formation Déploiement
exécution des systèmesgestion du changement à l’échelle de l’OPSgestion du changement dans les bureaux de pays et départementsengagement du personnel, y compris les communications
Exécuter les plans d’entité du
changement
Renforcer les change-
ments
Communiquer la vision et le
calendrier
Publier le rôle et procéder
aux changements
Afficher le soutien de la direction
Donner des infos sur la
formation et le soutien
Partager le succès
Q et R
8
Portée – systèmes qui seront remplacés
Phase I (jan 2015)Workday
Phase II (jan 2016)Workday + Tidemark
Hors de portée
PAS (HRM system) AMPES/OMIS E-Recrutement
HR Express FAMIS Taxes
HR Tracking System SOS Pension
Flexi-time AMS/FMS (Budget) Assurance maladie personnel
Leave Tracking System ADPICS AETNA/Pharmacare
e-PPES Voyages
Payroll SharePoint/Gestion documents
CTAC (correspondance)
GBOT et systèmes de suivi des traductions
9
Impact du changement pour les processus administratifs
Changements importants Implications du changement
Tous les processus administratifs sont clairement visibles
• Statuts des demandes/ approbation sont suivis • Goulets d’étranglement facilement identifiés et
réglés• Tous les processus administratifs sont contrôlables
Les processus administratifs sont simplifiés (max. 3 signatures)
• Efficacité améliorée grâce à la simplification • Les personnes sont responsables des décisions
Accès facile à l’information en une seule place
• Appui amélioré de la mission - communication, collaboration et réponse aux crises
• Plus grande efficacité personnelle
Rôles standards (Workday) par processus administratif (approx. 300 PA fournis)
• Cohérence dans l’affectation des tâches• Clarté pour emplois et processus
L’individu le plus proche des données est celui que saisit les données
• Responsabilisation accrue• Précision améliorée
10
Logiciel + gestion efficace => Valeur
Workday : Workday permettra aux gérants de :
Fournit une transparence des processus pour identifier les goulets d’étranglement Régler les goulets d’étranglement
Fournit une analyse de gestion sur les efficacités des processus
Prendre des décisions en fonction d’abondantes données réelles
Habilite les bureaux de pays et autres entités à s’acquitter de leurs transactions systématiques
Accélérer les processus
Améliore la cohérence et l’efficacité de l’implication de HRM dans les processus
Libérer des ressources de HRM pour consacrer une plus grande part de temps à des tâches à plus grande valeur ajoutée
Fournit de meilleurs outils pour gérer / suivre le talent et placer les personnes appropriées dans les rôles appropriés
Prendre de meilleures décisions quant à la dotation du personnel
11
“Personnel” Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché) Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN,
NON) CLT (NATP, NATN) Non-fonctionnaires ministère ou agence au niveau
de pays (MINP, MING, AGNF) Assurances seulement (IPOP, IPOG)
“Collaborateur externe”
Non-fonctionnaire agence au siège (AGNH, OSP) Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) et TAV Internes non-fonctionnaires (INT) Volontaires non-fonctionnaires (UNV et non UNV) Services linguistiques (traducteurs, réviseurs,
interprètes)
« Personnel » et « collaborateurs externes »
Les personnes sont divisées en deux catégories: « Personnel » ou « collaborateurs externes ».
12
Rôles dans Workday : titres de postes contre rôles
Chaque individu joue un ou plusieurs rôles dans Workday– Tout le personnel de l’OPS et les collaborateurs externes seront affectés à au moins
un rôle – soit « Personnel », soit « collaborateur externe »
– Des rôles supplémentaires seront assignés suivant les fonctions du poste de chaque individu
Workday interagit avec le personnel et les collaborateurs externes en fonction des rôles, non des titres
Les rôles ne déterminent pas le niveau de salaire, comme le font les titres
Les rôles dans Workday permettent au personnel et aux collaborateurs externes, selon le rôle :– d’avoir accès à des domaines spécifiques de fonctionnalité dans le système
– de participer à l’exécution des procédures administratives
– d’avoir accès aux processus ou aux rapports
– de modifier / de mettre à jour des types spécifiques de données
13
Rôles clés dans Workday
Compensation Finance Partner
Absence Partner
Benefits Partner
Contingent Workers
Compensation Administrator
PBU Comp. Finance Partner
Personnel
HR Administrator
HR Partner
Manager
Recruiter
Succession Partner
Talent Manager
HRM Partner-HR
HRM Comp. Partner
Cost Center Manager(“allottee”)
HRM
Population générale
PBU
Par bureau de
pays/Centre
14
Une stratégie et un plan complets de formation ont été élaborés comprenant la formation des diverses audiences et des divers utilisateurs ciblés.
Une variété de méthodologies sera utilisée pour la formation, y compris les matériels de référence en ligne, les salles de classe et la formation virtuelle.
Les matériels de formation tels que les vidéos, outils de travail et présentations PowerPoint seront disponibles à travers le portail d’apprentissage du PMIS.
Un appui permanent et des séances d’information seront offerts.
Vue d’ensemble de la formation
15
Vue d’ensemble de la formation
8-10 heures
4-6 heures
12-20 heures 32 heuresHR Partner Formateur PMISPersonnel /
Contingent Workers
Manager
La formation variera selon les rôles et peut être étalée sur différents jours. Elle durera en moyenne :
Le montant total de formation dont vous avez besoin est fondé sur le(s) rôle(s) que vous avez
16
Discussion / Questions
17
Directory ‘Swirl’
18
Profil
19
Actions disponibles
20
Actions concernant les avantages
21
Actions concernant les données personnelles
22
Actions concernant les aptitudes
23
Actions concernant les antécédents professionnels
24
Personnel Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché) Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN,
NON) CLT (NATP, NATN) Services Services linguistiques (traducteurs, réviseurs,
interprètes)
Non-fonctionnai-res
Non-fonctionnaires ministère ou agence (MINP, MING, AGNH, AGNF, OSP)
Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) and TAV Internes non-fonctionnaires (INT) Volontaires non-fonctionnaires (UNV and Non UNV) Assurances(IPOP, IPOG)
Types de contrats de l’OPS