Une Cellule d'identito-vigilance, Pourquoi ? Comment · 1ère journée nationale de...

1ère journée nationale de l'identito-vigilance27 Janvier 2009 / Besançon

Une Cellule d'identito-vigilance, Pourquoi ? Comment ?

Rémi CHAPDELAINE, Ingénieur, Responsable Système d'Information,

CH de l'estran/Pontorson

Plan

Définitions Pourquoi une CIV ?, rôle de la CIV Une CIV, Comment ? : Méthodologie de mise en place d'une politique d'identification

Cible : plutôt orientée système d'information

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Définitions 1

Extraites/Interprétées à partir de l'étude du GMSIH sur l'identification

IdentifiantSuite de caractères permettant de trouver les éléments

concernant une personne dans un domaine (NIR, numéro de contrat, ...), il peut être national, régional, local

Domaine d'identificationZone logique (organisation, établissement, réseau, ...) dans

laquelle l'identifiant est reconnu et valide (France : registre des naissance, assurance complémentaire X, ...)

IdentificationFournir un identifiant à une personne physique, permettant de

la gérer dans le domaine d'identification

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Définitions 2 Statuts de l'identité

Niveau de validité de l'identification (provisoire, validée, ...),...

Liens entre identitéIdentités entre lesquelles ont peut établir des liens :

Mère/enfant, Homonymes, ... Anomalies de l'identité

défauts dans l'association de l'identifiant à la personne physique :

Doublon : 2 identifiants pour la même personne Collision : 2 personnes différentes pour le même

identifiant Usurpation : cas particulier de collision

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Définitions 3 Fonctions sur l'identité

Opérations agissant sur l'identification ou sur les liens ou les statuts :

Recherche par critère Validation : passe en statut validé Fusion : partir d'un doublon pour n'obtenir qu'un

identifiant valide Création de liens entre identités (homonymes avérés, ...) Recherche de doublons potentiels Rapprochement : permet de créer un lien entre des

domaines d'identification différents (local-régional, national, ...)

Etc ...

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Définitions 4 L'Autorité de Gestion de l'Identification (AGI)

Instance décisionnelle, stratégique, n'a vocation à se réunir qu'une à 2 fois par an, gagne généralement à être groupée à une autre instance du même type (conseil exécutif, comité de direction, ...)

Valide la politique d'identification et ses modifications, généralement sur les propositions/recommandations de la CIV ou du groupe projet dans la première phase

La Cellule d'Identito Vigilance (CIV)Groupe opérationnelApplique au quotidien la politique Recueille les indicateurs et demandes d'évolution pour l'AGI

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Définitions : les 2 facettes de l'identification

La fourniture de l'identification : Associer la personne réelle à ses identifiants, et lui

fournir un identifiant interne et tous ses « accessoires » (étiquettes, dossier papier, dossier électronique, ...)

Rôle souvent administratif – parfois soignant L'utilisation de l'identification :

Vérifier lors de chaque acte que la personne physique est bien celle à qui l'acte a été prescrit

Rôle majoritairement soignant, c'est souvent le premier acte de soin

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Utilisation de l'identification, Enjeux, risques

Les enjeux et la partie acte de soin sont abordés dans d'autres présentation

Des solutions radicales permettraient -peut-être- de fournir définitivement du zéro défaut, mais avec d'autres risques ...

-> biométrie, tatouage de l'INS, incrustation d'un RFID intra dermique, ...

- en attendant ? : il vaut mieux définir des procédures, avec des identifiants non définitifs -> questionnement patient, photo, bracelet, ...

De plus, il est probablement très risqué d'automatiser cet acte de soin, car cela réduira probablement l'esprit critique humain, qui permet souvent de récupérer des erreurs

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Pourquoi une CIV ?

2 types de raisons : Correctives : L'établissement a des problèmes d'identification,

répétés, gênants, (doublons non corrigés, homonymes, dates de naissance), perçus de la direction administrative et médicale.

Préventives : Bonnes pratiques, Certification, participation à un réseau exigeant une qualité d'identification, DMP, ...

Les principales différences entre les 2 seront :La motivation de la direction et des acteurs : généralement plus

importante dans le cas correctifL'ampleur des « dégâts » : idem (pouvant entrainer une

démotivation), cependant on peut parfois penser être en préventif et s'apercevoir alors de l'étendue des problèmes existants

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La Cellule d'Identito Vigilance C'est elle qui gère au quotidien la politique, et

les procédures associées. Elle est généralement scindée en 2 :

Les acteurs quotidiens et directs (CIV implicite régie par la charte et les procédures connexes, avec des échanges directs entre acteurs)

La CIV pleinière pour : Arbitrer des cas complexes et s'il y a lieu les inscrire à

l'ordre du jour de l'AGI Suivre les indicateurs et préparer le travail des futures

réunions AGI/CIV

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Rôle de la CIV – Outils divers Détaillés dans une autre présentation Certains outils simples et ciblés peuvent

permettre des gains rapides en ne nécessitant pas forcément le recours aux éditeurs : Par exemple : requête quotidienne sur les identités crées la veille,

rapprochées des identités existantes de même date de naissance pour dépister les doublons, les homonymes, les anomalies de saisie : Ne détecte pas tout (erreur de saisie de date de naissance, ...) mais si on est très vigilant sur cet item très discriminant on « attrape » la majorité des problèmes rapidement

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Rôle de la CIV – Outils de gestion de l'identité (réparation)

Fusion : Permet d'« éliminer » un doublon en le faisant voir comme

une seule identité L'opération est complexe, et peut être réalisée différemment

selon les logiciels : L'identifiant à supprimer peut être présent dans les données ->

nécessité d'agir sur des documents, images déjà imprimés, déjà transmis, ...

Lien entre les 2 identités et leurs données, ou suppression Nécessité de traçabilité :

Justification Possibilité de revenir en arrière en cas d'erreur (fusion

intempestive générant une collision) Validation médicale souhaitable sauf si le doublon est pris très

tôt (pas de doute possible, ou pas de données)

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Rôle de la CIV – Outils de gestion de l'identité (réparation 2)

Fusion (suite) Il est assez utopique d'imaginer pouvoir faire une

fusion dans tous les logiciels automatiquement Contrôles préalables différents, circuits en cours

-demandes de PEC, prescription, T2A, actions papier et manuelles nécessaires, interfaces, ...

« La fusion, c'est pas automatique » Collisions

Nécessitent un « traitement » médical manuel,

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Rôle de la CIV – Evolutions Mise en place, mise à jour des procédures

La CIV est la plus adaptée par sa pluridisciplinarité, à la réflexion sur les procédures d'identito-vigilance

Gestion/suivi des indicateurs, et mesures correctives si besoin (formation des personnels , modification des outils, procédures, ...),

Vigilance sur le maintien de la problématique d'identito-vigilance parmi les priorités opérationnelles (sollicitation de l'AGI)

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Une CIV : Comment ?

Il faut considérer globalement le problème de la politique d'identification dont la CIV n'est que la partie visible, opérationnelle, quotidienne.

Méthodologie de mise en place d'une politique d'identification

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OutilsLes outils du GMSIH sont parfaitement adaptés

Identification du patient http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/articles_publications/identification_du_patient

La bible de l'identification, aussi bien locale que régionale (rapprochement, ...) : Référence sur tous les domaines du sujet, peut se lire partiellement en fonction du niveau souhaité

Conduite du changement http://www.gmsih.fr/index.php/fre/nos_publications/articles_publications/conduite_du_changement

Positionnement du projet et des acteurs et chances de succès Méthodologies (constitution des groupes, identification des types d'acteur,

animation de réunions, ...) Accompagnement à la rédaction de la politique

d'identification http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/articles_publications/accompagnement_a_la_redaction_de_la_politique_d_identification_des_etablissements_de_sante

J'ai pratiqué ces outils avec accompagnement du GMSIH, puis sans (Hôpital Joseph Ducuing)

http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identification+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identification+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf

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Organisation du projet

Réunion de lancement Constitution du groupe projet Utilisation des guides méthodologiques du GMSIH Formation des interlocuteurs projets à l’identification Création AGI (Autorité de Gestion de l’Identification) Définitions du projet (périmètre, …), Calendrier Validation du démarrage du projet par l’AGI État des lieux organisationnel État des lieux technique Auto évaluation Rédaction de la charte Validation en AGI, Fin de la phase Projet Création CIV (Cellule d’Identito-Vigilance)

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Calendrier du Projet

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Recommandations

Communication : Il faut une action déclenchante forte de la direction pour prioriser le projet et justifier le temps consacré au projet par les acteurs sollicités, idéalement lors d'une réunion majeure institutionnelle (vœux, AG, certification, ...) lors d'une des phases -lancement ou -démarrage

Calendrier du projet : Il doit être serré mais réaliste pour éviter la dispersion et la désespérance, typiquement autour de 6 mois avec une dizaine de réunion, et du temps dédié pour le chef de projet, en particulier lors de la rédaction de la charte

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Recommandations : InstancesComposition des instances et du groupe projet

AGI : c'est elle qui donne le poids au projet, elle s'inscrit forcément au niveau direction, avec la participation de quelques membres de l'équipe projet et de la CIV

Groupe Projet : chaque cas est différent, en fonction des hommes et des organisations, C'est le cœur de la réussite du projet

choisir le chef de projet parmi les acteurs impliqués et moteur (DIM, bureau des entrées, qualité, vigilance, soignants, cadres, médecin, directeur, RSIO, ...),

ajouter des acteurs représentatif de toutes les fonctions, même les réticents (mais pas trop ...), pas plus de 15 personnes, autoriser les « suppléants » (favorise l'appropriation globale)

Avoir déjà une idée du futur responsable de la CIV, et l'inclure Une partie des membres du groupe projet se retrouvera dans

la CIV, maintenant la motivation

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Etats des lieux : Pourquoi ? -> Chaque situation est différente

Géographie de l'établissement (centralisé, éparpillé, ...) Type de Public (patients)

Ciblé avec motivation forte pour une identification correcte (Oncologie, obstétrique, ...) motivé pour cacher l'identité jusqu'à l'anonymat légal (addictologie, orthogénie, obstétrique,

VIH, ...) incapable de fournir des informations valides (urgence, EHPAD, Psychiatrie, chirurgie lourde

...) Organisation (qui identifie, quand, comment, ...) Moteur (chef de projet, reconnu par les équipes et la direction, motivation globale de

l'établissement ou apathie) Logiciels Interfaces Contexte loco-régional (plateforme, expérimentation DMP, projets, ...) Matériel (PC, tablettes, station patient, imprimantes, étiquettes, ...)

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Etats des lieux : Pourquoi ?

Ils ne sont pas une fin en soi, Ils fournissent une « photo » de l'établissement que l'on

sera content de retrouver plus tard, ou qui pourra servir à un cahier des charges

SURTOUT Ils permettent au groupe projet de partager la culture,

les points forts, faibles et spécifiques, les indicateursles pistes d'amélioration,

et cela collectivement, en prenant en compte tous les problèmes particuliers pour trouver des solutions ou organisations collectives

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Exemple de comparaison Avant-Après

R ésu ltat g lob al

85,8

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Résultats par axeLa création de l'identité à l'arrivée du patient

Des procédures formalisées

Un IPP utilisé par les utilisateurs des applications clientes

Un groupe de travail qui assure la maintenance de l'identification

Une formation sur l'identif ication mise en place

L'attribution d'un IPP pour tous les types de prise en charge

Des fonctionnalités de gestion des identités

Des outils de recherche d'identité

L'utilisation du statut provisoire

L'utilisation d'indicateurs qualité

R é s u l t a t g l o b a l

6 2 , 4

0 %

1 0 %

2 0 %

3 0 %

4 0 %

5 0 %

6 0 %

7 0 %

8 0 %

9 0 %

1 0 0 %

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Recommandations : Politique - Checklist

Définir le périmètre des actions : exemple : recherche des doublons dans toute la base ou seulement lors de la venue d'un patient ?

Définir une hiérarchie des pièces d'identité et l'arbitrage en cas de discordance, et, si les outils le permettent, l'enregistrement de celle-ci et la validation de l'identité.

Définir les détails en fonction des différents outils (minuscules, accents, apostrophes, ...)

Utiliser les outils existants (recherche phonétique, avec joker, ...), en les décrivant dans les procédures

Utiliser la date de naissance qui est un item très discriminant (pas toujours adapté : large utilisation des dates lunaires, population spécifiques, ...)

Mettre en place des outils d'évitement et de détection anticipée des doublons (le meilleur outil reste encore la vigilance du personnel)

Définir la permanence du rôle CIV et les échanges entre les fournisseurs et consommateurs de l'identification

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Recommandations : Politique – indicateurs

Définir les indicateurs pertinentspar exemple : il vaut mieux mesurer le taux de doublon par rapport aux

identités crées, que sur la totalité de la base, d'une part on mesure ce qui est réalisé après la mise en place de la charte, d'autre part il est rarement évident de connaître les doublons existants...

taux d'identité validée, globalement, mais surtout sur la file active ... Les suivre, les voir évoluer, réagir

exemples : en 2 ans passage du taux global d'identités validées de 1,2% à 7,6%taux d'identités validées sur la file active de 30% contre 20% l'année

précédentetaux de doublons crées par service, passage de 1.1% à 0,9%, et les

services sensibles ne sont pas toujours les plus mauvais ..., dérive dans le temps sur un service lié à un remplaçant qui n'a pas été formé, ...

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Recommandations : Politique Définir la politique au présent : Se baser sur l'existant, le court terme

Ne pas attendre d'amélioration rapide des éditeurs (mais il faut les demander)

La majorité des logiciels que j'ai fréquenté sont largement imparfaits sur l'identification (en particulier par rapport aux recommandations du GMSIH, absence de nom de naissance, pas de gestion de plusieurs domaines vitale-identité, ...)

Les interfaces sont généralement difficile à mettre au point et la nécessité de gérer plusieurs éditeurs est toujours délicate et hasardeuse

La réviser régulièrement (2 ans),Pour prendre en compte les évolutions Légales (gestion des noms, secret, ...) Organisationnelles internes (maturation par rapport au sujet

permet de franchir les étapes, ...) Nationales et environnementales (DMP, plateformes régionales,

normes, INS-on en parlait déjà en 2003, ...) Techniques (Editeurs, Interfaces, Normes, outils, ...)

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Conclusion Le projet doit être porté/soutenu par les directions Tous les cas sont différents : chaque établissement est

une combinaison d'outils et de facteurs humains, structurels et organisationnels.

L'objectif de la méthodologie est de « faire prendre la mayonnaise » entre les acteurs différents, et faire en sorte que la politique soit le « bébé » commun de tous, et pas une directive à appliquer.

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Merci de votre attention

Je me tiens à votre disposition pour toute question complémentaire ou fourniture de ce diaporama ou autres

documentations, r.chapdelaine@ch-estran.fr,

remi.chapdelaine@libertysurf.fr

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Mon parcours 9 ans d'expérience en informatique industrielle, dans le privé, suivi de 16

ans dans les systèmes d'informations hospitaliers, principalement dans des PSPH

Participations à des chantiers/ accompagnements GMSIH, MEAH Accompagnement à la rédaction d'une politique d'identification (GMSIH) (1ère

charte publiée 2003, présentation à la journée annuelle des adhérents 2006, interventions à l'EHESP)

Groupe de travail GMSIH sur l'alimentation et la consultation du DMP dans les établissement de santé (2005)

Recouvrement (MEAH – 2008) Mise en place et gestion du projet identito-vigilance à l'hôpital Joseph

Ducuing – Toulouse (2008) Plateforme régionale de télésanté, expérimentation DMP (Bretagne, Midi-

pyrénées) 2006-2008 Des organisations variées (de l'accueil administratif centralisé jusqu'à

l'identification décentralisé et réalisée par des soignants) Des logiciels variés

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Mon parcours : des structures variées CRLCC (PSPH, mono pathologie, culture du dossier médical

commun et du suivi à long terme des patients, nombreux passage en ALD, discrétion accrue )

PSPH, MCO, Urgences, Social (multi prise en charge, accueils décentralisé, gestion de populations spéciales (PAS, SDF, accouchements sous X, addictologie, ...)

Etablissement public psychiatrie, EHPAD, SSR, CMP, CTA

Plateforme régionale de télésanté Expérimentation DMP régionale

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Mon parcours : des organisations variées

Accueil quasiment centralisé, Identification administrative

Accueil administratif extrêmement décentralisé (secrétariats), identification administrative

Accueil soignant décentralisé, identification soignante

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Mon parcours : des logiciels variés Système d'information de santé global (ERP),

rustique mais complet et performant, avec logiciels spécifiques pour le médico-technique, nombreuses interfaces

Plusieurs logiciels, peu d'interfaces Système d'information presque global (SIS)

Sante/400 (Pyrénées informatique/ SiemensHealthServices), Axya (Cerner), Pharma (Computer Engineering), Gera (Theleme), Pat.Sih...(Calystene), FacDis (DIS-Berger-Levrault), Dic/Fic (SigmaMicro-Varian), AdLab (PACT Sotraig), Labo (Medasys)

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Mon parcours : Réalisations Première charte d'identification publiée, avec

l'accompagnement du GMSIH en 2003 (CRLCC Rennes) Présentations sur le sujet à l'EHSP, à la journée des adhérents

GMSIH (2006) Participation à un groupe de travail GMSIH sur le DMP (2005) Mise en place et gestion du projet identito-vigilance à l'hôpital

Joseph Ducuing – Toulouse (2008) Participation aux réflexions régionales en Bretagne et Midi-

Pyrénées (2004-2008) Présentation d'une démarche de cahier des charges de logiciel

de radiothérapie en collaboration avec le physicien : congrès de la SFPM 2007

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Mon parcours : Bibliographie GMSIH : Présentation à l'assemblée générale 2006 du projet 'charte d'identification'

http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identification+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identification+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf

GMSIH : Groupe de travail national sur le Dossier Médical Personnel http://www.gmsih.fr/fre/content/download/462/2902/file/Pr5.1DMP.pdf

Congrès SFPM (Société Française de Physique Médicale : www.sfpm.asso.fr) en juin 2007 : Présentation de la démarche de cahier des charges de solution de gestion de la radiothérapie avec J-P Manens (physicien) : http://www.canalc2.tv/video.asp?idvideo=6446

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Liste ordonnée des pièces justificatives d’identité

Ordre Code Intitulé PIECES VALIDANTES 1 CI CARTE D‘IDENTITE 2 CS CARTE DE SEJOUR(Communauté Européenne)3 CR CARTE DE RESIDENT 4 PA PASSEPORT 5 PC PERMIS DE CONDUIRE 6 IN CARTE D'INVALIDITE (photo+sgn prefet)

Pièces non validantes

10 LF Livret de Famille 30 UC Fiche UCPS 11 CE Carte d'Electeur 31 OR Ordonnance 12 CV Carte vitale 32 CO Courrier médical externe 13 ET Etranger : Imprimé caisse (E111 112..) 40 PE Pièce étrangère non validante 14 CM Carte de Mutuelle 90 SP Sans Pièce 20 00 Identité existante 99 XX Temporaire (PJ en attente saisie ext)

21 DM Dossier Médical 22 BS Bul.Situation/fiche admin(autre etab) 23 BO Bon de demande (CHU ou autre etab.) 24 BB Bébé (Carnet de Santé)

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Répartition des pièces justificatives d'identité

Carte nationale d'identité 4,9%Carte de Séjour avec photo 0,6%Naissance Maternité HJD 1,5%Passeport 0,5%Permis de conduire 0,4%Reprise As400 - Date lunaire - code réservé 2,4%Reprise As400 - code réservé 83,2%Sans Justificatif 6,4%

Identites entrées en 2007 Taux hors bébéCarte nationale d'identité 39,1%Carte de Séjour avec photo 4,9%Naissance Maternité HJDPasseport 4,1%Permis de conduire 3,1%Reprise As400 - Date lunaire - code réservé 0,0%Reprise As400 - code réservé 0,1%Sans Justificatif 48,7%