MindUp and MindUp For Share Point

Le lien entre votre messagerie et votre plateforme collaborative

MindUP : Cartographie dynamique des échanges d’e-mails

Ils font déjà confiance à MindUp

• 7 ans de R&D

• SAS, création et brevet en 2007

Une solution performante récompensée

Top 10 Start-up 2009 Top 15 Start-up 2009Innovation la plus porteuse

de rupture technologique 2008

Lauréat 2008

Le challenge des entreprises aujourd’hui

Une plateforme

collaborative

Des équipes dispersées Des partenaires

externes

Des projets transverses

Le challenge des entreprises aujourd’hui

Une plateforme

collaborative

Des équipes dispersées Des partenaires

externes

Des projets transverses

Une multitude

d’e-mails

Mails à lire pour

suivre le projet A

Mails à lire pour

suivre le projet B

Mails qui ne

serviront jamais

Pièces jointes :

chacun la sienne ?

Pièces jointes :

Chacun la sienne ?

Suivi du projet et relations

partenaires: quelle visibilité ?

Où est la connaissance des projets ?

Données capitalisées et structurées (plateforme)

Messages dispersés dans les boîtes mail des acteurs

80%20%

Pour quoi faire ?

Plateforme E-mailUsage : Gestion des données

structurées et officielles du

projet

Interactions au quotidien entre

les acteurs du projet

Productivité :

Temps passé : 0,5 h par semaine 15 h par semaine [source : IDC]

POURQUOI ?

Pourquoi la collaboration par mail est-elle si

populaire et si inefficace ?

Avantages

du mail

Inconvénients

du mail

Un outil personnel apprécié Mais pas collaboratif

Pas de capitalisation

Pas de vision partagée

Pas de suivi

Confusion et surcharge

Que manque-t-il à ces échanges pour les rendre intelligibles et efficaces ?

Une dimension supplémentaire...

PAS D’INSTALLATION!

MARCHE AVEC TOUT

CLIENT MAIL!

Et une capitalisation automatique

Démo : Page d’accueil du site

SharePoint avec MindUP

Créons une

discussion par mail

dans le projet

Qui est impliqué dans cette discussion

Rédaction du message

Validation de la décomposition automatique

La discussion peut être suivi dans SharePoint

Les participants utilisent leur messagerie

Sur toute messagerie,

sans installation

Option : Plugin MindUP for Outlook

le mail a été classé

automatiquement

dans un dossier

correspondant au

site SharePoint

Un menu permet de

démarrer une discussion

cartographiée, par mail

depuis Outlook

Ou d’aller directement

dans le site SharePoint

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer

Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également

Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également

MindUp permet de naviguer et de

comprendre rapidement et facilement un

grand nombre d’e-mails

Echanges et pièces-jointes du projet sont centralisés

automatiquement dans SharePoint

Les pièces jointes peuvent être ajoutées à

la base SharePoint

Les pièces jointes peuvent être ajoutées à

la base SharePoint

Business Issues

Tous les jours, gérer des problèmes des idées

Pour les transformeren décisionset en actes

Génération de documents de synthèse

Conclusions et suivides décisions

Echanges par e-maildans le groupe

MindUp

Tableaux de bord

Intégration SharePoint

Relances

Centralisation des pièces jointes

Cartographie des échanges

Classementdes messages

Moteur de recherche

Les fonctionnalités MindUP sont des

webparts comme les autres

Elles peuvent être positionnées où

vous voulez

Le moteur de recherche MindUP permet de

retrouver des échanges de mails du projet

Depuis toute page SharePoint

(webpart) ou intégré au

SearchCenter MOSS

Les faits :

Les réunions

Les intervenants passent

entre 25 et 80% du temps en réunions

Mais ils évaluent eux-mêmes

leur productivité entre 33% et 47%

Mails reçus et lus

par le participant X

Mails reçus et lus

par la participante Y

Mails concernant le

sujet de la réunion

MindUP facilite la préparation des réunions

avec la génération de synthèses de discussions

A

Génération en 1 clic d’une

synthèses des derniers

échanges de mails sur un sujet

Un résumé des échanges comme support de réunion

Première cause

d’échec des

projets SharePoint

Adoption par les utilisateurs :

mettez toutes les chances de votre côté

Niveau d’expertise SharePoint des utilisateurs

Cohésion de

l’équipe

Zone d’efficacité

SharePoint + MindUP

Progression dans le temps

Zone

d’efficacité

SharePoint

Avantages MindUP for SharePoint

CohérenceDeux référentiels projet :

SharePoint et une masse d’e-mails dans les boîtes

Référentiel et e-mails en un lieu unique

TraçabilitéPas de traçabilité des

interactions entre partenaires

Associe les documents et leur processus d’élaboration réel

OuverturePour travailler avec

l’extérieur, ouvrir le firewall ou contourner SharePoint

Implication homogène de personnes externes

par mail

StructurationAvec SharePoint Mail,

accumulation d’informations « en vrac »

Référentiel structuré et ordonné des

connaissances

SharePoint SharePoint + MindUP

Valeur ajoutée

Coûts par personne

Trier les e-mails:

3 heures/semaine

Analyser les e-mails/agir:

3 heures/semaine

Temps passé en réunion:

6 heures/semaine

Pièces jointes E-mail:

240 MB/an

Valeur ajoutée

Coûts par personne

Trier les e-mails:

3 heures/semaine

Analyser les e-mails/agir:

3 heures/semaine

Temps passé en réunion:

6 heures/semaine

Pièces jointes E-mail:

240 MB/an

Et si l’on

économisait:

20%

20%

20%

(Bonus)

Valeur ajoutée

Coûts par personne

Trier les e-mails:

3 heures/semaine

Analyser les e-mails/agir:

3 heures/semaine

Temps passé en réunion:

6 heures/semaine

Pièces jointes E-mail:

240 MB/an

Et si l’on

économisait:

20%

20%

20%

(Bonus)

Valeur pour 100 personnes

128 000 €/an

(1.7 personnes supplémentaires)

128 000 €/an

(1.7 personnes supplémentaires)

256 000 €/an

(3.4 personnes supplémentaires)

______________________

512 000 €/an(7 personnes supplémentaires)

CaractéristiquesSharePoint

Mail

Plugins

Outlook (Colligo, SSC)

MailSpaces(ccbetty,

Google)

MindUP for

SharePoint

Publication dans SharePoint

depuis le mail

Classement automatique des

mails projet

Compatible toutes messageries

Sans installation sur les postes

Indépendant du serveur mail

Action naturelle des utilisateurs

Cartographie des discussions

Fonctions d’animation et de

productivité de projet

Comparaison des techniques disponibles

Offre

Location :

Gratuit jusqu’à 5 users

Ensuite 2 – 9 €/mois/user

• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité

Acquisition :

• 20 mois de location

• 20% maintenance/an

Saas :

Gratuit jusqu’à 5 users

Ensuite 2 – 9 €/mois/user

• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité

Plugin Outlook

inclus

Plugin SharePoint

inclus

Techniquement

• Compatible toutes messageries (Outlook, Notes, Thunderbird, Webmails, etc.)

• Plugin optionnel pour trier les mails automatiquement dans Outlook 2003/2007Messagerie

• Pas d'installation sur les postes

• Dans le Navigateur Internet et le logiciel de messagerie (Windows, Mac, Linux)Clients

Serveur SaaS sur Internet sécurisé :

Dans votre réseau

• Multi-plate-formes (Windows, Linux, UNIX)

• Technologie Java / J2EE / Web Services

• Toute base de données SQL (Postgresql livré par défaut)

• Pas d'intervention ni d'impact sur le système de messagerie

• 1 seule opération : création d'une boîte mail pour MindUp

• Compatible MOSS ou WSS

Sécurité optimale

Notre service MindUp Live offre la meilleure sécurité à vos

données critiques :

• Communications encryptées

• Serveurs sécurisé et charte de confidentialité

• Protection par Firewall web intelligent Bee Ware

• Sauvegardes 3 fois par jour

• Certification « Trusted Application »

• MailSpaces encryptés (en option)

• Assurance multirisques (en option)

• Authentification forte par token (en option)

Il est facile de « MindUPiser » un

site SharePoint

Une fois la Solution (WSP) déployée,

tout site peut être MindUPisé

Architecture

mindup@domain.com

Mail server

POP3 / SMTP

https

A) Même machine

B) Autre machine

C) Par Internet en CaaS

(Component as a Service)

Plugin

Mise en place de MindUP

SaaS Intranet/extranet

Installation10 minutes avec liste d'utilisateurs

Installation serveur : 1-2hAdresse e-mail : 15 min

PréparationDésignation et formation d'un référent MindUpPréparation de la communication vers les utilisateursDébut du paramétrage des groupes

½ j.

FormationPrésentation des objectifsFormation des utilisateursDémarrage des premiers sujets

½ à 2 j.

SuiviContacts réguliers avec le référent et/ou les utilisateursSupport techniqueMaintenance

OptionsIntégration spécifiques avec d'autres systèmesDéveloppements spécifiquesConseil en gestion de projet et d'équipes techniques

Merci !

Calinda Softwaresales@calindasoftware.com

+33 (0) 4 91 11 87 61

http://www.calindasoftware.com