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Le lien entre votre messagerie et votre plateforme collaborative
MindUP : Cartographie dynamique des échanges d’e-mails
Ils font déjà confiance à MindUp
• 7 ans de R&D
• SAS, création et brevet en 2007
Une solution performante récompensée
Top 10 Start-up 2009 Top 15 Start-up 2009Innovation la plus porteuse
de rupture technologique 2008
Lauréat 2008
Le challenge des entreprises aujourd’hui
Une plateforme
collaborative
Des équipes dispersées Des partenaires
externes
Des projets transverses
Le challenge des entreprises aujourd’hui
Une plateforme
collaborative
Des équipes dispersées Des partenaires
externes
Des projets transverses
Une multitude
d’e-mails
Mails à lire pour
suivre le projet A
Mails à lire pour
suivre le projet B
Mails qui ne
serviront jamais
Pièces jointes :
chacun la sienne ?
Pièces jointes :
Chacun la sienne ?
Suivi du projet et relations
partenaires: quelle visibilité ?
Où est la connaissance des projets ?
Données capitalisées et structurées (plateforme)
Messages dispersés dans les boîtes mail des acteurs
80%20%
Pour quoi faire ?
Plateforme E-mailUsage : Gestion des données
structurées et officielles du
projet
Interactions au quotidien entre
les acteurs du projet
Productivité :
Temps passé : 0,5 h par semaine 15 h par semaine [source : IDC]
POURQUOI ?
Pourquoi la collaboration par mail est-elle si
populaire et si inefficace ?
Avantages
du mail
Inconvénients
du mail
Un outil personnel apprécié Mais pas collaboratif
Pas de capitalisation
Pas de vision partagée
Pas de suivi
Confusion et surcharge
Que manque-t-il à ces échanges pour les rendre intelligibles et efficaces ?
Une dimension supplémentaire...
PAS D’INSTALLATION!
MARCHE AVEC TOUT
CLIENT MAIL!
Et une capitalisation automatique
Démo : Page d’accueil du site
SharePoint avec MindUP
Créons une
discussion par mail
dans le projet
Qui est impliqué dans cette discussion
Rédaction du message
Validation de la décomposition automatique
La discussion peut être suivi dans SharePoint
Les participants utilisent leur messagerie
Sur toute messagerie,
sans installation
Option : Plugin MindUP for Outlook
le mail a été classé
automatiquement
dans un dossier
correspondant au
site SharePoint
Un menu permet de
démarrer une discussion
cartographiée, par mail
depuis Outlook
Ou d’aller directement
dans le site SharePoint
Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également
Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également
MindUp permet de naviguer et de
comprendre rapidement et facilement un
grand nombre d’e-mails
Echanges et pièces-jointes du projet sont centralisés
automatiquement dans SharePoint
Les pièces jointes peuvent être ajoutées à
la base SharePoint
Les pièces jointes peuvent être ajoutées à
la base SharePoint
Business Issues
Tous les jours, gérer des problèmes des idées
Pour les transformeren décisionset en actes
Génération de documents de synthèse
Conclusions et suivides décisions
Echanges par e-maildans le groupe
MindUp
Tableaux de bord
Intégration SharePoint
Relances
Centralisation des pièces jointes
Cartographie des échanges
Classementdes messages
Moteur de recherche
Les fonctionnalités MindUP sont des
webparts comme les autres
Elles peuvent être positionnées où
vous voulez
Le moteur de recherche MindUP permet de
retrouver des échanges de mails du projet
Depuis toute page SharePoint
(webpart) ou intégré au
SearchCenter MOSS
Les faits :
Les réunions
Les intervenants passent
entre 25 et 80% du temps en réunions
Mais ils évaluent eux-mêmes
leur productivité entre 33% et 47%
Mails reçus et lus
par le participant X
Mails reçus et lus
par la participante Y
Mails concernant le
sujet de la réunion
MindUP facilite la préparation des réunions
avec la génération de synthèses de discussions
A
Génération en 1 clic d’une
synthèses des derniers
échanges de mails sur un sujet
Un résumé des échanges comme support de réunion
Première cause
d’échec des
projets SharePoint
Adoption par les utilisateurs :
mettez toutes les chances de votre côté
Niveau d’expertise SharePoint des utilisateurs
Cohésion de
l’équipe
Zone d’efficacité
SharePoint + MindUP
Progression dans le temps
Zone
d’efficacité
SharePoint
Avantages MindUP for SharePoint
CohérenceDeux référentiels projet :
SharePoint et une masse d’e-mails dans les boîtes
Référentiel et e-mails en un lieu unique
TraçabilitéPas de traçabilité des
interactions entre partenaires
Associe les documents et leur processus d’élaboration réel
OuverturePour travailler avec
l’extérieur, ouvrir le firewall ou contourner SharePoint
Implication homogène de personnes externes
par mail
StructurationAvec SharePoint Mail,
accumulation d’informations « en vrac »
Référentiel structuré et ordonné des
connaissances
SharePoint SharePoint + MindUP
Valeur ajoutée
Coûts par personne
Trier les e-mails:
3 heures/semaine
Analyser les e-mails/agir:
3 heures/semaine
Temps passé en réunion:
6 heures/semaine
Pièces jointes E-mail:
240 MB/an
Valeur ajoutée
Coûts par personne
Trier les e-mails:
3 heures/semaine
Analyser les e-mails/agir:
3 heures/semaine
Temps passé en réunion:
6 heures/semaine
Pièces jointes E-mail:
240 MB/an
Et si l’on
économisait:
20%
20%
20%
(Bonus)
Valeur ajoutée
Coûts par personne
Trier les e-mails:
3 heures/semaine
Analyser les e-mails/agir:
3 heures/semaine
Temps passé en réunion:
6 heures/semaine
Pièces jointes E-mail:
240 MB/an
Et si l’on
économisait:
20%
20%
20%
(Bonus)
Valeur pour 100 personnes
128 000 €/an
(1.7 personnes supplémentaires)
128 000 €/an
(1.7 personnes supplémentaires)
256 000 €/an
(3.4 personnes supplémentaires)
______________________
512 000 €/an(7 personnes supplémentaires)
CaractéristiquesSharePoint
Plugins
Outlook (Colligo, SSC)
MailSpaces(ccbetty,
Google)
MindUP for
SharePoint
Publication dans SharePoint
depuis le mail
Classement automatique des
mails projet
Compatible toutes messageries
Sans installation sur les postes
Indépendant du serveur mail
Action naturelle des utilisateurs
Cartographie des discussions
Fonctions d’animation et de
productivité de projet
Comparaison des techniques disponibles
Offre
Location :
Gratuit jusqu’à 5 users
Ensuite 2 – 9 €/mois/user
• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité
Acquisition :
• 20 mois de location
• 20% maintenance/an
Saas :
Gratuit jusqu’à 5 users
Ensuite 2 – 9 €/mois/user
• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité
Plugin Outlook
inclus
Plugin SharePoint
inclus
Techniquement
• Compatible toutes messageries (Outlook, Notes, Thunderbird, Webmails, etc.)
• Plugin optionnel pour trier les mails automatiquement dans Outlook 2003/2007Messagerie
• Pas d'installation sur les postes
• Dans le Navigateur Internet et le logiciel de messagerie (Windows, Mac, Linux)Clients
Serveur SaaS sur Internet sécurisé :
Dans votre réseau
• Multi-plate-formes (Windows, Linux, UNIX)
• Technologie Java / J2EE / Web Services
• Toute base de données SQL (Postgresql livré par défaut)
• Pas d'intervention ni d'impact sur le système de messagerie
• 1 seule opération : création d'une boîte mail pour MindUp
• Compatible MOSS ou WSS
Sécurité optimale
Notre service MindUp Live offre la meilleure sécurité à vos
données critiques :
• Communications encryptées
• Serveurs sécurisé et charte de confidentialité
• Protection par Firewall web intelligent Bee Ware
• Sauvegardes 3 fois par jour
• Certification « Trusted Application »
• MailSpaces encryptés (en option)
• Assurance multirisques (en option)
• Authentification forte par token (en option)
Il est facile de « MindUPiser » un
site SharePoint
Une fois la Solution (WSP) déployée,
tout site peut être MindUPisé
Architecture
Mail server
POP3 / SMTP
https
A) Même machine
B) Autre machine
C) Par Internet en CaaS
(Component as a Service)
Plugin
Mise en place de MindUP
SaaS Intranet/extranet
Installation10 minutes avec liste d'utilisateurs
Installation serveur : 1-2hAdresse e-mail : 15 min
PréparationDésignation et formation d'un référent MindUpPréparation de la communication vers les utilisateursDébut du paramétrage des groupes
½ j.
FormationPrésentation des objectifsFormation des utilisateursDémarrage des premiers sujets
½ à 2 j.
SuiviContacts réguliers avec le référent et/ou les utilisateursSupport techniqueMaintenance
OptionsIntégration spécifiques avec d'autres systèmesDéveloppements spécifiquesConseil en gestion de projet et d'équipes techniques
