Lean how to delegate, with Tiana Raoilison @Smartelia

Concentrez-vous sur l’essentiel !

TIANA RAOILISON

Entrepreneur et General Manager Smartelia

SMARTELIA

Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place

des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation

pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité

Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise :

développer le business et la stratégie de leur entreprise

« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

Concentrez-vous sur l’essentiel !

Pour vous qu’est-ce qu’un entrepreneur ?

1. Fondateur

2. Entrepreneur

3. CEO

Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR

saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation

opérationnelle de cette dernière

ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien

ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager

MANAGER DANS LE PASSE

Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé

et trouve des solutions

TECHNICIEN Dans le PRESENT

EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise

VISIONNAIRE Dans le FUTUR

Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations

ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR

Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

1. Créateur

2. Entrepreneur

3. CEO

1. FONDATEUR

« Un jour, je serai CEO »

FONDATEUR

Innove, saisit des opportunités…

2. Entrepreneur

« UN jour je serai grand et je déléguerai »

ENTREPRENEUR

DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…

3. CEO

à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL

"Un jour je serai CEO"

CEO

3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et Manager…

A la fois et à la tête d’un système durable, pérenne et solide.

Objectif : Passer du stade de fondateur à CEO,

en passant par le stade de l’entrepreneur

ECUEIL / ECHEC

SE CREER SON PROPRE EMPLOI ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE

PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC

ABSENCE DE RENTABILITE RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS

LE CREATEUR N’ASSUME PAS SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO

…et reste (trop longtemps) au stade seul de Fondateur-Entrepreneur

Burn Out !

EPUISEMENT - BURN OUT !

ABSENCE DE RENTABILITE JOURNEE DE 15H !

LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS

MAIS COMMENT PREPARER SON FUTUR DE CEO ?

Votre objectif :

Adopter la posture d’un véritable CEO dès les premiers pas de fondateur

tout en gardant l’âme d’un entrepreneur

Votre objectif sur le long-terme

DIRIGER UNE ENTREPRISE SOLIDE, PERENNE, DURABLE

Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR

saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation

opérationnelle de cette dernière

A terme,

il Travaille SUR son entreprise et non

DANS son Entreprise

ENTREPRISE ?

business model

un système d’entreprise fondé sur un système

solide, durable et rentable

BUILD MESURE LEARN

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les coulisses de production

de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

Essentiel de votre offre

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les coulisses de la production de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

60% de mon temps ?

20% de mon temps ?20% de mon temps ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les Coulisses de la production de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

20% de mon temps ?20% de mon temps ?

60% de mon temps ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Coulisse de la production de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

80% de mon temps10% de mon temps 10% de mon temps

Vous concentrer uniquement sur votre expertiseet votre mission d’entrepreneur

votre 1er obstacle ?

1er ennemi LE TEMPS

Pouvez-vous lever du temps ?

Pouvez-vous Allonger la durée d’une journée ?

1 ressource

faîtes en un allié

Le temps Dépenser ou l’investir ?

L’investir comme une ressource !

Investir son temps pour en gagner plus ensuite

par quel moyen ?

1. un jour, je serai Ceo…

2. un jour je serai grand et je déléguerai

3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise mon temps

PREPAREZ VOTRE CROISSANCE et VOS FUTURES DELEGATIONS

PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN

POUR QUELS RESULTATS ?

GAGNEZ DU TEMPS !

VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES CREATRICES DE VALEUR

CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE » DES TÂCHES ROUTINIERES

CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT PAS UNIQUEMENT SUR VOUS

COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?

Préparez la délégation des tâches à faible valeur ajoutée

Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business !

ET Concentrez-vous sur ces tâches !

Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois

Préparez votre délégation

ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer !

La Boutique doit tourner même en son absence

ENTREPRENEUR

Un Wonder délégator qui aime déléguer !

COMMENT PRepARERLES FUTURES DELEGATIONS ?

Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises et définies dans le temps

Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)

1. identifiez les tâches a déléguer

2. traduisez les tâches en procédureS

3. briefez ces tâches et mesurez les résultats

1. identifiez les tâches a déléguer

première étape

COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire

en procédure impersonnelle

1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées

X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise

1 tâche récurrente

1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise

X

X

3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée

(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)

LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER

Traduisible en PROCEDURE

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office

Les coulisses de production

de votre offre

Front office

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

Identifier les tâches à déléguer

2. traduisez les tâches en procédure

Seconde étape

Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation

Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,

en passant par l’après-vente de vos produits

Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

Exemple d’une

PROCEDURE

Les moyens

Succession de tâches

Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »

« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits

Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation

A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :

Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber

Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de

votre premier KIT de délégation

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

pour tout entrepreneur

Webinar

Inbox ZERO

Tableaux de bords

O

Agenda prise de RDV

Recherche Internet

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Suivi lead &

Prospect

Finance Comptabilité

“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries

So now they just execute, like turning a key.

« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.

How did they do it? With a playbook. »

Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main

Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

Kit de procédures clé en main

3. archivez en brief toutes ces procédures

(au fur et à mesure de votre avancement)

troisième étape

Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble

Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour mesurer, tester et avancer

Feuille de route datée : planning de délégation

PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)

Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase

Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine

Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission

Indiquez un futur planning de délégation

X

X

X

X

X

X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?

X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

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Ecueils à éviter

Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation

de la mission générale : contexte, activité, objectif…

UN BRIEF NEGLIGE

Des procédures peu claires

Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours

Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité

Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches

Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?

Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)

un conseil

3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS

ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA

« Alors dès aujourd'hui, j'investis et j’optimise mon temps au quotidien ! »

working smarter, not HARDER, not LONGER

1. Lois du TEMPS Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps

La loi de Murphy

Prévoir un temps pour l’imprévu….

La loi de Carlson

Limitez les interruptions il faut 3 minutes pour se RE concentrer

La loi de Carlson Stop Au multitasking

Coupez toutes les sollicitations off / online

Loi de Pareto « focalisez-vous sur l’essentiel »

20% du travail effectué produit 80% des résultats.

Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.

Loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater »

pour occuper tout le temps disponible

Sans délai, la tâche s’éternise…Fixez-vous des délais réalistes.

Loi d’Illich Des pauses toutes les 25 à 45mn

Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.

Faites des pauses hors du contexte du « bureau »

Loi de Laborit

Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir.

Le danger : repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute.

Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante …)

une fois la tâche terminée.

2. Se connaître pour ajuster son organisation

Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous !

Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous ! RESCUETIME

Quand suis-je le plus productif(ve) ?

Regroupez un certain type de tâches au moment de la journée, le plus opportun

DES QUESTIONS ?

tiana@smartelia.com