Alma - Acquisitions - (2a) Vendors

Alma @ ULg - Acquisitions

Infrastructure(2a) Vendors

Version du 16 mars 2015

Contenu• Informations générales• Naviguer dans la base de données• Compte fournisseur : les données • Créer un compte fournisseur• Modifier les données d’un fournisseur• Supprimer un fournisseur

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Contenu• Informations générales• Naviguer dans la base de données• Compte fournisseur : les données • Créer un compte fournisseur• Modifier les données d’un fournisseur• Supprimer un fournisseur

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Informations généralesPour qui ? Rôle nécessaire ? • Les personnes responsables des

acquisitions au sein de chaque bibliothèque

• Les secrétaires exécutives (Concordance des infos avec SAP)

-> Vendor Manager

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Contenu• Informations générales• Naviguer dans la base de données• Compte fournisseur : les données • Créer un compte fournisseur• Modifier les données d’un fournisseur• Supprimer un fournisseur

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Naviguer…

Actuellement 536 fournisseurs dont 238 actifsPossibilité de filtrer sur le « Vendor type »

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Naviguer…

Possibilité de filtrer sur les fournisseurs actifs ou inactifs ou de faire une recherche avec le « FIND » :

Sur « ALL » / « Name » / « CODE » / « Interface name » / « Libraries »

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Les données… : 1- Générales

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Les données… : 1- Générales• Vendor account details :

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Les données… : 1- Générales• Interface

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Les données… : 2- Contacts

Adresse préférée à choisir pour chaque mode de correspondance !

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Les données… : 3- Personne de contact

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Les données… : 4- EDI (Electronic Data Interchange)

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Les données… : 5- Factures• Factures : Historique des factures liées au fournisseur.

Cliquer sur le numéro de la facture pour afficher le document.15

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Les données… : 6 – Bons de commande• Affiche toutes les lignes des BC (POL) du fournisseur

Possibilité de filtrer grâce aux différentes facettes

Cliquez sur le bouton « Edit » pour modifier la POL

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Les données… : 7- Communications

Bouton « Start communication » 17

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Les données… : 8- Annexes

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Les données… : 8- Annexes Exemples

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Les données… : 9- Notes

Ajouter une note

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Rechercher une note

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Créer un fournisseur

Attention aux doublons !

* Champs obligatoires

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Modifier les données d’un fournisseur

Activer : La zone « Code * » n’est pas modifiable !

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Supprimer un fournisseur

Ou le désactiver …

! On ne peut supprimer un fournisseur qui a des BC ouverts! Perte de l’historique

Le système demande une confirmation. 26