Alma - Acquisitions - (3) Purchase

(3) Purchase

Alma @ ULg - Acquisitions

Version du 4 novembre 2015

Plan général• Workflow général des

achats

• Workflows particuliers

• Gestion des PO lines

Plan• Workflow général des achats• Workflow des achats• Créer une ligne de commande• Review• Packaging• Interaction avec SAP• Approbation• Envoi• Plusieurs budgets pour une commande• Templates

• Workflows particuliers• Gestion des PO lines

Workflow des achats

Créer une ligne de commande (1)• Première étape• Disposer d’une notice bibliographique !

a) d’une notice déjà existante dans la Institution Zone (IZ)b) d’une notice de la Community Zone (CZ) (< e-ressources)c) d’une notice importée depuis un catalogue externe d) d’une notice créée via le Metadata Editore) d’une notice créée via le Quick Cataloguing

notice obligatoirement à retravailler à la réception !

• Attention à ne pas créer de doublons !

Créer une ligne de commande (1a)a) Notice déjà existante dans la Institution Zone (IZ)

• Sans doute pas la majorité des cas de figure à l’ULg• Rappel : toujours effectuer une recherche préalable dans l’IZ

Créer une ligne de commande (1b)b) Notice de la Community Zone (CZ)

Créer une ligne de commande (1c, 1d)c) Notice importée depuis un catalogue externed) Notice créée via le Metadata Editor

Créer une ligne de commande (1e)e) Notice créée via le Quick Cataloguing• Resource Management > Create Inventory > Add Physical Item• Uniquement pour les ouvrages (pas les souscriptions ou ordres permanents)• Toujours partir sur un « NEW »

Créer une ligne de commande (1e)• Introduire les éléments

bibliographiques de base

• Décocher !!11

Créer une ligne de commande (1e)

Info exemplaire(temporaire)

Notice créée pour la commande ↓

Détection d’un doublon éventuel à la création de

la POL

Créer une ligne de commande (2.1)

Créer une ligne de commande (2.2)

Review• Processus permettant la révision et la correction d’éventuelles erreurs

dans la PO Line avant son envoi :• Reviewing automatique• Reviewing configuré dans Alma

Packaging (1)• Peut se faire automatiquement ou manuellement:• Automatique = Rassemble les PO Lines qui ont en commun : le

fournisseur, la bibliothèque, la devise, la « continuité » (One-time, continuous ou standing order), la méthode d’acquisition et le fonds.• Manuel : à faire par le bibliothécaire

Le packaging automatique n’est actuellement pas activé pour l’ULg car la commande serait envoyée au vendeur avant d’avoir un numéro SAP.

Packaging (2)

Interaction avec SAP (1)

Approbation• Processus permettant l’approbation d’un PO avant son envoi• A configurer dans Alma (si besoin)• Au niveau institutionnel !

Envoi• E-mail envoyé automatiquement par Alma au fournisseur• Protocole EDI (Échange de Données Informatisé)• L’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels. • Même si une commande est envoyée par e-mail, il y a toujours une opération

manuelle par la suite côté fournisseur • traitement de la commande ralenti • risques d’erreurs possibles

• Au contraire, avec l’EDI, les commandes/factures peuvent être transmises directement vers l’application appropriée du destinataire (par exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement.

plus rapide moins d’opérations manuelles moins de risques d’erreurs

Alma & EDI : • OK pour Baker & Taylor, Coutts (ingramcontent), Dawson, Harrassowitz, YBP et Ebsco.• En phase de test chez Dawson.

Envoi• Processus manuel

• Processus EDI

Plusieurs budgets pour une commande

Templates (1)

Templates (2)

Templates (3)

Plan• Workflow général des achats

• Workflows particuliers• Commande de périodiques• Renouvellement de périodiques• Commande d’e-ressources• Commande print + online• Standing orders• Bons de commandes ouverts• Débours

Commande de périodiques (1)

Commande de périodiques (2)

D.1. Manuel

D.2. Automatique

Renouvellement d’abonnement (1)

Renouvellement d’abonnement (3)• 2 options :

• Nouveau numéro de bon de commande = créer une nouvelle PO line en « changeant » de fournisseur. (Slides suivants).

• Même numéro de bon de commande =

PO Lines migrées d’Aleph (1)

pério

PO Lines migrées d’Aleph (2)

Modifier la « Renewal date »4

Commande d’e-ressources (1)

Commande d’e-ressourcesCollections électroniques Commande

Bouquets (=titres groupés avec réduction)ex: Springer e-journals, Springer e-books, APS all, Annual Reviews, Elsevier e-books EBS (avec achat pérenne d’une part des titres)

• 1 PO line par bouquet / année

Databases avec ou sans Full Text Ex: PressBanking, Techniques de l’Ingénieur, Strada LexScopus, Scifinder

• 1 PO line par database / année

« big deals » basés sur collections historiques à maintenir avec commande unique (via Ebsco ou fournisseur) ex: Elsevier ScienceDirect journals, Wiley journals

• 1 PO line pour les holdings / année (avec cancellation restriction) 1 activation globale

OU (??)• 1 PO line par titre des holdings / année

(avec cancellation restriction) 1 activation par portfolio

+• 1 PO line pour la collection « big

deal » / année

« big deals « basés sur collections historiques à maintenir avec commande titre à titre via EbscoEx: SAGE Premier (maintien des abonnements historiques titre à titre)

Commande print + online• 1 POL par type d’accès

• 2 POL en partant de notices bibliographiques distinctes

• Chacune dans son propre PO

Commande print + online

Deux notices bibliographiques distinctes• 1 PO line par ressource -> 2 PO lines • Établir la PO line pour le papier

• Donner le montant, le budget et l’Acquisition method• Préciser le lien p+e au Vendor

• Créer le PO

• PO line pour le papier :

• P+e précisé dans la commande au vendeur :

Commande print + online• POL pour l’accès électronique• Établir ensuite la PO line pour l’électronique à partir de la ressource

trouvée dans la CZ

Commande print + online• Lier les PO lines • Éditez la POL du papier

et liez-la à la POL de l’électronique

• Éditez la POL de l’électronique et liez-la à la POL du papier

Standing orders• Standing orders = Ordres permanents (ou arrivages automatiques).• Doivent être liés à une PO line.

• 2 cas :• Cas A : Bon de commande ouvert dans SAP.• Cas B : Bon de commande de régularisation.

Standing orders (Cas A)• Doivent être lié à une notice bibliographique (collection, éditeur…)

Création d’une notice bibliographique via le « Quick catologing ».

Standing orders (Cas A)

Standing orders (Cas A)• A la réception : • Cataloguer l’ouvrage• Créer le HOL et l’item• Lors de la création de l’item :

Standing orders (Cas B)

Bons de commandes ouverts (1)

• Via le Metadata Editor ou via le Quick Cataloging, créer une notice bibliographique « bidon » qui ne sera pas visible sur Primo.• Ex :

Bons de commandes ouverts (4)• A la réception : • Cataloguer l’ouvrage• Créer le HOL et l’item• Lors de la création de l’item :

Débours

• Gestion des PO lines• Chercher une PO line• Annuler une PO line• Supprimer une PO line• Clôturer une PO line• Différer une PO line• Relier un item à une PO line• Récupérer une POL où on a oublié de cocher « Manual Packaging »• Supprimer un PO

Chercher une PO line

Deux icônes spécifiques aux PO lines peuvent être visibles juste devant le titre de l’ouvrage :

Commande urgente

Commande avec restriction d’annulation

Chercher une PO line

Annuler une PO line

Supprimer une PO line

Clôturer une PO line

Différer une PO line

Relier un item à une PO line

Récupérer une POL où on a oublié de cocher « Manual Packaging »

Supprimer un PO

Alma - Acquisitions - (3) Purchase

Technology

Présentation alma carbovac

NOUVELLES ACQUISITIONS - Hautetfort

Nouvelles acquisitions Bibliothèque EHESP Février 2016 · 2016-03-02 · Nouvelles acquisitions Février 2016 – Bibliothèque EHESP 1 Nouvelles acquisitions Bibliothèque EHESP

Livres- nouvelles acquisitions

Acquisitions romans 2013

Je M´Apelle Alma

Nouvelles acquisitions novembre

DERNIERES ACQUISITIONS ROMANS

Camerata Alma Viva - IDAGIO

Gestion des ressources - Rechercher dans Alma

Nouvelles acquisitions documentaires

Smau Milano 2014 - Roberto Alma

DOSSIER SPÉCIAL - ALMA SOLAR · 2017-01-23 · Le groupe Alma Shop La boutique Alma Solar est spécialisée dans la distribution de matériels photovoltaïques.Notre équipe accompagne

Alma Carbovac – Une gamme complète de solutions

Nouvelles Acquisitions FéVrier

Alma Zouaves

Nouvelles acquisitions-Livres

Alma - Acquisitions - (4) Receiving

DERNIÈRES ACQUISITIONS LITTÉRATURE

Gestion des ressources - Catalogage dans Alma