Amélioration du processus de la comptabilité fournisseurs de Lexmark au niveau mondial

Perceptive@work

Amélioration du processus de la comptabilité fournisseurs de Lexmark au niveau mondial

Novembre 2013

Sommaire

• La comptabilité fournisseurs chez Lexmark

• Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de comptabilité fournisseurs

• Indicateurs clés

• Dans le monde • Effectif mondial : 12 200 personnes

• Des produits distribués dans plus de 170 pays

• Des filiales dans plus de 70 pays

• Trois centres de contrôle de la production sur trois continents

• Deux CSP dédiés à la comptabilité

• Comptabilité fournisseurs• Traitement de factures en provenance de plus de 50 pays

• 77 codes compagnies dans SAP

• 25,000 factures fournisseurs traitées par mois

Lexmark International

Les CSP dédiés à la comptabilité chez Lexmark

4

Évolution Clients

Chiffres clé Succès

• Cebu, Philippines• 2006 : Comptabilité EMEA• 2007 : Comptabilité Amérique du Nord • 2009 : Comptabilité Asie Pacifique (sauf la Chine)• 2010 : Comptabilité Chine (en cours)• 2011 : Comptabilité Perceptive Software

• Buenos Aires, Argentine• Créé en 2008

• Centre de Services Partagés de Cebu• Amérique du Nord• EMEA• Asie Pacifique

• Centre de Services Partagés de Buenos Aires• Amérique Latine

• Plus de 200 salariés

• Plus de 100 entités juridiques

• Support à plus de 50 pays

• Mise en œuvre de SAP pour les régions EMEA (2009), Amérique du Nord et Amérique Latine (2010) et Asie-Pacifique (2011)

• Organisation fonctionnelle (pilotage par les processus au lieu d’équipes géocentriques)

• Exploitation des outils Perceptive@Work

Activités des Services Partagés

De l’achat au paiement (PTP)

De la commande au règlement (OTC)

Consolidation des comptes

Gestion des immos

Support statutaire

Traitement du CA différé

Traitement et contrôle

Revue et analyses

Opérations comptables

Clôture comptable

Comptabilité spécialisée

Audit et intégrité

financière

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Création de la commande dans le portail SAP• Numéro de fournisseur• Montant• Date de livraison• Imputation comptable• Processus d’approbation

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Communication du numéro de commande au fournisseur

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Réception des articles ou des services auprès du fournisseur

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Réception et vérification de la facture, puis numérisation dans

Perceptive Intelligent Capture

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Triple rapprochement dans SAP(commande, confirmation, facture)

Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape

Règlement de la facture

Ensemble du processus de comptabilité fournisseur

Création de lacommande dans SRM (portail SAP)

• Numéro de fournisseur• Montant• Date de livraison• Codage comptable• Flux des approbations

Communication du numéro de commande au fournisseur

Réception des articles auprès du fournisseur

Réception et vérification de la facture, puis numérisation dans Perceptive Intelligent Capture

Triple rapprochement dans SAP (commande, confirmation, facture)

Règlement de la facture

Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de la comptabilité fournisseurs?

Qu’est-ce que Perceptive Intelligent Capture ?

Perceptive Intelligent Capture trie les documents en fonction de leur contenu,

extrait les données non structurées, puis valide ces données avant de les

transmettre à l’ERP

Une vue plus détaillée de la solution

Imprimante multifonction

Perceptive Intelligent Capture

Import ROC Tri Extraction et

validation

Exportation

Factures

011010011

Reporting, business intelligence

Workflow

Système ERP

Gestion des exceptionsApprentissage intelligent

Système ECM

Fax

Email

EDI

Perceptive Intelligent Capture - Les avantages

Élimination de 85 à 95 % de la saisie manuelle

Multiplication de la productivité par 3 à 5, voire

plus

Amélioration de la qualité des

données

Apport de nouveaux

éclairages par le reporting et les

indicateurs

Réduction du temps de

traitement des documents

Indicateurs clés

Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs

• VOLUME : Factures par ETP et par jour (ou par mois)

• Les opérateurs chargés de la saisie manuelle traitent généralement 85 à 125 factures par ETP et par jour

• Les équipes de saisie de Lexmark ont réalisé des gains de productivité de 400 à 600 % depuis la mise en œuvre d’Intelligent Capture à la Comptabilité fournisseurs

• COÛT : Coût direct par facture

• Organisations les plus performantes = 2,04 $/facture

• Troisième quartile = 7,75 $/facture

• Chez Lexmark, le résultat du calcul donne 2,50 $

• TEMPS DE TRAITEMENT : Jours nécessaires pour passer une facture au statut « Prête à payer »

• Organisations les plus performantes = 4 jours

• Troisième quartile = 25,8 jours

• Chez Lexmark, le temps de traitement est passé de 3-14 jours à 1,5 jour

• 90 % de l’ensemble des factures sont saisies en moins de 24 h.

Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs

• ERREURS : % des factures présentant des erreurs de saisie

• Les erreurs les plus fréquentes portent sur la date, l’imputation comptable, le montant, le numéro de facture et le code du fournisseur

• Moyenne des erreurs de saisie : 5 %

• Entreprises les plus performantes : 1 %

• FACTURES ÉLECTRONIQUES : % de factures électroniques

• Les factures électroniques réduisent les inefficacités et le coût associés à la gestion des documents papier

• Lexmark a amélioré son pourcentage de factures électroniques, pour passer de 9 % environ en novembre 2012 à 60 % du volume environ, grâce à Perceptive Intelligent Capture

• C’est encore mieux qu’une performance de premier rang, selon Hackett Group

• PROCESSUS DE COMMANDE : % de factures basées sur des commandes

• L’utilisation d’un processus normalisé de commandes et du rapprochement triple est une façon efficace de maîtriser les dépenses

• Lexmark utilise des commandes pour plus de 90 % du volume de ses factures

• Ce chiffre est supérieur aux résultats du premier rang mondial, qui est de 84 %

Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs

• ORGANISATION

• Selon l’étude IFO 2013 Automatisation de la comptabilité fournisseurs, 77,3 % des entreprises ont centralisé leur environnement de comptabilité fournisseurs, et 15 % supplémentaires travaillent dans un environnement de services partagés.

• Lexmark s’appuie sur un modèle de services partagés et a mis en place une standardisation des processus de sa comptabilité fournisseurs au niveau mondial

• Il s’agit d’une « best practice ».

• ERP

• General Electric est en cours de consolidation de ses 400 ERP en seulement 40

• Disney fonctionne avec une seule instance de SAP, la plus grande au monde

• Lexmark utilise une seule instance de SAP au niveau mondial

• Il s’agit d’une « best practice ».

• PERCEPTIVE INTELLIGENT CAPTURE

• Lexmark utilise une instance unique de Perceptive Intelligent Capture, qui traite toutes les factures de 77 entités juridiques de Lexmark

• Il s’agit d’une « best practice ».

L’optimisation de la comptabilité fournisseurs passe par le bon équilibre entre Organisation, Processus et Technologie

Ce type de projet doit être porté par l’équipe de Direction