Relations fournisseurs

8/17/2019 Relations fournisseurs

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www.cxp.fr 1

Tél : 01 53 05 05 53

EXTRAIT

E X T

R A I T La gestion des

achats et

relationsfournisseurs


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PRESENTATION DE L’ETUDE

www.cxp.fr 2

Tél : 01 53 05 05 53

A N A L Y S

E R L E S O F F R E S

I

R É D I G E R L E C A H I E R D E S C H A R G E S

I

A P P R O F O N D I R

L E D O M A I N E

I

C O M P R

E N D R E L E M A R C H É

Profils concernés : Directions des Systèmes d’Information, Directions Financières, Responsables Achats.

Gestion des achats et relations fournisseurs

Votre objectif : Le poids relatif des achats ne cessant d'augmenter, votre entreprise est confrontée à un impératifde réduction des coûts et de recherche de compétitivité. Vous recherchez donc le moyen de gérer, de tracer et depiloter vos achats pour les optimiser.

Les besoins fonctionnels de votre entreprise

Disposer d'une traçabilité des dépenses Achats et

des approvisionnements (e-procurement).

Identifier et référencer les meilleurs fournisseurs(sourcing) et suivre leurs performances.

Mettre en place des outils décisionnels pour unmeilleur reporting et une analyse des dépenses.

Mettre en place une chaîne de dématérialisationdes factures, réconciliation et paiement.

Optimiser la gestion des contrats.

Mettre en place une politique de sourcing

stratégique.

Les questions que vous vous posez

Qu’apportent concrètement les solutions

d’e-achat, d'e-procurement et de sourcing ?

Quels sont les acteurs majeurs du domaine,comment se positionnent-ils ?

Quelles sont les solutions à envisager comptetenu de ma problématique ?

Comment choisir la meilleure solution ? Quellesfonctionnalités font la différence ? Quels sontles critères de choix d'une solution ?

Quelles évolutions observe-t-on sur ce marché ?

L'ÉTUDE COMPARATIVE – Gestion des Achats et Relations Fournisseurs vous permet en amontd’un projet de choix d’une solution e -achat, d'évaluer les apports concrets de ces solutions. Vous aidant àpréparer l'avenir, cette étude vous fournit les repères nécessaires pour :

mesurer et justifier l'intérêt économique de ce type de projet pour votre entreprise et comprendre en quoi ilpourrait apporter à votre métier un avantage concurrentiel,

comprendre les grandes fonctionnalités informatisées,

identifier la typologie des acteurs présents sur ce marché ,

recenser un certain nombre d'offres, sélectionnées et présentées par l'analyste spécialiste du domaine.

Quelques-unes des offres évaluées dans l'étude (liste non exhaustive, non contractuelle et sujette à modification) : ARIBA, BASWARE, BRAVO SOLUTION, IVALUA, ORACLE, SAP …


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ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ

Date : 05/01/2012

Copyright le CXP, 2011 3/12 Tous droits réservés.Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la c omplétude et la pertinence deses informations.

L a

g e s t i o n d e s a c h a t s

e t r e l a t i o n s f o u r n i s

s e u r s

Étude réalisée parDominique Dupuis

OBJECTIF DU DOCUMENT.

Pourquoi la gestion des achats ? Qu’est-

ce qu’un outil e-achat ? Quelles en sont

les fonctions principales ? Où se

positionne-t-il dans mon SI ? Quels sont

les acteurs majeurs du marché achat ?

Quelles sont leurs spécifiés ? Comment

réduire et optimiser les coûts des achats ?

Comment améliorer la collaboration avec

les fournisseurs ? Comment mesurer ma

performance achat ? Comment améliorer

la performance achat ? Sont quelques-

unes des questions que vous vous posez.

Pour y répondre, cette étude

d'opportunité vous fournit :

un état des lieux et les élémentsnécessaires pour la gestion desachats et relations fournisseurs,

les concepts et définitions de lagestion des achats et relationsfournisseurs,

les fonctions d’un progiciel de

gestion des achats et relationsfournisseurs,

un positionnement des éditeurs etdes solutions disponibles, des offresdu marché et des acteurs,

la présentation d’un certain nombre

d’offres significatives.

SOMMAIRE

I. CONTEXTE ET ENJEUX DE LA GESTION DES ACHATS ET RELATIONS FOURNISSEURS 2

1. Pourquoi la maitrise des achats 22. Les achats dans l’entreprise 23. Achats dans les entreprises multi-sites 34. L’optimisation des achats publics, un enjeu clé aussi pour l’Etat 65. Nouvelles tendances 66. Evolution de la fonction 8

II. CONCEPTS ET DEFINITIONS 10

1. Les trois niveaux de la gestion des achats 102. Gestion de la relation fournisseurs 153. Interopérabilité 15

III. BENEFICES ET LIMITES D’UN OUTIL E-ACHAT 16

1. Attendus d’un outil e-achat 16

IV. LA TYPOLOGIE DE L’OFFRE ET LES FONCTIONS 18

1. La typologie de l’offre 182. Les grandes fonctionnalités du sourcing 21

3. Les grandes fonctionnalités de l’e -procurement 234. Les grandes fonctionnalités du décisionnel 245. La gestion de la relation fournisseurs 25

V. PRESENTATION DE QUELQUES OFFRES SIGNIFICATIVES 28

VI. RÉFÉRENCES CXP 41

La gestion des achats et relations fournisseurs

Système d’information dédié aux directions achats, les solutions de gestion

des achats et relations fournisseurs offrent les fonctionnalités nécessaires

pour optimiser les achats d’une entreprise.

Le budget achat peut atteindre voir même dépasser les 80% du chiffre

d’affaires des entreprises. C’est pour cela que l’analyse des dépenses, la

réduction des coûts, la collaboration avec les meilleurs fournisseurs, etc. sont

des atouts stratégiques pour optimiser les achats et améliorer les marges des

entreprises.

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ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ

Date : 05/01/2012

Copyright le CXP, 2011 4/12 Tous droits réservés.Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la c omplétude et la pertinence deses informations.

L a

g e s t i o n d e s a c h a t s

e t r e l a t i o n s f o u r n i s

s e u r s

I. CONTEXTE ET ENJEUX DE LA GESTION DES ACHATS ET

RELATIONS FOURNISSEURS

1. POURQUOI LA MAITRISE DES ACHATS

Reconnue depuis une trentaine d’années dans les entreprises, la gest ion des achats est devenueindispensable pour la rationalisation des dépenses.

En effet, dans un environnement concurrentiel et de passage d’une économie de production, avec de

fortes demandes, à une économie globalisée, où les demandes sont de plus en plus exigeantes, lesentreprises sont obligées de se concentrer de plus en plus sur le développement de leurs produitsengendrant la croissance des prix pour préserver leurs marges. Arrivé à la limite de l’augmentation des

prix, l’unique solution qui se présente est d’optimiser les processus amont.

Pour cela, les achats se sont alors présentés comme une fonction essentielle pour préserver etaméliorer les marges des entreprises. En effet, le budget achat représente en moyenne 60 % du chiffred'affaires dans les entreprises européennes. Réduire les coûts d’achat représente donc un enjeu majeurpour augmenter les marges.

2. LES ACHATS DANS L’ENTREPRISE

Ces dernières années, la gestion des achats a fait l’objet de révolution dans les entreprises. Elle

s’impose comme une fonction indispensable. Les principales causes de cette mutation sont :

la part grandissante des achats dans le chiffre d’affaires des entreprises,

l’accélération de l’approvisionnement dans les pays à bas coûts,

l’impact de la relation fournisseurs,

l’utilisation de nouvelles technologies,

l’impact des risques d’approvisionnement.

Les achats peuvent atteindre et même dépasser les 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise en

particulier dans l’industrie. Ce pourcentage est en hausse à cause de l’e xternalisation de certaines

activités. Il s’agit notamment des prestations intellectuelles, des services tels que le nettoyage, le

gardiennage, le transport voire même de la production. Les entreprises prennent de plus en plusl’habitude de sous-traiter une part des tâches auparavant confiées à leurs équipes. Cette stratégie

d’externalisation permet de se consacrer à son cœur de métier mais accroît la part des achats dans le

chiffre d’affaires.

Le graphique ci-dessous donne un aperçu de la part des achats dans le coût total des biens et des

services.

…

/….


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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012

Copyright le CXP, 2012 5/12 Tous droits réservés.Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence deses informations.

A N A L Y S E

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O F F R E S

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R E D I G E R

L E C A H I E R D E S C H

A R G E S

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A P P R O F O N D I R L E D O M A I N E

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C O M P R E N D R E L E M A R C H É

Cette Check list a étéconçue parDominique Dupuis


La check list est un document comportant

de 200 à 350 questions essentielles àl’élaboration d’un cahier des charges et àla formalisation des besoins des futursutilisateurs de la solution. Ces questionsstandards correspondent à des critères soitglobaux sur une fonction, soit trèsdiscriminants.

Cette liste de questions s'articule autour detrois axes :

Les critères commerciaux. Ils recensentl'ensemble des points-clés à observer en cequi concerne la conception et la diffusiondu progiciel, les prix, les prestations

offertes par le fournisseur (maintenance,assistance au démarrage...), le contrat(type de contrat, garanties offertes...), lenombre de références, la formation desutilisateurs, les possibilités d'essais duprogiciel et la documentation fournie.

Les critères techniques. Ils concernentparticulièrement l'environnement"matériel" du progiciel, à savoir le type demachine, le système d'exploitationnécessaire, les SGBD supportés,l'architecture.

Les critères fonctionnels. Le découpage auniveau de ces critères correspond auxgrandes fonctions du domaine, que toututilisateur peut espérer trouver couvertespar les progiciels correspondants. Cedécoupage est induit, soit par les normesen vigueur, soit par l'état de l'artfonctionnel du domaine, soit par celui desprogiciels qui traitent de la fonction àinformatiser.

La gestion des achats et relations fournisseurs SOMMAIRE

1. CARACTERISTIQUES COMMERCIALES 5

1.1 Identifiant du progiciel 5

1.2 Généralités 5

1.2.1 La société distributrice du progiciel (distributeur principal) 5

1.2.2 La société conceptrice du progiciel 8

1.2.3 La commercialisation du progiciel 11

1.3 Prestations 13

1.3.1 Documentation 13

1.3.2 Contrat de droit d'usage 15

1.3.3 Assistance au démarrage 16

1.3.4 Formation 17

1.3.5 Garantie 18

1.3.6 Suivi du progiciel (maintenance) 18

1.4 Coûts HT du progiciel et des prestations associées 22

1.5. SaaS 24

1.5.1 Tarification 24

1.5.2 Architecture 25

1.5.3 Engagements contractuels 25

1.5.4 Sécurité 26

2. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES 27

2.1 Développement du produit 27

2.2 Spécifications de fonctionnement 28

2.2.1 Mode de fonctionnement 28

2.2.2 Spécifications du système client 29

2.2.3 Spécifications du système serveur ou central 30

2.2.4 Structures de données supportées en production 32

2.3 Infrastructure et architecture technique 32

2.3.1 Protocoles de communication technique 32

2.3.2 Mécanismes de communication technique 34

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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012


A N A L Y S E

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O F F R E S

I

R E D I G E R


A R G E S

I


I


2.3.3 Objets distribués 34

2.4 Maintenance technique 35

2.4.1 Installation, configuration et personnalisation 35

2.4.2 Gestion d’un référentiel 36

2.5 Administration et supervision applicative 37

2.5.1 Administration 37

2.5.2 Gestion de la sécurité applicative 38

2.5.3 Gestion des performances - load balancing 39

2.5.4 Tolérance applicative aux pannes - fail over 40

2.6 Intégration et communication applicative 40

2.6.1 Intégration dans une gamme 40

2.6.2 Mécanismes de communication inter applicative 41

2.6.3 Intégration fonctionnelle 42

2.7 Gestion de l’aide en ligne 43

3. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES 44

3.1 Caractéristiques générales 44

3.1.1 Les fonctions 44

3.1.2 Architecture 46

3.1.3 Intégration 46

3.2 Les données de base 47

3.2.1 Les données fournisseurs 47

3.2.2 Les données articles 48

3.3 Catalogues électroniques 50

3.3.1 Généralités 50

3.3.2 Les attributs des articles 51

3.3.3 Les prix 54

3.3.4 Recherche produits 55

3.4 Gestion des Contrats / Demandes d’achat 56

3.4.1 Les marchés, les contrats 56

3.4.2 Les demandes d'achat 59

3.5 Sourcing, Analyse 61


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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012


A N A L Y S E

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L E S

O F F R E S

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R E D I G E R


A R G E S

I


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3.5.1 Processus de sourcing 61

3.5.2 Appels d'offres 61

3.5.3 L'aide à la négociation 63

3.5.4 Elaboration du contrat 64

3.5.5 Analyse des performances fournisseurs 64

3.6 Gestion des commandes/réceptions/facturation 66

3.6.1 Gestion des commandes 66

3.6.2 Gestion des réceptions 71

3.6.3 Gestion des factures 74

3.7 Workflows d’approbation 76

3.7.1 Modélisation des procédures 76

3.7.2 Editeur graphique du Workflow d’approbation 78

3.7.3 Enchaînement des approbations 79

3.8 Gestion de profils/Sécurité 80

3.8.1 Gestion des droits 80

3.8.2 Gestion des rôles 82

3.8.3 Interface utilisateur 83

3.8.4 Modification des instances d’approbation 85

3.9 Places de marché 85


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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012

N° Questions standard Contraintes

de votre entreprise

Pondération Réponses et

commentaires

Copyright le CXP, 2012 8/12 Tous droits réservés.Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, C XP ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence deses informations.

A N A L Y S

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O F F R E S

I

R E D I G E R L E C A H I E R D E S C

H A R G E S

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L E D O M A I N E

I


1. CARACTERISTIQUES COMMERCIALES

1.1 Identifiant du progiciel

1 Quel est le nom du progiciel étudié ?

Quelle en est la version étudiée ?

De quand date cette version (date de finde développement) ?

Quand cette version a-t-elle étécommercialisée ?

Quand cette version a-t-elle étéimplantée la première fois chez unclient ?

Sur quelle plate-forme matérielle estétudiée la version du progiciel ci-dessus ?

Sous quel système d'exploitation estétudiée la version du progiciel ci-dessus ?

1.2 Généralités

1.2.1 La société distributrice du progiciel (distributeur principal)

2 Nom de la société ?

Adresse ?

Téléphone ?

Télécopie ?

Nom et prénom de la personne àcontacter ?

Fonction de la personne à contacter ?

…/….


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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012


de votre entreprise


commentaires


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O F F R E S

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H A R G E S

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L E D O M A I N E

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2. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES

2.1 Développement du produit

114 Quels sont les langages et outils utiliséspour le développement du progiciel :

- pour sa partie cliente(éventuellement) ?

- pour sa partie serveur ?

- pour une application classique (s’il y alieu) ?

2.2 Spécifications de fonctionnement

2.2.1 Mode de fonctionnement

115 Mode de fonctionnement du progiciel :

- application centrale (i.e., logiqueapplicative centralisée, accès viaterminaux passifs) ?

- client/serveur de données ("fatclient", i.e., toute la logiqueapplicative sur le client) ?

- client/serveur multi-niveaux (i.e.,logique applicative distribuée entreclient, serveur de traitements etserveur de données) ?

- Web (i.e., logique applicative pourpartie téléchargée à la demande surle client léger) ?

Dans le cas de réponses multiples à laquestion précédente, le progiciel peut-ilfonctionner en mode mixte (e.g.,certains utilisateurs en terminaux

passifs, d’autres en client/serveur) ?

…/….


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LA CHECK LIST

Date doc : 05/01/2012


de votre entreprise


commentaires


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O F F R E S

I


H A R G E S

I


L E D O M A I N E

I


3. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES

3.1 Caractéristiques générales

3.1.1 Les fonctions

173 Quels types d’achats le progiciel degestion des achats s'adresse-t-il :

- achats indirects ?

Si OUI, précisez :

- MRO et autres services (fournitures debureau, publications et impressions dedocuments, interim, voyages, achatsd’espaces, produits

promotionnels,…) ?

- achats d’investissement (ex. : matérielinformatique) ?

- transport ?

- énergie ?

- achats directs ou stratégiques ?

Si OUI, précisez lesquels :

- achats de production ?

- autres ?

174 Le produit fait-il partie d’une gammeplus générale de produits de gestion del’entreprise et/ou permet-il ded’interfacer à ces derniers (précisez s’il

s’agit de produits du même éditeur et

quel est la nature de l’interfaçage) :

- ERP (gestion commerciale (ADV),gestion comptable et financière,gestion de production,…) ?

…/….


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ANALYSE PRODUIT

Date doc : 05/01/2012

Copyright le CXP, 2011 11/12 Tous droits réservés.Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour d e sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence deses informations.

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F R E S

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R E D I G E R L E C A H I

E R D E S C H A R G E S

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L E D O M A I N E

I

C O M P R E N D R E L E M

A R C H É

Solution : wwwww - Version : yyyyy - Editeur : xxxxx

La gestion des achats et relations fournisseurs

L’analyse de cette

solution a été réalisée parDominique Dupuis


Ce document donne les éléments pourcomprendre les grands axes fonctionnels

et le positionnement de l'offre évaluée.

L'analyste donne son avis sur sa

perception de l'offre et sur les points

essentiels à retenir de son analyse.

On trouvera ici ce qu'il faut savoir de la

genèse de l'offre, son positionnement

fonctionnel, un descriptif de ses

fonctions, un tableau récapitulatif des

points forts/points faibles.

Les éléments de synthèse concernant

cette offre sont suivis d'un panorama

détaillé des fonctions, commenté par

l'analyste.

SOMMAIRE

BREF DESCRIPTIF 1

LES POINTS A RETENIR 2

SYNTHÈSE 3

DESCRIPTIF DE L'OFFRE 5

COUVERTURE FONCTIONNELLE DETAILLEE 6

1. SYNTHESE TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE DE LA SOLUTION 6

2. QUESTIONS COMMERCIALES 6

3. QUESTIONS SUR LE MODE SAAS 10

4. QUESTIONS TECHNIQUES 13

5. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES 18

L’AVIS DE L’ANALYSTE. xxxxxxx

BREF DESCRIPTIF

Wwwww est une solution vvvvvv.

wwwww est éditée par xxxxx (cf. fiche éditeur ).

Cible principale : vvvvvv.

Nombre de clients : vvvvvv.

mailto:[email protected]:[email protected]


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EXTRAIT

Copyright le CXP, 2011 12/12 Tous droits réservés.

A N A L

Y S E R

L E S

O F F R E S

I

R E D I G E R L E C A H I E R D E S C H A R G E S

I

A P P R O F O N

D I R L E D O M A I N E

I

C O M P R

E N D R E L E M A R C H É

Pour acheter à l’unité les documents de l’étude : Cliquez ici Si vous avez besoin de : Le CXP met à votre disposition les documents suivants :

Comprendre le marché► Synthèse et Perspectives

Eclairages sur l’actualité

Etudes de cas / Fiches éditeurs

Livres blancs et présentations de conférences

Approfondir le domaineEtat de l’art : Les Enjeux

Etat de l’art : Les Acteurs

Notes de recherche

Rédiger un cahier des

charges Etat de l’art : Les Fonctions

Notes de recherches complémentaires

Check-List

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